鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作研究

文/馮 娜

鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案真實(shí)客觀的記錄了鐵路建設(shè)工作的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，對(duì)今后鐵路的運(yùn)營、管理、維修、改造等工作提供重要的依據(jù)與支撐。本文簡要說明了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)，重點(diǎn)分析了鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的改革與優(yōu)化，以提升鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平

檔案管理是建筑工程信息管理的核心內(nèi)容，對(duì)于鐵路建設(shè)項(xiàng)目而言也是如此。通過檔案可以了解鐵路建設(shè)的事前準(zhǔn)備、事中管理與建設(shè)、事后評(píng)價(jià)與維護(hù)等信息，整個(gè)工程的相關(guān)建設(shè)信息均會(huì)記錄在案，可以為后續(xù)的鐵路建設(shè)與發(fā)展提供真實(shí)有效的參考價(jià)值。所以，鐵路相關(guān)部門對(duì)鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理必須高度重視，做到數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，安全完整，為鐵路維護(hù)與擴(kuò)建提供數(shù)據(jù)支撐。

一、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

鐵路部門是國家的一大重要交通部門，有其自身內(nèi)在的規(guī)律以及很多特點(diǎn)，作為鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)也是較為突出。主要在于：

一是鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案資料收集的周期長。鐵路建設(shè)項(xiàng)目受地形、地貌、地質(zhì)結(jié)構(gòu)以及其他因素的影響，往往具有建設(shè)周期長的特點(diǎn)，這也使得鐵路項(xiàng)目檔案管理呈現(xiàn)出長周期的特征。項(xiàng)目周期長，涉及的因素多，變動(dòng)大，信息收集及時(shí)性差，容易受到自然因素和人為因素的影響而導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)不完整，文件資料污損率高，導(dǎo)致信息丟失等狀況。因此，針對(duì)這一周期長的特征，經(jīng)建立和落實(shí)嚴(yán)格的歸檔制度，做好監(jiān)督，微小變動(dòng)以及天氣變化等都要及時(shí)將檔案資料歸檔，根據(jù)需要實(shí)行每日歸檔一次，影響因素較多、較大時(shí)，進(jìn)行每日早、中、晚三次及時(shí)歸檔，寧繁勿缺。直到完工后再進(jìn)行檔案整理，使之更加真實(shí)可靠。

二是檔案資料繁雜且數(shù)據(jù)量大。鐵路建設(shè)項(xiàng)目環(huán)節(jié)雖少，但多以外包形式建設(shè)，為保證工期或縮短工期，往往將線路分成n個(gè)標(biāo)段同時(shí)外包施工。在進(jìn)行檔案管理時(shí)，不但要收集建設(shè)檔案，還要將施工單位、相關(guān)區(qū)域政府、勘察設(shè)計(jì)、物資供應(yīng)商、監(jiān)理單位等信息進(jìn)行收集歸檔，檔案信息范圍廣，數(shù)量大，歸檔困難。如果缺乏嚴(yán)格的規(guī)范化管理制度，各標(biāo)段的檔案形式各不相同，很難保證總體檔案質(zhì)量和完整性。

三是檔案保存管理機(jī)制不健全。工程結(jié)束收集檔案信息時(shí)，需要將所有相關(guān)單位的檔案一并收集，如建設(shè)單位、工務(wù)站段、城建檔案、鐵路集團(tuán)以及軍區(qū)等需要進(jìn)館項(xiàng)目檔案。但是，目前合資鐵路項(xiàng)目占較大比例，鐵路公司受地域影響還無法將所有項(xiàng)目歸檔，使得檔案長期滯留在參建單位，而參建單位完工收款后，將重心放在下一個(gè)工程上，對(duì)已完結(jié)的工程檔案管理并不重視，因此，管理?xiàng)l件落后，管理制度不完善，容易造成檔案丟失。

二、鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的改革與優(yōu)化

結(jié)合鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的特征，針對(duì)時(shí)下存在的問題，鐵路項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目檔案的改革與優(yōu)化勢在必行。為此：

一要深化檔案管理工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案收集周期長、來源廣、影響因素多，相關(guān)文件、資料等歸檔需要嚴(yán)格的管理制度和規(guī)范化的管理流程，將檔案管理做好事前、事中、事后監(jiān)督與歸檔，才能保證檔案完整可靠。因此，在項(xiàng)目建設(shè)過程中，要將日常收集作為主要手段，將過程監(jiān)督作為重點(diǎn)，鐵路上級(jí)檔案主管部門將檔案劃分成若干個(gè)下級(jí)業(yè)務(wù)內(nèi)容，指導(dǎo)下級(jí)檔案管理要嚴(yán)格按照統(tǒng)一的檔案要求和制度進(jìn)行及時(shí)收集與歸檔。明確檔案范圍，參建單位要將項(xiàng)目文件如實(shí)、完整地納入到檔案中去，真實(shí)反映建設(shè)過程和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。因此，檔案管理是參建單位不可推卸的責(zé)任和義務(wù)，需要建設(shè)初期就做好檔案分工，做好監(jiān)督檢查，保證檔案管理有序運(yùn)作與質(zhì)量提升。

二要規(guī)范檔案收集的工作流程。檔案管理是所有參與單位專業(yè)管理人員的工作職責(zé)，所有檔案都要由他們收集整理歸檔。為了保證檔案完整、真實(shí)、可靠，就需要這些管理人員嚴(yán)格按照檔案管理規(guī)范和流程，根據(jù)建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)程形成前后聯(lián)系的完整的檔案信息。因此，需要所有單位按照施工流程共同研究檔案歸檔的時(shí)間、范圍以及應(yīng)急歸檔方案，各參建單位專業(yè)技術(shù)人員要將相關(guān)文件的完整性和準(zhǔn)確性列入績效考核，確保檔案真實(shí)體現(xiàn)施工過程。

三要加強(qiáng)檔案管理工作的資源投入。檔案管理涉及管理人員、檔案存放地點(diǎn)、存放方式，因此，需要人力、物力、財(cái)力投入，才能實(shí)現(xiàn)檔案完整歸檔。因此，資料員要具有較強(qiáng)的專業(yè)能力，資料存放方式要具體，存放場所要明確，并保證檔案資料不受潮、不日曬、不吹風(fēng)、不被盜、無蟲害等。技術(shù)人員要具有較強(qiáng)的責(zé)任心，做好文件移交與說明工作。單位要實(shí)行檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，樹立檔案管理先進(jìn)標(biāo)兵和勞動(dòng)模范，通過激勵(lì)措施帶動(dòng)相關(guān)人員積極完善檔案信息，及時(shí)收集和歸檔檔案文件，從而把檔案工作做得更好。

四要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)等信息技術(shù)的迅速發(fā)展與應(yīng)用，檔案管理應(yīng)用信息化技術(shù)使管理效率和質(zhì)量得到迅速提升。因此，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案信息化管理需要緊跟時(shí)代步伐，積極進(jìn)行信息化建設(shè)。由于數(shù)字化系統(tǒng)在建設(shè)項(xiàng)目中已經(jīng)應(yīng)用，必將產(chǎn)生數(shù)字檔案，將數(shù)字檔案歸檔是今后檔案管理工作必不可少的內(nèi)容。而現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案也可通過掃描、照相等轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，存儲(chǔ)在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫中，既可節(jié)省存放空間，又能提高查閱效率。由此可見，提升檔案現(xiàn)代化管理水平，加強(qiáng)信息化建設(shè)至關(guān)重要。此外，還要強(qiáng)調(diào)一點(diǎn)，數(shù)字化檔案的應(yīng)用，必須做好數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)出錯(cuò)與丟失。

五要提升檔案收集與管理工作效率。鐵路建設(shè)項(xiàng)目受自然因素和人為因素影響較大，涉及的檔案內(nèi)容越來越多，信息量越來越龐大。因此，檔案及時(shí)收集至關(guān)重要。檔案收集既要及時(shí)，也要全面，既要體現(xiàn)項(xiàng)目特征，又要體現(xiàn)施工工藝等。如施工材料，要有廠家資質(zhì)和合格證、質(zhì)量證明、檢測報(bào)告、施工配比報(bào)告、使用單位施工工藝、使用功能、施工質(zhì)量、相關(guān)人員報(bào)備以及驗(yàn)收質(zhì)量報(bào)告等等，做到精細(xì)化收集，完整性預(yù)歸檔。進(jìn)入檔案整理階段時(shí)，不但要統(tǒng)一組卷標(biāo)準(zhǔn)，還要符合相互搭配的自然規(guī)律和工藝流程，保證檔案信息好查可用。歸檔后的文件，要注意檢索內(nèi)容與編碼，使標(biāo)題涵蓋整個(gè)案卷主要內(nèi)容，保證后續(xù)查看或應(yīng)用時(shí)，檢索方便，節(jié)省檢索查找時(shí)間，提高檔案利用的效率。

縱觀鐵路建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的全過程，其項(xiàng)目檔案對(duì)這一鐵路建設(shè)項(xiàng)目今后的使用、管理、維修、改造等工作具有十分重要的依據(jù)與參考價(jià)值，同時(shí)也為今后的鐵路其他建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施提供了學(xué)習(xí)與參考。有鑒于此，提請(qǐng)相關(guān)管理部門必須高度重視鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，加大資金投入，夯實(shí)基礎(chǔ)設(shè)施，完善工作機(jī)制，規(guī)范工作流程，提高工作效率，促使檔案管理水平邁上新臺(tái)階，對(duì)于鐵路項(xiàng)目建設(shè)大力開展無疑是一大有力的推動(dòng)。