文書檔案信息化中常見問題及對策探究

付東方

摘 要：隨著科技和經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)在各行各業(yè)變得更加普及，但是文書檔案信息化建設(shè)至今仍然面對著一些問題，如果不能解決這些問題，就不能夠滿足人們的工作需求。本論文就文書檔案信息化中常見問題進(jìn)行了研究，并就問題提出了一些政策性建議，希望能夠推動(dòng)我國文書檔案信息化水平的提升。

關(guān)鍵詞：文書檔案信息化;常見問題;策略

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.087

在檔案管理工作當(dāng)中，文書檔案管理是重要的組成部分之一，它的內(nèi)容非常豐富，表現(xiàn)的形式也多種多樣。但是隨著信息化水平的不斷提升，傳統(tǒng)的文書檔案管理的模式已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代信息化管理的新模式[1]。為了實(shí)現(xiàn)單位檔案的全文檢索，網(wǎng)絡(luò)查詢以及安全管理，更好的兼容多種數(shù)據(jù)，打造更加優(yōu)化的網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)，我國的文書檔案信息化建設(shè)的腳步就要邁得更大一些，改革的決心也要更強(qiáng)一些。

1 文書檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理的功能，在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，大部分通過人工操作來進(jìn)行資料的收集，對資料的字跡以及統(tǒng)計(jì)準(zhǔn)確度也有著很高的要求，但是這樣的方式不僅浪費(fèi)了大量的時(shí)間，也加重了工作人員的工作負(fù)擔(dān)。文書檔案信息化使得資料的收集，分類統(tǒng)計(jì)以及查閱等各個(gè)環(huán)節(jié)都變得輕松方便，大大減少了人力消耗。

除此之外，文書檔案信息化與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，它的使用壽命變得更長，保存資料相對完整，受外界環(huán)境影響比較小。因?yàn)榧堎|(zhì)的檔案容易受高溫和高濕環(huán)境的影響，很容易使一些資料在保存當(dāng)中受到破壞。另外，文書檔案信息化是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行傳遞，提高了文件傳輸?shù)陌踩砸约翱旖菪裕o檔案人員的歸檔和查閱提供了方便。更重要的是隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，文書檔案信息化還可以保證較高的查全率和查準(zhǔn)率，打破時(shí)間和空間的限制，憑借互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)部門與部門之間的信息查閱，更好的查閱檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

2 文書檔案信息化管理存在的問題

1）對文書檔案管理人員的要求較高。文書檔案信息化管理主要是將電子文件進(jìn)行歸檔，對于管理人員來說是一個(gè)新的挑戰(zhàn)，工作人員不僅要懂得紙質(zhì)檔案管理的方法和技術(shù)，也需要掌握一些基本的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，這樣的情況對工作人員的自身素質(zhì)有了更高的要

求[2]。因此，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化的第1步就是要求管理人員掌握更多的知識和更先進(jìn)的技術(shù)才能夠進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作，但是在當(dāng)前的很多檔案部門中缺乏專業(yè)人才，尤其是檔案處理復(fù)合型人才稀少，這就使得一些單位在引進(jìn)現(xiàn)代化設(shè)備之后，由于人才的稀缺，無法實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化。

2）電子文件保密性面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。隨著文書檔案信息化，人們發(fā)現(xiàn)電子文件的內(nèi)容只要人工操作就能夠發(fā)生變化，雖然操作起來非常容易，但是在一定程度性保密性卻變差，再加上改動(dòng)后沒有留下歷史痕跡，這就使得一些偽造電子文件的人有了可乘之機(jī)。除此之外，因?yàn)殡娮游募]有特定的筆記，人們無法把握和辨別，究竟哪一份電子文件才為原件，這一系列的問題都對電子文件保密性提出了更高的要求。

3）資金設(shè)備投入較少，改革的步伐邁的較小。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)信息化建設(shè)都在逐步加強(qiáng)，而且取得了很好的成績，盡管如此，從我國的文書檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，文書檔案信息化工作開展的并不是十分順利。其中主要包括以下兩個(gè)因素：一方面由于地方性差異較大，一些地區(qū)缺乏相關(guān)部門的資金支持，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)行的并不順利;另一方面，有些文書檔案管理部門改革步伐邁得較小，仍然維持著原有的管理模式，缺乏改革和變化的勇氣。

3 文書檔案信息化建設(shè)的策略

1）不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了提高當(dāng)管理人員的綜合素質(zhì)，首先要加強(qiáng)硬件建設(shè)和投入，經(jīng)過多年的實(shí)踐，很多人發(fā)現(xiàn)，只有不斷加強(qiáng)現(xiàn)代化硬件設(shè)施的投入，才能夠激勵(lì)檔案工作人員主動(dòng)的去學(xué)習(xí)現(xiàn)代化硬件設(shè)施的使用方法，進(jìn)而提高自己的業(yè)務(wù)能力和管理水平。所以，為了幫助文書檔案管理人員樹立起終身學(xué)習(xí)的意識，還要加強(qiáng)對他們的培訓(xùn)，建立一批優(yōu)秀的檔案管理的團(tuán)隊(duì)，讓他們不斷的通過自主學(xué)習(xí)來提升自身綜合素質(zhì)，營造良好的信息化建設(shè)環(huán)境。另外，還要加強(qiáng)檔案部門之間的合作，將新的管理理念應(yīng)用到工作當(dāng)中，通過相關(guān)工作人員的交流和溝通，不斷分享檔案資源信息化的知識，同時(shí)提高工作人員的創(chuàng)新能力，利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和現(xiàn)代通訊技術(shù)，不斷加強(qiáng)工作人員之間的信息交換途徑。在實(shí)現(xiàn)文書檔案信息化建設(shè)的過程當(dāng)中，相關(guān)工作人員還要學(xué)會(huì)利用信息化平臺(tái)，積極搭建信息化平臺(tái)，以保證文書檔案信息化工作的有序進(jìn)行。在這個(gè)平臺(tái)當(dāng)中，為了滿足檔案管理的各方面的需求，管理人員也要積極學(xué)習(xí)信息平臺(tái)中的各項(xiàng)功能，在各項(xiàng)問題的解決中提升自己處理問題，解決問題的能力，開發(fā)合適的信息軟件，有效提升文書檔案信息化建設(shè)的水平和效率。

2）加強(qiáng)信息化系統(tǒng)內(nèi)部的安全性和保密性。為了保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全，有關(guān)人員可以在內(nèi)部信息化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置一些隔離安全網(wǎng)，保護(hù)內(nèi)部信息，不受外界侵犯[3]。首先，有關(guān)部門可以屏蔽掉路由器的IP地址和服務(wù)，當(dāng)進(jìn)入信息化網(wǎng)絡(luò)的時(shí)候，可以有選擇性的放行一些地址，以保證信息化系統(tǒng)內(nèi)部的安全。其次，相關(guān)工作人員還要重視防火墻的設(shè)置，雖然大部分的計(jì)算機(jī)防火墻都是正規(guī)且有認(rèn)證的，但是在安全性和保密性上也各有不同，因此工作人員一定要選擇好不同類型的防火墻，對網(wǎng)絡(luò)的訪問行為和網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)管理等進(jìn)行檢測和記錄。為了提高查詢的速度，檔案管理工作者也要及時(shí)的對管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新和改革，讓所有的查詢者都可以直接利用互聯(lián)網(wǎng)查詢到想要查詢的文檔，減少手工翻閱的時(shí)間，提高工作人員的工作效率。最后，為了有效的保護(hù)檔案的原件，可以采用數(shù)字介質(zhì)進(jìn)行檔案信息資源的保存和管理，這樣一方面減少了對原件的反復(fù)查閱，另一方面還保護(hù)了檔案原件的完整性和安全性，方便文書檔案的保存。針對檔案保密性的問題，管理人員也要加強(qiáng)對每一條檔案記錄操作的控制，通過設(shè)置權(quán)限，不把密碼隨意的泄露給其他人員，針對每一個(gè)模板和數(shù)據(jù)庫進(jìn)行逐一升級，并定期的進(jìn)行更新，同時(shí)靈活的對操作人員的行為進(jìn)行規(guī)范和控制，減少信息泄露的可能性，保證信息化系統(tǒng)內(nèi)部的安全性和保密性，更好的發(fā)揮文書檔案信息化系統(tǒng)的服務(wù)功能。

3）加強(qiáng)對信息化硬件設(shè)施的投入和管理。時(shí)代的飛速發(fā)展，使得各種管理技術(shù)和理念不斷創(chuàng)新和涌現(xiàn)，為了更好的順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，文書檔案管理信息化，也必須要打破傳統(tǒng)管理思維的束縛，為進(jìn)一步的信息化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。只有這樣，管理人員的思想才能夠得到創(chuàng)新和提升，才能夠在實(shí)際的工作當(dāng)中變得更加積極主動(dòng)。

相對于各單位的文書檔案管理部門來說，管理人員首先要認(rèn)識到信息化對文書檔案管理重要的推動(dòng)作用，不斷轉(zhuǎn)變自身的管理理念，為其他部門樹立良好的榜樣，從而推動(dòng)文書檔案信息化管理工作的持續(xù)進(jìn)行。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，單位的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該立足整體，統(tǒng)籌全局，在自身資金允許的條件下，適當(dāng)?shù)募訌?qiáng)對文書檔案信息化建設(shè)的資金投入，為文書檔案管理部門的創(chuàng)新和發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的后盾。

4 總結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文書檔案信息化的建設(shè)只有不斷追趕時(shí)代發(fā)展的潮流，不斷實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的整合，才能夠有效解決檔案管理中所產(chǎn)生的各種問題，提高管理人員的工作效率。除此之外，各單位領(lǐng)導(dǎo)也要提高對語文書檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識，不斷研究和規(guī)劃人才培養(yǎng)的策略，加強(qiáng)相關(guān)的資金投入，才能夠打好工作的基礎(chǔ)，更好的為社會(huì)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展獻(xiàn)出一份力量。

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