建立健全機制 進(jìn)一步做好重大活動和突發(fā)事件檔案收集管理工作

■ 李 濤

重大活動和突發(fā)事件檔案，是在舉辦重大活動和應(yīng)對突發(fā)事件過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數(shù)據(jù)、實物等不同形式的原始記錄，是國家檔案資源不可或缺的重要組成部分，對維護(hù)歷史真實面貌，記載改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)成就，促進(jìn)經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要作用。

但是，受各種因素的影響，重大活動檔案和突發(fā)事件檔案往往存在檔案分散保存，收集不全，歸檔不及時，忽略照片、音視頻及實物檔案的收集，以及整理不規(guī)范等問題。而重大活動和突發(fā)事件一般涉及部門多,產(chǎn)生的檔案也較多，要抓好檔案的收集管理工作，需要我們進(jìn)一步建立健全機制，通過上級部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各部門積極配合，檔案部門主動作為，形成齊抓共管的局面，才能有效解決檔案分散，資源不齊等問題。本文結(jié)合云南實際情況，擬就建立健全重大活動和突發(fā)事件檔案的收集管理機制提出初步建議。

一、加強組織領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案部門參與機制

重大活動和突發(fā)事件一般涉及部門多，所形成的檔案數(shù)量較大、類別繁多、載體多樣，收集難度較大。要抓好這項工作必須加強組織領(lǐng)導(dǎo)，由多個部門承辦并設(shè)立籌委會或組委會（指揮部）的重大活動和突發(fā)事件，將檔案主管部門納入重大活動和突發(fā)事件工作成員單位, 以加強對重大活動和突發(fā)事件檔案收集管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。通過事前事中介入、事后檢查的方式,全程參與重大活動和突發(fā)事件檔案的管理, 從源頭上確保重大活動檔案的齊全與完整。

適時成立云南省重大活動和突發(fā)事件檔案采集中心，配備人員和專業(yè)攝像攝影設(shè)備，加強與重大活動和突發(fā)事件辦理或應(yīng)對部門的聯(lián)絡(luò)，及時掌握重大活動的線索和信息，爭取重大活動和突發(fā)事件省檔案館都能派專人參與拍照、錄音、錄像，及時為重大活動和突發(fā)事件建立聲像檔案，確保重大活動和突發(fā)事件聲像檔案的齊全完整，彌補以紙質(zhì)檔案為主的收集管理模式造成的聲像檔案缺失。

二、加強溝通協(xié)調(diào)，建立重大活動檔案管理協(xié)作機制

建立云南省重大活動檔案管理工作聯(lián)席會議制度。由省委辦公廳、省政府辦公廳牽頭，省人大辦公廳、省政協(xié)辦公廳、省委宣傳部、省委統(tǒng)戰(zhàn)部、省委臺辦、省檔案局、省外辦、省商務(wù)廳、省旅發(fā)委、省體育局、省應(yīng)急管理廳、云南日報社、云南電視臺等為成員單位，定期或不定期的召開會議，通報重大活動舉辦信息，統(tǒng)籌、指導(dǎo)全省重大活動檔案收集和管理工作。

加強與新聞媒體合作協(xié)作。由“兩辦”發(fā)文，進(jìn)一步明確新聞媒體錄像、錄音、拍攝的重大活動和突發(fā)事件聲像檔案，應(yīng)當(dāng)在活動結(jié)束后及時向省檔案館移交一套原聲素材聲像檔案，防止重大活動聲像檔案的流失。

建立跨區(qū)域重大活動和突發(fā)事件檔案收集協(xié)作制度。一些跨區(qū)域的重大活動、突發(fā)事件，省檔案局（館）應(yīng)與相關(guān)州市檔案局館相互協(xié)調(diào)、合理分工，共同做好跨區(qū)域重大活動檔案收集工作。

三、強化措施,建立健全登記備案和考核機制

建立重大活動檔案備案制度。要求重大活動的責(zé)任者在活動開始前主動向檔案部門提交登記，檔案部門依照程序?qū)ζ溥M(jìn)行備案。登記備案制度能夠讓檔案部門及時掌握重大活動舉辦信息，便于提前介入，從前端控制加強對活動檔案收集管理的監(jiān)督、指導(dǎo)。

將檔案工作納入黨政領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)干部年度工作目標(biāo)責(zé)任制考核范圍，把重大活動和突發(fā)事件檔案的收集管理作為其中的一個考核內(nèi)容，以提高各單位對檔案工作的重視，確保重大活動和突發(fā)事件檔案的收集齊全和規(guī)范管理。

檔案局以行政執(zhí)法檢查、“雙隨機”抽查為手段，堅持每年對重大活動和突發(fā)事件檔案集中收集管理情況進(jìn)行一次監(jiān)督檢查,年終通報檢查結(jié)果, 以保證重大活動和突發(fā)事件檔案集中保管工作的有效開展。

四、狠抓落實，建立健全責(zé)任制

以“依法建檔、合力建檔、規(guī)范建檔、及時建檔”為原則，各有關(guān)部門應(yīng)依據(jù)《云南省重大活動檔案管理辦法》《云南省檔案條例》《云南省國家檔案館管理辦法》的規(guī)定，確實履行起重大活動和突發(fā)事件檔案的收集管理責(zé)任。檔案主管部門負(fù)責(zé)重大活動和突發(fā)事件檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和檢查；檔案室（或臨時成立的檔案機構(gòu)）應(yīng)根據(jù)重大活動和突發(fā)事件自身特點制訂出符合實際的收集方案、管理制度、整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做到收集齊全、歸檔完整、整理規(guī)范、移交及時。檔案館應(yīng)及時接收重大活動和突發(fā)事件檔案，并積極開展征集工作，充實重大活動和突發(fā)事件檔案資源。

五、強化宣傳培訓(xùn)，建立健全開發(fā)利用機制

檔案部門要充分利用媒體、“國際檔案日”活動及業(yè)務(wù)培訓(xùn)等多種方式，加大對《云南省重大活動檔案管理辦法》的宣傳，擴大辦法的知曉度，提高有關(guān)部門對重大活動和突發(fā)事件檔案管理工作的認(rèn)識。同時，按照檔案行業(yè)規(guī)范，對舉辦或承辦重大活動、重要會展多的單位開展經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員掌握檔案收集、整理的技能，特別是照片、音視頻、實物等特殊載體檔案的收集整理，提高重大活動和突發(fā)事件檔案管理水平。

檔案館應(yīng)根據(jù)利用者的不同需求，積極開發(fā)檔案信息，提供形式多樣的服務(wù)，最大限度發(fā)揮重大活動和突發(fā)事件檔案在資政、育人方面的作用。對不涉密的重大活動和突發(fā)事件檔案，依法向社會開放檔案內(nèi)容，并多途徑開發(fā)和挖掘其價值，如編輯信息參閱、舉辦展覽等，加大檔案工作的宣傳力度，擴大檔案部門的影響力。

六、加強信息化建設(shè)，建立重大活動和突發(fā)事件檔案共建共享機制

重大活動和突發(fā)事件檔案以其無法替代的信息資源，成為信息大家族中的重要成員，現(xiàn)代社會對重大活動和突發(fā)事件檔案所承載的信息量有著強烈的利用需求，這種需求要求建立重大活動和突發(fā)事件檔案信息資源共建共享機制。我們要充分利用現(xiàn)代化的技術(shù)和手段，結(jié)合重大活動和突發(fā)事件檔案的特點，探索建立重大活動和突發(fā)事件檔案收集、整理、移交、利用管理系統(tǒng)，加快重大活動和突發(fā)事件檔案數(shù)字化步伐，建立重大活動和突發(fā)事件檔案數(shù)據(jù)庫，將分散的重大活動和突發(fā)事件檔案信息資源集中管理，通過積極的共建，提高共享水平。

七、適時修改，建立健全對《云南省重大活動檔案管理辦法》的完善機制

我省重大活動檔案管理辦法出臺較早，有的條款已與現(xiàn)實不相適應(yīng)，有的需要進(jìn)一步完善。如辦法雖然界定了重大活動檔案的范圍，明確了各級人民政府、檔案主管部門、主辦和承辦單位、綜合檔案館在重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、歸檔、移交和利用等工作中的職責(zé)和法律責(zé)任，但從實際情況來看，在法治實施、法治監(jiān)督、法治保障的落實方面還缺乏高效、嚴(yán)密、有力的措施，對重大活動報備的程序、時限，歸檔內(nèi)容，檔案歸屬與移交方式，涉密檔案的收集利用等有待細(xì)化或完善。因此，有必要根據(jù)新修訂的《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合我省實際，及時對《云南省檔案條例》《云南省重大活動檔案管理辦法》等法規(guī)中涉及重大活動和突發(fā)事件檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行修改完善，或制定配套的規(guī)章制度，如制定《云南省重大活動和突發(fā)事件檔案管理實施細(xì)則》，以便更好地開展工作。