大數(shù)據(jù)時代檔案管理創(chuàng)新路徑分析

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近年來，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)嶄露頭腳，并發(fā)揮出巨大優(yōu)勢。大數(shù)據(jù)為我們的工作、生活帶來了便利，同時也對每一個行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域帶來了劇烈的沖擊。隨著大數(shù)據(jù)時代的縱深發(fā)展，以大數(shù)據(jù)理念開展檔案數(shù)字化管理工作，推動檔案工作從傳統(tǒng)管理模式走向“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案數(shù)據(jù)管理模式勢在必行。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作如何開展，如何創(chuàng)新，前方的路該怎么走，是我們當(dāng)前亟待思考的問題。

一、大數(shù)據(jù)時代需要面對的挑戰(zhàn)

（一）對檔案社會角色的挑戰(zhàn)

2018年10月31日，山東省大數(shù)據(jù)局掛牌成立，明確了大數(shù)據(jù)的具體管理者。但“大數(shù)據(jù)”是個大命題，不是單靠哪一個單位或者部門可以獨立承擔(dān)的，必須各部門通力合作。在大數(shù)據(jù)時代里，檔案部門是繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法，延續(xù)你來我查的單一被動服務(wù)模式，還是更好地契合時代的步伐，讓越來越多的傳統(tǒng)檔案管理走向科技含金量更高的“大數(shù)據(jù)”數(shù)字化管理，盡快實現(xiàn)從“管檔案”到“管數(shù)據(jù)”轉(zhuǎn)變，加快新舊動能轉(zhuǎn)換，降低因因循守舊而被邊緣化的危機(jī)感，擔(dān)負(fù)起做好大數(shù)據(jù)檔案收、管、用的責(zé)任，需要檔案管理者正確審視定位。

（二）對檔案資源建設(shè)的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時代，海量的數(shù)據(jù)使得檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)的難度大大增加。一方面，數(shù)據(jù)來源渠道途徑廣泛，機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位、社會組織和個人都是數(shù)據(jù)的生產(chǎn)者，每個個體日常工作生活中產(chǎn)生的信息記錄都可以組成一個個特殊的小型檔案庫。同時，每個個體也都有可能通過網(wǎng)絡(luò)平臺將檔案信息傳遞、發(fā)布和推廣，成為數(shù)據(jù)的開發(fā)者[1]。分散在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的數(shù)據(jù)可以自由生產(chǎn)、自由管理、自由流通，就使得數(shù)據(jù)的收集歸檔變得極為復(fù)雜。另一方面，數(shù)據(jù)資源價值鑒定難度增大。由于大數(shù)據(jù)是對活動的“全程記錄”而非“有用才被記錄”，就使得大數(shù)據(jù)的價值密度較低，而且網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中各種數(shù)據(jù)泥沙俱下、參差不齊、真?zhèn)坞y辨，如何在沙里淘金，做好數(shù)據(jù)資源價值鑒定，考驗著檔案工作者的智慧和技能。我們已身處在信息技術(shù)高速發(fā)展的大數(shù)據(jù)智能時代，沒有大數(shù)據(jù)思維，只能被時代淘汰。

（三）對檔案管理利用工作的挑戰(zhàn)

檔案管理方面，主要是檔案數(shù)據(jù)安全面臨挑戰(zhàn)。由于檔案數(shù)據(jù)信息量大，價值密度高，很容易成為網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的目標(biāo)。因此，大數(shù)據(jù)時代讓檔案的安全可靠性面臨重大挑戰(zhàn)，同時，由于大數(shù)據(jù)時代提倡個性化服務(wù)，為服務(wù)對象提供私人定制，就需要獲取個人信息，對個人隱私安全也存在隱患。

檔案利用方面，主要是融合、分析、挖掘數(shù)據(jù)和創(chuàng)新服務(wù)方式的挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代因為信息海量，同樣一件事的檔案信息常分散在不同的數(shù)據(jù)庫，如何將大量分散的信息進(jìn)行融合、分析，并從中挖掘出利用者需要的價值，這是對檔案管理者能力提出的挑戰(zhàn)。另外，大數(shù)據(jù)帶來了信息服務(wù)的大變革。一些網(wǎng)絡(luò)平臺都已實現(xiàn)了依據(jù)個人所好定制的個性化服務(wù)，受到廣大網(wǎng)民的青睞。相比之下，檔案信息的服務(wù)方式仍局限于簡單的應(yīng)利用者需求而定的被動查檔服務(wù)，服務(wù)產(chǎn)品也品種單一、內(nèi)容陳舊，無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代人們個性化服務(wù)需求的大趨勢，這對檔案工作的終極目的利用服務(wù)工作提出了挑戰(zhàn)。

（四）對檔案工作人員的挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作人員愈來愈體會到自身在思想觀念、知識結(jié)構(gòu)和工作技能等方面面臨的挑戰(zhàn)。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用下，“互聯(lián)、互通、共享、便民、安全”的大數(shù)據(jù)思維已成為時代名詞，長期以來，檔案管理上強(qiáng)調(diào)嚴(yán)肅保密，服務(wù)上處于半封閉狀態(tài)，這都與數(shù)據(jù)管理要求的前期控制、全程管理、個性化服務(wù)相去甚遠(yuǎn)。檔案管理人員急需更新觀念，解放思想，與時俱進(jìn)，跟上時代發(fā)展的步伐。在知識結(jié)構(gòu)和工作技能方面，檔案工作人員多以檔案學(xué)、管理學(xué)方面的專業(yè)人才為主，熟練于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理工作，對于現(xiàn)代信息技術(shù)方面的知識較為欠缺，工作技能明顯不足，這已成為當(dāng)前檔案工作人員創(chuàng)新發(fā)展的瓶頸。如何提高檔案工作人員挖掘數(shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析數(shù)據(jù)的綜合能力，使自己成為檔案“軟知識”和“硬數(shù)據(jù)”的綜合技能型人才，這對檔案工作人員的能力提升提出了挑戰(zhàn)。

二、積極迎接挑戰(zhàn)，尋求自身發(fā)展

（一）快速積累，做大檔案大數(shù)據(jù)

現(xiàn)階段檔案信息資源建設(shè)主要分為兩部分，存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化。實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化和增量檔案電子化是落實國家檔案信息化戰(zhàn)略安排，是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代檔案工作發(fā)展的需要。存量數(shù)字化已經(jīng)開展了很長一段時間，積累了比較成熟的經(jīng)驗，增量電子化是當(dāng)前我們需要攻克的重點。在收集范圍上，由于大數(shù)據(jù)時代帶來了跨界融合，除了數(shù)字化檔案和公務(wù)活動中的電子文件外，網(wǎng)站數(shù)據(jù)、社交媒體數(shù)據(jù)、個人日志等網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)也逐漸被納入檔案數(shù)據(jù)的范疇[2]。檔案部門應(yīng)盡快從狹義檔案資源觀向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變，擴(kuò)展檔案的歸檔范圍，深入分析如何在龐大的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中主動地獲取更多更全面的數(shù)據(jù)。另外，增量電子化的技術(shù)要求比存量檔案復(fù)雜得多，在保證電子檔案真實完整、可靠可用上都需要使用更多的技術(shù)手段，這需要檔案行政管理部門在較高起點上進(jìn)行頂層設(shè)計、統(tǒng)一規(guī)劃和全面指導(dǎo)。要不斷完善增量電子化的標(biāo)準(zhǔn)制定和檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)升級；要充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段實現(xiàn)檔案資源建設(shè)的智能化，提高工作效率，做大檔案大數(shù)據(jù)。

（二）加快檔案信息資源共享的步伐

檔案信息資源共享一直進(jìn)展緩慢。近年來，檔案數(shù)字化建設(shè)為檔案信息資源共享奠下基礎(chǔ)，下一步如何搭建平臺，盡快打通各系統(tǒng)和各部門檔案之間的壁壘，實現(xiàn)不同領(lǐng)域不同地域檔案資源數(shù)據(jù)整合，促進(jìn)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)，豐富檔案信息；如何有效鏈接存量數(shù)字化檔案和增量電子檔案的數(shù)據(jù)信息，都是當(dāng)前加快檔案信息資源共享進(jìn)程的重要任務(wù)。為實現(xiàn)最大限度的資源共享，將來我們還可以建立云檔案系統(tǒng)，將所有開放的檔案信息資源存儲其中[1]，這樣既可以縮減檔案存儲管理的成本，又可以使檔案利用打破時空的限制，真正體現(xiàn)在大數(shù)據(jù)環(huán)境中多種多樣檔案信息資源的社會共享。

（三）突出個性化，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量

大數(shù)據(jù)時代智能化的挖掘技術(shù)和檢索技術(shù)為檔案服務(wù)提供了前所未有的便利條件。充分利用好檔案室藏數(shù)據(jù)，全面提高檔案服務(wù)質(zhì)量是檔案工作的目標(biāo)所在。首先，要從個性化上尋求突破?？梢酝ㄟ^收集、分析、挖掘利用者數(shù)據(jù)，針對每一位利用者的查檔習(xí)慣、查檔內(nèi)容，為其量身定制檔案服務(wù)，最大限度地滿足每一位利用者的個性化需求。其次，要提升檔案服務(wù)產(chǎn)品的質(zhì)量和時效。大數(shù)據(jù)的實時采集相當(dāng)于為我們儲備了新鮮的食材，智能檢索分析相當(dāng)于為我們提供了高效的加工設(shè)備，就看檔案工作人員如何去烹飪。我們要做的就是根據(jù)利用者的喜好，用最快的速度加工出最鮮美的產(chǎn)品，第一時間提供到利用者手里。這個過程中速度和質(zhì)量是關(guān)鍵。既快又好才能滿足利用者的需求，贏得大眾的認(rèn)同。

（四）提高檔案工作者的整體素質(zhì)

檔案工作者不僅要不斷更新檔案業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能，還要系統(tǒng)地學(xué)習(xí)信息處理、數(shù)據(jù)分析等方面的知識，努力掌握現(xiàn)代化的科技手段和管理技術(shù)，同時要廣泛涉獵網(wǎng)絡(luò)文化、用戶分析等各方面的相關(guān)知識。檔案行政管理部門要更多地創(chuàng)造機(jī)會加強(qiáng)對檔案工作者的教育培訓(xùn)，拓寬其眼界格局，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，提高其整體素質(zhì)。還要不拘一格廣攬人才，加快信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等方面人才的引進(jìn)，匯聚各界精英，以時不我待的緊迫感在時代的浪潮中抓住機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，努力開創(chuàng)檔案事業(yè)發(fā)展的新局面。