中學檔案管理工作存在的問題分析及優(yōu)化措施探討

于鵬

摘 要：檔案作為學校長期以來教學實踐活動進程中不斷積累形成的重要資料，其能夠針對學校各項工作進行客觀、真實的記錄，對學校辦學質(zhì)量提升、未來發(fā)展的意義重大。但從中學檔案管理工作實際情況來看，其當前仍舊存在一定程度的問題亟待解決。因此，本研究系統(tǒng)闡述了中學檔案管理工作存在的問題，圍繞問題提出幾點中學檔案管理工作的優(yōu)化措施，僅供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：中學檔案管理;問題;優(yōu)化措施

中學檔案資料主要是以影音、文字、圖表的模式全面記載學校各種事物的資料，本身的信息資源極為豐富，不僅能夠為學校教育事業(yè)提供有效的信息服務(wù)，同時又能夠為學校戰(zhàn)略決策提供有效的依據(jù)，所以加強檔案管理工作對學校未來發(fā)展影響巨大。在我國教育事業(yè)不斷發(fā)展的進程中，各個中學也開始不斷加強檔案管理工作，積累了豐富的檔案信息資料[1]。在看到成績的同時，我們也需要意識到當前中學檔案管理工作還存在問題，能否針對問題進行優(yōu)化調(diào)整就成為各個中學檔案管理工作的重要內(nèi)容。

1 中學檔案管理工作存在的問題分析

1）內(nèi)部重視程度不足。眾所周知，中學檔案管理工作涉及學校多個部門，要想保障中學檔案管理工作的質(zhì)量，離不開各個部門的有效支持與配合。但從實際情況來看，中學內(nèi)部尚未形成統(tǒng)一的認知，各個部門在工作內(nèi)容方面的差異性，對于檔案管理工作的重視程度也存在明顯的差異性，如部分中學內(nèi)部的總務(wù)處、教務(wù)處等，其對檔案管理工作的重視程度不足，導致在支持、配合方面不夠理想，在一定程度上導致中學檔案的完整性受到一定程度的影響。

2）檔案管理制度不夠完善。檔案管理制度規(guī)范與否，關(guān)系到檔案管理工作的最終質(zhì)量。盡管各個中學均圍繞檔案管理工作制定了針對性的管理制度，但隨著中學檔案管理工作的不斷發(fā)展，再加上各種技術(shù)的應用，使得中學檔案管理工作的量、難度也在不斷增長，檔案管理制度并未結(jié)合檔案管理工作實際進行優(yōu)化調(diào)整，導致檔案管理制度不夠完善[2]。

3）數(shù)字化建設(shè)存在滯后性。近年來信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各行各業(yè)均開始積極推進數(shù)字化建設(shè)，檔案管理事業(yè)也在這個過程中全面推進數(shù)字化建設(shè)。但相較于其他領(lǐng)域的檔案管理工作而言，中學檔案管理工作在數(shù)字化建設(shè)方面存在較大的滯后性，軟硬件優(yōu)化方面均不夠理想。

4）檔案隊伍素質(zhì)亟待提升。檔案管理隊伍作為中學檔案管理工作的直接參與者，其專業(yè)能力、綜合素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理工作的實際成效。然而，從中學檔案管理隊伍的實際情況來看，檔案管理隊伍的整體知識結(jié)構(gòu)還不夠完善，且年齡結(jié)構(gòu)相對較為老化，部分中學檔案管理隊伍甚至存在兼職的情況，檔案管理隊伍綜合素質(zhì)參差不齊，嚴重制約了檔案管理工作的開展。

2 中學檔案管理工作優(yōu)化措施與建議

1）基于多元宣傳提高各部門重視程度。中學檔案管理工作的開展，需要中學內(nèi)部各個部門的積極參與支持。所以，對于各部門重視程度不同的問題，中學應當引起高度重視，積極采用多元化的宣傳模式，反復強調(diào)中學檔案管理工作對于辦學質(zhì)量、未來發(fā)展的重要作用，同時將檔案管理工作納入中學日常規(guī)范中來，結(jié)合內(nèi)部各個部門在檔案管理方面涉及的內(nèi)容，明確其在中學檔案管理工作當中的職責、任務(wù)，使得中學內(nèi)部各個部門、各個教職工均能夠嚴格按照自身職責來配合檔案管理工作的開展[3]。除此之外，為有效保障中學檔案管理工作的整體效率，各個部門均需要安排有關(guān)負責人進行對接，主動配合有關(guān)檔案的整理歸檔。

2）圍繞檔案管理動態(tài)完善管理制度。正如上文所述，中學檔案管理工作的不斷發(fā)展，檔案管理制度也必然需要進行不斷地優(yōu)化調(diào)整，針對有關(guān)細節(jié)部分進行不斷地完善，才能夠有效發(fā)揮規(guī)章制度的規(guī)范作用。中學檔案管理工作本身具有非常強的連續(xù)性，同時工作內(nèi)容復雜，各個環(huán)節(jié)均離不開規(guī)章制度的約束與規(guī)范。所以，對于當前中學檔案管理制度不夠完善的問題，必然需要結(jié)合中學發(fā)展實際，綜合參考當前中學檔案管理工作的工作壓力、工作任務(wù)，針對檔案管理制度進行優(yōu)化調(diào)整。首先，充分結(jié)合檔案管理工作當前發(fā)展動態(tài)與中學未來發(fā)展方向，針對中學檔案管理工作的流程進行全面的規(guī)范，明確檔案管理工作收集、整理、歸檔等系統(tǒng)的流程。而對于個人來說，則需要構(gòu)建中學檔案管理案卷整理方面的細則，使得對應的職責、任務(wù)能夠明確到個人負責，使得各個檔案管理人員均能夠各司其職、深入配合。與此同時，結(jié)合檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)趨勢，建立健全中學檔案管理數(shù)字化制度，針對數(shù)字化檔案管理有關(guān)的內(nèi)容、流程進行規(guī)范，為中學檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。

3）全面推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)。當前這個時代高速發(fā)展的信息化技術(shù)，5G已經(jīng)成為未來信息化發(fā)展的中流砥柱，而要想有效迎合5G技術(shù)開展數(shù)字化建設(shè)，推進規(guī)范化、便捷化、標準化建設(shè)至關(guān)重要。因此，對于中學檔案數(shù)字化建設(shè)來說，應當積極參考借鑒當前檔案管理數(shù)字化發(fā)展動態(tài)，積極引入各種新興信息化技術(shù)，有序推進中學檔案管理數(shù)字化建設(shè)。對中學來說，當前需要全面加強檔案管理工作相關(guān)的軟硬件建設(shè)，全面增加中學檔案數(shù)字化建設(shè)方面的資金投入，在針對檔案管理硬件設(shè)備進行更新的同時，嘗試與社會企業(yè)進行深入的合作，針對檔案管理軟件進行有效的優(yōu)化。在此基礎(chǔ)上，中學檔案管理數(shù)字化建設(shè)還需要參考現(xiàn)階段檔案管理發(fā)展趨勢，完善中學檔案管理數(shù)字化建設(shè)有關(guān)的標準、規(guī)范，使得中學檔案管理的操作方式、處理規(guī)范、歸檔標準等均能夠?qū)崿F(xiàn)高效的統(tǒng)一，能夠直接與檔案管理系統(tǒng)進行有效的對接。

4）加強檔案管理隊伍培訓教育工作。中學檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展，檔案管理工作涉及的工作內(nèi)容、工作量不斷增大，且涉及的技術(shù)也在不斷增多，對于檔案管理隊伍專業(yè)能力、綜合素質(zhì)的要求也在不斷提升，檔案管理人員不僅需要全面掌握檔案管理相關(guān)的知識內(nèi)容，且還應當全面掌握各項信息技術(shù)，能夠熟練應用各種信息化設(shè)備、檔案管理軟件。這就需要中學全面加大檔案管理隊伍培訓教育力度，結(jié)合現(xiàn)有檔案管理隊伍專業(yè)能力、綜合素質(zhì)，引入多元化的培訓教育途徑，包括線上培訓、高校委培、專家講座等等，培訓教育內(nèi)容不僅僅需要涉及檔案管理專業(yè)知識、檔案數(shù)字化管理知識，同時還需要結(jié)合中學發(fā)展動態(tài)、檔案管理發(fā)展動態(tài)開展有關(guān)知識的培訓教育，致力于提升現(xiàn)有檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)[4]。除此之外，中學檔案管理部門還應當在內(nèi)部營造公平、公正、公開的氛圍，建立科學合理的晉升體系，為檔案管理隊伍提供更為廣闊的發(fā)展空間，激發(fā)檔案管理的能動性，提升檔案管理隊伍參與培訓、自我提升的能動性。

3 結(jié)語

綜上所述，中學教育事業(yè)的不斷發(fā)展，中學檔案管理工作涉及的工作量、工作難度、科學技術(shù)也在不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作開始暴露出來一定程度的問題，優(yōu)化勢在必行。對中學來說，應當深入分析當前檔案管理工作存在的各種問題，并針對引發(fā)問題的原因進行深入的挖掘，圍繞問題提出針對性地解決策略，通過基于多元宣傳提高各部門重視程度、圍繞檔案管理動態(tài)完善管理制度、全面推進檔案管理數(shù)字化建設(shè)以及加強檔案管理隊伍培訓教育工作，切實提升中學檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

參考文獻

[1]趙力.中學檔案管理工作問題與工作效率提升方式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（11）：133-134.

[2]梁文欽.中學檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的困境及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：152+154.

[3]鄭立紅.新時代中學檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（05）：130-131.

[4]鄧美英.“互聯(lián)網(wǎng)+”時代背景下中學文書檔案管理工作探析[J].蘭臺內(nèi)外，2019（28）：39-40.