秘書工作中的溝通技巧和藝術性分析

劉楠

摘?要：秘書工作在企業(yè)的發(fā)展中有著非常重要的作用，主要是進行各項工作的溝通協(xié)調(diào)?，F(xiàn)代化企業(yè)的快速發(fā)展對辦公秘書工作提出了更高的要求，秘書工作在工作的過程中不僅要具備處理辦公室基礎工作的能力，還需要擁有較強的溝通能力，可以掌握與人溝通的技巧，實現(xiàn)對各項工作的溝通協(xié)調(diào)，保證工作的順利完成。這就需要秘書工作掌握及溝通協(xié)調(diào)技巧和要點，將其合理應用到辦公室工作中，提升工作質(zhì)量和效率。

關鍵詞：秘書工作;溝通協(xié)調(diào);工作技巧要點

秘書工作是企業(yè)領導與員工溝通交流的橋梁，在上級領導與其他部門工作的完成和與其他企業(yè)合作中起到了不可替代的作用。秘書工作的工作內(nèi)容比較多，想要保證各項工作的有序開展，則需要秘書工作具有較高的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，同時還需要具備溝通技巧，才能實現(xiàn)對各方面工作的協(xié)調(diào)，促進企業(yè)的進一步發(fā)展。基于此，本文對秘書工作溝通協(xié)調(diào)工作技巧及要點進行了探究。

1、秘書工作的重要性分析

1.1秘書工作的內(nèi)容與功能

我國有幾萬名秘書工作人員，隨著我國相關政策的改革和經(jīng)濟體制的改革和發(fā)展，秘書業(yè)務的業(yè)務條件日益提高，我國正在從秘書業(yè)務的內(nèi)容、功能、地位來研究分析秘書業(yè)務，在正確理解、有效改善秘書工作方面發(fā)揮積極作用。秘書業(yè)務取決于部門和領導的安排，其內(nèi)容非常廣泛，包括日常官方文件的制作、歸檔的處理、各部門特定業(yè)務的調(diào)整、參與交流支持業(yè)務等，有些工作中，一些政黨和政府的秘書通過書信來進行訪問，保證機密性。秘書工作需要有很強的洞察力和組織性的調(diào)整，需要在業(yè)務過程中對各種簡單或復雜的任務進行有序靈活的處理，秘書的工作主要功能相當于助手和集線器，通過對信息和文檔的處理，建立內(nèi)部和外部的連接，作為領導和同事之間的連接，以及左右連接，參與員工的反饋，領導能力的管理和決策，以及角色的執(zhí)行過程中。將信息反饋給上司，以便于對決策的評價，起到了調(diào)整的作用，也使得外部溝通和內(nèi)部溝通更加緊密，還會處理工作中的所有基本任務，顯示企業(yè)的優(yōu)秀形象。

1.2秘書工作在組織單位工作中的地位

從秘書的業(yè)務內(nèi)容和功能來看，雖然整體的業(yè)務中沒有重要的管理，但是可以看出，部門的業(yè)務在功能上有著重要的保證，使其迅速且高效地完成，不僅可以指導和促進部門內(nèi)同事的工作，還可以作為確保有效溝通和處理工作內(nèi)容的重要中樞。由于職位、角度及看法不同，部門或人在面對相同的事件或問題時，需要有效的溝通，發(fā)表不同的見解，只有適當?shù)臏贤?，才能達到相關人員相互合作、減少摩擦、提高合作效率的調(diào)整目的。秘書溝通的內(nèi)容多方面，不僅可以和領導溝通，還可以和同事溝通進行工作交流，進行創(chuàng)意和意見交換，這樣可以減少和消除雙方的差異，實現(xiàn)調(diào)整的最佳效果，當然，優(yōu)秀的秘書不僅需要溝通，也需要技巧，也就是說，需要學會很多溝通技巧，并靈活使用它們。如果使用靈活、合理、有效的溝通方式，秘書調(diào)整的效率就會更高。

2、溝通協(xié)調(diào)工作技巧

2.1與領導交流時的溝通技巧。秘書工作在與領導進行溝通時，需要注意的問題有很多，主要包括以下幾個方面：首先，明確自身的定位，秘書需要對自己的職責權限有一個清晰的認知，做好分內(nèi)的事情，輔助領導的工作，不要擅自做主，遇到問題時需要向領導進行請示。同時，不過問領導的私生活。其次，做好匯報前的整理工作。領導人員每天的工作量非常大，秘書工作在匯報工作時要做到簡潔明了、條理清晰，讓領導可以快速掌握各方面工作內(nèi)容，秘書還需要進行工作內(nèi)容的篩選，將比較重要的信息進行標注，這樣便于領導處理各項工作。最后，每個領導的性格特點和做事風格都不一樣，這就需要秘書運用不同的溝通技巧，便于工作的順利開展。秘書工作在工作中要細心和善于觀察，對于冷靜型的領導人員，秘書可以通過日常事務的處理、交接等方面來了解領導的性格，在進行各項工作的過程中，需要多與領導進行溝通，多征求領導的意見，保證各項工作的有序進行。對于辦事利落的領導，也喜歡辦事爽快的秘書，這就需要秘書在工作中要勇于表現(xiàn)自己，將自身的優(yōu)點體現(xiàn)出來，同時也要保證自身的工作質(zhì)量，這樣才可以得到領導的賞識。

2.2與同事交流時的溝通技巧。除了與領導人員進行溝通交流外，同事也是秘書主要進行溝通交流的對象，領導在下發(fā)工作任務時，需要秘書與各部門的同事進行傳達，只有掌握與同事之間的溝通技巧，才能實現(xiàn)任務的快速傳達和執(zhí)行。首先，要以誠信為本，寬容待人，任何人在進行溝通交流的過程中，最重要的就是要講誠信，秘書工作與同事交流的過程中，也需要將誠信放在首要位置。允諾他人的事情要盡量辦到，如果不能達成則需要在第一時間向?qū)Ψ秸f明，并尋求諒解。如果同事出現(xiàn)小的疏忽和差錯，也需要寬容待人，用平和的心態(tài)與同事相處，在企業(yè)中樹立威信，這樣可以促進領導安排的任務得以順利完成。其次，要具有團結(jié)協(xié)作的精神，企業(yè)工作人員的數(shù)量比較多，秘書工作在開展各項工作的過程中需要與其他部門工作人員協(xié)調(diào)作業(yè)，這樣才能保證工作的質(zhì)量和效率。所以，秘書需要具有團隊精神，在各項工作中明確自身的職責，營造一個良好的工作氛圍，這對工作的完成有著積極的影響。最后，要尊重同事。與同事進行溝通交流的過程中需要將自己放在與同事同等的位置，尊重每一位同事，在工作交接的過程中要注意言語，不在背后議論他人。

2.3與客戶交流時的溝通協(xié)調(diào)技巧。接待客戶是秘書工作的主要工作之一，想要樹立良好的企業(yè)形象，也需要掌握與客戶的溝通交流技巧。首先，保證微笑服務，秘書的言談舉止代表著企業(yè)的形象，客戶通過秘書可以了解企業(yè)整體的素質(zhì)水平，所以在接待客戶的過程中，需要注意自身的禮儀，保證服務質(zhì)量。其次，要善于從他人的角度思考問題，與客戶交流的過程中要有耐心，在客戶提出問題時要細心解答，讓客戶感受到優(yōu)質(zhì)的服務，為后續(xù)的合作發(fā)展打下基礎。

3、溝通協(xié)調(diào)工作要點解析

3.1端正態(tài)度。溝通協(xié)調(diào)工作在開展的過程中，不光是單純進行語言文字交流，而是一門交流藝術。擁有良好的溝通技巧可以建立良好的人際關系，這就需要秘書掌握溝通時的要點，在溝通協(xié)調(diào)之前，做好準備工作，明確自身的定位，運用舒服的語言和良好的心態(tài)進行溝通協(xié)調(diào)，這是保證工作順利進行的前提，所以，秘書工作在進行溝通協(xié)調(diào)工作時一定要端正自身的態(tài)度。

3.2委婉的表達。在進行工作傳達的過程中，秘書人員一定要注意自己的語氣，委婉表達各種事情，如果過于直接，客戶或者同事會出現(xiàn)難以接受的情況，這就會對工作的交接和執(zhí)行造成影響，也不利于建立良好的人際關系。所以，秘書在與人交流的過程中，需要注意自己的語氣和言語，讓他人更容易接受。

3.3溝通要保證及時有效。實時性的信息才有價值，溝通協(xié)調(diào)工作同樣。秘書要及時傳達領導的重要決定，并將下級的執(zhí)行情況及時反饋給領導，方便領導及時進行調(diào)整。秘書在進行信息的傳達過程中應精準把握，信息應該向誰反映、由誰向下傳達給員工、信息不能向誰傳達等等。只有精準把握信息并及時傳達才能達到良好的溝通效果。

4、結(jié)束語

秘書人員作為重要的文職文員，必須具備與人溝通的技巧，在與人打交道中把握自己的情感，適當運用溝通技巧，給人以舒適的談話感覺。對于秘書人員來講，如果能夠領悟溝通技巧并且熟練的使用溝通技巧，不僅有利于工作的順利開展，而且可以在溝通中與人形成良好的關系，方便下一次的工作開展，給人良好的印象，方便完成工作。

參考文獻

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