基于人事檔案管理信息化建設分析

李麗紅

摘 要：21世紀是數字化的時代，是信息化的時代。在這樣的新形勢下，互聯網已經變成了人事檔案管理工作的關鍵場所，極大地促進了人事檔案管理信息化建設的科學化和可靠化。與此同時，在人事檔案管理工作實際展開的時候，會對企業(yè)多種經營活動的順利進行提供多個方面的服務。因此，在人事檔案管理的信息化建設過程當中，有關人員要廣泛應用先進的互聯網技術，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供多個方面的信息內容。本文將著重分析基于人事檔案管理的信息化建設，希望對促進人事檔案管理信息化建設提供參考和幫助。

關鍵詞：人事檔案管理;信息化建設

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.118

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，我國社會的各個行業(yè)都面臨著巨大的挑戰(zhàn)與沖擊，尤其是對于人事檔案管理工作而言。就目前社會的發(fā)展情況來看，人事檔案管理工作和信息化建設之間具有密不可分的關系，要想有效促進人事檔案管理的發(fā)展，必須將其與先進的信息化技術有效整合起來，加強信息化方面的建設。從而可以更好的幫助管理者調動信息，增大流動性，進行合理的分配與統籌。隨著科技的發(fā)展，人事檔案管理信息化建設成為必然，人事檔案管理信息化建設必然會擴大人事檔案管理規(guī)模，并通過網絡、數據平臺等實現人事檔案信息共享，進一步提高檔案管理水平，使得人事檔案管理工作高效進行。

1 人事檔案管理信息化的重要性與必要性分析

1.1 有利于實現現代人事檔案管理的準確性

隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理不管是對于國家還是對于企業(yè)等單位都具有重要的地位，而在這個特定的時代里，數字化與信息化顯然已成為當前的一大特征，因此人事檔案管理信息化建設已經成為當前時代發(fā)展的一大趨勢。首先，人事檔案管理信息化建設使其更加便捷，從而有利于實現現代人事檔案管理的準確性。當今社會是經濟與科技高速發(fā)展的大時代，對人事檔案管理進行信息化建設更加方便快捷，現代人事檔案管理信息化建設信息是這個時代不可或缺的一個重要東西，進行現代人事檔案管理信息化建設有利于提高現代人事檔案管理的準確性，更方便進行管理，更具科學性和準確性，是經濟管理中一個重要的方法。其次，人事檔案管理信息化建設提高了人事檔案管理的效率，有利于實現現代人事檔案管理的準確性。信息化時代，知識更新間隔極大縮短，對工作效率提出了更高要求。傳統模式的人事檔案管理已經不能適應信息化時代的效率需要，亟需實現更準確、更高效的信息化管理。

1.2 有利于當今信息化經濟的發(fā)展

隨著時代的變化發(fā)展，信息是這個時代的重要東西，我們的生活離不開信息，互聯網、大眾創(chuàng)業(yè)萬重創(chuàng)新，信息是這個時代的必不可少。所以說現代人事檔案管理信息化建設有利于當今信息化經濟的發(fā)展符合時代發(fā)展的需要。信息化時代的數據海量性要求人事檔案管理內容更加全面數據是信息化時代的第一資源。對于人事檔案管理而言，既需要進一步豐富和完善傳統模式下的內容，更需要通過信息化手段強化內容管理。信息化時代，無紙化、信息化趨勢將滲透各行各業(yè)各個領域，人事檔案管理工作也不例外。這不僅有利于節(jié)約從事人事檔案管理的人力物力成本，也將帶來人事檔案管理的平臺換代和載體革新。因此，在信息化時代，必須盡快建立能夠支撐和承載內容更全面、調取更快速的人事檔案管理平臺。

1.3 有利于提高信息管理的安全性

信息安全是信息化時代無法回避的熱門話題之一。在帶來極大便利性的同時，信息的易滲透性使得信息安全問題頻發(fā)，小到用戶個人信息大到國家國防安全，信息安全必須得到有效保障。作為人事檔案管理的特點之一，無論時代如何發(fā)展、技術如何進步，隱私機密性將伴隨始終。因此，信息化的雙刃劍作用不容忽視。對人事檔案管理而言，必須加強信息化平臺的安全系數，確保人事檔案所有的安全性。

2 人事檔案管理信息化建設的措施分析

2.1 加強對人事檔案管理信息化建設資金的支持

人事檔案管理信息化建設著重依賴于互聯網、信息化建設等等，因此要加強人事檔案管理信息化建設，必須從硬件設施入手，加強人事檔案管理信息化建設的設備與資源的配備。人事檔案信息化項目通常可分為兩種，一種是紙質、縮微膠片、錄音錄像等傳統載體檔案的數字化、數據化加工，一種是電子檔案管理系統或數字檔案室系統、數字檔案館系統等檔案信息系統的設計、開發(fā)、運行和維護。前者起源較早，目前已經有了較好的發(fā)展，現在人事檔案管理信息化建設的方法主要是指在數字化條件下的人事檔案管理，所以在加強人生是檔案管理信息化建設對設備和資源有較高的要求。

2.2 加強對人事檔案管理信息化建設思維的完善

良好的治理思維是促進人事檔案管理信息化建設的重要途徑，這里所說的治理思維就是要將治理的基本理念應用于人事檔案管理信息化建設項目的推進過程中。首先表現在項目實施主體單位與其他單位之間的協作與聯合。當前多數檔案信息化項目采用完全外包或半外包的方式進行，也就是委托技術公司（檔案服務企業(yè)）具體負責檔案信息系統的開發(fā)建設。檔案部門最重要的工作就是配合技術公司的調研工作，清晰地表達業(yè)務需求，做好進度的監(jiān)督檢查。其次表現在項目實施主體單位內檔案部門與其他部門（包括業(yè)務部門、綜合管理部門、財務部門、信息技術部門等）之間的協作與聯合。雖然各部門都屬于同一單位，但工作推進過程中，不可避免地涉及部門利益問題。非常典型的業(yè)務場景就是歸檔，檔案部門希望通過前端控制提高歸檔文件的規(guī)范性，但業(yè)務部門可能會有所顧慮，包括是否會增加工作量等問題。因此，在項目開展之初，就應建立由檔案部門牽頭的跨部門項目小組，同時在項目推進會、專家咨詢會等相關活動上邀請有關部門工作人員列席，以此增進其他部門對檔案信息化項目的了解，其他部門也可從自身業(yè)務的角度提出意見建議，使得檔案信息化能更好地服務于單位業(yè)務活動。

2.3 加強對人事檔案管理信息化建設體系的建設

規(guī)范體系建設是人事檔案管理信息化建設項目實施的基礎和保障。人事檔案管理信息化規(guī)范體系應具有全面完整、層次鮮明、結構清晰、合規(guī)合理、貼合實際的特點。首先，人事檔案管理部門需要有一個規(guī)范體系框架，作為規(guī)范體系建設的基本依據。其次，參照該框架，對標國家檔案局發(fā)布的檔案信息化政策制度、標準規(guī)范，以及單位內部已有的相關規(guī)范，梳理出規(guī)范清單（或列表）。規(guī)范的形式可以多種多樣，可以有管理辦法、規(guī)范、制度，也可以有規(guī)范化程度較高的地方標準或企業(yè)標準，還可以有更具操作性的指南、手冊等。在規(guī)范發(fā)布后，還要做好規(guī)范的適時修訂和宣傳貫徹。

3 結束語

在系統分析人事檔案管理內涵與特點的基礎上，結合信息化時代的發(fā)展訴求和客觀需求，強調信息化時代的人事檔案管理方式應當更加便捷、內容需要更加全面、安全必須更加可靠。因此說要加強人事檔案管理信息化建設。

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