大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案精益化管理模式探究

■ 李 暉

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為高校檔案管理的信息化發(fā)展帶來(lái)了全新的契機(jī)。伴隨大數(shù)據(jù)在高校檔案信息化管理工作中運(yùn)用的日漸深入、廣泛，高校檔案信息化管理的外延和內(nèi)涵在持續(xù)拓展的同時(shí)，也因?yàn)楦咝n案信息化管理的范式轉(zhuǎn)型而使高校檔案信息化管理的工作人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)、管理環(huán)境的優(yōu)化、管理機(jī)制的設(shè)計(jì)等面臨著新挑戰(zhàn)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案范式管理深挖精益化管理的選點(diǎn)

（一）管理模式

在現(xiàn)行運(yùn)行機(jī)制和管理體制的雙向束縛下，學(xué)校檔案館的管理工作需要協(xié)同教務(wù)處管理、黨政辦、組織人事處、宣統(tǒng)處、學(xué)生處，而以上各部門分別管理部門檔案，并各自為政、自成一體，此條塊分割的管理模式會(huì)極大的影響高校檔案范式管理對(duì)信息平臺(tái)的選擇與應(yīng)用，影響檔案范式管理對(duì)資源的高質(zhì)量、低成本的綜合開(kāi)發(fā)和深度開(kāi)發(fā)。

大數(shù)據(jù)改變了高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理中信息與物、人之間的時(shí)空關(guān)系，管理模式變革要按照檔案使用者群體規(guī)模、范圍、層次、需求的變化而變化，要面對(duì)傳統(tǒng)分散管理存在的風(fēng)險(xiǎn)和弊端，因此，高校檔案管理要踏準(zhǔn)大數(shù)據(jù)時(shí)代可持續(xù)發(fā)展的節(jié)拍，統(tǒng)一采集、保管、接收、使用檔案，優(yōu)化檔案資源配置，構(gòu)建多部門資源可協(xié)調(diào)使用、共享信息的平臺(tái)，努力降低管理成本，提升檔案信息資源創(chuàng)新開(kāi)發(fā)利用、共享的力度、范圍、深入。精益管理需要高校檔案范式管理按照檔案資源不同層次、不同角度、不同類別的開(kāi)發(fā)利用要求，提升管理科學(xué)化、精準(zhǔn)化、集約化水平，集中調(diào)整檔案管理流程和服務(wù)模式。

（二）數(shù)字技術(shù)與平臺(tái)

高校檔案范式管理精益化應(yīng)用的過(guò)程中，對(duì)大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、云計(jì)算等的選擇和應(yīng)用，要結(jié)合自身的檔案管理實(shí)際需求和高校檔案范式管理精益化應(yīng)用的可持續(xù)發(fā)展需要才實(shí)操。不同高校的檔案數(shù)據(jù)信息資源繁冗程度不同，如部分高校的檔案數(shù)據(jù)信息資源庫(kù)存在多源異構(gòu)特性，檔案管理者在整合資源的過(guò)程中，可嘗試選擇適宜的數(shù)據(jù)整合云平臺(tái)，此平臺(tái)要囊括多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、元數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，具備互動(dòng)交流、內(nèi)容檢索、展示館藏特色、支撐云平臺(tái)等功能，能精細(xì)化構(gòu)建數(shù)據(jù)處理層，科學(xué)分類檔案數(shù)據(jù)信息資源。

考慮到高校檔案管理存在多條塊分割的情況，在各部門檔案管理職能難以快速集中到高校檔案館的前提下，檔案管理人員可嘗試選擇大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、可視化分析技術(shù)等，借助定期調(diào)研和統(tǒng)計(jì)用戶需求的方式來(lái)邀請(qǐng)用戶參與到平臺(tái)構(gòu)建與數(shù)據(jù)分析的過(guò)程中，精準(zhǔn)提取用戶預(yù)期處理任務(wù)，運(yùn)用語(yǔ)義分析技術(shù)，整合不同詞條，所得結(jié)果用來(lái)補(bǔ)充用戶檢索。數(shù)據(jù)分析過(guò)程中所生成的數(shù)據(jù)標(biāo)簽、數(shù)據(jù)趨勢(shì)圖、數(shù)據(jù)立方體等各類分析圖形圖表，可作為預(yù)測(cè)或者評(píng)估其他檔案管理部門檔案管理的效果、質(zhì)量、需求，并便于各部門范式、統(tǒng)一化處理檔案數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案范式管理深挖精益化管理的實(shí)操途徑

（一）構(gòu)建權(quán)責(zé)清單系統(tǒng)，設(shè)立動(dòng)態(tài)化督辦體系

針對(duì)高校檔案管理各自為政、條快化的現(xiàn)狀，在范式、精益化管理的訴求下，高校檔案管理者要上下協(xié)調(diào)相關(guān)檔案管理部門的精益化管理需求，可嘗試構(gòu)建權(quán)責(zé)清單系統(tǒng)來(lái)應(yīng)對(duì)相關(guān)檔案管理部門管理內(nèi)容分散、管理職能交叉、職責(zé)權(quán)力不清晰所帶來(lái)的扯皮、不“清”等問(wèn)題。高校檔案管理者可在理順與高校檔案管理工作相關(guān)各部門的檔案管理權(quán)責(zé)歸屬的前提下，按照范式管理要求來(lái)強(qiáng)化權(quán)責(zé)清單系統(tǒng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和頂層設(shè)計(jì)，或者借此優(yōu)化現(xiàn)有檔案管理權(quán)責(zé)制度和架構(gòu)。高校檔案范式管理需要保證管理理念、流程、制度、機(jī)制、服務(wù)方式等的范式運(yùn)作，由此，高校檔案管理所涉及到的各部門，要由高校檔案館作為組織者，按照精細(xì)管理的標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建權(quán)責(zé)一表、權(quán)責(zé)各表，使權(quán)力事項(xiàng)與責(zé)任事項(xiàng)對(duì)應(yīng)，做好每項(xiàng)責(zé)任的精細(xì)化建設(shè)，并在兼取權(quán)責(zé)一表、權(quán)責(zé)各表的優(yōu)勢(shì)和靈活性的基礎(chǔ)上，對(duì)高校檔案管理涉及到的各類清單設(shè)定統(tǒng)一化的要求。在明確權(quán)責(zé)清單結(jié)構(gòu)的過(guò)程中，管理者要注意權(quán)力清單涉及到的項(xiàng)目名稱、行使依據(jù)、權(quán)力類型、行使層級(jí)、承辦機(jī)構(gòu)、行使主體、權(quán)力運(yùn)行流程圖、辦事指南必須清晰錄入，而責(zé)任清單中所涉及到的追責(zé)情形、追責(zé)機(jī)制、責(zé)任崗位、責(zé)任依據(jù)、責(zé)任事項(xiàng)幾部分在記錄后必須定期查證，不能受人為因素干擾。

高校檔案范式管理要以工作的量化、細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、系統(tǒng)化、等為落腳點(diǎn)，因此，在引入清單式管理方式時(shí)，高校檔案管理者需要構(gòu)建符合檔案綜合、范式、精細(xì)管理所需的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，包含任務(wù)清單、職責(zé)清單、執(zhí)行清單等。清單管理科目按照高校檔案范式管理工作情況一一建立、完善，用于幫助每個(gè)員工明確工作流程、工作任務(wù)、工作職責(zé)，也便于高校檔案管理者從整體層面把控高校檔案工作。為保障范式管理工作到位，精益管理理念執(zhí)行到人，高校檔案管理者還需要針對(duì)性的設(shè)立動(dòng)態(tài)化督辦體系，配套激勵(lì)與考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不容易量化、主觀性強(qiáng)的工作，如檔案數(shù)據(jù)的創(chuàng)新整合、主題活動(dòng)的組建、檔案資源價(jià)值評(píng)估等可使用定性評(píng)價(jià)指標(biāo)。體系和指標(biāo)的設(shè)定要遵從高校檔案范式管理考核常態(tài)化的要求，同步設(shè)立和運(yùn)用督起點(diǎn)、督結(jié)果、督過(guò)程，明成效、明進(jìn)度、明任務(wù)的督查督辦機(jī)制?？己酥懈咝n案管理者要始終以范式、精益管理要求為基準(zhǔn)，以本校檔案管理的數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、可持續(xù)性發(fā)展需求為標(biāo)，將相關(guān)工作人員的工作與服務(wù)成效與其年度考評(píng)、晉職晉級(jí)、崗位聘任等掛鉤，考核重點(diǎn)放在工作人員的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作流程、工作計(jì)劃以及周、月、年計(jì)劃清單的實(shí)際執(zhí)行情況上。

（二）設(shè)立“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”信息共享平臺(tái)，加大數(shù)據(jù)深入挖掘力度

依照高校檔案范式管理需求，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”信息共享平臺(tái)搭建的過(guò)程中，相關(guān)工作人員要重視完善請(qǐng)求認(rèn)證服務(wù)功能、檔案數(shù)據(jù)訪問(wèn)服務(wù)、安全數(shù)據(jù)傳輸服務(wù)、資源發(fā)現(xiàn)服務(wù)、資源搜索服務(wù)等的動(dòng)態(tài)變化的創(chuàng)新、完善、優(yōu)化需求。在平臺(tái)創(chuàng)建初期，高校檔案管理者要強(qiáng)化調(diào)研用戶需求，加大已有紙質(zhì)檔案的電子化、數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)化力度，可適度引入社會(huì)檔案資源或者立足高校檔案管理資源應(yīng)用的需要，加大“云終端”數(shù)字檔案資源捕捉、應(yīng)用、整合、生產(chǎn)軟件和程序功能的開(kāi)發(fā)等。

疫情期間高校網(wǎng)課、復(fù)課等教學(xué)離不開(kāi)高校日常運(yùn)營(yíng)持續(xù)性、穩(wěn)固性的支持，高校檔案管理作為高校穩(wěn)定發(fā)展的重要前提，要始終堅(jiān)持統(tǒng)籌高校不同檔案信息管理部門、不同信息使用者對(duì)檔案數(shù)據(jù)采集、整合、開(kāi)放、共享的要求。在堅(jiān)持履行黨建所提出的“不忘初心、牢記使命”的要求下，高校檔案管理者要切實(shí)提升檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的挖掘能力，檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)化和邏輯化的處理能力、檔案數(shù)據(jù)運(yùn)行安全性維護(hù)的管控能力等，使檔案數(shù)據(jù)更為精準(zhǔn)、傳遞更為有效。檔案數(shù)據(jù)的挖掘與共享歸根結(jié)底是以數(shù)據(jù)開(kāi)放為最終目標(biāo)，高校檔案管理者可設(shè)置“互聯(lián)網(wǎng)+ 檔案”信息共享平臺(tái)，在遵從檔案隱私權(quán)、數(shù)據(jù)權(quán)、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)重用等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，界定檔案數(shù)據(jù)的開(kāi)放范圍，打破技術(shù)壁壘，守住檔案數(shù)據(jù)倫理底線，降低檔案數(shù)據(jù)獲取難度，平衡檔案數(shù)據(jù)保密與開(kāi)放的平衡，逐步釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值提升空間，使已有檔案的潛在價(jià)值被激活。

（三）提升員工業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立雙線雙向型培訓(xùn)

培養(yǎng)高校檔案管理工作人員的范式、精益管理意識(shí)是保障高校范式檔案轉(zhuǎn)型成效的基礎(chǔ)。由此，高校檔案管理者可將階段性提升相關(guān)工作人員的數(shù)據(jù)整合應(yīng)用水平、數(shù)據(jù)創(chuàng)新水平、用戶動(dòng)態(tài)服務(wù)需求的滿足水平等視為培訓(xùn)對(duì)象。高校檔案管理者擬提升員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)，就需要其及時(shí)調(diào)查每一個(gè)員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)、能力等。除檔案館外的其他與檔案關(guān)系相關(guān)的部門，高校檔案管理者可按照檔案范式、精益管理的要求，結(jié)合不同部門的檔案管理內(nèi)容、職責(zé)，提供員工培訓(xùn)內(nèi)容、考核方式和標(biāo)準(zhǔn)等，將高校檔案范式管理與精益管理的需求與不同檔案管理部門及工作人員的職業(yè)發(fā)展融合起來(lái)，按照全員培訓(xùn)、分類分級(jí)、針對(duì)性原則逐部門推進(jìn)，確保高校檔案范式管理、精益管理模式、內(nèi)容、意識(shí)、機(jī)制、服務(wù)要求等的培訓(xùn)能覆蓋高校檔案管理覆蓋的全體工作人員。

高校檔案范式、精益管理的培訓(xùn)不可能一蹴而就。一方面，高校檔案管理者可使用“內(nèi)部交流+ 網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)”的方式，定期開(kāi)展高校檔案業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)交流與學(xué)習(xí)活動(dòng)，借助新媒體平臺(tái)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)和遠(yuǎn)程教育，組織不同崗位、不同層次的工作人員參加各類檔案服務(wù)整合的實(shí)踐教育活動(dòng)，如科研專題資源整合培訓(xùn)班等。另一方面，在日常培訓(xùn)的過(guò)程中，為提升高校檔案管理人員數(shù)字技術(shù)、檔案數(shù)字內(nèi)容等的統(tǒng)籌安排、整合應(yīng)用工作能力，高校檔案管理者還可使用多樣化的檔案活動(dòng)等方式，系統(tǒng)性提升相關(guān)工作人員的檔案應(yīng)用能力。如以用戶需求為前提，開(kāi)展各部門聯(lián)合開(kāi)發(fā)高校特色檔案信息資源活動(dòng)，按照服務(wù)校內(nèi)外用戶的思想針對(duì)性的開(kāi)發(fā)檔案產(chǎn)品等。高校檔案館和社會(huì)檔案館等相關(guān)機(jī)構(gòu)合作共建檔案資源開(kāi)發(fā)平臺(tái)，可作為提升高校檔案館工作人員專業(yè)、個(gè)性能力的孵化器，社會(huì)檔案館與高校檔案館管理方式、要求、工作形式等的差異利于高校檔案館工作人員拓展視野，明確大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)高校檔案范式、精益管理的新要求，找到自身繼續(xù)學(xué)習(xí)和自我提升的定位。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，按照黨建提出的“不忘初心，牢記使命”的理念，處在大數(shù)據(jù)時(shí)代，高校檔案管理要時(shí)刻保持自身在高?？沙掷m(xù)發(fā)展中的促動(dòng)作用，就需要直面技術(shù)化變革所帶來(lái)的不可逆、必然的改革要求。大數(shù)據(jù)、精益化對(duì)高校檔案范式管理的影響是漸行漸深、由點(diǎn)到面的。其既包含高校檔案范式管理所需的機(jī)制、模式、流程、平臺(tái)，又包含可感知的制度、理念、文化等。高校檔案管理范式的轉(zhuǎn)向和應(yīng)用是不斷深化、循序漸進(jìn)的，需要高校檔案管理者立足自身實(shí)際情況，預(yù)測(cè)檔案管理在不同維度上的優(yōu)化改革需要。