事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新探討

劉延偉

（洮南市水利局，吉林 洮南 137100）

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以有效提升檔案管理工作效率，發(fā)揮檔案資料的價值，從而保障事業(yè)單位各項工作的順利開展，因此為了保證事業(yè)單位檔案管理的有效性，以下就事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新進(jìn)行了探討分析。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要特征

1.網(wǎng)絡(luò)化特征。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的運用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)?；诰W(wǎng)絡(luò)化基礎(chǔ)上進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理，不僅能夠提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，還能最大限度的節(jié)省人力物力，對于檔案完整性的保持上，網(wǎng)絡(luò)化的運作也體現(xiàn)出最大優(yōu)勢。

2.便捷特征。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)就是基于信息化的基礎(chǔ)上，對各類文件或者是圖紙進(jìn)行掃描，進(jìn)而轉(zhuǎn)化成為電子資源形式，其有利于提高管理工作的效率和準(zhǔn)確性，在查詢和整理環(huán)節(jié)也提供了巨大的便捷。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.滿足檔案使用要求。檔案信息數(shù)據(jù)庫、信息查詢、檢索、統(tǒng)計分析，可以在短時間內(nèi)生成各種不一樣的表格。要想合理開發(fā)出信息資源，提升利用率，確保廣大使用人的需要得以滿足，就要做實基礎(chǔ)工作；在檔案日常工作方面盡量實行微機(jī)化操作，借助電腦等將圖片等變?yōu)閿?shù)據(jù)，確保資料信息化；建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，有利于檔案日常管理中的檔案編目、檢索及查詢統(tǒng)計等工作。保護(hù)實體檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實效性、真實性和正確性是非常重要的，建立全文數(shù)據(jù)庫，使用者在屏幕上就可以很容易地找到并提取，可以方便查閱以及打印。

2.實現(xiàn)檔案資源共享。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)首先是在管理機(jī)構(gòu)中設(shè)置信息中心，履行管理信息化的指導(dǎo)和技術(shù)支持職能。建立規(guī)章，規(guī)范信息流動渠道，使信息中心成為信息的唯一收集和發(fā)布者。事業(yè)單位檔案管理工作的基礎(chǔ)是對信息資料的依賴，現(xiàn)代檔案信息的信息資料信息量大，動態(tài)變化頻繁、信息發(fā)布交流面廣，建立科學(xué)合理的信息庫成為急需解決的問題。信息中心要把信息庫的建設(shè)和事業(yè)單位檔案管理結(jié)合起來，把基礎(chǔ)信息與衍生信息、靜態(tài)信息和動態(tài)信息統(tǒng)一起來。要想真正實現(xiàn)信息化建設(shè)，首先必須要做的就是合理使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，解決好信息共享問題。

3.提高檔案利用效率。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用。在計算機(jī)技術(shù)支撐下，能夠讓檔案整理、分類、歸檔以及利用更加高效進(jìn)行，便于檔案管理部門對信息進(jìn)行二次開發(fā)，讓自身職能得到有效發(fā)揮。此外，還可以讓各種檔案的分類更加準(zhǔn)確，實時調(diào)整數(shù)據(jù)庫，從而可以節(jié)約人力和物力。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新策略分析

1.充分運用新技術(shù)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，只有不斷創(chuàng)新才能夠促使事業(yè)單位檔案管理更加的方便、快捷和安全。在相關(guān)設(shè)備運用上需要與時俱進(jìn)，設(shè)計更加專業(yè)的事業(yè)單位檔案管理軟件，提高計算機(jī)的儲存效果。同時為了有效保障事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，還需要從源頭上降低檔案出現(xiàn)的毀損率，通過提高技術(shù)降低電磁的干擾，與此同時技術(shù)人員開發(fā)專業(yè)的檔案信息管理軟件，從而提高事業(yè)單位檔案管理與現(xiàn)代辦公系統(tǒng)之間的融洽性，從而提升事業(yè)單位檔案管理效率。

2.建立健全事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)制度。建立檔案管理信息化建設(shè)制度，在結(jié)合事業(yè)單位單位實際情況的基礎(chǔ)上要盡量詳盡、完善。檔案管理的收集、立卷、審核、查詢、借閱、銷毀各流程環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)明確，職責(zé)清晰。所有的操作環(huán)節(jié)，每個崗位、每位人員的工作標(biāo)準(zhǔn)都有標(biāo)準(zhǔn)可依。這樣既能提高檔案管理的工作效率，也能減少出錯的概率，保證檔案資料在信息化建設(shè)中能夠準(zhǔn)確、完整地保存下來。制度中明確規(guī)定各崗位人員的職責(zé)，能有效避免工作拖沓，檔案管理信息化建設(shè)從收集、立卷、審核、查詢、借閱到銷毀是一個有序流程，任何環(huán)節(jié)的滯后都影響整個工作的進(jìn)度。

3.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人才建設(shè)。（1）加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員的培訓(xùn)?，F(xiàn)有的檔案部門工作人員是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的中堅力量。因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過程中，要注重保障現(xiàn)有檔案工作人員的權(quán)益，并采取有效的方式，激發(fā)他們的積極性。加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案工作人員信息知識的教育，訓(xùn)練他們的實際操作技能。（2）引進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)人才。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中，系統(tǒng)的開發(fā)、軟件的維護(hù)等都需要高素質(zhì)的信息專業(yè)人才作保障。因此，事業(yè)單位檔案管理部門有必要引進(jìn)軟件開發(fā)與管理方面的專業(yè)技術(shù)人才，以解決事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中的各種技術(shù)難題。

4.提高事業(yè)單位檔案信息化管理的安全性。首先，從網(wǎng)絡(luò)共享性出發(fā)，由于共享過程中對數(shù)據(jù)予以了廣泛利用，因而其被篡改的危險比較大，為提高其相關(guān)安全性，必須在設(shè)置訪問權(quán)限上多加留心，且做好身份識別，高度重視加密設(shè)置。其次，檔案管理人員在把控相關(guān)內(nèi)容上必須要做到仔細(xì)、嚴(yán)格，尤其是在維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全時，一定要將檔案的管理安全考慮到，保證安全升級與維護(hù)管理隨時都可進(jìn)行。再次，在提高安全性時，應(yīng)對防火墻的設(shè)置予以高度重視，以高質(zhì)量的殺毒軟件為基礎(chǔ)，要對升級引起重視，第一時間更新系統(tǒng)，對相關(guān)漏洞進(jìn)行修復(fù)等。最后，以設(shè)備的管理為切入點，先做好相關(guān)設(shè)備的清潔工作，再對其進(jìn)行管理與維護(hù)，具體來說，就是在固定時間將灰塵去除，科學(xué)防濕，這些均將對預(yù)防生硬件損壞現(xiàn)象起到重要作用，同時也能夠有效保護(hù)重要的數(shù)據(jù)。

結(jié)束語

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)可以有效提升事業(yè)單位工作效率，最大限度發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的價值，確保事業(yè)單位的各項業(yè)務(wù)、工作和活動的順利展開，因此對其創(chuàng)新進(jìn)行分析具有重要意義。