電子出圖章背景下對我省勘察設(shè)計單位數(shù)字化圖檔管理系統(tǒng)建設(shè)的思考

■ 李 昂

引言

按照云建設(shè)〔2015〕644號《云南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于在勘察設(shè)計行業(yè)全面實施電子出圖章的通知》的要求，自2016年6月1日起，云南省勘察設(shè)計單位，在基本建設(shè)程序的各勘察、設(shè)計所有階段產(chǎn)生的正式成果資料，都要使用電子出圖章，其中建筑、市政行業(yè)所有項目必須全面執(zhí)行電子出圖章制度。

面對變革，我省勘察設(shè)計單位需做出積極調(diào)整，才能在電子出圖章背景下解決好工程檔案管理面臨的新問題，新挑戰(zhàn)。

1 電子出圖章與實體出圖章的差異

1.1 蓋章方式不同

根據(jù)《云南省建設(shè)工程勘察設(shè)計管理條例》的要求，建設(shè)工程勘察、設(shè)計成果提交建設(shè)單位時，應(yīng)當(dāng)有設(shè)計、校對、審核、審定人的本人簽字和打印實名，并加蓋由省建設(shè)行政主管部門統(tǒng)一制作頒發(fā)的出圖專用章。蓋章文件作為委托方或施工單位實施項目的依據(jù)。

使用實體出圖章時，設(shè)計文件在經(jīng)過勘察設(shè)計單位內(nèi)部質(zhì)量管理流程的校對、審核、審定環(huán)節(jié)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后，由出圖章管理員在設(shè)計圖紙上手工蓋章完成簽章工作，設(shè)計文件生效。

使用電子出圖章后，全省勘察設(shè)計單位通過單位唯一賬號密碼登陸云南省勘察設(shè)計咨詢業(yè)管理信息網(wǎng)，根據(jù)要求錄入設(shè)計項目名稱、地址、所用資質(zhì)等項目相關(guān)信息，同時選擇各勘察設(shè)計單位提前在該網(wǎng)站錄入備案的本單位設(shè)計人員與設(shè)計項目進(jìn)行綁定，生成出圖章png 圖片，插入設(shè)計電子文件中，再將帶有出圖章的設(shè)計文件打印為紙質(zhì)文件，提交各流程相關(guān)人員簽字完成后生效。電子出圖章由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)生成，以打印的方式完成蓋章。

1.2 保管方式不同

帶有出圖章的設(shè)計文件具有法律效力，勘察設(shè)計單位對蓋章文件承擔(dān)法律責(zé)任。實體出圖章在單位內(nèi)部由專門部門和人員按照嚴(yán)格的規(guī)定進(jìn)行管理和使用，出圖章與勘察設(shè)計單位所在地、出圖章管理部門，甚至出圖章管理員綁定，蓋章工作必須在單位內(nèi)部由專人完成。

電子出圖章為圖片形式的電子文件，出圖章“實體”只存在于數(shù)字世界的虛擬環(huán)境中，可被無限制復(fù)制，經(jīng)網(wǎng)絡(luò)傳輸或優(yōu)盤等載體傳遞，出圖章一經(jīng)生成，便不再具有“唯一性”，可以在勘察設(shè)計單位以外的任何地方，由任何人進(jìn)行使用，不再受到時間、空間和特定人員的限制，出圖章保管工作由保管出圖章實體變?yōu)楸９艹鰣D章電子文件。

1.3 攜帶信息量不同

實體出圖章上刻有出圖章編號，出圖章有效期，單位名稱，單位擁有的所有勘察設(shè)計類資質(zhì)和各資質(zhì)的等級。只要在對應(yīng)資質(zhì)范圍內(nèi)承接的工程設(shè)計項目，無論設(shè)計項目類型，如市政、建筑、勘察、風(fēng)景園林等；無論設(shè)計項目包含多少設(shè)計階段，如方案設(shè)計、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計，設(shè)計文件都使用同一個出圖章蓋章。

電子出圖章包含單位名稱，制章日期，隨機生成的出圖章編號，項目名稱，單位資質(zhì)，出圖章用途，出圖章有效期信息，還含有機讀二維碼，掃描二維碼可鏈接到云南省勘察設(shè)計咨詢業(yè)管理信息網(wǎng)，進(jìn)一步獲取設(shè)計項目各專業(yè)參與人員，項目負(fù)責(zé)人，簽章注冊師出圖章創(chuàng)建時間等更為豐富的信息。由于電子出圖章攜帶的信息需要根據(jù)設(shè)計項目實際情況進(jìn)行錄入，不同項目出圖章不同，同一項目不同設(shè)計階段的出圖章也不同，出圖章與設(shè)計項目的關(guān)聯(lián)性變強。

2 使用電子出圖章帶來的影響

2.1 傳統(tǒng)設(shè)計和管理流程被改變

使用實體出圖章時，設(shè)計單位內(nèi)部設(shè)計流程為設(shè)計→校對→審核→審定→人員簽字→蓋出圖章，出圖章蓋章環(huán)節(jié)為設(shè)計流程的最后階段，蓋章時可通過紙質(zhì)設(shè)計文件上的人員簽字，判斷該文件是否已經(jīng)符合設(shè)計質(zhì)量流程控制的要求。出圖章一般由檔案部門管理和使用，在設(shè)計文件完成蓋章的同時即辦理文件歸檔手續(xù)。使用電子出圖章后，設(shè)計流程變?yōu)樵O(shè)計→校對→審核→審定→蓋出圖章→人員簽字，先有帶出圖章的圖紙，才有相關(guān)人員簽字，出圖章蓋章環(huán)節(jié)在整個設(shè)計流程中的位置被前移，出圖章蓋章不再是設(shè)計文件生效的最后關(guān)卡，出圖蓋章工作與歸檔工作全面脫離，勘察設(shè)計單位內(nèi)部設(shè)計流程和管理流程受到影響。

2.2 歸檔文件的完整性，真實性，有效性受影響

設(shè)計流程的改變造成蓋章與歸檔工作脫節(jié)，兩項工作間存在時間差，帶有出圖章的紙質(zhì)設(shè)計文件需要在不同專業(yè)相關(guān)人員手中流轉(zhuǎn)，完成補簽之后，由工程組移交檔案部門歸檔，檔案部門只能被動接收工程組移交歸檔的設(shè)計文件，無法判斷文件是否存在漏歸，不歸的情況，影響文件的完整性，成套性。

電子出圖章攜帶大量項目相關(guān)信息，決定了設(shè)計文件圖簽上的項目名稱、相關(guān)人員、專業(yè)、設(shè)計階段等信息與電子出圖章信息相互對應(yīng)才是有效文件。設(shè)計過程中可能出現(xiàn)項目名稱調(diào)整或打印錯誤，隨意更換參與人員，混淆設(shè)計階段等，造成設(shè)計文件與電子出圖章信息不一致的情況，有些信息需要通過掃描二維碼才能核對，給檔案部門的接收和歸檔工作帶來了困難，稍有疏漏，就可能影響歸檔設(shè)計成果文件的有效性。

電子出圖章可被復(fù)制，傳遞，且攜帶的項目信息不會因為復(fù)制傳遞而失效或無法讀取，使用電子出圖章蓋章的文件的出處難以追溯。電子出圖章以打印的方式完成蓋章，無法利用使用實體出圖章時對紙質(zhì)文件上的出圖章蓋章圖案、痕跡等特征鑒別文件真?zhèn)?，判斷文件真實性將十分困難，如果出現(xiàn)設(shè)計質(zhì)量問題，舉證和追責(zé)的難度將大大增加。

2.3 電子文件管理難度加大

電子出圖章本身就是電子文件，并與設(shè)計成果電子文件相關(guān)聯(lián)，檔案部門應(yīng)將其納入設(shè)計成果電子文件的范圍進(jìn)行保管。由于電子出圖章一經(jīng)生成，可在設(shè)計過程的任何環(huán)節(jié)被隨意添加到設(shè)計電子文件中，而添加有出圖章的設(shè)計電子文件不一定就是最終用于歸檔的成果電子文件，檔案部門對設(shè)計成果電子文件的管理必須前移并整合到設(shè)計流程中，對電子出圖章及其使用行為進(jìn)行管控，同時對蓋章電子文件版本進(jìn)行識別，才能確保收集到的電子文件為技術(shù)狀態(tài)的最終成果，由于設(shè)計過程中文件和出圖章都在電子環(huán)境中流轉(zhuǎn)，依靠人工或制度管理已無法勝任此項工作，加大了電子文件管理的難度。

3 電子出圖章背景下數(shù)字化圖檔管理系統(tǒng)構(gòu)建

從設(shè)計基礎(chǔ)軟件CAD，到結(jié)構(gòu)PKPM，照明DIALUX，再到現(xiàn)階段大力普及BIM 技術(shù)所使用的Autodesk Revit，勘察設(shè)計單位設(shè)計工具已全面數(shù)字化。從設(shè)計工作流程來看，利用計算機軟件形成的設(shè)計電子文件的全生命周期，可完全不依賴于紙質(zhì)文件而僅在全數(shù)字化環(huán)境中運行。傳統(tǒng)的雙軌制，雙套制管理，實際上弱化了電子文件管理工作，無法完全滿足電子文件管理目標(biāo)的真實性、可靠性、完整性和可用性要求，而數(shù)據(jù)庫、三維模型等電子文件是無法被打印成紙質(zhì)文件進(jìn)行保管的，也體現(xiàn)出這種管理模式的局限性。建立以電子方式管理電子文件的單軌制數(shù)字化管理系統(tǒng)，更適合使用電子出圖章的勘察設(shè)計單位。

3.1 設(shè)計文件電子簽名系統(tǒng)

有效設(shè)計文件需包含出圖章和簽字，出圖章電子化后，簽字成為唯一需要在紙質(zhì)文件上人工完成的工作。一家大型設(shè)計院一年產(chǎn)生的圖紙數(shù)量在20萬至30萬之間，電子簽名可提高工作效率，減輕人員負(fù)擔(dān)，清除設(shè)計工作數(shù)字化最后的障礙。

設(shè)計文件電子簽名系統(tǒng)要符合電子簽名法相關(guān)要求，生成的電子簽名為法律規(guī)定的可靠電子簽名；同時按照設(shè)計→校對→審核→審定的設(shè)計工作一般流程進(jìn)行按流程順序的批量簽名而非同時批量簽名，以利于簽字人如使用手寫簽名時一樣，對設(shè)計文件質(zhì)量進(jìn)行管控。

經(jīng)簽署后的電子文件如發(fā)生變動，簽名即失效；簽名人通過賬號密碼等管理并授權(quán)使用本人電子簽名。

3.2 設(shè)計文件出圖管理系統(tǒng)

出圖管理系統(tǒng)通過接口與云南省勘察設(shè)計咨詢業(yè)管理信息網(wǎng)相連獲得項目電子出圖章，并比對經(jīng)電子簽名系統(tǒng)完成簽署進(jìn)入出圖管理系統(tǒng)的設(shè)計文件與電子出圖章信息是否一致，在電子簽名系統(tǒng)的配合下為設(shè)計文件添加出圖章，提取標(biāo)準(zhǔn)圖簽上含有的設(shè)計階段、子單位工程、專業(yè)、圖紙版次、張數(shù)等信息，建立項目設(shè)計文件目錄樹，搜集CAD 等設(shè)計電子文件，統(tǒng)一電子文件保存格式。

出圖管理系統(tǒng)對電子出圖章的使用進(jìn)行全程控制，實現(xiàn)電子出圖章在系統(tǒng)內(nèi)部運轉(zhuǎn)，不外流、不錯用；通過建立項目文件目錄樹，全面搜集設(shè)計電子文件，實現(xiàn)電子文件的歸檔預(yù)整理，同時完成電子文件版本控制，避免出現(xiàn)版本不清，版本混亂的情況。

3.3 設(shè)計文件檔案管理系統(tǒng)

通過檔案管理系統(tǒng)，工程組可對出圖系統(tǒng)中已經(jīng)預(yù)整理的項目設(shè)計電子文件目錄進(jìn)行整體移交歸檔，移交檔案管理系統(tǒng)的電子文件為最終成果文件。檔案管理系統(tǒng)支持對設(shè)計文件之外的項目相關(guān)電子文件的導(dǎo)入；在對項目保管期限，起止日期、密級等完成著錄后，歸檔電子文件進(jìn)入檔案管理服務(wù)器單獨保存，減少勘察設(shè)計單位為保存圖紙等持續(xù)增長的紙質(zhì)成果文件而投入的人力、房屋、設(shè)備等管理成本。

檔案管理系統(tǒng)對歸檔項目類型、規(guī)模、項目所在地、委托方、合同金額等信息建立分類索引，在方便查找利用的同時，對項目進(jìn)行統(tǒng)計分析，形成設(shè)計項目案例庫，提高設(shè)計文件復(fù)用率，提升設(shè)計工作效率，并根據(jù)用戶授權(quán)審批情況，提供設(shè)計成果電子文件在線預(yù)覽，電子文件下載等服務(wù)。歸檔后的成果文件可以電子文件或打印為紙質(zhì)文件的形式提供給委托方。

4 結(jié)語

通過電子簽名、出圖管理、檔案管理各系統(tǒng)間相互配合，無縫銜接，構(gòu)建起勘察設(shè)計單位數(shù)字化圖檔管理系統(tǒng)，設(shè)計電子文件從形成伊始便在系統(tǒng)內(nèi)部閉合的全數(shù)字化環(huán)境中運行、保管和利用，配合元數(shù)據(jù)等手段記錄電子文件的操作運行情況，解決使用電子出圖章后可能出現(xiàn)的設(shè)計成果文件完整性、有效性、真實性問題，避免電子出圖章外流。建設(shè)數(shù)字化圖檔管理系統(tǒng)，既適應(yīng)我省勘察設(shè)計單位設(shè)計工具數(shù)字化的現(xiàn)狀，又是使用電子出圖章后的客觀要求，同時也符合電子文件單軌制管理的檔案管理改革新方向。