國有企業(yè)檔案管理工作的實踐創(chuàng)新

柴彤

（山東省金魯班德商高速公路發(fā)展有限公司，山東 德州 253300）

一、引言

社會主義市場經(jīng)濟的高速發(fā)展，國有企業(yè)在社會經(jīng)濟發(fā)展中的作用愈加明顯，國有企業(yè)在經(jīng)濟發(fā)展及管理期間勢必會形成大量的信息資料數(shù)據(jù)，成為構(gòu)成國有企業(yè)檔案的重要部分，這些檔案不僅見證了國有企業(yè)的發(fā)展，也對國有企業(yè)的未來發(fā)展具有較強的指導(dǎo)作用。國有企業(yè)必須高度重視檔案管理工作，與時俱進，做好國有企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新工作。

二、檔案工作創(chuàng)新的必要性

當(dāng)前，北京、深圳等一線城市的數(shù)字政府已經(jīng)普及，并逐漸向全國輻射普及;傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文流轉(zhuǎn)方式逐漸顯現(xiàn)出不合時宜的趨勢，越來越多的文件開始通過掃描件上傳網(wǎng)絡(luò)進行流轉(zhuǎn)，電子公文流轉(zhuǎn)漸漸顯現(xiàn)出優(yōu)勢，并且電子商務(wù)發(fā)展迅速勢不可擋;大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，網(wǎng)絡(luò)信息化、云計算及云存儲等發(fā)展迅猛，檔案工作者處于這一特殊轉(zhuǎn)型期更應(yīng)抓住機遇，盡快擺脫舊的、傳統(tǒng)落后的管理模式，兼顧檔案基礎(chǔ)性工作和檔案創(chuàng)新工作。

三、國有企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）企業(yè)員工對檔案的企業(yè)資產(chǎn)認(rèn)識不足

無形資產(chǎn)也是企業(yè)資產(chǎn)的組成部分。雖然企業(yè)的文書檔案記錄了業(yè)務(wù)活動，但總資產(chǎn)包括企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)在制造、運營和生產(chǎn)中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄、合同、專利和其他文件是一筆可觀的無形資產(chǎn)?？梢詫⑦@些檔案轉(zhuǎn)換為有形資產(chǎn)，以提供與業(yè)務(wù)相關(guān)的利益。但是，目前大多數(shù)企業(yè)都受到現(xiàn)有文書檔案管理注意事項的影響，并專注于合并有形資產(chǎn)。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高，管理質(zhì)量較差

調(diào)研了解到，絕大多數(shù)國有企業(yè)檔案管理專員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理缺少專業(yè)科班出身的人員，現(xiàn)有人員對檔案管理流程、分類，尤其是檔案材料的采集、整理、存檔、入庫、查閱等業(yè)務(wù)并不熟悉。很多企業(yè)采用兼職人員負(fù)責(zé)檔案管理，管理人員精力和能力不夠，對檔案管理重要性的認(rèn)識不夠，很多企業(yè)只是簡單將檔案放入檔案盒，沒有及時整理、分類、歸檔，甚至無法有效查閱，個別資料準(zhǔn)確性和真實性不高。

（三）檔案管理體系不健全

當(dāng)前有一些企業(yè)的檔案管理工作機制不夠健全，管理制度和管理責(zé)任體系不完善，檔案的保存和使用、借閱和移交等方面的制度都存在著較大的問題，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。再加上部分企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理沒有利用的價值，對企業(yè)的檔案管理工作抱著可有可無的態(tài)度，導(dǎo)致具體負(fù)責(zé)人也缺乏對檔案管理工作價值的正確認(rèn)知。在一定程度上促使企業(yè)檔案管理制度不完善、體系不健全的問題更加嚴(yán)重。輕則導(dǎo)致企業(yè)檔案混亂無利用價值，重則因重要檔案的遺失而導(dǎo)致重大經(jīng)濟損失。

四、檔案管理工作創(chuàng)新的實踐及模式分析

（一）創(chuàng)新檔案管理思路，樹立新型的檔案管理觀念

在當(dāng)前新經(jīng)濟常態(tài)下，企業(yè)在不斷發(fā)展過程中的核心任務(wù)就是經(jīng)濟發(fā)展。因此，在企業(yè)檔案管理的過程中必須堅持從整體大局出發(fā)，讓檔案管理更好地服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟建設(shè)。其次，及時革新檔案管理思路。通過創(chuàng)新檔案管理理念，摒棄傳統(tǒng)的封閉性理念和守舊思想，并緊密結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)在不斷發(fā)展中的實際情況，合理創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機制。這樣才能夠在保證檔案資料的安全性基礎(chǔ)上，擴大企業(yè)檔案管理的開放范圍，讓企業(yè)內(nèi)部人員逐步深入到檔案管理的實踐工作中，充分凸顯出檔案資料的社會服務(wù)化功能。

（二）創(chuàng)新信息化工作方式

首先，企業(yè)需要改變觀念，改變工作方式，積極學(xué)習(xí)先進的管理觀念，快速建立數(shù)字檔案以及改變現(xiàn)有的采購管理模型，提高檔案管理的作用和有效性。其次，通過開發(fā)在線信息管理平臺，實施電子文書檔案分發(fā)以及調(diào)查管理和文書檔案的共享來提供滿足業(yè)務(wù)需求的軟件支持，并改善信息相關(guān)設(shè)備的硬件支持。創(chuàng)建安全性網(wǎng)絡(luò)，對數(shù)據(jù)傳輸節(jié)點進行安全控制以及對數(shù)據(jù)文件的存儲和使用進行保護。再者，提高文書檔案管理的信息管理水平，為企業(yè)管理層創(chuàng)造各種學(xué)習(xí)和培訓(xùn)機會，培養(yǎng)管理系統(tǒng)知識。對文書檔案管理經(jīng)理而言，則需要充分了解管理任務(wù)和被系統(tǒng)創(chuàng)建集成的信息內(nèi)容。

（三）檔案利用方面及信息共享的創(chuàng)新

一是創(chuàng)新檔案服務(wù)理念及利用方式。用戶滿意程度是檢驗檔案管理相關(guān)人員工作效率和質(zhì)量的重要指標(biāo)，而要想提高用戶滿意程度，首先應(yīng)了解和掌握檔案用戶的實際需求，然后有的放矢的針對服務(wù)活動及內(nèi)容。國有企業(yè)檔案部門必須創(chuàng)新服務(wù)意識，堅持“以用戶需求為導(dǎo)向+以用戶滿意為目標(biāo)”的新服務(wù)理念。此外，國有企業(yè)檔案中含有豐富的科技及經(jīng)濟價值，可對其進行二次開發(fā)，提升檔案的利用價值。二是創(chuàng)新檔案信息資源共享機制。作為國有企業(yè)，共享檔案信息資料具有重要意義，可促進各子公司互通有無、經(jīng)驗互鑒。檔案信息資源共享有兩種方式：一是建立集團內(nèi)部共享文件夾;二是公司檔案內(nèi)網(wǎng)，以上方式均可在線查詢相關(guān)信息。

結(jié)語

企業(yè)檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案快速上下架、批量處理、無紙化業(yè)務(wù)流程、多標(biāo)簽快速盤點，降低檔案丟失、私用風(fēng)險，釋放檔案儲存空間。因此，為了促使檔案信息更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)文檔進行信息化處理的基礎(chǔ)上，制定更加完善的檔案信息化管理制度。依托現(xiàn)代技術(shù)構(gòu)建智能化檔案管理與服務(wù)模式運行平臺，加強人員管理，為企業(yè)的發(fā)展提供充足支持。