數(shù)字時代高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)提升策略研究*

劉一寧 韓清艷

（1.長春工業(yè)大學(xué)人文學(xué)院 長春 130022；2.長春職業(yè)技術(shù)學(xué)院 長春 130033）

信息技術(shù)的發(fā)展正在深刻影響檔案管理的實(shí)踐，從檔案資源的現(xiàn)實(shí)樣態(tài)到檔案工作的組織方式、再到檔案服務(wù)的模式內(nèi)容正在發(fā)生根本性的變化。2020年6月，新修訂的《中國人民共和國檔案法》專設(shè)檔案信息化建設(shè)一章，進(jìn)一步規(guī)范了檔案信息化過程的業(yè)務(wù)流程和管理規(guī)范，同時也對新環(huán)境下檔案工作者的數(shù)字化素養(yǎng)提出了新要求。高校檔案管理人員作為檔案從業(yè)者群體中重要的組成部分，對其數(shù)字化素養(yǎng)的提升策略進(jìn)行研究，對于高校檔案管理工作有效回應(yīng)數(shù)字轉(zhuǎn)型的時代要求，具有重要的推動意義。

1 檔案數(shù)字化素養(yǎng)

檔案數(shù)字化素養(yǎng)是指在數(shù)字信息化的背景下，用戶能夠認(rèn)識何時需要利用檔案信息，并且能夠選取有效地方式，利用信息技術(shù)手段、評估和篩選所需要的檔案，同時有需要具備一定的檔案保護(hù)意識，能夠在不傷害檔案載體及其本質(zhì)的前提下綜合利用檔案信息的能力。[1]

近年來，學(xué)術(shù)界對于信息素養(yǎng)、數(shù)字素養(yǎng)、數(shù)據(jù)素養(yǎng)、智能素養(yǎng)等問題進(jìn)行了較為系統(tǒng)的討論。這些概念盡管在表述上有所不同，在具體內(nèi)容上也各有側(cè)重，但是都強(qiáng)調(diào)信息素養(yǎng)背景下的教育變革[2]，學(xué)者信息素養(yǎng)的重要性[3]、信息素養(yǎng)的評價與測量[4]、以及中外對比研究[5]。結(jié)合高校檔案管理的實(shí)踐特征，本研究認(rèn)為，高校檔案工作的數(shù)字化素養(yǎng)應(yīng)包含以下主要內(nèi)容。

1.1 數(shù)字化意識

數(shù)字化意識是各項(xiàng)數(shù)字化研究和工作得以開展的基礎(chǔ)，也是數(shù)字化素養(yǎng)的核心。信息意識是信息行為的覺知、信息情感和信息觀點(diǎn)三要素的統(tǒng)合[6]。結(jié)合數(shù)字化素養(yǎng)的過程和內(nèi)涵，數(shù)字化意識是信息主體在信息數(shù)字化有關(guān)的認(rèn)知活動中產(chǎn)生的感受，并在感受積累的基礎(chǔ)上形成的對信息數(shù)字化活動的覺知能力。數(shù)字化意識是數(shù)字化素養(yǎng)的重要組成部分，影響著信息主體的信息需求表達(dá)和信息行為，進(jìn)而影響著數(shù)字化工作的開展和發(fā)展。

1.2 數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用

數(shù)字化技術(shù)是高校檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作順利開展的重要支撐，也影響著數(shù)字化素養(yǎng)的養(yǎng)成與提高。從技術(shù)角度定義數(shù)字化, 它是指利用計算機(jī)信息處理技術(shù), 把聲、光、電、磁等信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼, 用于快速傳輸與準(zhǔn)確處理的過程[7]。數(shù)字化具有簡單、客觀、速度快、國際化等優(yōu)點(diǎn)。

1.3 數(shù)字化信息管理

檔案數(shù)字化是信息時代的必然發(fā)展趨勢, 檔案數(shù)字化管理相比于傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理, 有著毋庸置疑的先進(jìn)性和時效性。數(shù)字化管理是指由計算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、人工智能等技術(shù), 量化管理對象與管理行為, 實(shí)現(xiàn)計劃、協(xié)調(diào)、服務(wù)、創(chuàng)新等職能的管理活動和管理方法的總稱[8]。就高校檔案工作而言，數(shù)字檔案館是建設(shè)在現(xiàn)代化信息技術(shù)基礎(chǔ)之上的, 它把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數(shù)字化形式存貯, 以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接, 從而使檔案信息可以及時利用, 提高工作效率, 同時充實(shí)各檔案館網(wǎng)站的內(nèi)容, 實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程的資源共享, 使數(shù)字檔案館成為信息的存儲庫、信息的過濾機(jī)、信息的提供方、信息的擁有者和管理者。

1.4 數(shù)字化服務(wù)

管理的目的是為了服務(wù)，對于高校檔案工作而言，數(shù)字化服務(wù)主要是依托數(shù)字檔案館開展各種數(shù)字化、信息化、智慧化的服務(wù)。檔案信息化的目標(biāo)是檔案信息資源的有效開發(fā)和應(yīng)用, 即檔案信息資源的社會共享。檔案信息資源的有效開發(fā)和利用是對傳統(tǒng)檔案管理工作的巨大改革[9]。

1.5 信息安全

信息安全是指保障國家、機(jī)構(gòu)、個人的信息空間、信息載體和信息資源不受來自內(nèi)外各種形式的危險、威脅、侵害和誤導(dǎo)的外在狀態(tài)和方式及內(nèi)在主體感受[10]，不僅是一個技術(shù)問題，更是一個管理問題。擴(kuò)大信息共享的程度和范圍會增加信息安全的風(fēng)險，但不能因噎廢食，應(yīng)從多種角度采取多種措施來保證信息安全。就高校檔案數(shù)字化中的信息安全問題而言，我們可以采用健全法律政策[11]、高校電子檔案的安全架構(gòu)、信息安全的等級保護(hù)[12]、電子檔案的訪問控制[13]及檔案安全技術(shù)防范等方法。

2 高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)的現(xiàn)狀分析

高校檔案工作者主要包括高校檔案館工作人員和基層單位的文書檔案管理人員。隨著近年來高校人事管理制度的改革，高校檔案館工作人員的整體素質(zhì)和水平有了大幅度的提升，但是從整體上看，仍然與數(shù)字時代的要求有比較大的距離，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1 人員的整體結(jié)構(gòu)

主要體現(xiàn)在三個方面：第一，年齡結(jié)構(gòu)不合理，一般來講，年輕人對于技術(shù)的敏銳程度及學(xué)習(xí)能力高于中老年人，高校檔案館工作人員中中老年居多，年輕人偏少，這就在一定程度上影響了新興電子技術(shù)在高校檔案館中的應(yīng)用；第二，性別結(jié)構(gòu)，檔案館中女性群體占比較大[14]，高校檔案館也不例外，信息技術(shù)的應(yīng)用能力除了受年齡的影響，在不同性別之間也存在較大差異，現(xiàn)在的高校檔案館的職能及工作更加需要信息技術(shù)的參與，因此一部分的熟悉信息技術(shù)應(yīng)用的男性工作者必不可少；第三，學(xué)歷水平偏低，計算機(jī)水平較差。曾經(jīng)的檔案館職能單一、工作簡單，對學(xué)歷的要求不高，使得高校檔案館的工作人員的學(xué)歷水平偏低，與如今信息化背景下的檔案館的職能和工作的適應(yīng)性不強(qiáng)，另外因?qū)W歷水平較低，故學(xué)習(xí)能力較差，并不能在信息化的時代背景下，積極迎合時代需求進(jìn)行學(xué)習(xí)，所以計算機(jī)水平不高。

2.2 軟硬件配備

高校檔案館對于傳統(tǒng)檔案的管理設(shè)備包括密集架等，但隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)也給數(shù)字檔案館帶來了新的挑戰(zhàn)[15]，為了及時高效地滿足用戶多樣化、專業(yè)化的檔案信息需求，高校檔案館，需要建立一個集收取、保存、查閱、遠(yuǎn)程訪問綜合性的信息化平臺，并且構(gòu)建一個檔案信息庫、檔案信息資源整合中心、檔案信息用戶群體構(gòu)成的數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)[16]。高校檔案館應(yīng)及時引進(jìn)和更新軟硬件設(shè)備，但高校檔案館在這方面的現(xiàn)狀略微落后，主要與過去高校檔案館的服務(wù)內(nèi)容及工作人員的人員構(gòu)成有關(guān)。

2.3 數(shù)字化能力

信息時代需要高校檔案館運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以及檔案信息存儲、信息整合、信息組織檢索、整合與挖掘技術(shù)，電子文件綜合管理技術(shù)等多層次信息技術(shù)，在功能不同的各類信息結(jié)構(gòu)上有序整理與集成處理產(chǎn)生的各類檔案信息，并引進(jìn)數(shù)字化信息安全技術(shù)體系保證檔案信息資源的有效性、完整性和真實(shí)性，

3 高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)提升策略

只有提升了高校檔案工作者的數(shù)字化素養(yǎng)，才能高效可持續(xù)的發(fā)展數(shù)字時代的高調(diào)檔案工作，綜合考慮數(shù)字化素養(yǎng)的內(nèi)涵、高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)的現(xiàn)狀，并結(jié)合數(shù)字化的時代背景，提升高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)的策略主要包括幾個方面。

3.1 有效提升數(shù)字化意識

通過開展講座、課程等專題教育及數(shù)字化技術(shù)培訓(xùn)，強(qiáng)化數(shù)字化意識在高校檔案工作者心中的地位。2019年，國家檔案局、人力資源社會保障部發(fā)布了《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》，其中對檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理體制、內(nèi)容方式等作了明確要求[17]。可以以此為依據(jù)建立規(guī)范的培養(yǎng)機(jī)制，合理安排教學(xué)形式與教學(xué)內(nèi)容，從理論和實(shí)踐兩個方面針對性地提升檔案專業(yè)人員的數(shù)字化意識。此外，還可以積極推進(jìn)高校檔案工作數(shù)字化變革，不斷引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，以這種方式倒逼檔案工作人員形成并強(qiáng)化數(shù)字化意識。

3.2 更新知識結(jié)構(gòu)，提升數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力

實(shí)施人才引進(jìn)計劃，聘用精通數(shù)字化技術(shù)的專業(yè)人員或精通檔案管理和數(shù)字化技術(shù)的復(fù)合型人才，也可以對現(xiàn)有的高校檔案館工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，進(jìn)而開發(fā)、引進(jìn)、運(yùn)用適合高校檔案工作的數(shù)字化技術(shù)和軟件，努力完善由客觀因素差別形成的檔案管理不完善問題。想要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、管理現(xiàn)代化、服務(wù)人性化，都離不開優(yōu)秀人才的培養(yǎng)，也只有擁有豐富的人才資源，高校檔案館才能具備迎接數(shù)字化時代各種挑戰(zhàn)的能力。

3.3 提高對數(shù)字檔案資源的管理能力

充分借助新一代信息技術(shù)及相關(guān)工具和方法，推進(jìn)檔案資源管理的結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化。推進(jìn)“存量數(shù)字化、增量電子化”策略[18]，推進(jìn)館藏傳統(tǒng)檔案電子化，并對歸檔文件實(shí)施電子化管理，從源頭上保證數(shù)字化檔案信息的真實(shí)、完整、可用；此外，還需要優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，避免檔案資源的底層化、碎片化，避免分散的檔案資源形成“信息孤島”。

3.4 提升數(shù)字化服務(wù)能力

在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的時代, 微信公眾平臺、微博、新聞客戶端等社交媒體成為新的媒體形式之一,高校檔案館可以充分利用各類社交媒體挖掘檔案資源, 多渠道開發(fā)檔案服務(wù)創(chuàng)新模式, 有助于拓寬檔案服務(wù)渠道、擴(kuò)大檔案館的影響力，豐富檔案服務(wù)方式、提升檔案機(jī)構(gòu)的服務(wù)能力，擴(kuò)大檔案用戶范圍、增強(qiáng)檔案用戶粘性。

3.5 加強(qiáng)對檔案信息安全的重視

伴隨檔案數(shù)字化工作的開展,傳統(tǒng)的防火、防盜、防蟲等庫房安全管理措施已不能滿足當(dāng)前需求,高校檔案館應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況完善本館安全防護(hù)措施,在重視庫房安全的同時,也應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全。高校檔案館應(yīng)完善本館安全防護(hù)制度,從各方面防患于未然。采用脫機(jī)保存形式,盡可能避免網(wǎng)絡(luò)攻擊帶來的損失。例如，實(shí)施電子文件和數(shù)字檔案備份制度,異地備份保管,以免發(fā)生意外而造成檔案信息數(shù)據(jù)丟失。完善檔案利用安全保密制度,處理好檔案保密與信息開放的關(guān)系。在館內(nèi)加強(qiáng)保密學(xué)習(xí),防止學(xué)校重要信息泄露。

4 結(jié)語

檔案數(shù)字化工作對高校檔案館而言,既是發(fā)展的機(jī)遇,也是面臨的挑戰(zhàn)。技術(shù)的發(fā)展為高校檔案館提供了解決問題的可能性,如何迎難而上、抓住機(jī)遇仍然是每個高校檔案館應(yīng)該思考的問題。數(shù)字化素養(yǎng)是新的時代背景下對于高校檔案工作者提出的基本要求，應(yīng)牢牢把握數(shù)字化素養(yǎng)的內(nèi)涵，理性分析高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)的現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上著力提升高校檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)，為高校檔案工作的數(shù)字化變革提供有力支撐，為高校檔案管理和服務(wù)質(zhì)量的提升打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。