探討學(xué)校檔案管理工作中電子檔案的應(yīng)用

向江玲

（新疆林業(yè)學(xué)校，新疆 烏魯木齊 830026）

伴隨當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷提升，信息化技術(shù)也快速的發(fā)展起來，并在社會很多領(lǐng)域當(dāng)中得到普遍應(yīng)用。而在學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，使學(xué)校檔案管理效率與質(zhì)量得到了大幅提升。為了使電子檔案更好地應(yīng)用于學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中，展開學(xué)校檔案管理工作當(dāng)中，電子檔案的應(yīng)用研究具有非常重要的現(xiàn)實意義。

一、在學(xué)校檔案管理工作中應(yīng)用電子檔案的必要性

（一）時代發(fā)展的要求

進入新時代以來，我國的經(jīng)濟社會發(fā)展呈現(xiàn)出良好的發(fā)展勢頭，科學(xué)技術(shù)日新月異，特別是信息技術(shù)近年來獲得了突飛猛進的發(fā)展，并廣泛的應(yīng)用于社會諸多領(lǐng)域當(dāng)中。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于教育行業(yè)當(dāng)中，不僅能夠利用現(xiàn)代信息技術(shù)開展多媒體教學(xué)，提升辦公自動化水平，同時，在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用也發(fā)揮了巨大的作用，通過信息技術(shù)引入學(xué)校檔案管理工作，極大地推動了學(xué)校電子化檔案管理，在保證學(xué)校檔案管理工作效率的同時，確保了檔案管理的質(zhì)量，還有效降低了檔案管理過程當(dāng)中，工作人員的勞動力投入，對實現(xiàn)學(xué)校檔案管理，高效化發(fā)展起到了重要的促進作用。特別是在當(dāng)前社會發(fā)展飛速發(fā)展背景下，如何提高工作效率成為當(dāng)前的重要工作目標，而通過電子檔的應(yīng)用，可以更加高效化的開展工作，所以在新的發(fā)展時期，加強應(yīng)用電子檔案是當(dāng)前重要的發(fā)展要求。

（二）學(xué)校實現(xiàn)長遠發(fā)展的需求

在學(xué)校當(dāng)中，發(fā)展決策對學(xué)校今后發(fā)展具有重要的參考作用，而決策的正確與否，對學(xué)校的未來發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，倘若學(xué)校在面臨發(fā)展機遇與挑戰(zhàn)時，有著強大的數(shù)據(jù)支撐，這更利于學(xué)校做出正確決策，制定出更加符合學(xué)校實際的發(fā)展政策，這對學(xué)校的未來持續(xù)健康發(fā)展是非常有益的。而學(xué)校發(fā)展需要的大量信息主要通過檔案信息來提供，加強檔案信息化管理，能夠更加充分的整合信息數(shù)據(jù)，為學(xué)校未來發(fā)展提供有效的參考與指引，促進學(xué)校健康發(fā)展。

（三）提高檔案管理效率的要求

學(xué)校是開展教學(xué)和科研管理工作的重要場所，而這些工作的開展會形成很多文字資料，還有學(xué)生的學(xué)籍檔案教學(xué)檔案的資料信息等，這些重要的信息資料，直接影響學(xué)校的今后發(fā)展與進步，所以保存價值與使用價值非常的高。然而，對于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作而言，存在一定的封閉性，很多時候難以從中挖掘檔案信息資料進行參考，然而利用電子檔信息，可以更加及時的進行歸檔與查閱，有效提取相關(guān)信息數(shù)據(jù)，將檔案信息的作用充分發(fā)揮出來，這對學(xué)校的長遠發(fā)展是非常有益的。

二、提高學(xué)校電子檔案管理水平的建議

（一）樹立起正確的電子檔案管理理念

現(xiàn)如今，對于很多學(xué)校而言，為了有效增強電子檔案管理水平，管理層必須要對電子檔案管理有一個更加充分的認識，了解電子檔案管理的重要性以及便捷性，對電子檔案管理給予充分的重視，同時對電子檔案管理加強宣傳，利用會議講座等有效形式，擴大電子檔案管理的宣傳工作，讓學(xué)校教職員工對電子檔案管理有一個更加充分的認識，在實際工作當(dāng)中，將電子檔案管理的側(cè)重點充分抓好，研究分析與學(xué)校管理實際相符合的電子檔案管理模式，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)加強管理與監(jiān)督，通過激勵措施，將工作人員的積極性充分調(diào)動出來，進一步提高檔案管理質(zhì)量。

（二）完善電子檔案管理工作制度

為了保證電子檔案管理工作水平的整體提升，應(yīng)當(dāng)在充分考慮實際工作基礎(chǔ)上，構(gòu)建完善的電子檔案管理工作機制，同時，學(xué)校應(yīng)當(dāng)嚴格遵循國家有關(guān)部門頒布的電子檔案管理相關(guān)文件要求，與當(dāng)?shù)貙嶋H充分結(jié)合，構(gòu)建完善的電子檔案管理規(guī)章制度。同時，學(xué)校還應(yīng)當(dāng)明確權(quán)責(zé)，對工作人員管理權(quán)限合理劃分，將電子檔案管理過程中，工作人員責(zé)任進行明確劃分，如果管理電子檔案過程當(dāng)中有問題出現(xiàn)時，可以及時的對責(zé)任人進行問責(zé)，通過這種方式，能夠有效提高電子檔案管理水平，避免電子檔案信息的篡改或丟失。此外，在建立健全完善的電子檔案管理制度前提下，同時，還應(yīng)當(dāng)明確定位電子檔案管理類型，科學(xué)合理地進行歸類，準確歸檔各類信息資料，保證電子檔案的工作效率與工作質(zhì)量。

（三）加大對于電子檔案管理監(jiān)督的力度

為了提高電子檔案管理工作的質(zhì)量，對于電子檔案管理工作進行監(jiān)督也是十分必要的。為此，學(xué)校首先就要采取不定期檢查的方式，檢查工作人員的工作情況，主要監(jiān)督工作人員信息錄入方面的及時性，同時檢查工作人員對于電子檔案的分類和規(guī)章的情況，并將這些內(nèi)容同工作人員的績效考核直接掛鉤，提高工作人員在主觀上的工作積極性，同時保障學(xué)校電子檔案管理的準確性與真實性，充分發(fā)揮電子檔案的作用。除此之外，學(xué)校還要針對電子檔案管理工作制定相關(guān)的獎懲措施，對于能夠及時準確完成工作的工作人員，學(xué)校要給予肯定并給予一定的物質(zhì)獎勵，樹立起榜樣，激發(fā)工作人員的積極性，同時對于工作拖拉，工作質(zhì)量不高的工作人員，學(xué)校要進行嚴格的懲罰，杜絕工作態(tài)度不端正的情況，提高電子檔案管理工作的質(zhì)量。

三、結(jié)語

總之，在學(xué)校當(dāng)中，檔案管理工作是一項重要的工作內(nèi)容，檔案管理水平高低對學(xué)校的未來發(fā)展有著至關(guān)重要的影響，所以，學(xué)校必須要充分重視檔案管理工作，將各種先進的技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，提高電子檔案管理水平，保證檔案管理質(zhì)量，為學(xué)校長遠發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。