創(chuàng)建高校示范數(shù)字檔案館實踐與思考

馬雪君/杭州電子科技大學檔案館

為貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，落實省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》，根據(jù)《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《浙江省機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》等要求，進一步推進高校檔案工作數(shù)字化、規(guī)范化水平，省檔案局、省教育廳決定開展全省高等學校數(shù)字檔案室（館）建設(shè)測評工作。杭州電子科技大學檔案館圍繞檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求，在省檔案局、省教育廳的指導下，較早地開展了檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型的先行先試。后期通過三個階段的持續(xù)建設(shè)，于2019年5月底通過省高校示范數(shù)字檔案館現(xiàn)場驗收，成為省內(nèi)首批通過驗收的高校。期間，通過數(shù)字檔案資源建設(shè)、數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全管理及數(shù)字檔案開發(fā)利用，實現(xiàn)了高校檔案工作和檔案利用方式的轉(zhuǎn)型升級。在數(shù)字檔案館測評驗收過程中，學校受到省檔案局、省教育廳領(lǐng)導及檔案業(yè)界同行的高度贊譽，尤其對校檔案館在省內(nèi)高校中首次引入“檔案查檔接待系統(tǒng)”“數(shù)字檔案雙活容災系統(tǒng)”，首家實現(xiàn)財務憑證數(shù)字化及基建圖紙全部數(shù)字化，提供面向校內(nèi)機構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)化自助查詢“免跑”服務等，給予高度評價。

1 高校創(chuàng)建示范數(shù)字檔案館的主要做法：基于杭州電子科技大學的實踐

1.1 制訂科學的數(shù)字檔案館的總體規(guī)劃

數(shù)字檔案館建設(shè)是一項長期、復雜的過程，需要學校的各個部門聯(lián)合推動，因此學校層面需要進行頂層設(shè)計，給出科學合理的總體規(guī)劃。學校數(shù)字檔案館建設(shè)分為三個階段。

1.1.1 2011年底，省檔案局下發(fā)了《浙江省檔案局關(guān)于第二批省級單位開展檔案與電子文件登記備份工作的通知》，將學校納入第二批檔案與電子文件登記備份的省級單位。校檔案館及時制訂了《館藏檔案數(shù)字化工作計劃》，提出每年安排20萬元的經(jīng)費，根據(jù)“利用優(yōu)先，分步實施”的原則，對館藏的黨群、行政、教學、科研、基建、財務、設(shè)備、外事、出版、照片類檔案進行分批數(shù)字化。

1.1.2 2014年，為貫徹落實省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》文件精神，同時結(jié)合學校檔案信息化建設(shè)的實際，校檔案館制訂了《杭州電子科技大學檔案數(shù)字化工作方案》，提出了檔案數(shù)字化的總體目標：全面推進館藏檔案數(shù)字化工作，健全館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、建立館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫，并依托檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的檔案管理和利用服務，構(gòu)建檔案信息共享平臺。至2020年，各種門類載體的館藏檔案全部實現(xiàn)網(wǎng)上全文檢索，初步完成數(shù)字檔案館的建設(shè)。

1.1.3 2017年，學校下發(fā)了信息化建設(shè)“十三五”發(fā)展規(guī)劃，提出要加大檔案信息化建設(shè)力度，構(gòu)建起電子檔案接收、管理、存儲和利用的數(shù)字檔案館體系。經(jīng)學校統(tǒng)一部署，電子文件管理和檔案信息系統(tǒng)建設(shè)逐步推進，貫穿各層級、覆蓋全校業(yè)務的檔案大數(shù)據(jù)體系初步建立。結(jié)合學校信息化規(guī)劃，校檔案館制訂了《杭州電子科技大學數(shù)字檔案館建設(shè)方案》，明確在做好館藏檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，對現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)進行升級和更新。通過建設(shè)檔案館信息化系統(tǒng)，建立對外公開利用平臺，實現(xiàn)學校檔案利用服務網(wǎng)絡(luò)化，提升學校信息資源共享交換平臺質(zhì)量，強化各類信息資源的整合共享。

1.2 建立完善的數(shù)字檔案館的規(guī)章制度

長期以來，學校檔案管理規(guī)章制度主要是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的，難以有效解決電子文件在歸檔、收集、整理及利用中出現(xiàn)的問題。因此在示范數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，學校對相關(guān)的規(guī)章制度進行了重新修訂和完善。根據(jù)國家檔案局、省檔案局頒布的有關(guān)數(shù)字檔案館建設(shè)和檔案數(shù)字化的法律法規(guī)，結(jié)合學校檔案工作實際，學校制訂了《杭州電子科技大學電子文件歸檔與電子檔案管理實施辦法》《杭州電子科技大學數(shù)據(jù)安全與管理實施辦法》《杭州電子科技大學電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度》《杭州電子科技大學檔案數(shù)字化安全管理制度》等規(guī)章制度，對電子文件歸檔、數(shù)字檔案資源安全和保密、檔案數(shù)字化外包管理做出詳細、明確的規(guī)定，為數(shù)字檔案館建設(shè)提供了制度保障。

1.3 做好傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作

傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化是數(shù)字檔案館建設(shè)的主要內(nèi)容之一，學校檔案數(shù)字化工作分步驟推進。第一步，健全館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，包括案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫，確保建校以來的所有館藏檔案都有電子目錄，并確保檔案實體與電子目錄一一對應、數(shù)據(jù)完整準確。第二步，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。學校根據(jù)利用為先的原則確定檔案數(shù)字化順序，優(yōu)先對查詢量大、利用頻繁的黨政檔案、科研檔案、校友檔案進行數(shù)字化，并對能反映學校發(fā)展歷史、具有重要保存價值，或因年代久遠、利用頻率較高且已經(jīng)出現(xiàn)細微破損的檔案進行優(yōu)先數(shù)字化。2013年以來，學校以外包形式完成了學校建校以來（1956年至2017年）保管期限為永久、長期（或30年）館藏紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化掃描，并進行了OCR全文識別，共計29656卷、375419件，完成的全文數(shù)字化達到85%以上，特別是成為省內(nèi)首家完成基建圖紙和財務憑證檔案數(shù)字化的省屬高校。第三步，建立多媒體數(shù)據(jù)庫。校檔案館完成了歷年照片檔案數(shù)字化工作，并接收了歷年數(shù)碼照片及數(shù)碼視頻進行歸檔，健全和建立了照片數(shù)據(jù)庫及音視頻數(shù)據(jù)庫。第四步，建立實物數(shù)據(jù)庫，對建校以來的實物、舊印模等進行拍照，以圖片形式上傳至檔案管理系統(tǒng)，進行統(tǒng)一管理。第五步，建立專題數(shù)據(jù)庫。校檔案館根據(jù)學校工作的需要，建立歷年教職工年度考核、教職工職稱晉升、科研獲獎、科研專利、軟著、干部任免等專題數(shù)據(jù)庫，方便日常查閱和使用。

1.4 強化數(shù)字檔案館的安全保障體系建設(shè)

安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館運行的有力保證。根據(jù)國家檔案局組織制訂的有關(guān)數(shù)字檔案系統(tǒng)法律規(guī)章和技術(shù)標準要求，學校制訂了《杭州電子科技大學檔案數(shù)據(jù)安全保密制度》，在數(shù)字檔案館的創(chuàng)建與運行中，嚴格落實文件的相關(guān)規(guī)定。為確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)安全，學校檔案館的服務器由學校網(wǎng)絡(luò)信息中心托管，由專業(yè)人士負責管理和維護，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行檢測。學校在省內(nèi)高校中最先引入數(shù)字檔案雙活容災系統(tǒng)，實時將檔案管理系統(tǒng)存量數(shù)據(jù)和活動數(shù)據(jù)自動備份到備用數(shù)據(jù)庫，確保數(shù)字檔案絕對安全。同時按照省檔案登記備份工作相關(guān)規(guī)定，建立了數(shù)字檔案安全保管和備份制度，歸檔數(shù)字檔案一式三套，一套封存保存保管，一套提供利用，一套向省檔案登記備份中心進行異地登記備份。

2 高校創(chuàng)建示范數(shù)字檔案館的若干思考

2.1 進一步加強數(shù)字檔案資源建設(shè)

雖然校數(shù)字檔案館已通過驗收，但仍屬于數(shù)字檔案館初級階段，離數(shù)字檔案館中級、高級階段還有很大差距，特別是在數(shù)字資源建設(shè)方面。目前省內(nèi)高校的數(shù)字檔案資源仍是館藏紙質(zhì)檔案、聲像檔案數(shù)字化后的全文數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)，以及一部分從OA系統(tǒng)采集的電子公文及數(shù)碼設(shè)備拍攝的數(shù)碼照片、視頻為主。在“存量數(shù)字化、增量信息化”的原則和要求下，隨著雙套制逐漸退出歷史舞臺、單套制漸行漸近，我們首先要做好數(shù)字檔案資源的實時采集，將學生系統(tǒng)、教務系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、科研系統(tǒng)中形成的具有存檔價值的電子文件及時收集、整理和歸檔，通過系統(tǒng)自動對接或者人工干預的方式錄入高校檔案管理系統(tǒng)，提升高校數(shù)字檔案館的信息量。其次要做好網(wǎng)站信息的自動捕獲。高校除了建有整個學校的網(wǎng)站，各二級學院、機關(guān)職能部門、研究機構(gòu)也都建有本單位的網(wǎng)站，二級學院網(wǎng)站上的學院概況、學科建設(shè)、本科生教育、研究生教育、科學研究、學生天地等欄目內(nèi)的信息，以及機關(guān)職能部門、研究機構(gòu)的機構(gòu)設(shè)置、工作動態(tài)等欄目內(nèi)的信息，都具有歸檔價值，應注重這一類信息的收集歸檔。此外，在學校推進“最多跑一次”改革過程中，校檔案館要根據(jù)最新情況，及時靈活地調(diào)整歸檔范圍，踐行“能歸盡歸”的原則，豐富數(shù)字檔案資源。

2.2 進一步構(gòu)建多元化的數(shù)字檔案資源服務模式

建立學校數(shù)字檔案館，最重要的目標是實現(xiàn)檔案利用的便捷化，因此需要開通多種數(shù)字檔案信息服務渠道。如為方便畢業(yè)校友查詢高校錄取名冊、學籍成績記載卡、學業(yè)成績表、畢業(yè)名冊、研究生成績、學位申請材料等，可構(gòu)建教學類檔案遠程利用服務平臺，支持校友異地注冊，通過身份認證等方式檢測真實性，為校友提供相關(guān)電子檔案的閱讀、下載甚至檔案復印件快遞寄送服務，實現(xiàn)檔案異地查詢；可利用檔案管理系統(tǒng)，通過用戶授權(quán)的方式，為校內(nèi)職能部門開通網(wǎng)上自動檔案信息查詢服務，實現(xiàn)查檔“零跑腿”；可利用檔案信息發(fā)布系統(tǒng)，教職員工通過校園身份認證方式自助查詢獲獎證書、專利、軟件著作證書、校報，以及可公開的校內(nèi)文件、照片、視頻、實物等的目錄、相關(guān)內(nèi)容。

2.3 進一步強化特色專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)

建立高校檔案數(shù)字檔案館，最重要的目標之一就是根據(jù)用戶需求實現(xiàn)檔案利用的便捷化。因此可以通過加大電子檔案編研力度，建立多種專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享共用。如將高校教學檔案中利用頻率較高的招生錄取名冊、學籍卡、成績單進行二次加工，通過檔案管理系統(tǒng)直接掛接到本人信息條目之下，實現(xiàn)單人單條單頁模式，極大地方便查找和利用；將黨政類檔案中校發(fā)文件進行編研，形成歷年教學類、科研類、人事類等規(guī)章制度專題庫，滿足學校內(nèi)部職能部門查閱利用檔案的需求；將基建檔案中高校每幢建筑物的圖紙進行編研，形成基建圖紙專題庫，方便后勤部門在樓宇維護及改造辦公場地、實驗場所時使用。