基于云計算環(huán)境下電子文件的動態(tài)發(fā)展研究

文·張珊珊

一、 引言

當(dāng)前信息技術(shù)朝著云計算的方向發(fā)展，大到經(jīng)濟(jì)、政治、國防、金融、醫(yī)療、教育等宏觀領(lǐng)域，小到企業(yè)、政府、公共服務(wù)機構(gòu)以及人們的生活、工作等，都少不了云計算的使用。云計算帶領(lǐng)了一種新的發(fā)展趨勢，引起了新一輪技術(shù)革新。云計算是一種基于因特網(wǎng)的超級計算模式，最早是由 Google 首席執(zhí)行官埃里克·施密特 （ Eric EmersonSchmidt） 在 2006 年的搜索引擎大會上提出的。其中所謂的“云”形象地指代計算機聯(lián)網(wǎng)形成的集群，它是在遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)中心里由成千上萬臺計算機連接成一片而形成的，它聚集了大量服務(wù)器、應(yīng)用軟件或者存儲設(shè)備，具有每秒 10 萬億次的運算能力。[1]人們可以在任何時間、任何地點使用筆記本、計算機、移動設(shè)備聯(lián)網(wǎng)接入所需的數(shù)據(jù)中心，利用統(tǒng)一的服務(wù)界面，及時快捷地訪問“云端”，從而獲取所需的服務(wù)和資源。云計算具有低成本、虛擬化、存儲能力強、彈性服務(wù)、資源池化、按需服務(wù)、服務(wù)可計費、泛在接入的特點。在數(shù)據(jù)產(chǎn)生速度數(shù)以億計的情況下，低成本、高容量、服務(wù)全面、環(huán)境可靠的云計算是最佳的選擇。云計算包括云存儲、云平臺、云服務(wù)等一系列應(yīng)用方式。

而云計算的到來也給電子文件的發(fā)展帶來了不小的變化。電子文件在我國上世紀(jì)九十年代出現(xiàn)，特別是十三屆國際檔案大會召開之后，人們開始關(guān)注電子文件管理問題。1996年，國家檔案局組建了電子文件歸檔與檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組，正式揭開了我國電子文件管理工作的序幕。在2009年，中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《電子文件管理暫行辦法》，并于同年底成立了電子文件管理部際聯(lián)席會議制度，這兩項事件標(biāo)志著我國的電子文件管理國家戰(zhàn)略正式形成。[2]電子文件的發(fā)展一直隨著國情、國策、技術(shù)以及自身結(jié)構(gòu)的調(diào)整而不斷變化。比如目前一些世界先進(jìn)國家為節(jié)約經(jīng)費投入、提高服務(wù)效率而在政府部門推行“云優(yōu)先”（Cloud First）戰(zhàn)略，即在未來政府部門信息化業(yè)務(wù)采購和系統(tǒng)更新時，優(yōu)先考慮使用云計算模式。[3]而在云計算的大環(huán)境背景下，電子文件的發(fā)展也由靜態(tài)逐漸過渡到動態(tài)。從系統(tǒng)結(jié)構(gòu)到運行機制、從性質(zhì)到特點以及歸檔模式的轉(zhuǎn)變都體現(xiàn)了云計算對電子文件的影響之大與深。

二、 迎合時代變化：電子文件動態(tài)發(fā)展的過程

（一）從數(shù)字連續(xù)性到數(shù)據(jù)連續(xù)性

在本世紀(jì)的前十年到前十五年的時間里，電子文件的發(fā)展緩慢而上升。從一開始被提及到成為國家戰(zhàn)略規(guī)劃里的一部分，電子文件的地位與重要性不言而喻。但是在云計算時代形成之前，或者在云計算的發(fā)展初始，電子文件的保管與利用方式以“數(shù)字連續(xù)性”為主。數(shù)字連續(xù)性指在文件連續(xù)體的框架內(nèi)信息得以保管和利用的能力，它不僅是關(guān)于信息的長久保存，而且是要在信息的持續(xù)運動中構(gòu)建信息管理的能力和系統(tǒng)性的框架。[4]數(shù)字的連續(xù)性主要著重于電子文件的存儲與長期利用。且這個利用是被動的、靜態(tài)的。它的主要目標(biāo)是保護(hù)電子文件不受損壞，保證電子文件的可信性，并能夠及時有效地為用戶提供利用。這種保存電子文件的方式較為單一，且不夠靈活。一旦出現(xiàn)大量的、海量的數(shù)據(jù)就會出現(xiàn)不能及時準(zhǔn)確從數(shù)據(jù)庫中找到所需的信息。而數(shù)據(jù)連續(xù)性的出現(xiàn)，在大數(shù)據(jù)、云計算的背景下，很大程度上解決了數(shù)字連續(xù)性的部分缺陷。數(shù)據(jù)連續(xù)性是指由數(shù)據(jù)的可關(guān)聯(lián)性、可溯源性、可理解性及其內(nèi)在聯(lián)系組成的一整套數(shù)據(jù)保護(hù)措施，其目的是保障數(shù)據(jù)的可用性、可信性和可控性，降低數(shù)據(jù)失用、失信和失控風(fēng)險。[5]它著重于電子文件的利用。這種利用是主動的、動態(tài)的。存儲只是它的一方面特點的體現(xiàn)。而且它的側(cè)重點在于對電子文件的質(zhì)量保障。將存儲的數(shù)據(jù)更好的連接起來、避免出現(xiàn)碎片化現(xiàn)象，并加強數(shù)據(jù)的跟蹤和鑒定，力求所存儲的數(shù)據(jù)都具有證據(jù)力，能夠作為憑證使用。數(shù)據(jù)連續(xù)性的最主要特點就是具有可關(guān)聯(lián)性、可追溯性、可理解性等。[6]且數(shù)據(jù)連續(xù)性也適應(yīng)當(dāng)前大數(shù)據(jù)、海量數(shù)據(jù)的爆發(fā)式增長的現(xiàn)狀，為今后電子文件的發(fā)展提供了強有力的保障。

（二） 歸檔模式從雙套制逐漸轉(zhuǎn)向單套制

雙套制就是指在電子文件歸檔時，將電子文件的電子版本和紙質(zhì)版本一并歸檔保存的電子文件歸檔管理模式。它的優(yōu)點在于可以確保檔案的完整性與安全性，但缺點在于效率低下，管理成本過高。且在云計算背景下，雙套制已不能適應(yīng)海量數(shù)據(jù)的收集、保管、利用工作。2018年底國家檔案局、科技部發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定（征求意見稿）》規(guī)定了科研電子文件僅以電子形式保存。此外，2019年5月，貴州省也印發(fā)了辦法明確電子文件不再以紙質(zhì)形式歸檔移交，并指出電子證照與紙質(zhì)證照有同等法律效力。這些措施與文件都逐步向單套制歸檔模式轉(zhuǎn)變。單套制以電子文件為主要管理對象，從文件的生成到存儲、備份、利用等方面都只有電子版本。電子文件從生成到銷毀或永久保存的整個生命周期中，都只以電子的形式存在，不會出現(xiàn)其他實體形式，這是單套制運行的真諦。單套制大大降低了對電子文件的管理成本，且適應(yīng)了云計算環(huán)境下無紙化管理的要求。如上海市檔案局結(jié)合上海自貿(mào)試驗區(qū)實踐，已經(jīng)在自貿(mào)區(qū)嘗試性推廣電子檔案“單套制”，[7]隨著信息技術(shù)的進(jìn)步， 電子文件數(shù)量和種類的不斷增加， 雙套制的缺點也越來越明顯，且運行成本也會隨之不斷攀升， 從雙套制向單套制的歸檔模式的動態(tài)演變，體現(xiàn)了電子文件與時代發(fā)展齊驅(qū)并進(jìn)的新走向。

（三） 電子文件安全問題日益緊迫

隨著大數(shù)據(jù)的蓬勃發(fā)展，云計算的普及，使得當(dāng)前許多計算機應(yīng)用系統(tǒng)將其存儲方式從傳統(tǒng)的計算機存儲系統(tǒng)轉(zhuǎn)向了云存儲系統(tǒng)。云存儲系統(tǒng)是以云計算為基礎(chǔ)，借助集群服務(wù)、分布式文件系統(tǒng)和虛擬化等技術(shù)為用戶提供一個方便快捷、成本低下和可拓展性高的高性能存儲平臺。傳統(tǒng)的計算機存儲系統(tǒng)由于沒有存儲在云端，對于數(shù)據(jù)的安全保管是有一定的保障的。但是當(dāng)用戶將數(shù)據(jù)存儲在云端時，大量的數(shù)據(jù)安全問題也隨之而來。數(shù)據(jù)泄露、惡意病毒、數(shù)據(jù)丟失問題也隨之出現(xiàn)。而電子文件的存儲安全是最為關(guān)鍵的。數(shù)據(jù)的丟失與泄露可能會造成無法挽回的損失。電子文件的信息安全是建立在信息安全這個基礎(chǔ)概念之上的，我國學(xué)者結(jié)合國際標(biāo)準(zhǔn)化組織發(fā)布的《信息安全管理實施指南》（ISO 17799－2005）中對信息安全的定義，將電子文件的信息安全的內(nèi)涵歸納為安全性、完整性、可用性三個方面。[8]電子文件的安全問題還包括可靠性、憑證性等方面，在數(shù)字時代對于文件的安全標(biāo)準(zhǔn)判定不再是以單一的標(biāo)準(zhǔn)，而是需要從各個方面、各個層次進(jìn)行判定與防范。

（四） 電子文件從離線處理轉(zhuǎn)為在線處理

傳統(tǒng)的電子文件管理系統(tǒng)是將所收入的數(shù)據(jù)做離線處理，且是一批次一批次的進(jìn)行。具體流程大約是對電子文件的獲取、登記、處理，并跟蹤操作。[9]但這種方式是以離線處理的方式進(jìn)行的。在以前電子文件數(shù)量不多的情況下是適用的。但隨著電子文件的數(shù)量增長迅猛，數(shù)據(jù)暴增的當(dāng)下，傳統(tǒng)的離線處理已經(jīng)不能適應(yīng)需求了。大數(shù)據(jù)、云計算的出現(xiàn)使得對電子文件的處理要求更高，更多的文件需要實時處理（Real－Timeprocessing）。[10]由此，在線處理文件的方式應(yīng)運而生。云計算、云存儲的出現(xiàn)解決的電子文件存儲空間與效率的問題，而且對于電子文件的在線處理也可以通過一定的程序進(jìn)行。而且云計算使得對于電子文件處理不僅僅限于工作人員，用戶通過注冊認(rèn)證也可以通過一定的要求對所需的電子文件進(jìn)行訪問。這也實現(xiàn)了電子文件資源利用的最大化。

三、 補齊自身短板：電子文件動態(tài)發(fā)展的趨勢

（一） 動態(tài)利用成為未來發(fā)展新走向

電子文件的概念在我國被提出過后很長一段時間，其發(fā)展的重點都在于對電子文件的存儲與其不被損壞上，沒有重視其利用價值。云計算的到來為電子文件的發(fā)展帶來了機遇。由于電子文件的數(shù)量急劇增長和電子信息化的普遍性，人們用到電子文件的領(lǐng)域越來越多，且更加方便快捷。云存儲、云服務(wù)等新事物也為電子文件的發(fā)展提供新動力。云存儲具有無限的空間進(jìn)行使用且成本低，云存儲采用冗余方式保留電子文件的多個副本，通過自動方式備份和恢復(fù)電子文件。云計算使得電子文件及其處理能力都變成可移動的，可以通過任何網(wǎng)絡(luò)設(shè)備訪問和利用，不僅極大地擴展了信息資源的共享范圍，而且可以實現(xiàn)集成的服務(wù)，非常便捷。云服務(wù)憑借其便利性、強大的空間與功能可為電子文件管理提供可用的基礎(chǔ)設(shè)施、硬件、軟件與平臺服務(wù)，逐漸應(yīng)用于電子文件的管理。而這兩者都是為電子文件的動態(tài)利用做好支撐，重利用已經(jīng)逐漸成為電子文件發(fā)展的重心之一。做好利用工作是實現(xiàn)電子文件價值的突出表現(xiàn)。

（二） 持續(xù)擴大電子簽名法的法律效力

2004年8月28日我國首部“真正意義上的信息化法律”——《電子簽名法》經(jīng)審議批準(zhǔn)通過，于2005年4月1日正式生效。它的實行標(biāo)志著中國的電子商務(wù)、電子交易等有了法律保障， 擺脫了缺乏法律保障的窘困的局面， 同時進(jìn)一步加快了與國際化接軌的速度?！峨娮雍灻ā肥侵袊畔⒒I(lǐng)域的第一部法律， 它的誕生是在中國信息化領(lǐng)域內(nèi)實施法制化管理的良好的開端。例如，在2005年3月10日央行召開電視電話會議， 重點強調(diào)結(jié)算賬戶管理系統(tǒng)在全國的推廣和大額網(wǎng)上支付管理系統(tǒng)接入農(nóng)村信用社的決定后， 僅安徽農(nóng)村信用聯(lián)社一家， 開通網(wǎng)上支付服務(wù)的當(dāng)天交易量就達(dá)到了1217萬元人民幣， 第二天就迅速上升到2086萬元。[11]這不僅為電子政務(wù)的有效運行提供了法律依據(jù)， 而且為大力構(gòu)建服務(wù)型政府提供了法律保障。而在未來相當(dāng)長的一段時間里無紙化辦公與無紙化交易將成為社會發(fā)展主流趨勢。但是在方便快捷的同時，無紙化的利用方式使得電子文件、電子檔案等的信息內(nèi)容與其載體是可分離的，且較易被修改。這些附帶的缺點使得電子文件的法律效力受到質(zhì)疑。而在《電子簽名法》的第一章中就明確指出了采用復(fù)合規(guī)范的電子簽名的電子檔案（也適用于電子文件）與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力。所以，電子簽名法的出現(xiàn)將電子文件的法律效力向前跨進(jìn)了幾個維度。電子簽名法大大彌補了此前電子文件缺少法律監(jiān)管的缺陷， 提供了相關(guān)管理法律依據(jù)，賦予了經(jīng)合規(guī)數(shù)字簽名認(rèn)證的電子文件以應(yīng)有的法律效力。[12]擴大電子簽名法的法律效力是電子文件發(fā)展過程中不可缺少的一部分，從而提高電子文件的法律地位。

（三） 采用新技術(shù)對電子文件安全問題做出防范

對于電子文件安全性問題，近年出現(xiàn)的一種新技術(shù)或許可以為它提供安全保障，即區(qū)塊鏈技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)實際上就是一種公開、透明、安全、高效的數(shù)據(jù)庫，能夠存儲各種類型的內(nèi)容。區(qū)塊鏈技術(shù)中的非對稱加密算法對于電子文件的安全問題提供了巨大保障。非對稱加密算法與對稱算法不同需要兩個密鑰：公開密鑰（Public key）和私有密鑰（Private key）。公開密鑰與私有密鑰是一對，如果用公開密鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，只有用對應(yīng)的私有密鑰才能解密；如果用私有密鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，那么只有用對應(yīng)的公開密鑰才能解密。因為加密和解密使用的是兩個不同的密鑰，所以這種算法叫作非對稱加密算法。[13]非對稱加密有一個特性，即已知密文、明文和其中一把鑰匙，是解不出密鑰的。這就解決了電子檔案歸檔和利用的保密問題，歸檔單位發(fā)給檔案館的電子檔案，或者檔案館發(fā)給檔案利用者的電子檔案，只有檔案管理者和檔案利用者才能解密，其他人就算截獲了也沒有辦法閱讀，阻止了檔案在歸檔和利用過程中的信息泄露。[14]再有，電子文件的安全性也可以通過選擇私有云來進(jìn)行維護(hù)。按照部署方式和服務(wù)對象的范圍，可以將云計算分為公共云、私有云和混合云三類。[15]公共云是支持多個用戶一起使用的。而私有云即在專門的數(shù)據(jù)設(shè)施上供單人使用。這樣就可以大大提高用戶所存儲數(shù)據(jù)的保密性與安全性。但是使用私有云時必須與第三方簽訂協(xié)議，保證自己所存儲的信息不被人為泄露。

四、 結(jié)語

隨著技術(shù)的發(fā)展、云功能的升級以及電子文件發(fā)展需求的提升，云計算將在電子文件管理中得到更加全面與深入的應(yīng)用。云計算作為新的信息技術(shù)環(huán)境為電子文件管理提供了新的模式和技術(shù)方案。對于電子文件發(fā)展的過程中所遇見的問題與風(fēng)險，需要更多新的模式、新的方法來克服它們。云計算以超強的計算能力和低成本的優(yōu)勢將社會推進(jìn)了超級共享時代，它代表了一種新的信息資源處理方式，盡管目前的應(yīng)用發(fā)展還不是很成熟，但未來有可能改變?nèi)藗兊纳罘绞?。順?yīng)時代的發(fā)展趨勢并作出相應(yīng)的應(yīng)對方案，才是每個行業(yè)領(lǐng)域需要做到的事情。