趙民
摘 要:隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用,醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)也要與時(shí)俱進(jìn),將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入醫(yī)院的管理中,通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)全體員工的互聯(lián)。醫(yī)院使用的大數(shù)據(jù)技術(shù)以辦公自動(dòng)系統(tǒng)為主,該系統(tǒng)的應(yīng)用明顯提升員工的工作效率,促使醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作更加規(guī)范化。本文以泰安市口腔醫(yī)院為例,分析口腔醫(yī)院檔案管理工作中的不足,針對存在的問題給出辦公自動(dòng)化為檔案管理工作的優(yōu)化策略。
關(guān)鍵詞:辦公自動(dòng)化;醫(yī)院;檔案管理;應(yīng)用策略
DOI:10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.042
辦公自動(dòng)化并非將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入辦公作業(yè)中那么簡單,而是在現(xiàn)代化的辦公作業(yè)中將計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)技術(shù)深層次的貫徹其中,同時(shí)借助各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備,將工作中所需資源信息進(jìn)行收集加工梳理,使得信息的使用更為便捷。
1 在醫(yī)院檔案管理中辦公自動(dòng)化的實(shí)戰(zhàn)應(yīng)用——以泰安市口腔醫(yī)院為例
在口腔專科醫(yī)院的檔案管理中辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效地將各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)施有序銜接,極大的滿足辦公需求。醫(yī)院的檔案管理主要是患者個(gè)人健康文書資料,臨床治療中發(fā)現(xiàn)對后續(xù)疾病研究有參考價(jià)值的資料,采取分門別類的管理形式,把這些資料進(jìn)行分類儲存。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)將具有使用借鑒價(jià)值的數(shù)據(jù)在檔案中加以記錄,通過簡單的操作以數(shù)字化的方式對檔案中的內(nèi)容實(shí)施整合,借助網(wǎng)絡(luò)傳輸,實(shí)現(xiàn)口腔醫(yī)院信息的互聯(lián),同時(shí),形成規(guī)范有序的管理平臺。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與掃描設(shè)備相連接,自動(dòng)掃描功能會對數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描識別,以規(guī)范統(tǒng)一的格式把數(shù)字化的檔案文件輸入進(jìn)計(jì)算機(jī)中,鋪墊好后續(xù)的檔案管理工作[1]。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)能夠確保數(shù)據(jù)庫的更新速度,促使管理的實(shí)效性大大提高。
借助自動(dòng)辦公軟件使數(shù)據(jù)以信息化的形式,為口腔醫(yī)院的工作人員提供檢索的便利,在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支撐下,隨時(shí)檢索、瀏覽下載。為了促進(jìn)業(yè)務(wù)的有序開展,依據(jù)實(shí)際狀況對海量數(shù)據(jù)和復(fù)雜的文件檔案集中分類,并可以進(jìn)一步實(shí)施查看搜索開發(fā)的應(yīng)用。對于專業(yè)化的口腔醫(yī)院來說,日常的服務(wù)項(xiàng)目比較多,加強(qiáng)管理流程建設(shè),對人為干擾因素可以大幅下降,同時(shí),統(tǒng)一的檔案格式也更便于參考。對患者個(gè)人檔案的管理,借助EXCEL與文件夾的結(jié)合來實(shí)現(xiàn)患者病例的個(gè)人檔案管理。
2 口腔醫(yī)院檔案管理工作的不足
2.1 重視程度不足
受經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢的影響,口腔醫(yī)院檔案管理工作不可避免地對短期的經(jīng)濟(jì)效益更加側(cè)重,究其原因在于管理者理念過于傳統(tǒng),對檔案管理的重視程度欠缺所致。
2.2 口腔醫(yī)院館藏資源欠缺
由于歷史因素,加之口腔醫(yī)院檔案管理制度的不完善,一些檔案信息還未納入自動(dòng)辦公系統(tǒng)管理范圍。像基建、設(shè)備、文書、科研等這些檔案信息,均由不同的業(yè)務(wù)部門管理,醫(yī)療文書、病理切片以及X光膠片等又由各醫(yī)療科室進(jìn)行管理,在口腔醫(yī)院缺乏相對的檔案館藏資源。
2.3 檔案資源的開發(fā)力度欠缺
由于理念的傳統(tǒng)性,在編制檔案時(shí)側(cè)重于口腔醫(yī)院的結(jié)構(gòu)沿革、狀況介紹、大事記,使檔案的編制局限性太強(qiáng),并未將檔案的信息資源充分開發(fā)出來,現(xiàn)代化的檔案管理其應(yīng)用欠缺,有部分口腔醫(yī)院現(xiàn)代化的檔案管理并沒有實(shí)現(xiàn),依然沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式,使得檔案管理較為落后。
2.4 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高
在檔案管理工作中普遍存在時(shí)間跨度比較大的問題,例如泰安市口腔醫(yī)院建于1978年,40多年的檔案管理時(shí)間跨度之大,造成該醫(yī)院在不同階段的管理模式不盡相同,這必然會形成檔案管理的方式存在差異性。醫(yī)療開改后,伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,檔案管理工作也在向信息化建設(shè)發(fā)展,盡管口腔醫(yī)院管理者非常重視醫(yī)療工作者的全面素養(yǎng)的培養(yǎng),然而,檔案管理人員的綜合素質(zhì)良莠不齊的現(xiàn)象仍然存在并有待改善。
3 優(yōu)化檔案管理工作的策略
3.1 更新觀念,提高認(rèn)識
對于口腔醫(yī)院來說,患者個(gè)人信息至關(guān)重要,通過不同的信息資源為醫(yī)師積累臨床經(jīng)驗(yàn),而信息檔案是尤為關(guān)鍵的信息來源,信息檔案不僅是醫(yī)院管理者解決醫(yī)患問題的關(guān)鍵依據(jù),也是管理者進(jìn)行工作安排、決策的重要參考條件。因此,口腔醫(yī)院的管理層應(yīng)更新觀念,才能為相關(guān)部門、患者主動(dòng)提供信息服務(wù),將創(chuàng)新意識實(shí)踐于工作中,以確保工作的有效落實(shí)。其次,在現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中引入0A辦公系統(tǒng),在現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上,從新進(jìn)行信息檢索工具的編制,促進(jìn)快速檢索信息,使得查找檔案信息資料更加準(zhǔn)確,也使檔案管理的價(jià)值和作用得以充分發(fā)揮。
3.2 改善口腔醫(yī)院檔案管理結(jié)構(gòu)
合理的開發(fā)檔案信息資源對口腔醫(yī)院尤為重要,而將醫(yī)院館藏資源合理進(jìn)行利用,對口腔醫(yī)院的可持續(xù)性發(fā)展其意義非凡。由于館藏資源的合理與否對資源信息的開發(fā)與利用有直接的關(guān)系,故豐富館藏資源則成為口腔醫(yī)院檔案管理人員的首要工作,通過拓展信息資源的收集途徑,不斷地尋找和擴(kuò)大收集范圍,促使館藏資源逐步豐富。但在廣泛收集信息資源的過程也要重視質(zhì)量,注重館藏資源的數(shù)量。其次,檔案管理部門應(yīng)對其他的業(yè)務(wù)部門、醫(yī)療各科室的職能與權(quán)責(zé)范圍必須詳細(xì)了解、具體掌握,對檔案管理的結(jié)構(gòu)體系不斷的加以完善,促進(jìn)館藏資源結(jié)構(gòu)更趨合理,以此推動(dòng)口腔醫(yī)院檔案管理向高質(zhì)量水平邁進(jìn)。
3.3 合理開發(fā)利用檔案信息資源,提高檔案資源的價(jià)值
合理開發(fā)檔案信息資源,有效解決信息資源難以廣泛應(yīng)用的問題。使檔案信息資源深層次的開發(fā)與利用得以實(shí)現(xiàn)[2]。管理人員在展開信息資源深層次分析研究時(shí),將能夠反映醫(yī)院關(guān)鍵職能、最新醫(yī)療成果的信息資料匯總后,進(jìn)行專題檔案的編制,并設(shè)置在口腔醫(yī)院的公共平臺上為使用者提供參考資料,同時(shí)也進(jìn)行了宣傳、報(bào)道。將現(xiàn)有的檔案匯編成《院志》,也可以以科室為單位介紹本科室的臨床經(jīng)驗(yàn),將發(fā)現(xiàn)的有參考價(jià)值的信息進(jìn)行共享,借助此方式完成口腔醫(yī)院的宣傳工作,通過這種方式,完成醫(yī)護(hù)人員的臨床實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。
3.4 加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度,提升管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員的綜合素質(zhì)決定了其管理的水平。因此,口腔醫(yī)院的管理者需要重視檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,培訓(xùn)內(nèi)容不僅僅只局限于業(yè)務(wù)規(guī)范,還要熟練掌握專業(yè)知識:檔案管理技巧、行政管理、工作程序等。同時(shí),管理人員要積極參與培訓(xùn)活動(dòng),通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),完善自身的知識結(jié)構(gòu)體系,促進(jìn)創(chuàng)新思維、創(chuàng)造能力的不斷提高。
4 結(jié)語
在口腔醫(yī)院OA辦公系統(tǒng)的有效利用,構(gòu)建科學(xué)化的管理系統(tǒng),以電子信息的形式代替紙質(zhì)檔案,實(shí)現(xiàn)在短時(shí)間內(nèi)完成檔案信息的存儲,隨時(shí)可以調(diào)用,提升辦公效率。其次,本文以泰安市口腔醫(yī)院為例,將OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理的實(shí)踐中進(jìn)行闡釋。同時(shí),指出在口腔醫(yī)院檔案管理工作中存在的一些問題,就這些問題,根據(jù)實(shí)際狀況從多個(gè)方面給出相關(guān)的優(yōu)化策略。
參考文獻(xiàn)
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