企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)與難點(diǎn)分析
——以華東勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司為例

俞 輝/中國(guó)電建集團(tuán)華東勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院有限公司

當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不斷深化。新修訂檔案法明確要求企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并明確“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。國(guó)家檔案局下發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，并下發(fā)關(guān)于開展企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)相關(guān)文件，在全國(guó)范圍內(nèi)組織實(shí)施企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，要求各企業(yè)積極申報(bào)。筆者所在的華東勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院（簡(jiǎn)稱“華東院”）為國(guó)家大型綜合性甲級(jí)勘測(cè)設(shè)計(jì)研究單位，近年來(lái)調(diào)整發(fā)展方向，實(shí)施“二三三”發(fā)展戰(zhàn)略，即提升“工程技術(shù)和數(shù)字化智慧化”為兩大核心能力，推動(dòng)“水電與新能源、城鄉(xiāng)建設(shè)、生態(tài)與環(huán)境”三大業(yè)務(wù)工作。為更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展，企業(yè)檔案工作亟需轉(zhuǎn)型升級(jí)，建設(shè)企業(yè)檔案館能夠滿足企業(yè)數(shù)字化、智慧化的發(fā)展需求。2018年，華東院被確定為國(guó)家檔案局首批企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點(diǎn)單位。華東院積極開展試點(diǎn)建設(shè)工作，從組織、人力、資金等方面予以保障。經(jīng)過(guò)1年多的建設(shè)，試點(diǎn)工作取得了豐碩的成果。2019年10月，“華東院數(shù)字檔案館建設(shè)試點(diǎn)項(xiàng)目”通過(guò)國(guó)家檔案局驗(yàn)收。國(guó)家檔案局認(rèn)為，華東院基本解決了電子文件四性檢測(cè)、長(zhǎng)期保管、業(yè)務(wù)系統(tǒng)在線歸檔等技術(shù)難題，在三維模型+數(shù)據(jù)歸檔管理、自定義專題數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)字化編研等方面有創(chuàng)新突破，建成了具有國(guó)際水平的企業(yè)數(shù)字檔案館，具有較高的示范效應(yīng)和推廣價(jià)值，也為華東院逐步推進(jìn)電子文件單套制管理奠定了基礎(chǔ)。

1 建設(shè)重點(diǎn)

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

一是依托已有IT基礎(chǔ)設(shè)施，有針對(duì)性地建設(shè)大容量、高可靠性、高數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全性的存儲(chǔ)系統(tǒng)，配備快速整理、計(jì)算、檢索要求的高性能計(jì)算平臺(tái)；結(jié)合數(shù)字檔案館特殊應(yīng)用與保護(hù)需要，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)中心及機(jī)房、全球網(wǎng)以及華東云等IT基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整。

二是基于企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)分內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)的實(shí)際，在內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)之間分別通過(guò)防火墻和入侵防御系統(tǒng)進(jìn)行隔離和過(guò)濾，防止外部攻擊或入侵。為提高電子檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可用性、安全性、可遷移、可備份特性，系統(tǒng)中所有的電子檔案數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)分開存儲(chǔ)。其中，電子檔案數(shù)據(jù)存放在文件服務(wù)器中，包含所有的圖紙、報(bào)告、文件、照片等電子文件，僅供內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)；電子檔案元數(shù)據(jù)存放在檔案主數(shù)據(jù)庫(kù)中，經(jīng)過(guò)安全處理和相關(guān)權(quán)限驗(yàn)證后可進(jìn)行部分外網(wǎng)訪問(wèn)。兩者分開存儲(chǔ)使得數(shù)據(jù)更加安全。

三是參照華東院多年來(lái)企業(yè)類ERP系統(tǒng)的開發(fā)和架構(gòu)優(yōu)化設(shè)計(jì)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)BMPMN2.0國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的相關(guān)要求，采用了Fix BPMCS企業(yè)級(jí)軟件開發(fā)平臺(tái)，具備較強(qiáng)的部署能力，擁有各種集群、多數(shù)據(jù)庫(kù)及多Web服務(wù)器，支持基于組件的軟件開發(fā)，具有廣泛的技術(shù)兼容性和可擴(kuò)展性。采用三層Web技術(shù)架構(gòu)，用戶基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)或廣域網(wǎng)訪問(wèn)系統(tǒng)；Web和業(yè)務(wù)服務(wù)器負(fù)責(zé)處理用戶的業(yè)務(wù)請(qǐng)求，并向用戶反饋處理結(jié)果數(shù)據(jù)。采用SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)，負(fù)責(zé)存儲(chǔ)相關(guān)檔案數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)等。

1.2 安全保密建設(shè)

依照信息安全管理體系（ISMS）和信息技術(shù)服務(wù)管理體系（ITSMS）相關(guān)國(guó)際/國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，建立并完善信息安全和信息技術(shù)服務(wù)管理體系，并取得認(rèn)證證書。安全保密體系方面，建立信息保護(hù)、安全審計(jì)、入侵防御等一系列主、被動(dòng)安全防護(hù)系統(tǒng)，提高趨勢(shì)分析、風(fēng)險(xiǎn)防控和預(yù)警能力，提高故障診斷與回溯能力。技術(shù)防護(hù)方面，從物理環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)、應(yīng)用、數(shù)據(jù)5個(gè)層面建立了較為全面的安全防護(hù)措施。

1.3 數(shù)字資源建設(shè)

根據(jù)檔案珍貴程度、開放程度、利用率、數(shù)字化資金情況等，明確數(shù)字化范圍與順序。數(shù)字化依照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》、華東院《企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用專業(yè)修復(fù)技術(shù)、大幅面檔案掃描技術(shù)、圖像拼接技術(shù)、消藍(lán)、去污（噪）處理技術(shù)、錄音錄像切分優(yōu)化技術(shù)、錄音錄像格式轉(zhuǎn)換技術(shù)、檔案復(fù)原技術(shù)。實(shí)行“三檢”制度，即印務(wù)公司數(shù)字化加工人員自檢、質(zhì)量主管質(zhì)檢、圖檔中心驗(yàn)收，全面把控?cái)?shù)字化工作質(zhì)量。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化率達(dá)97.9%以上；實(shí)現(xiàn)OA公文在線歸檔14425件，設(shè)計(jì)流程系統(tǒng)在線歸檔14164件，工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)在線歸檔310卷；建立大事記、機(jī)構(gòu)沿革、典型工程等5個(gè)專題數(shù)據(jù)庫(kù)。

2 建設(shè)難點(diǎn)

2.1 元數(shù)據(jù)封裝與捕獲

一直以來(lái)XML和JSON都是規(guī)范化的文件格式，其應(yīng)用非常廣泛。大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)交換的要求越來(lái)越高，近年來(lái)JSON已經(jīng)超過(guò)XML成為應(yīng)用最廣泛的交換語(yǔ)言格式，特別是在非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用當(dāng)中。JSON不僅減少了XML解析造成的性能問(wèn)題或兼容性問(wèn)題，而且對(duì)于Javascript來(lái)說(shuō)非常容易使用。結(jié)合行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、華東院研發(fā)體系特點(diǎn)和工作效率考慮，采用JSON進(jìn)行元數(shù)據(jù)封裝，為實(shí)現(xiàn)文檔跨系統(tǒng)共享成為可能。

華東院電子檔案管理系統(tǒng)的元數(shù)據(jù)有3種捕獲方式。一是系統(tǒng)自動(dòng)采集。OA公文系統(tǒng)、設(shè)計(jì)流程系統(tǒng)、工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)在電子文件產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)過(guò)程中，實(shí)時(shí)采集元數(shù)據(jù)的文件屬性信息；數(shù)字檔案館在電子文件歸檔和整理過(guò)程中，自動(dòng)采集元數(shù)據(jù)項(xiàng)的檔案屬性信息，如文件題名、形成日期等。二是系統(tǒng)自動(dòng)生成。電子檔案管理系統(tǒng)在電子文件歸檔和整理過(guò)程中，按照設(shè)定的規(guī)則自動(dòng)生成，如錄入人、整編日期等。三是選擇著錄或手工著錄。無(wú)法通過(guò)上述兩種方式產(chǎn)生數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)項(xiàng)，由檔案整編人員在電子檔案管理系統(tǒng)中通過(guò)預(yù)定義值域列表選擇著錄或手工著錄，如保管期限等。

2.2 電子文件及元數(shù)據(jù)在線歸檔

一是OA公文系統(tǒng)與設(shè)計(jì)流程系統(tǒng)?；谌A東院綜合信息管理系統(tǒng)的OA公文系統(tǒng)、設(shè)計(jì)流程系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，采用預(yù)歸檔庫(kù)作為中間數(shù)據(jù)庫(kù)，向數(shù)字檔案館歸檔。電子文件產(chǎn)生與流轉(zhuǎn)過(guò)程閉環(huán)時(shí)，在中間數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)視圖的形式，從跨數(shù)據(jù)源的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)表中，自動(dòng)采集電子文件屬性信息及流程處理環(huán)節(jié)信息。數(shù)據(jù)庫(kù)視圖具有視圖不可更改、數(shù)據(jù)從源表中生成的特性，由此數(shù)據(jù)安全性、有效性得到保障。此外，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的屬性信息和流轉(zhuǎn)過(guò)程固化為PDF文件，與電子文件及其元數(shù)據(jù)一并流轉(zhuǎn)至電子檔案管理系統(tǒng)預(yù)歸檔庫(kù)，再由檔案整編人員進(jìn)行人工著錄，補(bǔ)充完整其他元數(shù)據(jù)信息，完成電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔保存。

二是工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)。工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，采用總接口分發(fā)子接口的形式；接口方案整體使用UTF-8編碼；接口之間數(shù)據(jù)傳輸采用WebService技術(shù)，WebService采用HTTP協(xié)議傳輸數(shù)據(jù)；采用JSON格式封裝數(shù)據(jù)。工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)電子文件及其元數(shù)據(jù)，在WebService中采取模擬http請(qǐng)求的方式，發(fā)送到中間庫(kù)進(jìn)行相關(guān)檢測(cè)后由中間庫(kù)向電子檔案管理系統(tǒng)歸檔。在工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)中根據(jù)配置自動(dòng)采集需要?dú)w檔的電子文件及元數(shù)據(jù)，項(xiàng)目檔案文控人員整編完善其他元數(shù)據(jù)信息，并提交在線歸檔審核。完成在線歸檔審核時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)和數(shù)字檔案館對(duì)接，通過(guò)WebService中模擬http請(qǐng)求的形式調(diào)用相關(guān)接口，向中間庫(kù)歸檔工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)的電子文件屬性信息和電子文件。業(yè)務(wù)系統(tǒng)將電子文件形成和流轉(zhuǎn)的元數(shù)據(jù)信息封裝到JSON文件中，和電子文件一并流轉(zhuǎn)至中間庫(kù)的同時(shí)啟動(dòng)檢測(cè)程序。通過(guò)檢測(cè)程序的電子文件和元數(shù)據(jù)信息，再由檔案整編人員進(jìn)行人工著錄補(bǔ)充完整其他元數(shù)據(jù)信息，完成電子文件及元數(shù)據(jù)歸檔保存。

2.3 長(zhǎng)期保存格式轉(zhuǎn)化

為滿足電子文件長(zhǎng)期保存需要，將電子文件審批流程也作為電子文件歸檔，研究電子文件自動(dòng)轉(zhuǎn)PDF技術(shù)。華東院數(shù)字檔案館建設(shè)的電子文件格式轉(zhuǎn)換包括“兩類處理”“三類轉(zhuǎn)化”?！皟深愄幚怼卑ㄐ庐a(chǎn)生電子文件的處理和歷史文件的處理。其中新產(chǎn)生電子文件的處理是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)上流程閉環(huán)后自動(dòng)將形成過(guò)程信息轉(zhuǎn)換為PDF，在中間庫(kù)中將不符合歸檔格式的文件自動(dòng)轉(zhuǎn)換為PDF文件；歷史文件的處理采用電子文件自動(dòng)轉(zhuǎn)換程序定時(shí)執(zhí)行的方式實(shí)現(xiàn)，執(zhí)行后將轉(zhuǎn)換成功的文件掛接到原來(lái)所屬的電子檔案記錄上并保留原文件，電子文件屬性自動(dòng)標(biāo)識(shí)為轉(zhuǎn)換附件?！叭愞D(zhuǎn)化”指Microsoft Office文件格式轉(zhuǎn)化、AutoCAD文件格式轉(zhuǎn)化和電子文件審批流程格式轉(zhuǎn)化。

2.4 四性檢測(cè)和系統(tǒng)測(cè)試

一是真實(shí)性檢測(cè)。通過(guò)MD5比對(duì)、xml文件解析比對(duì)、自動(dòng)捕獲信息比對(duì)等檢測(cè)電子文件和電子檔案的來(lái)源真實(shí)性、元數(shù)據(jù)真實(shí)性、內(nèi)容真實(shí)性、元數(shù)據(jù)與內(nèi)容關(guān)聯(lián)真實(shí)性、歸檔信息包或移交信息包的真實(shí)性。二是完整性檢測(cè)。通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)比對(duì)、自動(dòng)檢測(cè)比對(duì)、MD5比對(duì)等檢測(cè)電子文件和電子檔案數(shù)據(jù)總數(shù)量檢測(cè)、元數(shù)據(jù)完整性檢測(cè)、內(nèi)容完整性檢測(cè)以及歸檔信息包完整性檢測(cè)。三是可用性檢測(cè)。通過(guò)自動(dòng)檢測(cè)比對(duì)、格式比對(duì)、人工抽檢比對(duì)等，檢測(cè)電子文件和電子檔案元數(shù)據(jù)、內(nèi)容、軟硬件環(huán)境以及歸檔/移交信息包的可用性。四是安全性檢測(cè)。通過(guò)防護(hù)體系檢測(cè)、人工判斷讀取速度等進(jìn)行歸檔和移交信息包病毒檢測(cè)、歸檔和移交載體安全性檢測(cè)、歸檔和移交過(guò)程安全性檢測(cè)。此外，還從功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全保密測(cè)試、兼容性等方面進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)測(cè)試，確保電子檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性、安全性。

采用的四性檢測(cè)方案能根據(jù)電子文件歸檔和電子檔案接收的檢測(cè)要求，對(duì)接收的電子文件四性和電子檔案有關(guān)屬性進(jìn)行檢測(cè)，列表展示各份案卷/文件的四性檢測(cè)結(jié)果；還可查閱“四性檢測(cè)報(bào)告”，查看每份案卷/文件詳細(xì)的檢測(cè)報(bào)告，明確檢查結(jié)果細(xì)項(xiàng)。