關(guān)于提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的思考

葛慶國(guó)

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，目前我國(guó)諸多事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作的過程中仍選擇沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理方式將會(huì)極大影響到檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。對(duì)于檔案管理相關(guān)工作的進(jìn)行及提升有著不小的阻礙。提升檔案管理工作水平，提高檔案管理工作效率，逐漸受到政府和管理部門的重視，為提升效率發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，不斷地在加大研究增加投入。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理效率;檔案部門

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.025

由于歷史及其他原因形成的缺乏對(duì)于檔案管理工作最基本認(rèn)識(shí)，對(duì)提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量缺乏最基本重視，未能及時(shí)認(rèn)識(shí)到檔案管理工作重要性。目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作仍存在諸多漏洞，影響到相關(guān)事業(yè)單位、部門工作的進(jìn)行以及發(fā)展。同時(shí)檔案管理工作難以在其中發(fā)揮其具體作用，對(duì)事業(yè)單位工作進(jìn)行形成助力。因此，在工作過程中存在諸多問題，直接或間接影響到管理工作效率。

1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度 定期進(jìn)行檔案管理人員工作培訓(xùn)

事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位各個(gè)部門之間的工作協(xié)調(diào)，以及工作發(fā)展有著極為重要的影響作用。做好事業(yè)單位的檔案管理工作，密切聯(lián)系各個(gè)部門單位之間的工作協(xié)作能力，能夠確保事業(yè)單位工作的有序進(jìn)行。全面提升事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量，首先需要提高各個(gè)部門管理人員以及從業(yè)人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度。通過提升體制內(nèi)部各部門相關(guān)人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度，能夠從根本上提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。通過正視檔案管理工作的意義以及作用，從根本上糾正檔案管理工作進(jìn)行的過程中存在的弊端以及不規(guī)范行為，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量。轉(zhuǎn)變事業(yè)單位體制內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的管理理念以及重視程度，能夠規(guī)范事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作的質(zhì)量，能夠?qū)n案管理工作進(jìn)行重新規(guī)劃，對(duì)檔案管理工作制定一定的參考標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)監(jiān)管管理力度，規(guī)范相關(guān)人員在工作進(jìn)行過程中的行為規(guī)范。確保檔案管理工作的有效進(jìn)行。檔案管理工作的主體是員工，因此，提升檔案管理工作質(zhì)量，通過全面提升檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理人員專業(yè)技能，能夠有效提升事業(yè)單位的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率[1]。

2 建立健全事業(yè)單位檔案管理制度 提升事業(yè)單位檔案管理信息水平

僅僅意識(shí)到事業(yè)單位工作過程中檔案管理工作的重要性是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。對(duì)檔案管理工作的管理制度進(jìn)行一定的完善，通過建立健全完善的檔案管理制度，能夠在檔案管理工作的實(shí)際過程中，對(duì)檔案管理工作的從業(yè)人員的行為規(guī)范形成一定的限制以及制約。能夠有效確保檔案管理工作的質(zhì)量以及檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)能夠得到滿足。由于受到檔案管理工作從業(yè)人員自身素養(yǎng)的影響，檔案管理工作的進(jìn)行面臨著重重阻礙。因此，建立健全事業(yè)單位檔案管理制度，能夠有效提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量。除對(duì)檔案管理人員的工作行為制定一定的標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理人員的工作執(zhí)行效率。還能夠?qū)κ聵I(yè)單位工作進(jìn)行整體的規(guī)劃以及標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范，全面確保檔案管理工作的質(zhì)量。在科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)的利用、普及飛速的提高。事業(yè)單位的工作進(jìn)行同樣需要信息化管理技術(shù)的參與以及創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及以及發(fā)展。僅僅依靠單一的人力檔案管理難以確保檔案管理工作的質(zhì)量以及效率[2]。因此，提升事業(yè)單位檔案管理的信息水平，全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的信息化能力，對(duì)于促進(jìn)檔案管理工作的優(yōu)化以及發(fā)展有著極為重要的影響作用。

3 強(qiáng)化事業(yè)單位部門間的交流合作 確保檔案管理工作質(zhì)量及準(zhǔn)確度

事業(yè)單位工作的進(jìn)行離不開各部門之間的交流以及協(xié)作，部門間的交流與協(xié)作，能夠使事業(yè)單位工作的有序開展得到有效的保障，極大的降低事業(yè)單位在工作進(jìn)行與合作的過程中信息孤島現(xiàn)象產(chǎn)生的消極因素，減少信息孤島帶來(lái)的負(fù)面影響。因此加強(qiáng)各部門之間的交流以及協(xié)作，對(duì)于事業(yè)單位的管理工作以及交流合作有著極為重要的作用以及意義。對(duì)于全面提升我國(guó)事業(yè)單位工作的效率以及質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量體系的建立以及完善。打破傳統(tǒng)檔案管理工作的限制，促進(jìn)事業(yè)單位檔案工作管理體系的跨越式提升。檔案管理工作體系的建立能夠全面打破事業(yè)單位部門之間信息孤島的限制，突破信息孤島的影響，全面提升檔案資源管理的效率以及質(zhì)量。

4 提高事業(yè)單位管理檔案利用價(jià)值 提高檔案收集管理工作進(jìn)行強(qiáng)度

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，社會(huì)環(huán)境的不斷變化，社會(huì)背景的不斷演變，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案暴露出其諸多弊端，全面顯現(xiàn)出其在檔案管理工作過程中的缺陷。紙質(zhì)檔案的使用浪費(fèi)大量的紙張，對(duì)于我國(guó)可持續(xù)發(fā)展的建設(shè)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展以及生態(tài)資源可持續(xù)發(fā)展有著一定的消極影響。與我國(guó)目前生態(tài)環(huán)保，綠色節(jié)能低碳的環(huán)保理念難以契合。同時(shí)，檔案管理工作人員在進(jìn)行檔案管理工作的過程中，紙質(zhì)檔案的整理效率較低，工作內(nèi)容巨大，整理檔案存檔的時(shí)間較長(zhǎng)。冗長(zhǎng)的檔案將會(huì)極大的影響到檔案管理工作的效率。同時(shí)，紙質(zhì)檔案對(duì)于檔案的查閱以及查找，也將會(huì)造成極大的阻礙，加大無(wú)端的工作量。難以進(jìn)行檔案查詢，也將會(huì)使得查閱人員由于查閱較難進(jìn)行，而放棄查閱，最終導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行的意義與目的難以實(shí)現(xiàn)。全面提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，全面提升事業(yè)單位檔案的利用價(jià)值，需要我國(guó)事業(yè)單位及相關(guān)部門加強(qiáng)對(duì)檔案管理與收集工作的管理強(qiáng)度，全面提升對(duì)于檔案管理工作的重視程度。通過借助信息化手段，全面提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，提高檔案的利用效率，全面促進(jìn)檔案的使用頻率，實(shí)現(xiàn)最初的檔案管理工作的目的以及意義。弱化與輕視檔案管理收集工作的質(zhì)量以及效率，將會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作的有序進(jìn)行，導(dǎo)致檔案管理工作的質(zhì)量以及效率難以得到滿足。因此，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的收集力度以及管理力度，根據(jù)不同類別以及不同時(shí)期的角度進(jìn)行檔案收集，并進(jìn)行檔案信息的電子化，能夠?qū)崿F(xiàn)事業(yè)單位檔案的有效管理。

5 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息技術(shù)水平提升 優(yōu)化檔案管理人員專業(yè)技能素養(yǎng)

隨著社會(huì)電子信息技術(shù)的發(fā)展以及完善，將檔案管理工作與電子網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)相結(jié)合，全面提升檔案管理工作人員的工作效率，提高檔案的準(zhǔn)確性以及調(diào)取的高效性，能夠全面促進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行，使得檔案管理工作以及檔案查閱工作變得更加方便與便捷，全面提升檔案管理工作的效率以及質(zhì)量。同時(shí)，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化，能夠有效克服傳統(tǒng)檔案管理工作模式所帶來(lái)的低效性，加強(qiáng)檔案管理工作的準(zhǔn)確性。因此，為確保檔案管理工作人員能夠適應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，滿足目前電子信息技術(shù)水平的發(fā)展與進(jìn)步，對(duì)檔案管理人員的電子信息技術(shù)水平以及能力進(jìn)行一定的培訓(xùn)，提升檔案管理人員對(duì)于檔案管理工作信息化管理以及錄入能力[3]。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)能力的培訓(xùn)以及職業(yè)道德素養(yǎng)的提升，能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有效進(jìn)行。通過將事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化以及信息化的發(fā)展與實(shí)現(xiàn)，能夠全面提升檔案管理工作的質(zhì)量以及效率。

6 總結(jié)

檔案管理工作的進(jìn)行以及發(fā)展，直接影響到事業(yè)單位工作能否有序進(jìn)行。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作的廣泛應(yīng)用。檔案管理工作的效率以及質(zhì)量有所提升。傳統(tǒng)的檔案管理工作方法及手段難以滿足現(xiàn)階段事業(yè)單位辦公的標(biāo)準(zhǔn)及需求。需要對(duì)檔案管理工作的手段進(jìn)行一定的創(chuàng)新以及改變，全面提升檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

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[3]馬云霞.新形勢(shì)下提高事業(yè)單位文書檔案管理工作效率的對(duì)策[J].才智，2018，206.