提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

孫浩然

（河北省承德市平泉市發(fā)展和改革局，河北 承德 067500）

導(dǎo)言：在信息時(shí)代，信息資源更新速度更快，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源。我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理也發(fā)生了新的變化，檔案資料和檔案數(shù)量也有了顯著的增長(zhǎng)。公共機(jī)構(gòu)檔案作為個(gè)人信息的重要載體，在組織中發(fā)揮著非常重要的作用，發(fā)揮著非常重要的影響作用。檔案管理已成為檢驗(yàn)一個(gè)單位是否高效的重要標(biāo)志。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義及存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.目前，事業(yè)單位從事檔案管理的人員大多不具備相關(guān)的檔案管理專業(yè)知識(shí)和水平。此外，據(jù)調(diào)查，從事檔案管理工作的普通員工年齡偏高。他們?cè)跈n案管理工作中沒(méi)有足夠的責(zé)任心和耐心，導(dǎo)致了許多情況。檔案管理工作中的丟失和遺漏。由于機(jī)構(gòu)中缺乏檔案管理專業(yè)人員，檔案管理職能不能充分發(fā)揮。因此，只有通過(guò)培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人員，才能在一定程度上順利開(kāi)展機(jī)關(guān)檔案管理工作。

2.目前，我國(guó)大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作中仍然使用紙質(zhì)檔案管理檔案信息。紙質(zhì)檔案容易受潮、破損，一旦破損，很難修復(fù)，使許多重要的檔案信息無(wú)法長(zhǎng)期保存。隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和生活節(jié)奏的加快，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)顯得越來(lái)越重要。

3.事業(yè)單位的檔案管理工作和單位工作人員的利益是密不可分的，甚至還會(huì)對(duì)國(guó)家的經(jīng)濟(jì)發(fā)展造成一定程度上的影響和制約經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但是目前就很多事業(yè)單位的檔案管理工作來(lái)看，單位檔案的管理并沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。事業(yè)單位有關(guān)檔案管理制度尚未完善和建立，致使檔案管理工作無(wú)法開(kāi)展和創(chuàng)新。只有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，檔案管理才能得到發(fā)展，才能最大限度地提高員工的利益，才能進(jìn)一步促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（二）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

在機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)中，可以對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一的管理，這是加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要特點(diǎn)。由于以往傳統(tǒng)的檔案管理大多是紙質(zhì)資料，工作人員工作量大，容易在檔案收集、整理、分類管理等方面出錯(cuò)。通過(guò)信息建設(shè)，員工可以通過(guò)信息平臺(tái)將相關(guān)檔案信息保存到計(jì)算機(jī)上進(jìn)行統(tǒng)一管理，既減輕了員工的工作量，減少了錯(cuò)誤，又有助于有效規(guī)范檔案的統(tǒng)一管理。

由于傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案信息管理一般都是紙質(zhì)的材料，使得在檔案信息提取時(shí)，需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，使工作效率在很大程度上變得較低。而通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，不僅可以提升提取和查詢檔案信息的效率，也提升了工作人員的工作效率，使工作人員在有限的時(shí)間內(nèi)可以完成更多的任務(wù)和管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）樹(shù)立檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展意識(shí)

現(xiàn)階段，為更好地完成事業(yè)單位檔案管理工作，相關(guān)工作人員需要改變工作思路和工作態(tài)度。由于我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展越來(lái)越快，人們對(duì)事物的認(rèn)識(shí)也在逐步提高，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了新的挑戰(zhàn)。因此現(xiàn)階段隨著各種思潮的興起，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作也需要隨著時(shí)代的發(fā)展而發(fā)生變化，相關(guān)的工作人員可以緊跟著時(shí)代發(fā)展腳步，充分掌握檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)要求，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)工作的創(chuàng)新發(fā)展。相關(guān)的工作人員可以打破傳統(tǒng)的思想，采用新型的思想潮流。

（二）提升檔案工作的信息化管理水平

在我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中，要全面提高事業(yè)單位檔案管理水平，要求有關(guān)人員以實(shí)際工作需要為主要手段。傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)檔案管理方式是以紙的形式保存檔案，但這種管理方式是有限的，容易損壞檔案。檔案一旦保存不好，將給我國(guó)事業(yè)單位的檔案工作造成損失。所以現(xiàn)階段相關(guān)的工作人員需要采用新型的手段來(lái)檔案管理工作，不斷地提升檔案管理工作水平，逐漸在工作中融入信息科技，將檔案資料更好地保存。通過(guò)信息科技的運(yùn)作不僅可以更好地保存檔案資料，同時(shí)還減少了查找資料的麻煩，淘汰過(guò)去那些比較落后的方式，只有這樣才能更加高效、快捷地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。這種工作方式不僅加強(qiáng)了我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作效率，還提高了檔案的保護(hù)，以防造成檔案信息的泄露。但是值得注意的一點(diǎn)就是，通過(guò)信息科技手段來(lái)完成事業(yè)單位的檔案管理工作時(shí)，要經(jīng)常對(duì)電子設(shè)備進(jìn)行殺毒，而且對(duì)一些重要的資料要進(jìn)行備份，以免出現(xiàn)失誤刪除等情況。

（三）增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能，促進(jìn)檔案管理信息化的嫁接與移植

一直到目前為止，我國(guó)大部分的事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行建設(shè)，很多事業(yè)單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒(méi)有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，我國(guó)事業(yè)單位中的檔案不僅數(shù)量越來(lái)越多，而且種類也逐漸地開(kāi)始了變化，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當(dāng)找到新型的管理手段來(lái)進(jìn)行檔案管理，全面提高管理人員的認(rèn)識(shí)水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。當(dāng)前，我國(guó)信息技術(shù)的發(fā)展越來(lái)越迅速，我國(guó)大多數(shù)機(jī)構(gòu)的工作人員需要?jiǎng)?chuàng)新自己的工作方式，逐步掌握這種新的管理模式，使機(jī)構(gòu)的檔案管理更好地為人民服務(wù)。

結(jié)束語(yǔ)

可見(jiàn)，檔案管理信息化建設(shè)是我國(guó)事業(yè)單位改革的迫切需要。在我國(guó)新的形勢(shì)和發(fā)展要求下，只有盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)，才能更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，為國(guó)家人力資源的建設(shè)和管理做出貢獻(xiàn)。