檔案精細化管理措施的探討

文/王瑞嬌

實施精細化管理，是提升檔案科學化、規(guī)范化、有序化管理水平的重要舉措。本文首先闡明了實施檔案精細化管理的重要作用，進而重點探討了推進檔案精細化管理的具體措施與對策

檔案精細化管理是檔案管理擺脫傳統(tǒng)管理模式的束縛，走向現(xiàn)代化管理的重要途徑，是新時代檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求。檔案精細化管理主張服務(wù)分工精細化和檔案管理精細化，實現(xiàn)檔案管理的科學化、規(guī)范化，最終實現(xiàn)降成本，提效益，優(yōu)化資源配置，提高資源利用率。由此可見，分析與探討檔案精細化管理作用凸顯、十分必要。

一、實施檔案精細化管理的重要作用

實施檔案精細化管理，是提升檔案管理水平的重要舉措。能為檔案管理的戰(zhàn)略發(fā)展提供助力，具有極其重要的作用。

1.有利于檔案管理目標的落實。檔案精細化管理，首先要將管理目標精細化分工，融入到各個部門的日?；顒又?，通過責任制使管理目標得以實現(xiàn)。其次要按科學管理的原則，將檔案管理目標所需的資源進行整合，從而提高資源利用效率，使檔案精細化管理水平提高，促進管理目標的實現(xiàn)，彰顯檔案精細化管理的效能。

2.有利于檔案管理的協(xié)調(diào)與溝通。檔案管理涉及所有入檔部門，涉及人員多、部門廣、業(yè)務(wù)寬。單位運營隨時產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)，需要人員配合部門溝通，才能及時收集檔案信息，及時歸入檔案進行管理。此外，單位經(jīng)營中檔案資源的流通需要部門的配合才能高效利用。因此，檔案精細化管理需要各個部門加強協(xié)調(diào)、人員互相配合，共同致力于經(jīng)營目標的實現(xiàn)，降低成本，提高效益，促進單位檔案精細化管理水平的提升，更好地服務(wù)于本單位的可持續(xù)發(fā)展。

3.有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。在大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的支撐下，單位檔案數(shù)據(jù)的價值得以開發(fā)和利用，使檔案數(shù)據(jù)由以存為主轉(zhuǎn)化為存用并舉，為檔案管理可持續(xù)發(fā)展起到推動作用。檔案精細化管理可以針對檔案需求制定特定的管理方案，并從檔案管理目標出發(fā)，使檔案管理走向精細化、完善化、規(guī)范化和標準化，檔案資源的管理更加富有條理性，資源應(yīng)用更加具有目的性，對檔案管理可持續(xù)發(fā)展起到明顯的助推作用。

二、推進檔案精細化管理的措施與對策

檔案精細化管理是大數(shù)據(jù)信息化時代檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，那么如何得以實施？特提出以下措施與對策：

其一，大力營造檔案精細化管理的大環(huán)境。營造檔案精細化管理的大環(huán)境，需要從以下幾個方面切入：

首先，從思想觀念上轉(zhuǎn)變，逐步提升檔案精細化管理的強烈意識。注重對精細化管理作用和理念的宣傳，使精細化管理理念滲透到單位文化中，使工作人員耳濡目染，特別是檔案管理人員，必須牢固樹立檔案精細化管理意識，這對于實現(xiàn)單位檔案精細化管理十分重要。

其次，單位精細化管理檔案的過程進行記錄，形成音像圖文資料，進行檔案精細化管理的宣傳，形成檔案管理的良好形象，使檔案精細化管理成為單位文化的窗口，提高資源利用率，優(yōu)化資源配置，樹立檔案精細化管理榜樣、精細化管理典型、檔案精細化管理標兵等，使檔案精細化管理宣傳力度、廣度、深度得以拓展，使員工逐漸形成凝聚力，崗位責任感，職業(yè)幸福感，社會使命感，成果自豪感，推動單位檔案精細化管理與單位文化建設(shè)齊頭并進，從而促進檔案精細化管理得以有效實施。

再次，積極尋求檔案精細化管理的改革路徑。既要積極應(yīng)用信息技術(shù)和各種新技術(shù)，又要積極研究創(chuàng)新，將阻力變?yōu)閯?chuàng)新的動力；既要引進人才構(gòu)建高素質(zhì)隊伍，又要增加培訓機會，使員工真正認識到檔案精細化管理的作用，勇于承擔責任，積極投身于創(chuàng)新研發(fā)之中，推動單位檔案精細化管理的發(fā)展；既要優(yōu)化激勵機制和考核機制，又要完善監(jiān)督管理機制，使三者科學配合，形成完善的考評體系，使工作人員的個人目標和單位發(fā)展目標合二為一，調(diào)動工作人員的積極性。通過以上措施，激發(fā)員工的競爭意識，夯實精細化管理理念，不斷提高檔案精細化管理水平。

其二，努力改進檔案精細化管理基礎(chǔ)措施。實施檔案精細化管理需要諸多因素的整體集合，其中基礎(chǔ)實施的完善十分重要。為此：

首先，構(gòu)建完善的信息化管理平臺。應(yīng)用信息化管理手段實現(xiàn)檔案精細化管理的數(shù)字化，既提高管理效率和管理質(zhì)量，又降低勞動強度，降低管理成本。同時實現(xiàn)檔案精細化管理數(shù)據(jù)的共享，有利于檔案數(shù)據(jù)的及時更新與處理。

其次，檔案精細化管理要有明確的管理目標。目標設(shè)置要精細和科學，能針對單位檔案管理的不足和關(guān)鍵點進行階層化、重點化和人性化，突出以人為本的管理理念，逐漸深入，打好基礎(chǔ)，細化管理目標。

再次，檔案管理流程標準化和精細化。檔案管理實施標準化管理流程，簡化工作量，實施檔案管理定性與定量結(jié)合的管理方式，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)、云技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等信息技術(shù)手段，實施網(wǎng)絡(luò)標準化、流程精細化、執(zhí)行責任化的管理模式。

最后，重視執(zhí)行精細化。要完善管理制度，從制度上引導檔案精細化管理；要完善監(jiān)督體系，使精細化的檔案管理目標得以層層實現(xiàn)，監(jiān)督檔案及時歸檔和更新。同時，要求檔案管理人員嚴格按照管理流程的規(guī)定進行檔案管理，對檔案精細化管理過程中出現(xiàn)的問題能夠具體分析，尋找最佳的解決方案，使檔案管理更加科學合理。

其三，不斷完善檔案精細化管理的重點環(huán)節(jié)。實施檔案精細化管理，不斷完善各個重點環(huán)節(jié)非常必要。因此，在完善重點環(huán)節(jié)上下大功夫?qū)崬楸厝弧?/p>

首先，形成完善的精細化管理體系。檔案歸檔要及時，數(shù)據(jù)要完整，內(nèi)容要全面，統(tǒng)一存入數(shù)據(jù)庫分類保存，體現(xiàn)檔案管理的精和細；構(gòu)建完善的管理制度，將保密制度、保管制度、查詢制度等制度進行完善和精細化，突出監(jiān)督體系的作用。

其次，整理單位檔案數(shù)據(jù)。對于年代久遠且無應(yīng)用價值的數(shù)據(jù)單獨保存，對優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)單獨保存，以方便后續(xù)應(yīng)用。優(yōu)質(zhì)檔案數(shù)據(jù)整理時，根據(jù)檔案精細化管理的原則和制度要求，將檔案數(shù)據(jù)所有相關(guān)因素均納入數(shù)據(jù)庫中，確保檔案信息無遺漏之處，保證優(yōu)質(zhì)檔案信息完整全面。

最后，突出檔案精細化管理的重要內(nèi)容。根據(jù)單位檔案管理的重要內(nèi)容進行精細化管理的措施調(diào)整，加強部門聯(lián)動，及時將無用的檔案歸入到老舊檔案數(shù)據(jù)庫中，簡化優(yōu)質(zhì)檔案查詢路徑，提高檔案精細化管理的效果。

客觀現(xiàn)實告訴人們，實施檔案精細化管理有利于落實檔案管理目標，加強檔案管理中各部門的協(xié)調(diào)與溝通，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。相關(guān)工作人員更應(yīng)當引起重視，通過工作環(huán)境的營造、基礎(chǔ)措施的改進、重點環(huán)節(jié)的完善等舉措，積極推進檔案精細化管理進程，實現(xiàn)檔案管理水平的進一步提升，為促進本單位快速發(fā)展與社會進步提供有力支撐。