淺談檔案管理工作在社會(huì)生活中的重要性

金甫仙

摘?要：檔案管理是體現(xiàn)檔案部門成長(zhǎng)與發(fā)展、對(duì)檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的記錄工具，其所記錄的均是全部活動(dòng)的真實(shí)過程，在很大程度上為各項(xiàng)工作提供了一定的參考依據(jù)。針對(duì)我國(guó)目前社會(huì)形勢(shì)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)在跟隨時(shí)代潮流的同時(shí)，保證檔案管理規(guī)范化的檔案管理體系已逐漸成為趨勢(shì)所在，為檔案部門管理工作的發(fā)展指出明確的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;社會(huì)生活;重要性

引言

在信息化時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行業(yè)領(lǐng)域中得到廣泛應(yīng)用，在企業(yè)檔案管理中，檔案資料作為重要的信息資源，其利用價(jià)值也越來越受到重視，因此需要通過檔案管理水平的提高，使檔案信息的有效利用率提升，在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其作用，其中企業(yè)檔案管理工作加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)至關(guān)重要，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的有效創(chuàng)新。

一、檔案管理工作在社會(huì)生活中的重要性

（一）、各項(xiàng)工作開展的基本依據(jù)

檔案管理是收集、整理和保存各項(xiàng)信息的工作，記錄了所有工作的原始數(shù)據(jù)和進(jìn)展信息。因此，可以通過有限的信息記錄分析當(dāng)下的信息資源，思考過去，展望未來，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，從而更好地制定下一步工作計(jì)劃。另外，檔案記錄了各項(xiàng)工作的每一個(gè)步驟，因此需要做好相應(yīng)的記錄，這些資料是維權(quán)和認(rèn)責(zé)的基本依據(jù)及工作監(jiān)督的重要憑證。

（二）、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展

企業(yè)檔案能夠真實(shí)的反映出企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的情況，不但是企業(yè)中的一份信息資料，是組成企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是企業(yè)未來發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著企業(yè)人力資源的細(xì)節(jié)性信息，從而讓企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時(shí)，予以相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，保障企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。

（三）、提高服務(wù)民生能力

檔案門類多、品種全、覆蓋廣、時(shí)效長(zhǎng)、作用大。檔案涉及有文化教育、健康醫(yī)療、就業(yè)收入、福利保障、居住交通、社會(huì)安全、環(huán)境資源、戶籍婚姻等各個(gè)方面，涵蓋如社保檔案、合作醫(yī)療檔案、戶籍檔案、婚姻檔案、復(fù)退軍人檔案、低保檔案、公證檔案、移民檔案、企業(yè)職工檔案、勞動(dòng)仲裁檔案、土地林權(quán)檔案、房產(chǎn)檔案等進(jìn)百種各行業(yè)專門檔案。這些檔案與人民群眾的生活息息相關(guān)，涉及人民生活的各個(gè)層面、各個(gè)階段，關(guān)乎廣大民眾的切身利益。檔案不僅具有信息記錄功能，還具有法定證明效力，檔案的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)代表了其作為信息載體對(duì)于個(gè)體或者群體在某一時(shí)期身份、行為的高效準(zhǔn)確及時(shí)的證明效力，這一效力在時(shí)間過去而發(fā)生追溯時(shí)通常具有唯一性。加強(qiáng)檔案管理、重視民生檔案功能發(fā)揮，對(duì)于服務(wù)民生、推進(jìn)“一次辦好”改革具有重要意義，還有利于提升新時(shí)代檔案治理能力。

二、檔案管理的有效策略

（一）、加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

當(dāng)前，我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。針對(duì)這種情況，檔案管理人員務(wù)必提高對(duì)檔案管理的重視程度，管理層和領(lǐng)導(dǎo)者只有深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，才能對(duì)檔案的信息化管理做出正確的決策，并結(jié)合時(shí)代的發(fā)展來制定更加完善和科學(xué)的檔案管理制度，以促進(jìn)檔案管理的順利改革。

（二）、創(chuàng)新檔案管理模式

檔案部門如何推進(jìn)全方位規(guī)范化管理，是檔案部門落實(shí)規(guī)范化管理模式的基礎(chǔ)。但我國(guó)大部分檔案管理部門缺乏獨(dú)立性，工作受限嚴(yán)重，在工作中無法自主決定與檔案管理有關(guān)的多項(xiàng)事務(wù)。檔案管理工作在進(jìn)行創(chuàng)新時(shí)，應(yīng)將提高部門獨(dú)立性作為基本目標(biāo)，使其具備自主決策的職能，能夠自行決定檔案的搜集以及保存等事項(xiàng)?？梢哉J(rèn)為，創(chuàng)新階段要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管理，必須改變傳統(tǒng)的管理方式，以全新的管理理念和方式來編制檔案體系，劃分各個(gè)檔案類型并落實(shí)于檔案內(nèi)容。除此之外，檔案管理工作中應(yīng)對(duì)現(xiàn)有管理范圍進(jìn)行拓展，加大對(duì)于文字、表格、圖像等信息的收集和管理，也應(yīng)加強(qiáng)對(duì)于人員及訪客的管理等。

（三）、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

當(dāng)下檔案信息化建設(shè)，是滿足信息時(shí)代的發(fā)展，也是新時(shí)代檔案管理的大方向，對(duì)挖掘檔案資源的作用有著十分重要的意義。檔案的信息化建設(shè)，就是利用現(xiàn)在快速發(fā)展的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)等，來對(duì)原有的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)優(yōu)化，例如原來若檔案入庫(kù)，一般采用手工登記和記載分類存儲(chǔ)位置的方法，在有檔案調(diào)度或調(diào)出使用時(shí)，需要管理員在登記記錄本上仔細(xì)查閱記錄，并從存儲(chǔ)庫(kù)中翻取，往往會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間和精力才能夠找到;而信息化建設(shè)的引入，讓檔案登記、檔案調(diào)度和調(diào)出使用等工作都轉(zhuǎn)移到了電腦和互聯(lián)網(wǎng)上，能夠?qū)崿F(xiàn)點(diǎn)擊、搜集式的一鍵找尋，大大提高了檔案利用的便利性、便捷性。

（四）、提升管理人員服務(wù)意識(shí)

在信息化時(shí)代背景下，檔案管理工作應(yīng)積極轉(zhuǎn)變管理理念，為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，并在日常管理過程中，通過全新管理理念的運(yùn)用，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，管理人員應(yīng)對(duì)檔案信息化管理加強(qiáng)重視，保持科學(xué)發(fā)展觀，并將其作為工作指導(dǎo)思想，使檔案管理工作與信息化技術(shù)有效融合。相關(guān)管理人員還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，對(duì)檔案資料開發(fā)利用的重要性提高認(rèn)識(shí)，確保管理理念能夠更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的步伐，使管理的時(shí)效性提高，使檔案資源能夠在可持續(xù)發(fā)展中充分發(fā)揮價(jià)值和作用。在檔案管理工作中，提高工作人員的服務(wù)意識(shí)至關(guān)重要，其直接影響著檔案管理人員的工作態(tài)度和工作方式。檔案作為重大歷史事件以及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的重要資料，有著較高的參考和保存價(jià)值，能夠?yàn)榭沙掷m(xù)發(fā)展提供重要依據(jù)。工作人員具備良好的服務(wù)意識(shí)和工作態(tài)度，能夠充分保障檔案資料利用價(jià)值的有效發(fā)揮和長(zhǎng)期保存，通過在線檔案資料的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使檔案的使用率提高，進(jìn)一步發(fā)揮檔案使用價(jià)值。

結(jié)束語

現(xiàn)階段，檔案管理工作關(guān)系著單位的切身利益和可持續(xù)發(fā)展，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)重視，不斷創(chuàng)新管理理念和管理模式，借助形式多樣的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，對(duì)檔案管理工作予以不斷創(chuàng)新和改進(jìn)。針對(duì)當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，檔案管理部門充分認(rèn)識(shí)檔案安全的重要意義，保證在新形勢(shì)下科技檔案管理工作的順利開展。

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