軍工企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型實(shí)施路徑研究

曹惠娟 高 闖 曾 光 張 茵/成都飛機(jī)設(shè)計(jì)研究所

數(shù)字化表達(dá)、網(wǎng)絡(luò)化連通、協(xié)同化研制、智能化執(zhí)行已經(jīng)成為軍品研發(fā)制造的基本模式。在以航空航天為代表的軍工企業(yè)，從二維圖紙繪制到三維數(shù)模設(shè)計(jì)再到PLM全生命周期產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理和智能制造，科技活動不斷數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，帶來了企業(yè)檔案形式從實(shí)物、紙質(zhì)載體到電子文件、三維數(shù)模再到數(shù)據(jù)流、數(shù)據(jù)庫甚至產(chǎn)品數(shù)字孿生體（產(chǎn)品數(shù)字孿生體指產(chǎn)品物理實(shí)體的工作狀態(tài)和工作進(jìn)展在信息空間的全要素重建及數(shù)字化映射，是一個集成的多物理、多尺度、超寫實(shí)、動態(tài)概率仿真模型，可用來模擬、監(jiān)控、診斷、預(yù)測、控制產(chǎn)品物理實(shí)體在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中的形成過程、狀態(tài)和行為）的跳躍式變化。檔案工作需要探尋一條適合軍品研發(fā)變革的新路徑。

1 數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型：軍工企業(yè)檔案工作發(fā)展的必由之路

信息技術(shù)的飛速發(fā)展和普遍應(yīng)用革新了軍工企業(yè)的研發(fā)制造模式，數(shù)據(jù)成為企業(yè)的核心資產(chǎn)。美國國防部于2018年7月正式對外發(fā)布“國防部數(shù)字工程戰(zhàn)略”，旨在推進(jìn)數(shù)字工程轉(zhuǎn)型，將國防部以往線性、以文檔為中心的采辦流程轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)、以數(shù)字模型為中心的數(shù)字工程生態(tài)系統(tǒng)，完成以模型和數(shù)據(jù)為核心謀事做事的范式轉(zhuǎn)移[1]。在這場改革的浪潮中，科研活動向數(shù)據(jù)密集型轉(zhuǎn)變，IT技術(shù)沖擊檔案業(yè)務(wù)，檔案信息化需適應(yīng)研發(fā)水平提升，傳統(tǒng)檔案服務(wù)難以滿足用戶多樣化需求，軍工企業(yè)的檔案工作作為記錄和傳承企業(yè)科技活動的重要過程，數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型成為其必由之路。

2 軍工企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型的內(nèi)涵

隨著大數(shù)據(jù)時代的軍工企業(yè)研發(fā)平臺和技術(shù)不斷發(fā)展，企業(yè)檔案工作也從“管文件”向“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，更加突出地體現(xiàn)在業(yè)務(wù)對象、業(yè)務(wù)體系、業(yè)務(wù)內(nèi)容和手段方法的轉(zhuǎn)型上。

2.1 業(yè)務(wù)對象數(shù)據(jù)化

社會生產(chǎn)力及科技文化的發(fā)展，使檔案業(yè)務(wù)對象不斷變化。在軍工企業(yè)的研發(fā)和生產(chǎn)制造中，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)和工具之間的信息壁壘被打破，數(shù)據(jù)便捷地在設(shè)計(jì)環(huán)境和受控環(huán)境中流動，以往單機(jī)或單一業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的文件材料在統(tǒng)一的平臺上一經(jīng)創(chuàng)建就已經(jīng)確立了唯一的歸檔身份標(biāo)識。業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)之間通過建立的接口進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，甚至檔案系統(tǒng)就嵌入在同一平臺，文件材料的生成環(huán)境已經(jīng)發(fā)生顛覆性的變革。協(xié)同研發(fā)平臺的發(fā)展使軍工企業(yè)諸多業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間甚至上下游配套單位之間采取了直接以數(shù)據(jù)集的形式進(jìn)行交換的形式，科技文件材料正經(jīng)歷一場從文件的“件”模式到數(shù)據(jù)的“流”模式的變革。而在變革期中，由于供應(yīng)商眾多，部分單位無法有效解析交換的數(shù)據(jù)，檔案工作者需要手動輸出版式文件供數(shù)據(jù)交換。

2.2 業(yè)務(wù)體系生態(tài)化

由于數(shù)據(jù)的易流動、易交換等特性，整個檔案業(yè)務(wù)體系很容易被數(shù)據(jù)聯(lián)結(jié)成一個整體，其中各個要素又因數(shù)據(jù)變化而影響其他要素。我國軍工企業(yè)管理帶有國企特色，投資大多為國家監(jiān)控，市場較封閉，有別于商品化工業(yè)生產(chǎn)，同時關(guān)系國家安全，帶有較強(qiáng)的保密性質(zhì)；其產(chǎn)品具有技術(shù)含量高、涉及學(xué)科多、更新?lián)Q代快、產(chǎn)品組成復(fù)雜、技術(shù)狀態(tài)多變、科研與生產(chǎn)高度交叉等特點(diǎn)。軍工企業(yè)的檔案業(yè)務(wù)體系需要在數(shù)據(jù)驅(qū)動的資源分配框架下均衡發(fā)展，檔案主體、業(yè)務(wù)對象、業(yè)務(wù)流程、資源、環(huán)境等各要素在業(yè)務(wù)運(yùn)行中互相合作、協(xié)同，形成一個不可分割的有機(jī)生態(tài)整體。借鑒生態(tài)學(xué)[2]的概念，我們稱之為檔案業(yè)務(wù)體系的生態(tài)化。企業(yè)的發(fā)展、技術(shù)的改進(jìn)、業(yè)務(wù)的調(diào)整、制度的修訂都會引起檔案業(yè)務(wù)中某些要素的變化，檔案業(yè)務(wù)生態(tài)系統(tǒng)的平衡狀態(tài)是一種不斷調(diào)整和優(yōu)化的動態(tài)過程。

2.3 業(yè)務(wù)內(nèi)容服務(wù)化

檔案管理的本質(zhì)是復(fù)用，軍工企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型模式下，提供信息產(chǎn)品變得易如反掌，提供服務(wù)成為業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變的主要方向。利用科研、管理及用戶行為數(shù)據(jù)對客戶及市場進(jìn)行細(xì)分，并基于業(yè)務(wù)場景進(jìn)行融合分析；將“服務(wù)”增加到產(chǎn)品供應(yīng)范圍，從全局出發(fā)，挖掘客戶查找某份“檔案”背后的隱性需求，即為解決問題提供一整套系統(tǒng)性的、有針對性的解決方案[3]；同時也更注重提供服務(wù)的實(shí)際結(jié)果，根據(jù)外部和內(nèi)部相關(guān)影響因素的變化對檔案生態(tài)環(huán)境中的各個因子進(jìn)行優(yōu)化和提升，使檔案服務(wù)結(jié)果達(dá)到從“量”到“質(zhì)”的飛躍。

2.4 手段方法智能化

軍工企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型模式以軟件系統(tǒng)為基礎(chǔ)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、自動化設(shè)備為保障，以業(yè)務(wù)流為載體，以物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為紐帶，整合相關(guān)的智能控制系統(tǒng)和人工智能技術(shù)，通過智能感知、實(shí)時采集、在線監(jiān)控、定位查找、協(xié)同聯(lián)動、預(yù)案管理、安全防范、人機(jī)互動、決策支持等功能，為館藏檔案資源提供了全面的智能化管理，實(shí)現(xiàn)對檔案資源的全面收集、深度挖掘、高效利用以及對企業(yè)運(yùn)營的全面支持。

目前軍工企業(yè)檔案館除了智能存管外，其他應(yīng)用受保密影響，應(yīng)用范圍相對有限。但是不可否認(rèn)，智能技術(shù)可以為檔案數(shù)據(jù)提供關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)發(fā)布、語義化處理，以及科研數(shù)據(jù)的管理與存儲、機(jī)構(gòu)知識資源的智能處理等服務(wù)內(nèi)容，智能技術(shù)的應(yīng)用對軍工企業(yè)檔案館的發(fā)展來說勢在必行。

3 軍工企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型實(shí)施路徑設(shè)計(jì)

軍工企業(yè)檔案工作面臨著舊模式與新形勢的夾擊，尋求轉(zhuǎn)型與發(fā)展必須解決新形勢下所面臨的挑戰(zhàn)，以新思維和先進(jìn)信息技術(shù)牽引檔案工作的創(chuàng)新。軍工企業(yè)檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型為：從一元主體向多元主體轉(zhuǎn)變，從集中統(tǒng)一保管向多中心化存儲平臺轉(zhuǎn)變，從流程驅(qū)動業(yè)務(wù)運(yùn)行向數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)運(yùn)行轉(zhuǎn)變，從提供借閱查詢服務(wù)向利用智能化技術(shù)和手段感知科研需求，挖掘科研、管理、客戶行為大數(shù)據(jù)，以協(xié)同聯(lián)動的方式進(jìn)行數(shù)據(jù)的融合分析，形成共建共享的系統(tǒng)性解決方案；實(shí)現(xiàn)檔案館“基礎(chǔ)服務(wù)—提升服務(wù)—智能服務(wù)”三個功能層次，最終形成由智能數(shù)據(jù)計(jì)算對科研管理提供決策支撐的新一代“智能”檔案服務(wù)體系（平臺）。

3.1 向用戶參與的多元主體轉(zhuǎn)變

檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型帶來了多元的檔案場域，建立新的協(xié)同創(chuàng)新機(jī)制，特別是主體的多元化，將使檔案實(shí)踐在復(fù)雜社會背景下更具可擴(kuò)展性和可延伸性。參與，可視為“話語或行為的涉入過程”。軍工企業(yè)的檔案用戶范圍相對固定，包括科研用戶、管理用戶、供應(yīng)商等，其歸檔及用檔主要涉及用戶本專業(yè)及其與之有協(xié)調(diào)、交聯(lián)關(guān)系的專業(yè)，用戶本身對檔案的內(nèi)容、形成、傳遞、分發(fā)、利用過程非常明確。在用戶參與的檔案工作模式下，檔案用戶兼具檔案生成者、檔案管理者以及檔案保存者的三重身份屬性，這將對檔案的收集、鑒定、保存以及利用等相關(guān)檔案管理活動產(chǎn)生連帶影響[4]。特別是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代信息整合理念的指引下，軍工企業(yè)檔案用戶的多重身份為檔案工作加入了專業(yè)化、知識化指導(dǎo)，注入了新的活力。

3.2 向多中心化數(shù)據(jù)存儲平臺轉(zhuǎn)變

無論歸檔還是利用，現(xiàn)有數(shù)據(jù)存儲模型主要有三種：網(wǎng)狀管理模型、層次管理模型和集中管理模型。檔案工作數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型模式下，檔案數(shù)據(jù)的存儲更傾向于采用一種相對集中的多中心存儲形式。由于企業(yè)數(shù)據(jù)的種類繁多，個別業(yè)務(wù)海量數(shù)據(jù)的容量也不便于整體遷移歸檔。為保障重要和關(guān)鍵數(shù)據(jù)的安全，有必要對數(shù)據(jù)進(jìn)行保管期限和重要度進(jìn)行判斷，保管期限長的數(shù)據(jù)和優(yōu)先級高的數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行完備的檔案化保存，集中向檔案數(shù)據(jù)中心歸檔保存。保管期限短的過程數(shù)據(jù)則應(yīng)保存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)本地，隨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的終止而銷毀。介于這兩者中間的數(shù)據(jù)可保存在其他數(shù)據(jù)中心。

3.3 向數(shù)據(jù)驅(qū)動業(yè)務(wù)運(yùn)行模式轉(zhuǎn)變

數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案業(yè)務(wù)運(yùn)行，需要將檔案工作嵌入企業(yè)研發(fā)流程、綁定企業(yè)內(nèi)部員工、聯(lián)動企業(yè)管理，將企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)流從檔案視角加以專業(yè)化的管理，確保數(shù)據(jù)的長久保存和有效利用。

3.3.1 研發(fā)數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案信息資源組織方式重組

信息資源組織分為四類：信息獲取、信息傳播、信息組織、信息分享[5]。數(shù)據(jù)驅(qū)動的檔案信息資源組織，遵循信息可訪問、可理解、個性化、社會性原則。

研發(fā)數(shù)據(jù)驅(qū)動的軍工企業(yè)檔案信息資源組織方式與傳統(tǒng)流程驅(qū)動的檔案信息資源組織方式有很大區(qū)別：信息獲取由歸檔環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)流入轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芨兄蛯?shí)時采集研發(fā)數(shù)據(jù)；信息傳播由單向傳播轉(zhuǎn)變?yōu)槎帱c(diǎn)傳播；信息組織由根據(jù)研發(fā)流程人工歸納整理實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變?yōu)橥ㄟ^研發(fā)數(shù)據(jù)的邏輯性和相關(guān)度自動聚類實(shí)現(xiàn)；信息分享由用戶咨詢轉(zhuǎn)變?yōu)檠邪l(fā)數(shù)據(jù)監(jiān)測預(yù)警誘發(fā)問題協(xié)同多元主體交互進(jìn)行。

這種檔案信息資源組織方式的重組來源于研發(fā)數(shù)據(jù)的驅(qū)動，反過來，也更好地解決了數(shù)據(jù)的全面性、復(fù)雜性以及數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系，使得信息利用更有針對性，這是一個單向驅(qū)動雙向流動的過程。

3.3.2 用戶數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案服務(wù)智能化

用戶數(shù)據(jù)驅(qū)動檔案服務(wù)智能化，主要通過用戶基本信息、用戶行為信息、用戶服務(wù)信息三個層次建立系統(tǒng)用戶模型[6]。這一用戶模型能夠全方位驅(qū)動檔案服務(wù)的智能化轉(zhuǎn)變?；跈C(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)用戶模型具備自適應(yīng)性功能，根據(jù)用戶行為數(shù)據(jù)的變化做出適時更新完善，動態(tài)靈活地捕獲用戶的興趣、偏好、利用方式、行為習(xí)慣和發(fā)展趨勢等，準(zhǔn)確預(yù)測用戶需求，并通過個性化檢索和個性化推薦，及時推送用戶所需數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)。通過用戶模型還可為數(shù)據(jù)利用服務(wù)工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供有效的決策依據(jù)，以此實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的智能化。

3.3.3 經(jīng)營管理數(shù)據(jù)驅(qū)動資源配置優(yōu)化

經(jīng)營管理數(shù)據(jù)包括在生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中形成，以及在日常的管理活動中所形成的全部數(shù)據(jù)。經(jīng)營管理數(shù)據(jù)對資源配置的驅(qū)動作用，主要從以下三個方面實(shí)現(xiàn)。第一，基于經(jīng)營管理數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)軍工生態(tài)圈經(jīng)營熱點(diǎn)；第二，基于經(jīng)營熱點(diǎn)進(jìn)行資源投放；第三，基于經(jīng)營結(jié)果進(jìn)行反饋改進(jìn)。經(jīng)營管理數(shù)據(jù)為資源配置的最優(yōu)化提供了最科學(xué)最有效最全面的根據(jù)，通過對數(shù)據(jù)點(diǎn)組成的數(shù)據(jù)空間的分析，將極大改變生產(chǎn)效率、節(jié)約生產(chǎn)資源，提高經(jīng)濟(jì)總量。

3.3.4 全域數(shù)據(jù)支持企業(yè)科研生產(chǎn)與管理決策

針對新形勢下軍工企業(yè)數(shù)據(jù)資源管理的困局——數(shù)據(jù)資源分散、海量數(shù)據(jù)存儲與分析能力低、專業(yè)短板等，應(yīng)考慮以全域數(shù)據(jù)支持企業(yè)決策。全域視角下的企業(yè)數(shù)據(jù)資源包括在產(chǎn)品全生命周期過程與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)活動中形成，以及企業(yè)所處產(chǎn)業(yè)鏈和行業(yè)生態(tài)圈產(chǎn)生的所有相關(guān)數(shù)據(jù)，不僅包含了企業(yè)內(nèi)部各應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)、各種設(shè)備終端數(shù)據(jù)，還包括了外部合作伙伴數(shù)據(jù)、外部網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，是全部內(nèi)部數(shù)據(jù)和相關(guān)外部數(shù)據(jù)的匯聚融合[7]。比傳統(tǒng)軍工企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源內(nèi)容更全面、來源更廣泛、規(guī)模更龐大、類型更多樣、更具備大數(shù)據(jù)特征。

借助新信息技術(shù)對企業(yè)的內(nèi)外部數(shù)據(jù)資源進(jìn)行全面收集、有效整合分析，對企業(yè)進(jìn)行全局的即時分析，讓數(shù)據(jù)幫助企業(yè)思考、決策和運(yùn)營。

3.4 向基于業(yè)務(wù)場景的融合分析和智能服務(wù)轉(zhuǎn)變

3.4.1 基于業(yè)務(wù)場景的融合分析

軍工企業(yè)的檔案庫積累了海量的用戶數(shù)據(jù)、產(chǎn)品數(shù)據(jù)和試驗(yàn)數(shù)據(jù)，來源渠道多，格式開放性不一，彼此之間弱相關(guān)，除了將數(shù)據(jù)導(dǎo)入相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)外，數(shù)據(jù)的后續(xù)利用缺乏手段。融合分析作為連接“管”和“用”的關(guān)鍵，可使館藏異構(gòu)數(shù)據(jù)融入軍工企業(yè)的核心業(yè)務(wù)場景。第一，異構(gòu)的多維檔案數(shù)據(jù)需要通過融合實(shí)現(xiàn)可利用性，融合過程基于“任務(wù)”形式實(shí)現(xiàn)“數(shù)據(jù)預(yù)處理——數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)計(jì)算——數(shù)據(jù)切分”的融合過程。第二，通過“抽取用戶信息——根據(jù)業(yè)務(wù)場景聚合信息——對聚合數(shù)據(jù)可視化展示”的過程實(shí)現(xiàn)基于業(yè)務(wù)場景的融合分析。

3.4.2 人工智能服務(wù)轉(zhuǎn)變

人工智能給軍工企業(yè)帶來了重大的技術(shù)變革，檔案服務(wù)必須適應(yīng)社會從信息時代走向人工智能時代的發(fā)展旋律。一是最大化發(fā)揮檔案的價值，二是將已有的服務(wù)進(jìn)一步智慧化、智能化。軍工企業(yè)基于人工智能的檔案服務(wù)包括三方面內(nèi)容：

第一，人工智能系統(tǒng)服務(wù)。檔案面向用戶提供的服務(wù)必須是一個包含有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)層、中間技術(shù)處理層、上層服務(wù)應(yīng)用層的人工智能服務(wù)系統(tǒng)，在提供借閱、查詢等基本服務(wù)的同時，將服務(wù)逐漸從向以“面向用戶為中心”的基礎(chǔ)服務(wù)向面向數(shù)據(jù)智能計(jì)算的智能服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，為用戶提供基于用戶信息行為數(shù)據(jù)挖掘分析的需求感知與傳遞、知識生成與發(fā)現(xiàn)、服務(wù)策略創(chuàng)建與調(diào)整、用戶反饋與優(yōu)化等服務(wù)。

第二，數(shù)據(jù)資源建設(shè)服務(wù)。人工智能的產(chǎn)業(yè)生態(tài)基本架構(gòu)主要包括有底層的數(shù)據(jù)資源層、中間層的關(guān)鍵技術(shù)層、頂層的服務(wù)應(yīng)用層。人工智能服務(wù)系統(tǒng)的服務(wù)實(shí)現(xiàn)與實(shí)踐應(yīng)用，不僅依賴于中間層技術(shù)，更依賴于基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)資源層，數(shù)據(jù)資源和應(yīng)用服務(wù)相輔相成。軍工企業(yè)數(shù)字檔案館的建設(shè)，使得檔案工作在數(shù)據(jù)資源建設(shè)方面有一定優(yōu)勢。由于軍工企業(yè)檔案數(shù)據(jù)具有較高保密要求，檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)服務(wù)應(yīng)特別注意遵守相關(guān)保密要求，這也是建設(shè)難點(diǎn)之一。

第三，拓展型深度服務(wù)。人工智能技術(shù)的發(fā)展和各個領(lǐng)域的成功探索應(yīng)用，為檔案工作開展拓展型深度服務(wù)提供了思路。如浙江省檔案館率先使用的訊飛檔案機(jī)即為一款人工智能的黑科技，是“國家級人工智能+檔案聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室”的首款成果。該實(shí)驗(yàn)室在“口述史征集的新模式”“智能語音檔案著錄”“音視頻數(shù)字檔案檢索利用”等領(lǐng)域取得了重要成果。這類面向不同服務(wù)群體的拓展型深度服務(wù)一方面能發(fā)揮檔案的資源、平臺優(yōu)勢，另一方面也優(yōu)化了傳統(tǒng)的服務(wù)（文獻(xiàn)服務(wù)、信息服務(wù)、知識服務(wù)與數(shù)據(jù)服務(wù)）模式，讓感知服務(wù)、深度服務(wù)、學(xué)習(xí)服務(wù)、計(jì)算服務(wù)等智能型創(chuàng)新服務(wù)成為新的增長點(diǎn)和主要組成部分。