淺析公立醫(yī)院聘用制人員人事檔案代理制度的利與弊

王珊珊

近年來，隨著公立醫(yī)院規(guī)模的不斷擴大，醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，公立醫(yī)院人員去編制化已成為必然趨勢。在新形勢下，醫(yī)院需要通過簽訂勞動合同形式招錄衛(wèi)生專業(yè)技術人員（以下簡稱“聘用制人員”），以解決當前臨床一線人員用人緊張問題。按照人才代理制度規(guī)定，聘用制人員的人事檔案是由人才代理機構管理。本文結合秦皇島市第一醫(yī)院現(xiàn)狀就公立醫(yī)院對人事檔案代理制度在實際工作應用中利弊進行了有效分析，并提出相應的改進措施，以期更好地進行人力資源的開發(fā)與利用。

一、我院聘用制人員現(xiàn)狀

秦皇島市第一醫(yī)院始建于1948年，是一所融醫(yī)療、教學、科研、預防保健和康復為一體的大型綜合性三級甲等醫(yī)院。在國家人事制度改革的大環(huán)境下，聘用制人員已逐步成為醫(yī)院發(fā)展的重要力量。2014年我院在職職工2448人，其中聘用制人員1102人，占全院職工總人數45%;截止2019年我院在職職工2683人，其中聘用制人員1365人，占全院職工總人數51%。由此可見，我院聘用制人員已成為醫(yī)院的主力軍，人數比例逐年遞增，給人事檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。針對現(xiàn)狀我院自開始實行人事檔案代理制度以來，本著以人為本、服務職工的理念，積極推進與人事檔案代理機構的協(xié)商協(xié)同工作，較好地的解決了一些問題、難點。

二、人事檔案代理制度對醫(yī)院及員工的有利方面

（一）順應公立醫(yī)院去編制化趨勢，優(yōu)化人才雙向選擇模式

順應新醫(yī)改趨勢，在醫(yī)療體制改革的大背景下，打破編制限制，注冊醫(yī)師多點執(zhí)業(yè)工作，實現(xiàn)優(yōu)化人才雙向選擇模式正在逐步推開。醫(yī)務人員的合理流動，特別是高層次人才之間的調動，更趨自由。以往在編人員如需辦理調動，手續(xù)辦理十分繁瑣，要經過很多部門的審批，耗時很長，很多時候醫(yī)院緊缺的人才不能及時投入工作。實行人事檔案代理機制后則能有效地打破在編與聘用制人員身份差異，人事代理機制辦理調動時周期短、手續(xù)簡便，與人才的解聘與流動也十分便捷。實行人事代理的聘用制人員也可以正常晉升職稱、競聘職務，人事代理機制的實施為真正打破編制限制，實現(xiàn)人才公平競爭創(chuàng)造了有利條件，進一步完善了醫(yī)院人力資源的合理配置和開發(fā)利用，優(yōu)化人才結構，實現(xiàn)了互利共贏的良性循環(huán)。

（二）建立多元化人事檔案管理體制，保證檔案材料的真實可靠性

建立雙軌多元化的人事檔案管理體制使醫(yī)院的專業(yè)技術人才檔案體制更加系統(tǒng)化、社會化、靈活化。正式在編人員人事檔案依然實行了單位人事部門管理機制，聘用制人員實行人事代理機構管理機制。人才檔案代理機構與醫(yī)院簽訂正式協(xié)議，是縣級以上人事行政部門所屬的人才服務機構。能真實完整的、公正客觀的為存檔人員保護好個人檔案。在全員同工同酬的前提下，這種做法的目的是為建立多軌多元的檔案管理，儲備一批比較穩(wěn)定的人事代理衛(wèi)生人才隊伍，為保障適應醫(yī)院的正常運行和醫(yī)療質量的持續(xù)發(fā)展起到了良好的推動作用。

（三）有效減少人力成本，使醫(yī)院人事檔案專管人員提高工作效率

醫(yī)院實行人事檔案代理機制，這種社會化的管理形式有效幫助用人單位人力資源部門負責檔案管理的人員從具體瑣碎的檔案管理事務中解脫出來，減少人力資源機構設置和人員開支、節(jié)省用于存放人事檔案的空間和降低保管人事檔案的成本，在節(jié)約成本的同時，人事部門成員能有更多的精力投入到其他人事工作中，例如醫(yī)院各類人員的績效考核管理、專業(yè)技術人才培養(yǎng)與引進，以及醫(yī)院定崗定編工作中去。

三、人事檔案代理制度對醫(yī)院及員工存在的弊端

（一）代理人員對人事檔案的重視程度不夠

人事檔案是對存檔主體在學習、工作過程中學歷情況、思想政治、職稱晉升、工資水平以及考核獎懲情況等方面的真實記錄，也是單位在考察人選、職務變動的重要參考依據。而有些代理人員對自己的人事檔案重要性認識不足，認為個人檔案并不重要、可有可無，導致在存檔或者留檔過程中容易出現(xiàn)“漏檔”、“斷檔”現(xiàn)象，這種情況的發(fā)生必然會對代理人員自身職業(yè)生涯的發(fā)展造成不利影響。

（二）“人檔分離”現(xiàn)象嚴重，檔案信息查詢流程不暢

目前，因為人事代理管理制度的不健全，導致“人檔分離”現(xiàn)象嚴重，檔案信息查詢和補充不暢。主要體現(xiàn)在醫(yī)院人事部門和人才代理機構職責分工不明確，如醫(yī)院需要查檔，往往需要經過人才代理機構的審批，但審批過程繁瑣、復雜、等待時間過長，這些因素都給醫(yī)院人事部門查詢、利用、審閱這些人事檔案造成一些麻煩，使醫(yī)院人事部門對代理人員的檔案查詢也不夠順暢，管理起來也有一定的困難，這種人檔分離的狀況對醫(yī)院的人才信息庫建設、人力資源配置管理都會造成不利影響。

（三）醫(yī)院與人事檔案代理機構雙方職責不清晰

醫(yī)院與人才代理機構雙方的工作職責不明確，在工作上溝通不便捷，缺少用人單位與人才代理機構有效的協(xié)調機制。這種問題容易造成代理檔案存檔后的資料建立不完整、補充不及時、更新不到位的現(xiàn)象。醫(yī)院一旦需要掌握并查閱代理檔案，人才代理機構往往不能及時提供更完整的人事檔案信息，對醫(yī)院的人才隊伍建設造成不利影響。

（四）人事代理檔案管理模式落后，信息化程度低

人才代理機構管理模式老化，還停留在重接收輕開發(fā)的管理模式上，以手工方式為主、信息化程度低，這些弊端容易造成人事檔案更新速度慢、工作效率低下和“失檔現(xiàn)象”嚴重。目前，雖然在錄入檔案方面實現(xiàn)部分信息化，但還是以初始化方式儲存檔案，未能實現(xiàn)在網絡安全化的環(huán)境下管理檔案，對醫(yī)院人員信息的完整性造成不利影響。

（五）管檔人員服務意識不強

現(xiàn)如今人才代理機構未能轉變服務觀念，服務意識有待于進一步增強。在平時工作狀態(tài)中，人才代理機構人員服務態(tài)度過于生硬、語氣傲慢，在接收檔案時責任心不強，嚴重影響檔案的接收質量，對醫(yī)院人事檔案的管理造成不利影響。

四、整改措施

（一）提高全員對人事檔案重要性的認識

加大宣傳教育力度，醫(yī)院和代理機構聯(lián)手，通過多種形式提高存檔主體對人事檔案的了解與重視，使其明確人事檔案管理、代理制度與檔案材料的查詢、利用與收集程序規(guī)定。另外，也要提高代理機構和醫(yī)院檔案管理人員的管理水平與綜合素質，雙方的檔案管理者都要熟悉人事檔案管理制度和人事代理規(guī)程，不斷充實人事檔案管理的技能和知識，參加人事檔案業(yè)務培訓，切實提高業(yè)務水平與專業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理質量。

（二）建立醫(yī)院與人事代理機構檔案信息交換聯(lián)系機制

人事檔案代理制度在醫(yī)院人事檔案管理中的有效應用，就必然要先提高認識，明白檔案資料收集的重要性，積極構建出較為有效的資料信息交換機制。因為只有做好這一項工作，才能真正讓人事檔案代理機構將需要整理入檔的資料有效的進行整理，然后借助于書面的形式來向醫(yī)院反饋;此外，醫(yī)院對于檔案代理人在實際工作過程中已經收集到的人事資料也需要及時進行整理，這樣才能真正保障醫(yī)院檔案代理信息的完整性，提高其應用價值。

（三）明確職責，進一步規(guī)范人事代理檔案管理制度

明確檔案管理權限和制度。針對以往醫(yī)院和代理機構溝通不暢、職責不清、效率不高的情況，建立一整套人事代理檔案管理制度，從制度上和程序上明確雙方的職責和權限，在各方提高認識的基礎上，從源頭上解決明確雙方信息交流不暢、推諉職責、效率低下等問題，雙方的合作不僅要在檔案材料的移交或代理手續(xù)的辦理上，還要在制度的制定、程序的協(xié)商、信息的交流等方面，根據自身具體情況制定出切實可行的代理人員人事檔案管理相關制度和規(guī)范，提高人事檔案代理效率和管理水平。

（四）運用現(xiàn)代化信息技術，做好人事檔案資源信息的共享

充分享受信息化帶來的便利。建立醫(yī)院與代理機構共享的內部網絡平臺，在保證安全保密的前提下，逐漸實現(xiàn)代理人員的檔案信息如年齡、學歷、職稱等相關信息資料的在線查詢，這樣就可以減少一些程序上的限制，以降低管檔人員的工作負擔，提高人事檔案利用率，優(yōu)化醫(yī)院人力資源配置。

（五）增強服務意識，進一步提高管檔人員的自身素質

轉變思路，更新觀念，那種高高在上的舊觀念早已被現(xiàn)代社會新公共服務理論所替代，注重以人為本的服務理念，規(guī)范檔案管理操作程序，用精細化程度來衡量服務質量。實行人事檔案代理工作必須由院方與人事檔案代理機構合作才能完成，使醫(yī)院的人事檔案目標管理的方向逐步達到法制化、規(guī)范化和科學化。

作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院