淺談中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)

林永輝

摘 要：“百年大計(jì)，教育為本”，中學(xué)的基礎(chǔ)教育尤為重要，目前很多地方的中學(xué)辦學(xué)格局和建設(shè)規(guī)模都日益增大，這體現(xiàn)了各級(jí)政府和社會(huì)對(duì)教育的重視，以及提高青少年學(xué)生整體素質(zhì)的迫切需求。但與此同時(shí)也給檔案管理者、工作者帶來(lái)了巨大困難與壓力，我們傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理觀念和方式已經(jīng)難以滿足為學(xué)校、教育行政部門、廣大師生員工服務(wù)的目的，檔案資料的計(jì)算機(jī)信息化管理迫在眉睫。如何進(jìn)一步發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息化在檔案管理中的作用，繼而使中學(xué)檔案管理成為服務(wù)教育、面向教師、學(xué)生工作的重要方面，是學(xué)校和相關(guān)部門亟需思考和解決的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：中學(xué)檔案;管理;信息化建設(shè)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.094

1 當(dāng)前中學(xué)檔案管理信息化薄弱的原因主要有以下幾點(diǎn)

在當(dāng)前進(jìn)入21世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)信息化比較發(fā)達(dá)的時(shí)代，國(guó)家對(duì)教育認(rèn)識(shí)顯著提高，各級(jí)政府對(duì)教育的投入已經(jīng)有的很大的變化，當(dāng)前我們的中學(xué)的信息化建設(shè)已經(jīng)有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。計(jì)算機(jī)多媒體網(wǎng)絡(luò)教學(xué)等很多新技術(shù)應(yīng)用在課堂教學(xué)、辦公自動(dòng)化等方面，對(duì)于檔案管理方面的應(yīng)用依舊很少。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：

1.1 思想意識(shí)層面

應(yīng)試教育思想對(duì)我們的中學(xué)來(lái)說(shuō)根深蒂固，政府部門和社會(huì)的傳統(tǒng)觀念對(duì)學(xué)校的功能僅停留在學(xué)習(xí)、升學(xué)等層面，對(duì)檔案幾乎缺乏意識(shí)。多年的應(yīng)試教育僅強(qiáng)調(diào)學(xué)生的成績(jī)、學(xué)校的升學(xué)率，這就導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生對(duì)檔案信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和規(guī)劃，將大部分精力和時(shí)間都花到了教學(xué)管理上。檔案管理信息化設(shè)施較為薄弱。在對(duì)學(xué)生檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的過(guò)程中需要依靠一定的現(xiàn)代化管理設(shè)備，這些設(shè)備相對(duì)而言價(jià)格不菲。但是我國(guó)很多中學(xué)自身能力有限，經(jīng)費(fèi)方面本來(lái)就很困難，無(wú)法承擔(dān)對(duì)這些現(xiàn)代化設(shè)備款項(xiàng)帶來(lái)的壓力。有些學(xué)校雖然引進(jìn)了先進(jìn)的管理技術(shù)，但是由于管理模式的制約以及自身能力問(wèn)題，無(wú)法真正達(dá)到信息化管理的要求。比如在信息管理系統(tǒng)中包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、信息檢索、資源網(wǎng)絡(luò)共享、檔案文件管理等多項(xiàng)功能，但是有些學(xué)校只對(duì)單一或者是部分功能進(jìn)行使用，很多功能都無(wú)法得到開發(fā)利用。

1.2 技術(shù)層面

由于中學(xué)長(zhǎng)期以來(lái)只引進(jìn)基礎(chǔ)教育學(xué)科的專職教師，缺少經(jīng)過(guò)系統(tǒng)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的專職檔案管理工作者，不同于國(guó)外已經(jīng)較為成熟的檔案信息化管理體系，我們的中學(xué)的檔案管理尚處于起步階段，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)不完善。目前在很多中學(xué)的網(wǎng)絡(luò)化管理過(guò)程中，只考慮到了對(duì)校園網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)以及校內(nèi)局域網(wǎng)的建立，并沒(méi)有考慮到校園內(nèi)的各類檔案信息化管理，這就導(dǎo)致了雖然在很多方面中學(xué)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，但是在檔案管理方面還走的是傳統(tǒng)管理模式，處于和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)相脫節(jié)的狀態(tài)，檔案的信息化管理由于無(wú)法和其他部門的數(shù)據(jù)庫(kù)以及相關(guān)應(yīng)用軟件相連接，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。同時(shí)檔案的信息化管理還需要建立在一定的管理規(guī)范的基礎(chǔ)上，但是目前很多學(xué)校對(duì)該管理手段沒(méi)有足夠的重視，在網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過(guò)程中忽視了對(duì)管理規(guī)范上的統(tǒng)一，這些規(guī)范應(yīng)該包括檔案館藏?cái)?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用、各個(gè)學(xué)校之間的數(shù)據(jù)庫(kù)連接等多方面的內(nèi)容。

2 改善中學(xué)檔案管理信息化建設(shè)有哪些措施

2.1 做好檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案工作的信息化建設(shè)已經(jīng)與學(xué)校管理和教學(xué)的現(xiàn)代化進(jìn)程密切相關(guān)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，必須把檔案信息化建設(shè)的這項(xiàng)工作納入校園的信息化建設(shè)工作當(dāng)中。檔案信息化建設(shè)的順利開展，學(xué)校需要制定周密科學(xué)的計(jì)劃，實(shí)施長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，以及建立良好的管理機(jī)制，從而體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展對(duì)檔案工作的要求以及檔案管理上的需要。同時(shí)，學(xué)校需要重視硬件設(shè)施和人員的配備，不盲目追求“高、精、尖”，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，力求經(jīng)濟(jì)投入最小化，實(shí)現(xiàn)效益最大化，使有限的人力、物力、財(cái)力得到最大限度發(fā)揮。 完善檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。單獨(dú)地使用檔案管理系統(tǒng)已不能適應(yīng)辦公自動(dòng)化的要求，必須把檔案管理系統(tǒng)接入到校園網(wǎng)，使之成為數(shù)字化校園的一個(gè)子系統(tǒng)，并使之與其他軟件系統(tǒng)連接，形成一個(gè)巨大的信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)信息資源高度共享化，實(shí)現(xiàn)區(qū)域?qū)W校之間的網(wǎng)上查詢和信息傳遞。

2.2 提高檔案管理的數(shù)字化程度

數(shù)字化程度是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，也直接代表著信息化建設(shè)的水平，然而在大多數(shù)學(xué)校中還只是把紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，水平較低。當(dāng)然考慮到目前中學(xué)資金不足、專業(yè)人士缺乏的現(xiàn)實(shí)，要求所有中學(xué)都實(shí)現(xiàn)最高水平的數(shù)字化也不可能。因此可以選擇利用率較高、重要性較突出的檔案優(yōu)先管理，如學(xué)生的學(xué)籍檔案、教師考核、課程設(shè)置等。不同于傳統(tǒng)檔案的管理方式，信息化建設(shè)應(yīng)該做好目錄、檢索建設(shè)，以音像、光盤、文件夾等形式將數(shù)據(jù)永久保存，并依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。目前大部分學(xué)校都已經(jīng)建設(shè)了自己的校園網(wǎng)，可以將這些資料鏈接到相關(guān)網(wǎng)頁(yè)，使之成為數(shù)字化系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，從而形成一個(gè)立體的信息網(wǎng)絡(luò)，提高數(shù)字化程度。

2.3 建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍

檔案管理雖然依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但歸根結(jié)底依舊需要人員對(duì)其操作，并且對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求非常高，既要有專業(yè)的檔案分類、管理經(jīng)驗(yàn)，還需要具備計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等相關(guān)技能，而我國(guó)目前并沒(méi)有相應(yīng)的課程設(shè)置。因此檔案工作人員要鍛煉和提高自身在電子環(huán)境下工作的能力，加強(qiáng)專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，如參加計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、信息管理技術(shù)等培訓(xùn)，全面提高自身的文字能力、綜合分析能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使自己成為檔案信息化管理的全面性人才。學(xué)校應(yīng)該建立完善的檔案人員培訓(xùn)和考核制度，有計(jì)劃的對(duì)其進(jìn)行深造教育，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其專業(yè)技能，督促其認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力工作以適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)人才的新要求。此外，與其他職業(yè)不同的是，檔案工作對(duì)人員的道德素質(zhì)要求極高，在檔案管理中經(jīng)常會(huì)遇到一些涉及個(gè)人隱私或機(jī)密文件的重要信息，這就需要檔案工作人員能夠有堅(jiān)定的政治責(zé)任感和高尚的道德素質(zhì)，防止出現(xiàn)販賣或利用這些信息從事一些對(duì)他人不利的非法行為。學(xué)校和相關(guān)人員要從思想上、行動(dòng)上對(duì)檔案工作人員進(jìn)行教育，使他們能有較高的思想政治覺(jué)悟，政治敏銳性和鑒別力，從而建設(shè)出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

2.4 要做好檔案的安全保護(hù)工作

隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案的安全問(wèn)題成為不可忽視的一個(gè)重要方面。其中最為常見(jiàn)的是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計(jì)算機(jī)的故障、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等因素都可能導(dǎo)致文件在運(yùn)行中丟失或者損毀。此外檔案信息中有些是公開的，有些是需要保密的且有秘密、機(jī)密、絕密等嚴(yán)格的等級(jí)劃分，如果這些信息遭到泄露或者丟失，對(duì)學(xué)校將造成重大損失。為了解決以上問(wèn)題，從業(yè)人員需要提高自己的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，避免因?yàn)閭€(gè)人原因造成的文件損失。合理安全的規(guī)章制度，保證信息系統(tǒng)在一個(gè)安全有序和邏輯嚴(yán)密的流程中運(yùn)行。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊，可以引入科學(xué)有效的網(wǎng)絡(luò)安全措施來(lái)應(yīng)對(duì)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抵御性，同時(shí)應(yīng)該做好備份，當(dāng)意外事件出現(xiàn)時(shí)可以立即啟動(dòng)備份文件，恢復(fù)檔案信息的正常工作，減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

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