高校檔案管理質(zhì)量提升策略分析

王鵬霖?茍浩洋

摘 要：檔案管理是高校日常管理的重要內(nèi)容，為了有效地提升高校管理效率。完善高校教學活動，提高對檔案管理工作的重視十分重要。但是目前我國大部分高校依然沒有認識到檔案管理的重要性，缺乏對檔案管理的重視，使得檔案管理存在著較多的質(zhì)量問題，從而影響著各種教學活動的開展。因此本文就對高校檔案管理的意義、存在的問題進行分析，從中研究提升方案管理質(zhì)量的相關策略。

關鍵詞：高校;檔案管理;質(zhì)量;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.26.002

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，目前我國高校也處于不斷發(fā)展的狀態(tài)，為了更好地促進我國高校的穩(wěn)定發(fā)展，做好檔案管理工作十分重要。高校的檔案管理工作質(zhì)量直接影響的相關教學活動的開展。但是，目前我國大部分高校的檔案管理依然存在著較多的質(zhì)量問題，不僅無法發(fā)揮其積極作用，而且也制約著高校的發(fā)展，因此，提高檔案管理的質(zhì)量具有十分重大的意義。

1 高校提升檔案管理質(zhì)量的意義

1）保證教學的有序化開展。提高檔案管理質(zhì)量，對于促進高校的教學發(fā)展起著重要的作用，首先，可以保證教學的有序化開展。檔案管理工作是高校教學活動的內(nèi)容之一，能夠?qū)虒W的管理質(zhì)量進行有效的評定，從而促進教學活動的有序開展。我國大部分高校在開展日常管理中，會制定好教學計劃，并且合理分配好教學任務，不僅可以保證教學活動的順利開展，還能保證教學檔案的安全性，所以在進行檔案管理中，工作人員需要對教學工作做好實時跟蹤，及時匯編好教學檔案。

2）推進教學研究的發(fā)展。教學檔案能夠?qū)φ麄€教學活動進行全面的記錄，可以為教師提供信息，幫助教師對教學方案進行改進，從中促進教學研究的發(fā)展。教學檔案是記錄著整個教學過程的開展，具有很強的真實性和完整性，所以可以為教師提供珍貴的教學資料，也可以幫助高校對教師進行教學評價，完善教師隊伍，促進教師的

成長。

3）有利于教學評估工作的開展。我國高校的教學水平和教學績效都會受到教學評價的影響，而教學檔案在教學評價中發(fā)揮著重要的作用，因此做好教學檔案的管理工作，是有利于教學評估工作的開展。為了將教師的教學過程全面真實地反映出來，需要做好教學檔案的建設和管理工作，加強檔案的規(guī)范化發(fā)展，從而為教學評價提供更加準確有效的數(shù)據(jù)。

4）有利于促進信息交流。在教學過程中，教師會創(chuàng)造各種教學檔案信息，做好檔案信息的收集，可以構(gòu)建龐大的教學數(shù)據(jù)庫，為教師教學活動的開展提供各種信息支持，也可以促進各項信息之間的交流。比如，建設好教學檔案數(shù)據(jù)庫，可以為教學信息平臺提供必要的信息，師生可以通過該平臺快速地獲取自己想要的信息，也可以通過該平臺進行信息溝通，相互促進，提高教學效果和學習效果。

2 當前高校檔案管理存在的問題

1）缺乏檔案管理意識。由于各種因素的影響，高校在進行檔案管理過程中存在著許多問題，首先，缺乏良好的檔案管理意識。目前，高校的檔案管理工作人員并沒有意識到檔案管理的重要性。簡單地認為檔案管理只是一項枯燥無趣的工作，對于促進高校發(fā)展并沒有起到良好的作用，因此在工作過程中缺乏良好的工作積極性。此外，檔案管理工作人員的能力有限，不僅缺乏管理知識，更缺乏信息技術，使得高校檔案管理工作難以開展。

2）檔案管理規(guī)范性不高。檔案管理的規(guī)范性直接影響到其質(zhì)量。目前，大部分高校的檔案管理工作規(guī)范性不夠，比如在檔案信息收集，檔案借閱等各種制度上都缺乏完善性。使得工作中出現(xiàn)各種紕漏，從而影響檔案信息的完整性和安全性，使得檔案管理的工作質(zhì)量無法得到有效的提升。因此提升檔案管理的規(guī)范性十分重要。比如，在進行檔案借閱時，并沒有嚴格地找按照相關流程和規(guī)定開展，不僅沒有審核借閱人的資料，更是缺乏借閱記錄的登記。

3）檔案管理體系不完善。根據(jù)相關的研究表明，獎懲制度對于工作人員的工作狀態(tài)起著十分重要的影響，因此為了更好的保證檔案管理的質(zhì)量，高校應當完善相關的管理制度，但是根據(jù)相關的調(diào)查，目前大部分高校的管理制度都缺乏完善性，比如缺乏有效的獎懲制度，無法發(fā)揮出制度的鼓勵作用，從而導致工作人員的工作積極性不高。比如檔案管理工作人員大部分都是兼職的形式或者編制之外的，其薪金水平不高，從而存在著嚴重的人員流失問題?；蛘叽嬖谌藛T能力不高的問題，使得檔案管理的質(zhì)量無法得到有效的提升。因此，高校必須要重視完善檔案管理的章程制度。

3 提升高校檔案管理質(zhì)量的策略

1）提高檔案管理人員的工作素質(zhì)。檔案管理工作人員的能力直接影響到檔案管理質(zhì)量，只有不斷地提高工作人員的能力，才能更好地保證檔案管理質(zhì)量。因此高校要不斷的提高他們的專業(yè)水平，并且對他們定期開展專業(yè)培訓。在培訓過程中，不僅可以及時更新工作人員的工作理念，還能更新他們的專業(yè)知識，提高他們的綜合能力，有效地提高檔案管理質(zhì)量。隨著科學技術的發(fā)展，當前檔案管理逐漸向數(shù)字化發(fā)展，工作人員不僅要做好紙質(zhì)版資料的保管，還要做好數(shù)字化檔案的管理。因此，工作人員要加強對信息技術的應用，做好紙質(zhì)資料的備份工作。熟悉使用各種軟件系統(tǒng)。不斷的簡化檔案管理內(nèi)容，提高工作效率，提高檔案信息查詢效率。此外，為了更好的保障檔案信息的安全，高校可以加裝監(jiān)控系統(tǒng)，對檔案資料進行全面的監(jiān)控，避免檔案信息出現(xiàn)泄露的情況，從而保證檔案資料的安全性。

2）制定科學的管理機制。要提高檔案管理的質(zhì)量，必須保證檔案的規(guī)范性，因此，高校應當制定科學的管理機制。首先，高校要提高檔案管理的工作要求，制定符合現(xiàn)狀的管理機制，并且制定各種措施來保證管理制度的有效落實。高校的其他部門要做好檔案管理的監(jiān)督工作，不僅要協(xié)助檔案管理人員進行檔案信息的收集和整理，還要做好對檔案管理工作的監(jiān)督。在進行檔案信息查閱時，工作人員必須要嚴格按照相關的查閱流程來開展工作，做好查閱信息記錄的登記，并且明確規(guī)定查閱者不能當將檔案信息外漏。在保證檔案管理規(guī)范的同時，也要保證檔案的安全。

3）制定完善的獎懲制度。為了更好的調(diào)動檔案管理工作人員的工作積極性，提升檔案管理質(zhì)量，建立有效的獎懲制度十分重要。因此，高校應當針對目前檔案管理存在的問題制定出有效的獎懲制度。首先，高校要明確到檔案管理的重要性，重視提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，并且制定相關的管理規(guī)章制度。完善的規(guī)章制度在約束工作人員行為的同時，也可以提高他們對檔案管理的重視程度。為了避免檔案管理工作人員在工作過程中出現(xiàn)散漫等各種消極的狀態(tài)。對于表現(xiàn)比較差的工作人員要進行相關的懲罰。比如對表現(xiàn)良好的工作人員進行獎金獎勵。對表現(xiàn)較差的工作人員進行績效扣罰等。這樣不僅可以約束工作人員的行為，還能保障檔案管理的質(zhì)量。

綜上所述，目前高校檔案管理過程中依然存在著較多的問題，比如缺乏良好的檔案管理意識，檔案管理的規(guī)范性不高，缺乏完善的管理制度等等。針對以上存在的問題，高校必須要結(jié)合實際制定有效的解決辦法。比如完善相關的管理制度，提高檔案管理的規(guī)范性，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，樹立良好的檔案管理意識等等，從而更好地提升檔案管理質(zhì)量。

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