高校干部人事檔案專項(xiàng)審核工作探析
——以金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例

錢劍群/金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院

1 干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的發(fā)展背景

我國現(xiàn)行的人事檔案制度起源于延安時期，新中國成立后逐步發(fā)展并得以進(jìn)一步完善。干部檔案記載著干部的基本信息、成長經(jīng)歷、德才表現(xiàn)等各方面內(nèi)容，是歷史地、全面地考察了解干部的重要依據(jù)。作為人事檔案的一種特殊類型，高校干部人事檔案不僅真實(shí)反映了高校干部的發(fā)展經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)，而且也為組織正確選拔使用干部提供重要參考。

人事檔案作為我國現(xiàn)行人事制度的一種控制性工具，關(guān)乎著每個人的切身利益，在利益驅(qū)使下有人鋌而走險(xiǎn)通過造假來獲益。近年來，干部人事檔案造假問題頻出，如篡改或偽造年齡、履歷、學(xué)歷、學(xué)位，甚至冒用、頂替他人身份等等，從“騙官書記”到“五假部長”，除了性別是真的，姓名、年齡、履歷，全都是假的。

人事檔案正逐步成為熟視無睹卻又如影隨形的“命運(yùn)之符”，容量較小而局限較大的“信任之物”。人事檔案管理中的各種“亂象”，引發(fā)了社會廣泛關(guān)注。2018年中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，突出全面從嚴(yán)要求，新增檔案審核內(nèi)容，堅(jiān)持干部人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，新設(shè)專章明確檔案工作紀(jì)律和監(jiān)督要求，旨在杜絕“檔案造假”，營造風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境。早在2016年，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，核查內(nèi)容主要包括領(lǐng)導(dǎo)干部的“三齡兩歷一身份”，期間420人因檔案造假受到組織處理或紀(jì)律處分，186人因檔案問題被記錄在案。至此一場從上到下、從中央到地方的干部人事檔案審核工作在全國鋪開，高校干部人事檔案審核成為重要內(nèi)容。

2 高校干部人事檔案存在的問題及原因

2.1 相關(guān)材料普遍缺失

以筆者所在的金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，目前學(xué)校在編在職教職工有1500人左右，此次檔案專項(xiàng)審核，查出了很多問題。首先全校人員都存在材料欠缺問題，出生年月多個、參加工作時間不一致、工作經(jīng)歷不完整、學(xué)習(xí)材料不上交等問題甚多，甚至涂改檔案的現(xiàn)象也比較頻繁。其中最先需要解決的是完善檔案內(nèi)容，因?yàn)閮?nèi)容材料不全，檔案認(rèn)定就無法開展。由于學(xué)校是一所合并院校，合并前檔案管理部門不同，欠缺材料的內(nèi)容也不同，這給補(bǔ)齊材料帶來很大困難，結(jié)合現(xiàn)狀，分析造成檔案材料缺失的原因主要如下。

一是檔案材料形成部門不重視材料的移交，經(jīng)過程序已經(jīng)辦理完畢的材料，必須由材料形成部門聯(lián)絡(luò)人及時送交檔案管理部門入庫，聯(lián)絡(luò)人對檔案觀念淡薄，本應(yīng)歸檔的材料就被擱置，隨著時間變遷、人員變動、辦公地點(diǎn)更換，最終導(dǎo)致材料遺失。

二是檔案管理人員催交不得力，每年材料形成都有一定規(guī)律，比如年度考核表、職稱評審表、工資變動核準(zhǔn)表、新進(jìn)人員履歷表，檔案管理人員要時時關(guān)注學(xué)校人事變動，及時收集干部任免材料，年終還要及時催交年度考核材料，并養(yǎng)成每日關(guān)注學(xué)校OA發(fā)文，從每天的更新文件中發(fā)現(xiàn)動向的習(xí)慣。但實(shí)踐中檔案管理人員不留心相關(guān)信息，催交工作完成得不盡如人意。

2.2 存疑信息難以認(rèn)定

在審核認(rèn)定中也遇到了比較復(fù)雜的問題，如出生年月，其中有一位員工，其檔案中出現(xiàn)了多個出生年月，檔案中最早形成材料中記載的出生年月與身份證上的一致，按照規(guī)定，可以認(rèn)定最早材料記載的出生年月為實(shí)際出生年月，但由于幾個出生年月跨度過大，還是要嚴(yán)謹(jǐn)對待，核實(shí)中也發(fā)現(xiàn)本人并未從出生年月的變動中牟利，而且出現(xiàn)差錯的表格都是人事部門填寫的工資材料和本人填寫的考核表，排除個人為牟利而故意改寫。學(xué)校組織部門派專人到他的戶籍所在地調(diào)查取證，同時又調(diào)查了他的父母、姐妹的檔案進(jìn)行對比分析，經(jīng)過仔細(xì)調(diào)查核實(shí)，收集所有證據(jù)后提交學(xué)校黨委，最終認(rèn)定了他的出生年月。

從檔案管理中出現(xiàn)的諸多問題看來，當(dāng)時經(jīng)辦人在材料形成過程中對待檔案態(tài)度是相當(dāng)隨意的，無視檔案的嚴(yán)肅性，隨意涂改填寫，導(dǎo)致問題檔案的出現(xiàn)。所以我們應(yīng)該總結(jié)教訓(xùn)，在平時材料的形成和歸檔鑒別工作中，就應(yīng)該重視檔案、細(xì)心審核，以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度來對待此項(xiàng)工作，那就能大大避免檔案出錯，提高檔案內(nèi)在質(zhì)量。

2.3 工作簡歷無法連接

干部檔案的工作簡歷不連接，從招工登記表、轉(zhuǎn)正定級表、新參加工作人員工資定級審批表以及報(bào)到證為依據(jù)，確定其參加工作時間。事業(yè)單位人員年度考核表、工資確定審批表、勞動合同、干部任免審批表以及在職學(xué)歷材料來確定每一段工作經(jīng)歷，要求時間連接、支撐材料充足，無支撐材料的要求補(bǔ)齊原始證據(jù)材料，不能以單位新開的證明材料作為依據(jù)，全面保證材料的真實(shí)可靠，如不能提供材料的，經(jīng)組織認(rèn)定，需本人統(tǒng)一簽字更改簡歷。

從催交欠缺材料的反饋情況看，干部本人反映欠缺的材料有部分已交到學(xué)校相關(guān)部門，他們?yōu)闄n案中這部分材料的遺失表示不能理解，有些材料是很難補(bǔ)辦的，哪怕補(bǔ)的也不是原始材料了，這需要學(xué)校相關(guān)部門的經(jīng)辦人員反思。

3 加強(qiáng)高校人事檔案審核工作的若干舉措

人事檔案管理中存在各種“亂象”，主要源于用人單位對干部檔案審核缺乏認(rèn)真嚴(yán)肅的態(tài)度，以至于讓造假者可以繼續(xù)得利，無視做人的誠信道德。為了營造高校風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境，金華職業(yè)技術(shù)學(xué)院積極開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，以“三齡兩歷一身份”為線索全面展開專項(xiàng)審核工作，還原真實(shí)面貌，糾正造假問題，為學(xué)校選用優(yōu)秀人才干部提供正確參考依據(jù)。

3.1 校領(lǐng)導(dǎo)高度重視和大力支持

在接到省、市委組織部關(guān)于《開展干部人事檔案工作的專項(xiàng)審核工作》的通知后，學(xué)校組織人事部門立即組織人員到省委組織部學(xué)習(xí)，將如何更好地開展此項(xiàng)工作進(jìn)行了解并作專門請示，還組織專項(xiàng)審核工作人員參加省委組織部組織的干部人事檔案專項(xiàng)審核工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為專項(xiàng)審核順利開展做好準(zhǔn)備。專項(xiàng)審核工作是一項(xiàng)繁瑣、細(xì)致的工作，要求工作人員嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心；工作量較大，對業(yè)務(wù)知識也有很高要求，工作要開展，就會牽涉人力、物力問題。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)給予大力支持，選配了具有一定干部人事檔案業(yè)務(wù)知識且政治可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的黨員同志來擔(dān)任這項(xiàng)工作。

3.2 實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理

學(xué)校的干部人事檔案一直處于兩種管理模式，即一部分檔案由學(xué)校自己管理，另一部分委托金華市人才市場檔案中心管理，不同的管理部門勢必導(dǎo)致管理制度存在差異。經(jīng)過幾年的實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)分散管理給材料的收集以及利用帶來了諸多不便，實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理能夠解決的問題。經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)與人才市場協(xié)商，檔案全部由學(xué)校統(tǒng)一管理，并于近期完成交接，實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理。

3.3 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

干部人事檔案專項(xiàng)審核業(yè)務(wù)性極強(qiáng)，需要從事這項(xiàng)工作的人員掌握熟練的專業(yè)知識。為此，學(xué)校特意請了市委組織部從事干部人事檔案管理的老師前來做業(yè)務(wù)培訓(xùn)，就如何審核檔案、發(fā)現(xiàn)問題如何解決等一一做了講解。培訓(xùn)內(nèi)容針對性強(qiáng)，以實(shí)踐與理論相結(jié)合的方式進(jìn)行授課，這一大大提高了學(xué)校審核人員的業(yè)務(wù)水平和審核能力。思想上，強(qiáng)化檔案審核人員黨性教育和紀(jì)律約束，引導(dǎo)檔案管理人員要堅(jiān)持原則、公道正派，要敢于發(fā)現(xiàn)問題和正視問題，堅(jiān)決抵制各種造假行為，以一個優(yōu)秀的黨員標(biāo)準(zhǔn)來要求自己，力求以出色的成績來完成這次專項(xiàng)審核工作。

3.4 實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化管理

在大數(shù)據(jù)背景下，檔案數(shù)字化管理已趨于成熟，數(shù)字化的開發(fā)利用，為檔案查閱提供了便利，也大大提高了工作效率。干部人事檔案因?yàn)楸Ｃ苄詮?qiáng)的性質(zhì)，在數(shù)字化應(yīng)用上始終謹(jǐn)慎對待、徘徊不前。謹(jǐn)慎不代表不能用，為此學(xué)校從數(shù)字化管理的利弊上著手，揚(yáng)長避短，取之優(yōu)勢、避之劣勢，以干部人事檔案的管理權(quán)限為原則，設(shè)置權(quán)限管理，開通專線查閱，避開互聯(lián)網(wǎng)的危險(xiǎn)連接。目前已完成科職以上干部檔案的數(shù)字化工作，數(shù)字化管理的投入將大大提高學(xué)校組織人事部門的利用效率。

3.5 多途徑收集補(bǔ)全缺失材料

第一，以各部門、二級學(xué)院為單位進(jìn)行補(bǔ)缺，確定檔案收集聯(lián)絡(luò)人，聯(lián)絡(luò)人必須是中共黨員，素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、辦事細(xì)心。由各部門負(fù)責(zé)人確定人員，為順利開展材料補(bǔ)缺工作打好基礎(chǔ)。

第二，業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案館協(xié)助相結(jié)合，組織各聯(lián)絡(luò)人進(jìn)行干部人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對缺少的材料該如何規(guī)范補(bǔ)缺進(jìn)行說明。為了做好材料的補(bǔ)缺工作，保證材料的真實(shí)性，學(xué)校檔案館配合人員查找支撐文件，建立任免專題、考核專題、職稱文件專題檔案等，以保證補(bǔ)缺材料的真實(shí)性，找不到文件的不予補(bǔ)缺，各職能部門以及二級學(xué)院都積極配合做好補(bǔ)缺工作。

第三，學(xué)歷材料補(bǔ)缺，采取檔案館聯(lián)絡(luò)就讀學(xué)校、教職工本人聯(lián)絡(luò)就讀學(xué)校相結(jié)合的方式，在全校范圍內(nèi)展開補(bǔ)缺工作，所就讀學(xué)校有需要單位出面查檔的，學(xué)校就給予配合，效果很好，補(bǔ)缺率達(dá)到80%，還有20%的人員由于就讀學(xué)校檔案保存不齊全而不能補(bǔ)到所需材料。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全校所有人員積極參與的補(bǔ)缺工作，完成率達(dá)70%，各位教職工都積極配合。

經(jīng)過這次專項(xiàng)審核工作的開展，總結(jié)出了一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，每個人都要自覺誠信，嚴(yán)肅對待個人材料的填寫，如實(shí)填寫內(nèi)容，確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確是第一步。組織人事部門按照干部管理權(quán)限，進(jìn)行嚴(yán)格審核，圍繞“三齡兩歷一身份”等內(nèi)容仔細(xì)核實(shí)，發(fā)現(xiàn)材料涂改、材料和信息涉嫌造假，要立即通知填寫人重新按實(shí)際情況填寫，把好審核關(guān)是第二步。程序辦理完畢的材料，以各聯(lián)絡(luò)人及時移交和檔案管理人員及時催交相結(jié)合的配合工作方式是第三步，確保檔案材料的齊全。如果都能做好這三步，那以后的干部人事檔案都能成為放心檔案，同時也能為營造學(xué)校風(fēng)清氣正的選人用人環(huán)境做好保障工作。