城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)探析

◎于理想

一、城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)的意義

其一，優(yōu)化檔案存儲(chǔ)環(huán)境。當(dāng)前部分事業(yè)單位的檔案存放仍停留在紙質(zhì)階段，紙質(zhì)檔案對(duì)存放環(huán)境要求較高，且較容易損毀，對(duì)資金占用較為嚴(yán)重。若能實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，則可極大降低檔案管理環(huán)境要求，提升檔案保存質(zhì)量和效率。相比于傳統(tǒng)檔案存放環(huán)境，信息化檔案所占用的空間較小，能夠讓事業(yè)單位更高效地利用空間資源。

其二，信息檢索更加方便。信息化時(shí)代背景下，城市管理和綜合執(zhí)法工作的效率高低，很大程度上取決于檔案檢索的快慢。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在進(jìn)行信息檢索時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)遺漏、重復(fù)等情況，引入信息化檔案管理模式后，檔案管理人員能夠借助計(jì)算機(jī)在極短時(shí)間內(nèi)完成檢索工作，提升城市管理和綜合執(zhí)法檔案的使用效率。

其三，提升城市管理單位形象。在信息時(shí)代，百姓生活與信息技術(shù)緊密結(jié)合，他們?cè)诓樵?xún)城市管理和綜合執(zhí)法信息時(shí)，更傾向于在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行查詢(xún)。城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化能夠讓政務(wù)更加透明，打破群眾與事業(yè)單位之間的時(shí)空壁壘，有利于單位樹(shù)立良好的公眾形象，為之后城市管理和綜合執(zhí)法工作的順利開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

二、城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)的策略

（一）打造信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)

事業(yè)單位若想切實(shí)提升城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，必須要打造一支專(zhuān)業(yè)化、懂技術(shù)、高素質(zhì)的信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)。首先，在單位內(nèi)部，可以對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中的專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)，增強(qiáng)其信息化能力及專(zhuān)業(yè)水平，使其有意識(shí)地將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，為之后的信息化檔案建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位時(shí)刻關(guān)注檔案管理人員的思想道德建設(shè)，確保信息化背景下城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息的安全，提升信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。最后，事業(yè)單位可定期派遣檔案管理人員到當(dāng)?shù)仄髽I(yè)、政府部門(mén)進(jìn)行學(xué)習(xí)，進(jìn)而從多角度、全方位重新審視城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)工作，找出薄弱環(huán)節(jié)，進(jìn)行針對(duì)性學(xué)習(xí)、優(yōu)化。

（二）構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系

檔案具有較強(qiáng)的私密性，尤其是對(duì)于事業(yè)單位的城市管理和綜合執(zhí)法檔案來(lái)說(shuō)更是如此。因此，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，必須要構(gòu)建一個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系，以此確保檔案信息的可控性、完整性和私密性。例如，技術(shù)人員可以為檔案管理操作系統(tǒng)設(shè)計(jì)更高級(jí)別的防火墻，并對(duì)城市管理和綜合執(zhí)法檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行加密。此外，檔案管理人員需要定期對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行安全檢測(cè)，并對(duì)相應(yīng)服務(wù)器的狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，降低檔案存放風(fēng)險(xiǎn)。不僅如此，單位可結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理規(guī)則，幫助檔案管理人員養(yǎng)成良好的殺毒習(xí)慣，從而逐漸形成一套科學(xué)、高效的檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系。

（三）加強(qiáng)檔案信息化硬件建設(shè)

在檔案管理信息化建設(shè)中，硬件設(shè)備是非常重要的組成部分。部分單位的資金有限，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，會(huì)使用U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等設(shè)備存儲(chǔ)檔案信息，這一行為存在極大風(fēng)險(xiǎn)?；诖?，城市管理和綜合執(zhí)法單位要加強(qiáng)檔案管理信息化硬件建設(shè)進(jìn)程，將更豐富的存儲(chǔ)介質(zhì)引入到檔案管理信息化建設(shè)中來(lái)，提升檔案管理的安全性以及檔案信息調(diào)用的高效性，這樣方可凸顯出檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)。此外，檔案管理人員要具有憂(yōu)患意識(shí)，要學(xué)會(huì)將信息化檔案信息進(jìn)行及時(shí)備份，并確保信息化檔案資源儲(chǔ)存設(shè)備始終處于一個(gè)安全、穩(wěn)定的環(huán)境中，進(jìn)而全面提升城市管理和綜合執(zhí)法檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化時(shí)代，積極開(kāi)展城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)有重要意義。有關(guān)單位可以通過(guò)打造信息化檔案管理團(tuán)隊(duì)、構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)安全體系以及強(qiáng)化檔案信息化硬件設(shè)備等方式，提升檔案管理信息化效率，促使城市管理和綜合執(zhí)法檔案信息化建設(shè)質(zhì)量提升到一個(gè)新的高度。