付桂蘭
摘要:在村鎮(zhèn)發(fā)展建設的過程中,檔案是其各項信息的記錄,是日后發(fā)展建設中不可或缺的資料。隨著國家加大對農村鄉(xiāng)鎮(zhèn)的規(guī)劃建設,也加大了對村鎮(zhèn)建設檔案管理工作的關注力度。但是目前村鎮(zhèn)建設檔案管理工作中存在諸多問題,影響了管理的效率,并不利于檔案后續(xù)的高效利用和長期保存,針對這一情況,需要做好管理問題的分析工作,深究其原因,制定針對性的解決方案,規(guī)范檔案管理工作,構建高效的管理隊伍,并引進信息技術,做好信息化管理工作,提高管理效率,為村鎮(zhèn)規(guī)劃建設提供可靠的依據(jù)。
關鍵詞:村鎮(zhèn)建設檔案管理;問題;管理策略
村鎮(zhèn)建設檔案資料中包含了村鎮(zhèn)規(guī)劃設計、各項工程施工、管理、重點建設、發(fā)展方向等多種資料,這些資料能夠指導村鎮(zhèn)的發(fā)展和建設,同時為今后的規(guī)劃修改提供了重要的依據(jù)。因此村鎮(zhèn)建設檔案管理工作便顯得尤為重要。但就實際的工作來說,相關部門的領導并沒有認識到檔案管理的重要性,管理制度并不完善,缺乏人手和高素質的人才,投入的資金不足,信息化建設落后等問題影響了檔案管理的工作效率,經(jīng)常出現(xiàn)檔案丟失、遺漏、信息錯誤、毀壞等情況,并不利于后續(xù)的檔案利用等工作的開展,影響村鎮(zhèn)建設的高效發(fā)展。
1.村鎮(zhèn)建設檔案管理中存在的問題
1.1基層領導缺乏足夠的重視
相關部門的領導并沒有認識到建設檔案管理工作對村鎮(zhèn)發(fā)展的重要性,他們認為檔案建設屬于投資消費,這一項工作并不會產(chǎn)生經(jīng)濟效益,因此并不重視檔案管理工作,缺乏日常的管理維護,資金的投入不足,導致其他的工作人員也并不重視檔案管理工作,人員配備不齊全,相關的設備也比較簡陋,難以提高管理效率,影響了檔案的后續(xù)使用。
1.2缺乏完善的規(guī)章制度
由于在村鎮(zhèn)建設檔案管理建設中領導沒有足夠的重視,一些規(guī)章制度還是延續(xù)傳統(tǒng)的管理制度,沒有根據(jù)時代的發(fā)展進行一定的改革和創(chuàng)新,管理制度并不嚴謹。一些領導使用檔案只是告知檔案員一聲,并未做好登記工作,有的甚至不打招呼直接拿走,加大了管理人員的工作難度。在日后歸還檔案時,檔案丟失了檔案管理人員再次收集這些資料便十分的艱難。管理制度混亂便起不到約束作用,這就使得一些工作人員態(tài)度散漫,工作粗心大意,一些檔案丟失之后不敢上報,出現(xiàn)問題推卸責任等等,久而久之檔案管理制度便形同虛設,檔案管理效率不高,問題頻發(fā),毀壞嚴重。
1.3檔案管理人員專業(yè)素質參差不齊
通過調查某地各個村鎮(zhèn)建設檔案管理人員的情況,可以發(fā)現(xiàn)絕大部分的管理人員屬于兼職,專業(yè)水平參差不齊,缺乏較高的管理意識和專業(yè)技能,并沒有認識到檔案的重要價值,在工作中忽略了對檔案的保護和歸類,導致檔案管理工作十分混亂。再加上缺乏對管理人員激勵機制的建立,難以激發(fā)工作人員的積極性,使得檔案管理這一崗位流行性較大,難以留住人才,影響了村鎮(zhèn)建設檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。
1.4信息化建設比較落后
在管理硬件方面,由于缺乏專項資金的投入,導致硬件的建設比較落后,設備不全,采用的檔案管理方式和儲存方式也比較傳統(tǒng),信息化建設也只是辦公室的幾臺電腦,檔案管理人員只能依靠比較落后的硬件設備管理檔案,工作效率不高,每次查閱檔案都需要花費較長的時間,而且檔案一直分散管理,有時在檔案庫中還找不到相應檔案,需要到縣級檔案管理部門調取檔案,這樣一來花費的時間更長。這一落后的管理模式歸根究底還是由于檔案管理建設的落后,難以緊跟時代發(fā)展的潮流,引進信息技術,構建信息化管理系統(tǒng),規(guī)范工作流程。
2.村鎮(zhèn)建設檔案管理問題產(chǎn)生的原因分析
2.1領導并沒有充分認識到檔案的價值所在
在大部分人眼里,一旦有關的工作是一些輕松的工作,即使是相關部門的領導和工作人員都沒有充分認識到村鎮(zhèn)建設辦案存在的意義和作用。只是將其作為村鎮(zhèn)建設的附屬品,可有可無。這一錯誤的認知,使得現(xiàn)有的村鎮(zhèn)建設檔案管理工作缺乏專項資金的投入,領導和工作人員缺乏較強的管理意識,并沒有認識到檔案的隱含價值,因此在檔案管理工作中出現(xiàn)各種各樣的問題,工作效率不高。
2.2鄉(xiāng)鎮(zhèn)資金分配不均衡
鄉(xiāng)鎮(zhèn)的資金大部分投入到村鎮(zhèn)建設和農業(yè)發(fā)展中,只有一少部分用于其他工作,村鎮(zhèn)建設檔案管理工作所分配到的資金寥寥無幾,沒有了資金的保障,檔案管理部門的基礎建設難以得到更新和完善,工作人員的福利待遇也較差,難以留住人才,管理模式落后,因此在日常的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題。
2.3檔案管理人員缺乏培訓
針對檔案管理人員并沒有制定統(tǒng)一完善的培訓制度,為其提供學習的機會,一些兼職人員要想提高自身的專業(yè)技能只能通過網(wǎng)絡學習,但是網(wǎng)絡學習并不是系統(tǒng)完善的,這就導致學習效率不高,檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)得不到高效的提升,影響了工作效率,在實際工作中問題頻發(fā),管理人員也并未意識到自己行為的錯誤性。
3.加強村鎮(zhèn)建設檔案管理的有效策略
3.1加強宣傳力度,提高認知
加強村鎮(zhèn)建設檔案管理工作,首先需要從思想認真方面入手,加強宣傳力度,通過電視微信等各種手段來宣傳村鎮(zhèn)建設檔案管理方面的相關知識,提高干部職工和群眾的關注力度,引導他們認識到檔案的重要價值。在日常在檔案管理和使用過程中遇到一系列問題,也能利用相關的知識進行解決,尋求相關部門的幫助,保護好村鎮(zhèn)建設檔案。領導提高重視,相關工作人員也不敢懈怠。檔案管理員的管理意識加強,逐步消除檔案管理中存在的一系列問題,提高工作效率。
3.2建立完善的管理制度,強化管理
構建完善的管理制度是做好檔案管理的基本保障。在傳統(tǒng)管理制度基礎上進行改善和創(chuàng)新。建立責任制,將各項工作落實到具體的人,提高工作人員的責任心和積極性,端正工作態(tài)度,嚴格遵守管理制度,開展各項工作,起到一定的約束作用。將檔案的收集,歸納,保管,統(tǒng)計,借閱等各項工作內容進行詳細的劃分,并制定相應的制度,規(guī)范工作流程,實現(xiàn)檔案管理的有序性。在檔案管理制度中加入考核機制,將工作人員的日常表現(xiàn)納入到年終考核當中,采取隨機抽考專項檢查等各種形式進行監(jiān)督考核,能夠起到互相監(jiān)督的作用,提高檔案員的工作效率??梢苑e極采納一些成功的管理制度,進行改進創(chuàng)新,確保檔案員有章可循,有法可依,強化村鎮(zhèn)建設檔案管理。
3.3加大專項資金的投入,構建完善的信息化管理系統(tǒng)
相關部門的領導應當針對村鎮(zhèn)建設檔案管理成立專項資金,加大對村鎮(zhèn)建設檔案管理的資金投入,引進現(xiàn)代化設備,構建信息化的管理系統(tǒng)。檔案員只需要登錄系統(tǒng)中便可得知所需檔案的位置,或者可以成立電子數(shù)據(jù)庫,將村鎮(zhèn)建設所涉及到的各項資料錄入到數(shù)據(jù)庫中,使用時提取電子檔案,快捷方便。還需要做好備份工作,進行永久儲存。根據(jù)檔案的類型歸納整理,做好分類的工作。還需要構建信息共享系統(tǒng),將分散的檔案統(tǒng)一化管理,突破時間和空間上的限制,為檔案的管理和使用提供便利。
3.4提高對管理人員的關注力度,構建高素質隊伍
檔案員的綜合素養(yǎng)也影響著檔案管理的工作效率,因此領導干部應當提高對管理員這一崗位的關注力度,規(guī)范招聘的規(guī)章制度,選拔專業(yè)人才,提高薪資待遇,留住人才,構建高素質的管理隊伍。此外還需要為管理人員提供培訓機會,定期開展培訓工作,并將培訓結果和績效相掛鉤,鼓勵管理人員積極參與到培訓活動中,提高自身的專業(yè)素養(yǎng),為管理工作的高效開展提供有力的保障。
4.結語
總而言之,通過提高領導干部和工作人員對村鎮(zhèn)建設檔案管理的重視程度,加大對管理工作的關注力度,建立完善的管理制度,構建信息化管理系統(tǒng),并引導相關工作人員加強業(yè)務培訓,提高自身的綜合素養(yǎng),構建一支高效的管理隊伍,從而提高管理效率,科學有效地做好檔案管理工作,規(guī)范檔案管理和使用的工作流程,為村鎮(zhèn)建設發(fā)展提供重要的依據(jù)。
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