新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

摘 要：本文先闡述了現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，然后又對新時期創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法展開討論，并提出個人的見解。

關(guān)鍵詞：新時期：事業(yè)單位：檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.050

行政管理在事業(yè)單位當(dāng)中得到作用不僅能夠保證各單位之間的合理運(yùn)作和提高運(yùn)營效率、質(zhì)量，而且也能注重單位的合理化發(fā)展，并且最重要的就是能夠維護(hù)人民群眾的自身利益最大化。所以在新時期我國事業(yè)單位的檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展是至關(guān)重要的。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 缺乏完善的管理制度

現(xiàn)如今我國的事業(yè)單位檔案管理面臨的一大問題就是制度比較雜亂，主要的原因就是相關(guān)部門對于檔案管理并不夠重視，在相關(guān)的調(diào)查當(dāng)中可以看出的是目前我國大部分事業(yè)單位雖然也相應(yīng)的建設(shè)了檔案管理制度，但是在運(yùn)營起來效率并不是很高，大部分都是流于形式。就比方說很多事業(yè)單位的檔案管理人員習(xí)慣于將檔案堆積在一起，并不進(jìn)行分類和整理，這樣的話就算檔案丟失了他們也察覺不到，責(zé)任意識比較低，也不利于單位對信息的采集和保證自身運(yùn)行。尤其是在檔案向外借用的時候，管理人員必須要按照嚴(yán)格的程序流程進(jìn)行，如果這一制度體系不夠明確，那么檔案的外借信息就無法查證[1]。

1.2 落實工具和手段缺乏創(chuàng)新

在新時期背景下，我國的經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展迅速，所以對于事業(yè)單位當(dāng)中的檔案管理也提出了更高的要求，尤其是在信息化發(fā)展迅速的基礎(chǔ)上，更凸顯出了計算機(jī)在檔案管理當(dāng)中的應(yīng)用。但是，目前我國大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理這一方面所運(yùn)用的手段比較落后，并且在管理的過程當(dāng)中也沒有意識到計算機(jī)信息技術(shù)運(yùn)用的有效性。就比方說現(xiàn)如今事業(yè)單位的檔案管理大部分還是局限在人工，這樣整個管理的效率就會大大的降低，而且在信息量比較大的時候，人工處理的方式是比較困難的，經(jīng)常會遺漏一些信息，所以就凸顯出新時期下事業(yè)單位檔案管理必須要進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。

1.3 缺乏對檔案信息的有效利用

從某個層面上來講，檔案當(dāng)中的信息與資料是一種寶貴的財富，能夠通過提供相應(yīng)的信息來支持我國的社會發(fā)展，所以它在事業(yè)單位當(dāng)中有著極其重要的作用。但是在實際的檔案管理相關(guān)工作當(dāng)中，很多對檔案管理的價值作用并沒有被真正的意識到，就比方說對其進(jìn)行保存和搜集的時候雖然有了一定的手段，但是并沒有意識到它的價值，所以就感覺這些檔案當(dāng)中的資料沒有太大的作用，這樣就會形成一種重視檔案信息的收藏但是并不重視其價值的現(xiàn)狀，所以這些檔案就逐漸的失去了利用價值，從而制約了檔案的利用效率[2]。

1.4 管理人員素質(zhì)有待提高

現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位檔案管理在運(yùn)行的過程當(dāng)中還是存在著一定的問題，就是管理人員的素質(zhì)。在實際工作中，檔案的管理人員將直接影響到檔案的管理和利用效率，他們?nèi)绻軌蛑匾暺疬@一工作，那么就會對整個事業(yè)單位乃至國家的發(fā)展有著較大的幫助。而且檔案管理這項工作是需要具備較高的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)的，但是很多事業(yè)單位的檔案管理人員專業(yè)水平并不到位，大部分都是忽略了檔案管理的重要性，而且在工作當(dāng)中也有所懈怠，這樣就會讓整個檔案管理的工作效率降低。

2 新時期創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法

2.1 創(chuàng)新觀念，強(qiáng)化檔案管理意識

在新時期下，事業(yè)單位的檔案管理工作要想合理的發(fā)展下去，就要重視起檔案管理工作的正常進(jìn)行，而且通過創(chuàng)新意識來保證檔案管理的合理化。所以，需要從以下幾個方面提高重視：首先是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)重視這一工作的重要性，然后為了保證其有效運(yùn)行來設(shè)立相關(guān)的制度，以此來推動員工的積極性。其次是要加大宣傳的力度，讓社會各界人士都對這項工作有一定的認(rèn)識，并強(qiáng)化管理理念，完善機(jī)構(gòu)的整體建設(shè)，從而促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理部門的有效運(yùn)行[3]。

2.2 創(chuàng)新管理機(jī)制，完善檔案管理制度建設(shè)

在對事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行的過程當(dāng)中，創(chuàng)新管理機(jī)制是必然的，這其中需要以先進(jìn)的理念為基礎(chǔ)，建立現(xiàn)代化的管理意識，使得工作能夠井然有序的進(jìn)行。然后要把責(zé)任落實到每一個工作人員身上，讓他們明確工作責(zé)任，提高管理意識，并且在管理層的推動下，創(chuàng)設(shè)激勵機(jī)制，這樣也能調(diào)動全體人員的工作積極性，從而達(dá)到高效的管理效果。

2.3 強(qiáng)化培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)化管理隊伍

檔案管理需要人員具備較高的技術(shù)和素養(yǎng)，所以需要對相關(guān)的管理人員進(jìn)行全面化的培訓(xùn)才能保證工作的有效性。單位管理層應(yīng)當(dāng)重視人才的引進(jìn)，然后加大培訓(xùn)力度，積極的引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，為高效的檔案管理打下良好的基礎(chǔ)，同時也能打造一個綜合素養(yǎng)極高的檔案管理人員隊伍。尤其是一些新上任的檔案管理工作人員，他們必須要對工作的內(nèi)容和責(zé)任有一個全面的了解，這樣能為他們最快的投入工作打下良好的基礎(chǔ)，然后是在實際工作上也要請一些有經(jīng)驗的人員帶領(lǐng)新人，從而使這些人員更有效的將工作完成。

2.4 加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)

事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)重視對自己的工作，并且自身單位的發(fā)展是離不開大量信息資源的，所以說應(yīng)當(dāng)通過引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備的基礎(chǔ)上，合理的開發(fā)并挖掘這些信息，明確工作的重點方向，不斷的總結(jié)經(jīng)過的經(jīng)驗，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，發(fā)揮出檔案信息的時效性[4]。

2.5 做好檔案保密工作

要想做好對事業(yè)單位檔案的保密工作，首先應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格的按照國家國定建設(shè)辦公區(qū)域和庫房，然后將這些建筑做好安保工作。其次是在相關(guān)的數(shù)據(jù)和信息上，做好保密工作，將其與信息的處理分開，每一個部門都有專門的管理人員，合理的運(yùn)用現(xiàn)代化信息基礎(chǔ)，提高網(wǎng)絡(luò)安全管理的重要性。如此一來，在信息化技術(shù)的支持下，不僅能夠提高檔案信息處理和管理的效率，而且也能夠保證其安全性。

3 總結(jié)

綜上所述，在我國的事業(yè)單位當(dāng)中，安全管理是其中十分重要的一項工作，所以必須要自上而下的加大對其重要性，并通過采用一些有效的方式提升檔案管理、信息收集以及安全保護(hù)等工作小康，這樣就能夠讓這些檔案有效的保存，有利于日后的查看，而且也能使檔案之中的數(shù)據(jù)發(fā)揮出自身的價值，不僅可以提高事業(yè)單位的工作效率，而且也能合理的推動我國發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]劉宗華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].中國職工教育，2012（12）：66+68.

[2]張偉城.大數(shù)據(jù)時代下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的困境及出路探索[J].蘭臺內(nèi)外，2020（28）：4-6.

[3]孫艷華.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2018（02）：181.

[4]史文斯.新時期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路與方法[J].現(xiàn)代國企研究，2016（22）：77.

作者簡介

孫明艷（1973-），女，漢族，河南周口人，大專，中級館員，漢語言文學(xué)專業(yè)，研究方向：檔案管理。