基于“互聯(lián)網(wǎng)＋”的機關(guān)單位檔案管理問題研究

陳彩英

摘 要：隨著社會和科技的不斷進步，機關(guān)單位內(nèi)的檔案管理工作對于互聯(lián)網(wǎng)的需求也在不斷增加，將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)運用到機關(guān)單位的檔案管理工作中，可以實現(xiàn)對于傳統(tǒng)檔案管理工作的儲存方式和管理方法的創(chuàng)新，是當前機關(guān)單位檔案管理工作的重心之一。目前，“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用到檔案機關(guān)管理工作中所取得的成果是比較顯著的，但是以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的檔案管理模式在具體的實際實施過程中也存在著一些問題。所以，文章分析了機關(guān)單位檔案管理工作，同時就“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下機關(guān)單位所面臨的共性、問題、要求做了闡述。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;機關(guān)單位;檔案管理;問題研究

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.093

“互聯(lián)網(wǎng)+”的快速發(fā)展和應(yīng)用，使得人們的生活習(xí)慣和工作內(nèi)容都發(fā)生了巨大的變化。在這個大背景之下，機關(guān)單位的檔案管理工作也同樣需要進行積極的改革和創(chuàng)新，以更進一步得增加對于機關(guān)單位檔案信息的挖掘力度，突顯機關(guān)單位檔案管理工作的重大價值。

1 “互聯(lián)網(wǎng)+”模式下檔案管理的特點

1.1 機關(guān)單位檔案來源多樣化

機關(guān)單位檔案來源的多樣性是指檔案的記錄來源種類多元，具體的表現(xiàn)是：人員信息來源的多樣性，機關(guān)單位內(nèi)部人員復(fù)雜，不同區(qū)域、不同部門、不同職位的機關(guān)單位檔案類型和內(nèi)容不盡相同;機關(guān)單位信息的多樣性，機關(guān)單位在不同時期，無論是檔案的內(nèi)容、方式、還是標準都存在一定的差異;等級的多樣性，機關(guān)單位運行過程中所涉及的級別和部門之間的聯(lián)系和溝通，形成了較為龐大的信息系統(tǒng)。

1.2 機關(guān)單位檔案記錄的及時性

當前記錄設(shè)備的便利性和檔案傳送速度的持續(xù)提高，讓機關(guān)單位的檔案收集工作變得更為便捷，檔案管理人員只需要預(yù)先設(shè)置好檔案管理工作中所需要收集的檔案內(nèi)容，然后按照規(guī)定好的固定操作步驟，完成檔案的整理、歸檔、儲存等工作流程即可，這樣就能更好的提高機關(guān)單位檔案管理工作的工作效率?？墒侨绻麢n案管理人員沒有事先設(shè)置好檔案收集的內(nèi)容和管理步驟，或者是檔案管理過程中沒有嚴格執(zhí)行操作步驟，對于檔案記錄的及時性會有一定影響，同時也會降低檔案管理工作的規(guī)范程度。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”模式下檔案管理面臨的問題

2.1 機關(guān)單位檔案管理中存在的風險

互聯(lián)網(wǎng)檔案管理模式具有其諸多的優(yōu)勢，但同時也對機關(guān)單位的檔案管理工作帶來了一定的風險，風險的產(chǎn)生主要是體現(xiàn)在檔案管理的保管方面，如計算機病毒、黑客以及不法分子的入侵和對于檔案的非法使用，都會給機關(guān)單位檔案的安全造成不利的影響。所以，在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，就要求檔案管理工作者在檔案的保管方面求新求變，這就一定程度上增加了檔案管理人員的工作難度。

2.2 機關(guān)單位檔案載體的不穩(wěn)定性

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式之下，機關(guān)單位的檔案更多的是儲存在硬盤、移動設(shè)備等存儲介質(zhì)之中，并且要以這些介質(zhì)為載體來進行檔案信息的傳輸和交換。在當前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的大背景下，電子設(shè)備對于檔案信息的儲存容量越來越大，但是科技產(chǎn)品所共有的問題也在所難免，當存儲設(shè)備出現(xiàn)問題的時候，如果不能對所存儲的檔案資料進行及時的修復(fù)和備份，就極容易導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)的泄露和丟失。由此可見，互聯(lián)網(wǎng)模式中的存儲介質(zhì)存在其缺陷和不穩(wěn)定性，并且比較容易受到外界磁場、輻射等因素的干擾。

3 新時代對于機關(guān)單位檔案管理工作的要求

3.1 強化意識，培養(yǎng)機關(guān)單位檔案管理人員具有較強的互聯(lián)網(wǎng)思維

互聯(lián)網(wǎng)思維要求應(yīng)用者了解到互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展形式和計算機技術(shù)的重要性，更加充分的運用互聯(lián)網(wǎng)的思想、技術(shù)與規(guī)則來思考和解決平時檔案管理工作中遇到的實際問題，互聯(lián)網(wǎng)思維具有開放、自由、互動、共享等特征。在現(xiàn)代化的社會中，互聯(lián)網(wǎng)思維已經(jīng)成為現(xiàn)代人們應(yīng)該具備的基礎(chǔ)素質(zhì)，所以，機關(guān)單位檔案管理人員要將互聯(lián)思維的作用充分發(fā)揮出來。

3.2 主動學(xué)習(xí)，機關(guān)單位檔案管理人員要掌握基本的互聯(lián)網(wǎng)知識

現(xiàn)代社會中，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)成為當前人們工作和學(xué)習(xí)的重要工具，想要將“互聯(lián)網(wǎng)+”模式更好的應(yīng)用到機關(guān)單位檔案管理工作中來，檔案管理的工作人員首先要掌握基本的互聯(lián)網(wǎng)知識和計算機的操作技巧，如網(wǎng)關(guān)的設(shè)置、域名的申請和注冊、操作系統(tǒng)的管理等。只有掌握了這些計算機網(wǎng)絡(luò)的基本知識，檔案管理人員才能更高效率的應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)管理模式，解決檔案管理過程中遇到的實際問題。

3.3 多樣化培訓(xùn)，提高機關(guān)單位檔案管理人員自身的互聯(lián)網(wǎng)能力

互聯(lián)網(wǎng)能力指的是在當前社會信息化程度不斷進步的基礎(chǔ)之上，機關(guān)單位檔案管理機構(gòu)和工作人員應(yīng)該更好的提升自身運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和設(shè)備對于信息處理的能力，包括信息的查找、信息的傳輸以及數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移和開發(fā)等。在互聯(lián)網(wǎng)背景下，這種信息的處理和計算機運用的能力已經(jīng)成為檔案管理人員需要具備的基本素質(zhì)之一。

1）機關(guān)單位檔案管理人員應(yīng)該遵守互聯(lián)網(wǎng)規(guī)則?；ヂ?lián)網(wǎng)運行系統(tǒng)同樣存在一定的規(guī)則和制度，檔案管理人員應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)的前提是對于網(wǎng)絡(luò)規(guī)則的遵守，從互聯(lián)網(wǎng)的性質(zhì)來看，需要運用者遵守的規(guī)則主要是在技術(shù)的應(yīng)用、信息傳播的內(nèi)容和方式以及保密協(xié)議等方面。要求機關(guān)單位檔案管理人員在充分了解互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用規(guī)則的前提下，更好的掌握和遵守相關(guān)網(wǎng)絡(luò)規(guī)則。

2）機關(guān)檔案管理人員應(yīng)該掌握互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用方式。這里的互聯(lián)網(wǎng)方式是指可以被應(yīng)用在檔案管理工作中的具體的技術(shù)和方法，機關(guān)單位檔案管理人員可以運用這些方式思考和解決檔案管理工作中遇到的實際問題，主要是涉及檔案信息的甄別、收集、查詢、分析以及處理等內(nèi)容，這也是互聯(lián)網(wǎng)思想在機關(guān)單位檔案管理工作中的具體體現(xiàn)，檔案管理工作人員應(yīng)當將先進的技術(shù)成果更好的應(yīng)用到日常的檔案管理工作中。

4 小結(jié)

在當前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，無論是機關(guān)單位的內(nèi)部環(huán)境還是社會形式的外部環(huán)境，對于機關(guān)單位的檔案管理工作都提出了更高的要求，為了能夠更好的滿足各方面對于檔案的使用需求，加強機關(guān)單位檔案管理工作的創(chuàng)新具有十分重要的意義。“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案管理模式經(jīng)過不斷的發(fā)展完善，已經(jīng)成為現(xiàn)代化機關(guān)單位檔案管理工作的主要模式，與互聯(lián)網(wǎng)的結(jié)合是檔案管理工作未來的發(fā)展趨勢。所以，機關(guān)單位檔案管理人員要樹立起互聯(lián)網(wǎng)思維和現(xiàn)代化的管理意識，結(jié)合機關(guān)單位的實際情況，運用先進的互聯(lián)網(wǎng)管理技術(shù)，完善檔案管理工作的細節(jié)，切實提高檔案管理工作的效率，為機關(guān)單位檔案管理工作的順利開展奠定扎實基礎(chǔ)，打造出更為適合現(xiàn)代環(huán)境需求的機關(guān)單位檔案管理工作體系。

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