數(shù)字化檔案信息利用模式研究

孟慶華

摘 要：檔案信息數(shù)字化是現(xiàn)代化時(shí)代檔案工作的必備技能，也是最能夠考察檔案工作者工作能力和綜合素質(zhì)的一項(xiàng)工作，需要檔案工作者認(rèn)真核實(shí)檔案信息，有條理的對(duì)檔案進(jìn)行管理，本文將從數(shù)字化檔案信息的優(yōu)勢(shì)出發(fā)，探討數(shù)字化檔案信息的利用模式。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化;檔案信息;利用模式

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.105

1 引言

數(shù)字化檔案信息利用是指利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)信息技術(shù)手段來完成檔案管理，用互聯(lián)網(wǎng)將檔案信息合理的規(guī)劃運(yùn)用和管理，將紙質(zhì)檔案更加完善的保存，同時(shí)可以運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)及時(shí)得到更為現(xiàn)代化的信息，從而達(dá)到辦公管理網(wǎng)絡(luò)一體化，逐漸由紙質(zhì)改為電子管理，但目前來看想要做到數(shù)字化檔案信息還需要完善自身建設(shè)，譬如在計(jì)算機(jī)方面需要專業(yè)的技術(shù)人才，不能夠完全保證計(jì)算機(jī)的安全性等等，本文將通過以上問題入手，展開如何推進(jìn)數(shù)字化檔案信息的建設(shè)。

2 使用數(shù)字化檔案信息的意義

2.1 消除時(shí)間與空間對(duì)檔案信息的束縛

在目前來看，數(shù)字化檔案較比與傳統(tǒng)檔案來說數(shù)字化檔案最大的優(yōu)點(diǎn)就在于，檔案信息利用的速度更快，檔案信息更加準(zhǔn)確。可以使信息利用者可以通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檢索，瀏覽，查閱，增強(qiáng)了服務(wù)類型和服務(wù)范圍，同時(shí)也促進(jìn)了數(shù)字化檔案信息的建設(shè)，能夠使信息利用者可以隨時(shí)隨地的了解所需要的檔案信息，就算呆在家里也可以做到足不出戶的了解“天下事”并且擺脫了時(shí)間和空間的束縛后，數(shù)字化檔案信息有效的提升了檔案信息的開放度，加快了信息檔案的傳播速度，擴(kuò)大了檔案信息的傳播范圍。

2.2 更能夠滿足用戶對(duì)于檔案信息不同的需求

在互聯(lián)網(wǎng)如此發(fā)達(dá)的時(shí)代，大多數(shù)人群越來越習(xí)慣利用手機(jī)等電子設(shè)備來搜尋所需要的檔案信息，因此數(shù)字化檔案信息的利用范圍就顯得更為廣泛，個(gè)大用戶對(duì)數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量有了更高的要求。在保證信息利用的方便，快捷的基礎(chǔ)上更要保證數(shù)字化檔案信息能更好的滿足不同使用者的不同需求，數(shù)字化檔案信息的利用為各大用戶提供了十分便利的檔案信息的需求，如設(shè)有專門為用戶查詢?cè)O(shè)立的網(wǎng)站，無損耗的檔案信息資源的共享，能夠根據(jù)用戶查詢的檔案信息自動(dòng)推薦相似的更新的信息，足夠滿足各大用戶對(duì)檔案信息的不同需求。

2.3 充分提高了檔案信息的使用價(jià)值

絕大部分的領(lǐng)域都要用檔案信息，特別是在社會(huì)管理、科學(xué)研究、領(lǐng)導(dǎo)決策、農(nóng)業(yè)增產(chǎn)等方面，更是需要利用到檔案信息，并且檔案信息對(duì)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)建設(shè)領(lǐng)域也發(fā)揮著不容忽視的積極作用。在數(shù)字化檔案信息未被全面開發(fā)與利用之前，檔案信息在這些領(lǐng)域中的作用與價(jià)值是隱性的潛在的，是不能被廣大用戶共建共享信息資源的，首先信息存在時(shí)間性和空間性，信息傳播不及時(shí)，有些及時(shí)信息是存在時(shí)效性的，過了那段時(shí)間存在意義，其次信息的傳播范圍是狹隘的，只存在于相應(yīng)的領(lǐng)域范圍現(xiàn)今隨著數(shù)字化檔案信息的開發(fā)利用，逐步實(shí)現(xiàn)了最大范圍內(nèi)的資源共用共享，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使檔案信息快速傳播，并且增大了傳播范圍，使信息得以便捷的交流利用，進(jìn)而通過這些資源創(chuàng)造了更大的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，使這些原本隱性的檔案信息轉(zhuǎn)化成為具有現(xiàn)實(shí)價(jià)值的真正的一種信息資源，充分的發(fā)揮了檔案信息的使用價(jià)值。

3 如何加強(qiáng)數(shù)字化檔案信息利用

3.1 充分結(jié)合資源利用互聯(lián)網(wǎng)發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用

現(xiàn)階段我國(guó)大部分檔案信息還掌握在政府手上，這樣能夠確保檔案信息的準(zhǔn)確性，真實(shí)性，同時(shí)還能夠防止重要信息的泄漏。但這種情況造成了一些檔案信息資源太單一，檔案信息資源范圍太過狹隘。我國(guó)目前最重要的就是打破這種局面擴(kuò)大信息資源的范圍和流通性，能夠讓檔案信息隨時(shí)隨地上傳，從而達(dá)到擴(kuò)大信息資源的范圍的目的。增大信息資源范圍的同時(shí)也要建立區(qū)域性的檔案信息管理，來確保信息的正確性，預(yù)防有些不法分子發(fā)布煽動(dòng)性的負(fù)面信息。這樣才能利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)，充分發(fā)揮數(shù)字化檔案信息利用模式，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。

3.2 靈活推進(jìn)不同的利用方式

隨著網(wǎng)絡(luò)信息的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案信息的利用模式也有著更大的發(fā)展空間，相關(guān)部門可以充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)擴(kuò)大信息資源的流通，讓更多的信息利用者受益。目前來看，數(shù)字化檔案信息流通還不夠廣泛，默寫檔案信息還不能做到完全開放，從而導(dǎo)致某些用戶想要查詢信息時(shí)會(huì)產(chǎn)生查不到，查詢時(shí)間過長(zhǎng)等問題出現(xiàn)。并不利于檔案信息的流通，為此數(shù)字化檔案信息可以由相關(guān)的工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)檢索之后提供復(fù)制打印等功能以此為對(duì)信息有需要的用戶提供更加便利，直觀的信息檢索方式，對(duì)于一些老舊的信息可以采用先掃描在上傳的方法，相關(guān)專業(yè)的工作人員對(duì)信息進(jìn)行核查，然后上傳至網(wǎng)絡(luò)，通過電子簽字或數(shù)字密碼等信息安全技術(shù)才能提取相關(guān)檔案信息，既能保證信息需求者能夠得到想要了解的信息，也能保證信息的安全使用，這種直接和間接的利用方式提高了數(shù)字化信息利用的效率同時(shí)也提高了檔案信息的安全性和準(zhǔn)確性。

3.3 加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息開發(fā)利用的力度

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技技術(shù)不斷的發(fā)展更新，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的強(qiáng)大，數(shù)字化檔案信息事業(yè)有很大的發(fā)展空間，隨著進(jìn)時(shí)間的流逝，新科技的不斷拓展，人們對(duì)檔案信息的需求日益增多，數(shù)字化檔案信息事業(yè)想要不被擱淺就要不斷的發(fā)展新的模式，緊跟時(shí)代的腳步甚至做到引領(lǐng)時(shí)代的位置。就目前來看數(shù)字化檔案信息建設(shè)的現(xiàn)狀來看，加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案信息的開發(fā)和利用是至關(guān)重要的一步，我國(guó)地廣人多能夠得到的信息不同，各地方單位的條件也各有千秋，對(duì)數(shù)字化檔案信息的開發(fā)程度也各不相同，一二線城市作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重點(diǎn)城市對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的開發(fā)更為廣泛，反觀三四線城市因?yàn)閷⒔?jīng)濟(jì)發(fā)展的落后從而導(dǎo)致對(duì)數(shù)字化檔案信息利用效率降低，所以在對(duì)數(shù)字化檔案信息利用和開發(fā)方面應(yīng)該做到因地制宜，結(jié)合當(dāng)?shù)貑挝坏膶?shí)際情況作出最適合本地發(fā)展的利用方法，建立科學(xué)有效的評(píng)價(jià)機(jī)制，能夠找到既能貼合現(xiàn)實(shí)情況又能開發(fā)數(shù)字化檔案信息利用兩全其美的方法，最大限度的加強(qiáng)各地對(duì)數(shù)字化檔案信息的開發(fā)和利用力度。

4 總結(jié)

數(shù)字化檔案信息的利用是檔案管理中最符合現(xiàn)代化的一步，但是在目前看來數(shù)字化檔案信息還存在著不能夠打破時(shí)間和空間的束縛，對(duì)數(shù)字化檔案信息利用模式開發(fā)不到位等問題。從而使數(shù)字化檔案信息的利用不能夠達(dá)到最好，本文就目前的數(shù)字化檔案信息利用中存在的問題進(jìn)行學(xué)實(shí)行的討論與探究，詳細(xì)說明了當(dāng)前時(shí)代數(shù)字化檔案信息利用需要改進(jìn)的問題和方法，如將互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)發(fā)展到最大，從而使數(shù)字化檔案信息的利用能夠達(dá)到頂峰，相關(guān)部門招用既掌握檔案信息管理又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的全能型人才，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)當(dāng)啊加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化信息利用的開發(fā)和研究，帶領(lǐng)相關(guān)工作人員將數(shù)字化信息活學(xué)活用等方法，全面開展數(shù)字化檔案信息利用的建設(shè)。與此同時(shí)希望相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠謹(jǐn)慎的運(yùn)用本文結(jié)合自身情況來改善數(shù)字化檔案信息利用的問題，使數(shù)字化檔案信息利用能夠更好的幫助檔案信息利用，也能夠使數(shù)字化檔案信息的利用可以發(fā)揮最大，最好的利用效果，從而完善了數(shù)字化檔案信息利用的缺陷，因而保證了數(shù)字化檔案信息的質(zhì)量和準(zhǔn)確性，使數(shù)字化檔案信息利用開發(fā)到極致，也能夠讓相關(guān)工作人員加快工作效率，從而保證檔案信息的充分利用。同時(shí)確保數(shù)字化檔案信息的準(zhǔn)確和其利用效果達(dá)到最大，對(duì)數(shù)字化信息利用的開發(fā)大到極致，由內(nèi)而外的展開對(duì)數(shù)字化檔案信息利用，能夠使數(shù)字化檔案信息能夠滿足不同使用者的需求，從而更好的提升企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)行速率。

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