城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案的規(guī)范化管理分析

阮青青

摘 要：現(xiàn)如今，城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案量大、手續(xù)復(fù)雜、內(nèi)容繁多，傳統(tǒng)檔案管理模式很難適應(yīng)新時(shí)期檔案管理的基本要求。為此，如何優(yōu)化檔案管理機(jī)制，確保檔案管理內(nèi)容、流程規(guī)范達(dá)標(biāo)，是當(dāng)前醫(yī)保檔案管理人員需要關(guān)注并思考的課題。文章就居民醫(yī)保檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)意義進(jìn)行分析，闡述醫(yī)保檔案管理中存在的問題;并結(jié)合相關(guān)理論提出建議，旨在能夠進(jìn)一步推動城鄉(xiāng)居民醫(yī)保事業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化;檔案;現(xiàn)實(shí)意義;城鄉(xiāng)居民醫(yī)保;問題

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.048

1 城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 有利于更好地開展醫(yī)保業(yè)務(wù)，推動醫(yī)保事業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展

城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案真實(shí)反映和記錄了城鄉(xiāng)醫(yī)療保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展過程以及醫(yī)療保險(xiǎn)工作的基本情況，具有重要的社會價(jià)值、經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是重要的憑證和寶貴的資料。因此，對城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，能夠進(jìn)一步促進(jìn)相關(guān)單位醫(yī)保業(yè)務(wù)的開展。一方面，確保城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案內(nèi)部各類信息資料真實(shí)準(zhǔn)確，能夠更好地為醫(yī)保繳納、醫(yī)保報(bào)銷、醫(yī)保管理等各項(xiàng)工作提供依據(jù)，減輕檔案管理人員的工作壓力[1]。另一方面，從規(guī)范化的角度對醫(yī)保檔案進(jìn)行管理，通過杜比分析檔案中繳費(fèi)變化年限、繳費(fèi)調(diào)整標(biāo)準(zhǔn)、參保人員信息、費(fèi)用報(bào)銷情況，客觀地掌握社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平與醫(yī)療保障的匹配度，可以進(jìn)一步推動醫(yī)保事業(yè)長遠(yuǎn)穩(wěn)健發(fā)展。

1.2 有利于更好地制定醫(yī)保政策，提升檔案服務(wù)工作水平

醫(yī)保政策的擬定事關(guān)城鄉(xiāng)居民的利益，事關(guān)社會穩(wěn)定。一方面，從規(guī)范化的角度對醫(yī)保檔案進(jìn)行管理，可以為上級機(jī)關(guān)、國家相關(guān)部門制定醫(yī)保政策提供重要的參考資料。相反，如果不能確保醫(yī)保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性以及原始性，勢必會影響政策的科學(xué)性。因此，從宏觀的角度來看，醫(yī)保檔案規(guī)范化管理是一項(xiàng)重要的工作。另一方面，隨著城鄉(xiāng)居民參保數(shù)量不斷增加，醫(yī)保檔案中承載的信息量與醫(yī)保檔案數(shù)量也會不斷增加、不斷更新。只有從規(guī)范化的角度對醫(yī)保檔案進(jìn)行管理，才能避免檔案損毀和遺失，保障檔案管理效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)工作水平。

2 城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案管理中存在的問題

2.1 醫(yī)保檔案管理設(shè)施不達(dá)標(biāo)

當(dāng)前，我國部分單位醫(yī)保檔案儲存條件落后，軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，難以滿足醫(yī)保檔案規(guī)范化管理的基本要求，導(dǎo)致醫(yī)保檔案管理效率低、難度大等問題發(fā)生。從硬件設(shè)施角度來看，部分單位直列式檔案密集架、抽濕機(jī)、排風(fēng)扇、防紫外線窗簾、溫濕度計(jì)、溫度監(jiān)控儀、防蟲藥、微縮相機(jī)、高存儲移動硬盤、高性能計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、復(fù)印打印一體化設(shè)備等硬件設(shè)施匱乏，容易引發(fā)紙質(zhì)檔案物理損毀、化學(xué)損毀等問題[2]。例如，實(shí)踐中時(shí)常出現(xiàn)的檔案蟲蛀、檔案霉變、紙張發(fā)黃等。從軟件設(shè)施角度來看，部分單位醫(yī)保檔案管理系統(tǒng)功能單一，無法滿足檔案管理人員的需求，難以適應(yīng)新形勢下醫(yī)保檔案規(guī)范化管理的要求。典型表現(xiàn)在電子醫(yī)保檔案檢索、整合、開發(fā)、復(fù)制、傳輸、共享等工作效率低下，醫(yī)保檔案管理系統(tǒng)只能實(shí)現(xiàn)簡單的存儲與檢索。

2.2 醫(yī)保檔案管理制度不完善

現(xiàn)階段，部分單位醫(yī)保檔案管理制度內(nèi)容不科學(xué)，存在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)單一、立卷歸檔流程不精細(xì)、責(zé)任落實(shí)和績效考核不完善等問題。一是檔案管理標(biāo)準(zhǔn)單一，沒有分別就紙質(zhì)檔案與電子檔案制定相關(guān)的規(guī)章制度，也沒有擬定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。尤其是電子檔案標(biāo)準(zhǔn)不明確，使得圖像、影像、聲像、電子文件等檔案格式不統(tǒng)一，影響后期的統(tǒng)一使用和利用。二是立卷歸檔流程不精細(xì)，分工不明確，無法形成相互配合、協(xié)作的檔案管理機(jī)制。典型表現(xiàn)在檔案管理人員與業(yè)務(wù)人員之間沒有理清檔案管理權(quán)責(zé)，許多醫(yī)保檔案未經(jīng)初步處理就直接移送檔案管理部門，導(dǎo)致檔案管理部門工作量激增[3]。同時(shí)，部分單位立卷歸檔時(shí)限不明，醫(yī)保檔案資料沒有及時(shí)移送，容易出現(xiàn)損毀、丟失問題。三是績效考核與責(zé)任落實(shí)機(jī)制不完善，績效考核指標(biāo)單一、責(zé)任落實(shí)不明確，不利于醫(yī)保檔案管理工作長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.3 醫(yī)保檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

醫(yī)保檔案管理人員作為具體管理檔案的主體，其綜合素質(zhì)直接影響檔案規(guī)范性水平。當(dāng)下，我國部分醫(yī)保檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的不足既體現(xiàn)在“量”這一層面，也體現(xiàn)在“質(zhì)”這一層面。一方面，部分單位醫(yī)保檔案數(shù)量不斷增加，但單位內(nèi)部受限于編制問題，無法大規(guī)模招募兼職人員，醫(yī)保檔案管理任務(wù)繁重。另一方面，部分單位培訓(xùn)工作有待完善，在電子化辦公、檔案信息化管理、檔案編研、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等前沿領(lǐng)域的培訓(xùn)不足，難以適應(yīng)新形勢下檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢。

3 城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案規(guī)范化管理的對策

3.1 完善醫(yī)保檔案管理設(shè)施，夯實(shí)管理基礎(chǔ)

為了更好地實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理目標(biāo)，必須要優(yōu)化管理環(huán)境。一是結(jié)合單位本身的使用需求，引進(jìn)并更新直列式檔案密集架、抽濕機(jī)、排風(fēng)扇、防紫外線窗簾、溫濕度計(jì)、溫度監(jiān)控儀、防蟲藥、微縮相機(jī)、高存儲移動硬盤、高性能計(jì)算機(jī)、高速掃描儀、復(fù)印打印一體化設(shè)備等硬件設(shè)施，確保檔案室內(nèi)部的濕度、溫度達(dá)標(biāo)的同時(shí)，為檔案信息化建設(shè)。二是要完善軟件設(shè)施，做好需求調(diào)研工作，不斷豐富檔案管理系統(tǒng)的功能。要進(jìn)一步探索將大數(shù)據(jù)檢索功能、云共享功能、云儲存功能融入檔案管理系統(tǒng)中，提升醫(yī)保檔案管理實(shí)效。

3.2 健全醫(yī)保檔案管理制度，提供制度引領(lǐng)

一是要在制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，分別在紙質(zhì)檔案管理以及電子檔案管理領(lǐng)域出臺相應(yīng)的規(guī)章制度，統(tǒng)一圖像、影像、聲像、電子文件等檔案格式，為檔案管理人員提供指引的同時(shí)，確保后期檔案資源便于集中開發(fā)和編研，發(fā)揮醫(yī)保檔案在政策研究、決策參考等領(lǐng)域的作用。二是要細(xì)化立卷歸檔流程，探索形成“”業(yè)務(wù)部門初步整理、處理。檔案管理部門精細(xì)加工“的檔案管理模式，做到分工明確，減少檔案管理的繁瑣性，避免檔案資源反復(fù)加工、二次加工等問題的發(fā)生。同時(shí)，要進(jìn)一步明確立卷歸檔時(shí)限，確保檔案資源能夠及時(shí)歸檔整理。三是要細(xì)化績效考核指標(biāo)，落實(shí)檔案管理各個環(huán)節(jié)的主體責(zé)任，提升工作人員規(guī)范意識和責(zé)任意識。

3.3 打造專業(yè)化醫(yī)保檔案管理人才隊(duì)伍，避免檔案管理邊緣化

單位要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化對人員的培訓(xùn)，打造復(fù)合型、專業(yè)型人才隊(duì)伍。一方面，單位要探索通過勞務(wù)派遣、勞務(wù)外包、合同制等方式打造兼職隊(duì)伍，引進(jìn)具有檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人才。另一方面，單位要優(yōu)化培訓(xùn)模式，采用案例教學(xué)、實(shí)踐模擬等新型的培訓(xùn)方式，集中對人員進(jìn)行電子化辦公、檔案信息化管理、檔案編研、檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)等前沿領(lǐng)域的培訓(xùn)，更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢。

4 結(jié)束語

隨著人民群眾收入水平不斷提高以及我國醫(yī)保政策不斷完善，我國城鄉(xiāng)居民的參保人數(shù)逐年遞增，城鄉(xiāng)居民醫(yī)保事業(yè)發(fā)展迅猛。與此同時(shí)，醫(yī)保業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各類信息資源不斷增多，醫(yī)保檔案管理難度也隨之增加。在這種形勢下，要做好醫(yī)保檔案管理，必須要著眼于檔案規(guī)范化建設(shè)，切實(shí)理清檔案管理權(quán)責(zé)界限，細(xì)化檔案管理流程，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，創(chuàng)新檔案管理方式。具體而言，一是要完善醫(yī)保檔案管理設(shè)施，夯實(shí)管理基礎(chǔ);二是要健全醫(yī)保檔案管理制度，提供制度引領(lǐng);三是要打造專業(yè)化醫(yī)保檔案管理人才隊(duì)伍，避免檔案管理邊緣化。

參考文獻(xiàn)

[1]李莉.加強(qiáng)醫(yī)保檔案管理信息化的意義與實(shí)施策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（13）：58-59.

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