醫(yī)院實(shí)習(xí)學(xué)員檔案信息管理在新冠肺炎疫情期間的應(yīng)用價(jià)值

■ 趙云焰 王淑華

醫(yī)院實(shí)習(xí)學(xué)員管理是以教學(xué)效果評(píng)價(jià)為核心，建立追蹤評(píng)價(jià)學(xué)員的知識(shí)、技能、能力和態(tài)度的一種教學(xué)管理模式[1]，而實(shí)習(xí)學(xué)員檔案信息管理是關(guān)系實(shí)習(xí)學(xué)員人身安全、工作安全、順利完成實(shí)習(xí)任務(wù)的重要內(nèi)容。我院作為一所地州級(jí)的三甲醫(yī)院和幾所醫(yī)科院校的附屬教學(xué)醫(yī)院，每年不僅承擔(dān)著臨床實(shí)習(xí)教學(xué)帶教工作，還承擔(dān)著縣級(jí)及以下各衛(wèi)生單位專項(xiàng)學(xué)員的進(jìn)修培養(yǎng)帶教工作。其中高效快捷的進(jìn)行實(shí)習(xí)學(xué)員的安全管理就顯得尤為重要，為此，醫(yī)院自2006年開始，從建立節(jié)假日學(xué)員檔案，放假前都進(jìn)行節(jié)前安全培訓(xùn)，并逐步完善，到現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)“一學(xué)員一檔案”，組織對(duì)實(shí)習(xí)學(xué)員進(jìn)行詳細(xì)的檔案登記和管理。2020年春節(jié)放假期間，新型冠狀病毒肺炎疫情爆發(fā)，“一學(xué)員一檔案，為協(xié)助防止疫情擴(kuò)散和追蹤學(xué)員，做好學(xué)員安全管理起到重要作用，發(fā)揮很好的應(yīng)用價(jià)值，現(xiàn)將實(shí)施方法報(bào)道如下：

一、對(duì)象

醫(yī)院每年均對(duì)來院進(jìn)修、實(shí)習(xí)、培訓(xùn)、規(guī)培學(xué)員進(jìn)行規(guī)范的個(gè)人信息資料收集，形成學(xué)員檔案。2020年春節(jié)放假期間，醫(yī)院教學(xué)管理部再次通過網(wǎng)絡(luò)問卷調(diào)查和表格填寫等形式，采集核對(duì)醫(yī)院的1083 名實(shí)習(xí)學(xué)員檔案信息資料，包含學(xué)生姓名、類別、年級(jí)/培訓(xùn)時(shí)間、所在院校/單位、春節(jié)期間應(yīng)輪轉(zhuǎn)科室、春節(jié)期間去向、個(gè)人聯(lián)系電話、緊急情況家庭聯(lián)系電話、緊急家庭聯(lián)系人及關(guān)系等內(nèi)容，收集整理，完善實(shí)習(xí)學(xué)員檔案。疫情爆發(fā)后，事實(shí)證明建立實(shí)習(xí)學(xué)員信息檔案資料，對(duì)疫情期間的防控及教學(xué)管理起到了至關(guān)重要的作用。

二、方法

（一）建立實(shí)習(xí)學(xué)員檔案管理工作簿和工作表

每年對(duì)到院實(shí)習(xí)學(xué)員進(jìn)行信息收集，建立學(xué)員檔案。對(duì)收集到的實(shí)習(xí)學(xué)員檔案資料分別按類別和班級(jí)由教學(xué)管理部和護(hù)理部報(bào)送各位班主任，各班主任利用Excel 的數(shù)據(jù)處理功能和自動(dòng)計(jì)算機(jī)功能，建立實(shí)習(xí)學(xué)員數(shù)據(jù)庫，并上傳教學(xué)優(yōu)知管理平臺(tái)系統(tǒng)，結(jié)合臨床教學(xué)實(shí)際工作，建立實(shí)習(xí)學(xué)員檔案，納入教學(xué)管理資料庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。

（二）建立實(shí)習(xí)生實(shí)時(shí)溝通聯(lián)系方式

教學(xué)管理部根據(jù)收集的實(shí)習(xí)學(xué)員檔案資料，由各班主任通過微信、QQ 等形式建立實(shí)習(xí)學(xué)員班級(jí)群，24 小時(shí)關(guān)注班級(jí)學(xué)員動(dòng)態(tài)，節(jié)假日期間通過微信、QQ 等多種方式，每天對(duì)放假回家的實(shí)習(xí)學(xué)員和少數(shù)自愿留在院內(nèi)值班學(xué)員的身體健康情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測，關(guān)注每一位學(xué)員的健康情況。敦促學(xué)員利用自己所學(xué)專業(yè)知識(shí)做好疾病的預(yù)防和宣傳，在疫情期間，建立學(xué)員“日報(bào)告”制度，監(jiān)管疫情期間學(xué)員健康狀況。及時(shí)做好每日實(shí)習(xí)學(xué)員情況匯報(bào)，溝通、協(xié)調(diào)、處理班級(jí)疫情期間管理工作。

（三）利用“一學(xué)員一檔案”信息抓好疫情管理工作

自武漢發(fā)生新型冠狀病毒感染的肺炎以來，疫情防控形勢十分嚴(yán)峻。我院實(shí)習(xí)學(xué)員數(shù)量達(dá)1083 人，其中春節(jié)回家1032 名、留院上班51名。為進(jìn)一步貫徹落實(shí)國家、省及學(xué)校關(guān)于新型冠狀病毒感染的肺炎疫情防控工作的精神，醫(yī)院在專題院長辦公會(huì)上多次對(duì)保障實(shí)習(xí)學(xué)員的安全和身心健康進(jìn)行了專題研究，要求教學(xué)管理部要實(shí)時(shí)關(guān)注每位學(xué)員的情況，實(shí)時(shí)聯(lián)系，對(duì)有困難學(xué)員，醫(yī)院將傾力給予幫助，全方位、多舉措的保證在院學(xué)員的安全。

根據(jù)醫(yī)院及各院校要求和全國疫情形勢，教學(xué)管理部建立“一學(xué)員一檔案”，依據(jù)實(shí)習(xí)學(xué)員檔案信息及時(shí)與每位學(xué)員聯(lián)系，做好收假延期信息、各位學(xué)員動(dòng)態(tài)的實(shí)時(shí)溝通，各班主任做到24小時(shí)與實(shí)習(xí)學(xué)員保持動(dòng)態(tài)聯(lián)系，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行處理。同時(shí)，根據(jù)市疫情防控工作指揮部摸排統(tǒng)計(jì)上報(bào)新型冠狀病毒感染肺炎疫情工作的要求，嚴(yán)格落實(shí)疫情防控“零報(bào)告”、“日報(bào)告”制度，動(dòng)態(tài)了解學(xué)員日常狀況，跟蹤協(xié)調(diào)處理學(xué)員存在問題。

結(jié)合疫情擴(kuò)散的嚴(yán)峻態(tài)勢，教學(xué)管理部進(jìn)行了二次網(wǎng)絡(luò)問卷調(diào)查，增加2020年1月23日至今，本人及共同居住人是否離開現(xiàn)居住地外出、外出時(shí)間、外出地點(diǎn)和返回時(shí)間、外出乘坐交通工具、本人及共同居住人是否與湖北等省外人員接觸、2019年12月至今本人及共同居住人是否去過湖北、本人及共同居住人是否密切接觸過新冠肺炎確診病例、本人及共同居住人是否密切接觸過新冠肺炎疑似病例、本人目前健康狀況、共同居住人目前健康狀況、是否明確知曉教學(xué)管理部已通知所有學(xué)生、學(xué)員暫緩返院，按照抗擊疫情要求，留在現(xiàn)居住地，不要外出等檔案信息的調(diào)查，以做到不留死角，全方位排查，做到底數(shù)清、情況明[2]。

三、結(jié)果

（一）有針對(duì)性強(qiáng)化學(xué)員管理

我們在實(shí)施實(shí)習(xí)學(xué)員檔案管理模式后，教學(xué)管理部能夠根據(jù)學(xué)員的檔案信息情況，“一學(xué)員一檔案”有針對(duì)性地進(jìn)行實(shí)習(xí)學(xué)員管理和疫情防控工作，各班主任第一時(shí)間收集整理并梳理出實(shí)習(xí)學(xué)員檔案信息，在疫情防控期間針對(duì)性開展工作，依據(jù)檔案信息梳理，強(qiáng)化學(xué)員管理：

①對(duì)湖北籍7 名實(shí)習(xí)學(xué)員重點(diǎn)追蹤關(guān)注，實(shí)時(shí)跟蹤，做好學(xué)員健康狀況、心理安撫等工作；②對(duì)1 名外出旅游并直接返院的湖北籍實(shí)習(xí)學(xué)員積極按規(guī)定程序上報(bào)、開會(huì)討論，與機(jī)場、海關(guān)等部門積極聯(lián)系，妥善安排其進(jìn)行隔離觀察；③對(duì)1名留院上班感染普通肺炎的進(jìn)修學(xué)員進(jìn)行積極的隔離篩查，同時(shí)根據(jù)學(xué)員檔案信息與該進(jìn)修生原居住地、家屬聯(lián)系人進(jìn)行協(xié)調(diào)，保證該學(xué)員經(jīng)過規(guī)范治療后按規(guī)定妥善安排居家觀察；④對(duì)1名提前返院回來取復(fù)習(xí)考試資料的實(shí)習(xí)學(xué)員，及時(shí)與昆明醫(yī)科大學(xué)及其家人聯(lián)系后，按學(xué)校意見勸返，并實(shí)時(shí)跟蹤，確保其安全返回家中；⑤對(duì)涉及湖北省或其他省外返回的實(shí)習(xí)學(xué)員如實(shí)登記造冊，注明何時(shí)從何地返回，是否接觸過確診病例、疑似病例（要注明接觸途徑，如：門診診療時(shí)、住院治療中、其他途徑），是否有發(fā)熱、乏力、干咳等癥狀；⑥實(shí)時(shí)更新學(xué)員檔案信息。各班主任通過微信、QQ 等建立的實(shí)習(xí)學(xué)員各種聯(lián)系方式，每天對(duì)放假回家的學(xué)員和少數(shù)自愿留院值班學(xué)員的身體健康情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)測，對(duì)每位學(xué)員堅(jiān)持進(jìn)行疫情期“日報(bào)告”、“零報(bào)告”制度。在關(guān)注學(xué)員身體健康同時(shí)，強(qiáng)化注重學(xué)員的心理健康關(guān)注。在疫情防控期間組織學(xué)員進(jìn)行《肺炎疫情期間心理健康狀況調(diào)查》，對(duì)存在心理健康問題的學(xué)員24 小時(shí)內(nèi)進(jìn)行溝通、心理疏導(dǎo)和反饋，確保實(shí)習(xí)學(xué)員身心健康。

（二）保障春季入學(xué)計(jì)劃安全實(shí)施

為切實(shí)做好2020年春季學(xué)期新冠肺炎疫情防控期間醫(yī)院實(shí)習(xí)學(xué)員安全管理工作，有效預(yù)防各類安全事故發(fā)生，根據(jù)黨中央、國務(wù)院關(guān)于新冠肺炎疫情防控工作的決策部署和各實(shí)習(xí)院校的工作要求，醫(yī)院教學(xué)管理部根據(jù)學(xué)員檔案信息，按類別和班級(jí)，運(yùn)用信息數(shù)據(jù)處理功能，建立離院實(shí)習(xí)學(xué)員數(shù)據(jù)庫，結(jié)合臨床教學(xué)實(shí)際工作，進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。通過平臺(tái)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及“一學(xué)員一檔案”信息，分析春季開學(xué)情況，制定相應(yīng)措施，落實(shí)好開學(xué)前各項(xiàng)工作。

按照“一地一策”、“一院一方案”要求，醫(yī)院教學(xué)管理部根據(jù)省疫情防控指揮部辦公室3月6日下發(fā)的《關(guān)于切實(shí)做好學(xué)校新冠肺炎疫情防控工作的通知》要求，提前溝通、加強(qiáng)協(xié)作，制定切實(shí)可行的疫情防控工作方案，采取有力措施，消除醫(yī)院安全隱患，做好開學(xué)各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。教學(xué)管理部根據(jù)各實(shí)習(xí)院校要求，結(jié)合本院實(shí)際，制定了疫情防控應(yīng)急預(yù)案，做好疫情研判，將責(zé)任落實(shí)到每一個(gè)人。

在正式開學(xué)前，教學(xué)管理部根據(jù)學(xué)員檔案信息，全面梳理掌握醫(yī)院實(shí)習(xí)學(xué)員假期期間身體健康狀況、外出情況，以及是否存在確診、隔離觀察等基本情況，做好實(shí)習(xí)學(xué)員健康風(fēng)險(xiǎn)判定工作，分類造冊登記，有針對(duì)性地制定分批錯(cuò)峰開學(xué)報(bào)到方案，確保醫(yī)院周邊治安和學(xué)生返院途中的交通安全。嚴(yán)格落實(shí)“人盯人”措施，指定專門負(fù)責(zé)人包干班級(jí)，宿舍管理員包干學(xué)員，嚴(yán)禁學(xué)員未按要求返院。同時(shí)與醫(yī)院后勤物資供應(yīng)、食堂等部門協(xié)商，共同保障好春季開學(xué)前疫情防控物資、生活物資的儲(chǔ)備，尤其是實(shí)習(xí)學(xué)員到院后醫(yī)用口罩、帽子等防護(hù)物資的準(zhǔn)備情況，確保春季開學(xué)前疫情防控物資、生活物資儲(chǔ)備到位。主動(dòng)與各級(jí)各類學(xué)校的實(shí)習(xí)學(xué)員對(duì)接，院內(nèi)方面在分管教學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)組織下開展了全面的醫(yī)院安全隱患排查。重點(diǎn)排查實(shí)習(xí)學(xué)員宿舍、廁所、圍墻及周邊建筑物情況，嚴(yán)防假期閑置的建筑物造成倒塌傷及師生。排查醫(yī)院消防設(shè)施、視頻監(jiān)控、教學(xué)器材、宿舍管理、飲食衛(wèi)生、門衛(wèi)值班、夜間巡查、人員到位等情況。切實(shí)消除治安亂點(diǎn)，做到全方位、全覆蓋，不留死角、不留盲區(qū)。

開學(xué)報(bào)到時(shí)嚴(yán)格按學(xué)員檔案顯示信息及《醫(yī)院分批錯(cuò)峰開學(xué)報(bào)到方案》分批入學(xué)，全程按照標(biāo)準(zhǔn)防疫防護(hù)要求執(zhí)行：口罩必戴、體溫必測、“健康碼”必掃，顯示“綠色健康碼”方可入學(xué)等。開學(xué)后立即組織疫情防控知識(shí)培訓(xùn)和相關(guān)如手衛(wèi)生消毒培訓(xùn)，確保醫(yī)院返校學(xué)員“零感染”。

經(jīng)過一系列強(qiáng)有力的保障措施，所有實(shí)習(xí)院校實(shí)習(xí)學(xué)員安全順利如期開學(xué)。疫情期間，實(shí)習(xí)學(xué)員（含隔離的湖北籍實(shí)習(xí)研究生、感染肺炎的進(jìn)修人員）身心健康、工作、學(xué)習(xí)、生活情況良好，學(xué)員“零感染”，無其他意外事件發(fā)生。

四、討論

我院作為一家大型綜合三甲醫(yī)院，每年接收各類實(shí)習(xí)學(xué)員一千多人，管理群體數(shù)量龐大，來源紛雜，通過實(shí)習(xí)學(xué)員信息檔案的建立，實(shí)現(xiàn)了防疫期間“一學(xué)員一檔案”，有效提高了醫(yī)院實(shí)習(xí)學(xué)員的院內(nèi)、院外管理工作，尤其是使新冠肺炎疫情防控期間的管理工作得到非常有效的保證。通過學(xué)員檔案信息管理，強(qiáng)化了管理部門的責(zé)任意識(shí)，提高了管理人員的信息溝通速度，增強(qiáng)了管理工作中發(fā)現(xiàn)問題的處置力度，形成了全院齊抓共管、各司其職的強(qiáng)大合力。進(jìn)行實(shí)習(xí)學(xué)員檔案管理就是體現(xiàn)以學(xué)員為主體的教學(xué)管理方法，在嚴(yán)峻的新冠肺炎疫情防控期間，通過追蹤評(píng)價(jià)各實(shí)習(xí)學(xué)員的學(xué)習(xí)、工作、生活等，運(yùn)用檔案信息達(dá)到了有的放矢、高效快捷、安全有效的管理作用，有效應(yīng)對(duì)突發(fā)公共衛(wèi)生事件及其他重大事件，持續(xù)提高管理質(zhì)量，值得推廣使用。