大數(shù)據(jù)背景下機關(guān)單位檔案管理工作創(chuàng)新分析

摘 要：機關(guān)單位中的檔案管理工作是機關(guān)單位能否正常運行的重要參考標(biāo)準(zhǔn)，在新時期大數(shù)據(jù)背景下，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著重大轉(zhuǎn)型。而大數(shù)據(jù)核心本質(zhì)就是對于信息的傳遞和處理，這讓檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)有了初步的設(shè)想。本文嘗試在現(xiàn)有傳統(tǒng)機關(guān)單位內(nèi)檔案管理工作的問題上，根據(jù)大數(shù)據(jù)背景進(jìn)行創(chuàng)新分析和探索，希望能夠?qū)C關(guān)單位在實際管理操作中，有一些新的感悟和想法。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);工作創(chuàng)新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.074

引大數(shù)據(jù)時代的來臨，沖擊著社會的方方面面，信息的廣泛傳播讓所有跟數(shù)據(jù)相關(guān)的一切工作變得跟之前截然不同，作為同樣屬于資料信息儲存?zhèn)鬟f利用的機關(guān)單位檔案管理部門，也進(jìn)入了檔案電子化，智能化，信息化的歷史新階段。只有不斷順應(yīng)時代發(fā)展要求，努力跟隨時代腳步，利用技術(shù)和信息的不斷迭代轉(zhuǎn)化，才能更好地完成國家交予的新時期新任務(wù)。

1 大數(shù)據(jù)時代背景的特征分析

1）概念。大數(shù)據(jù)通常被認(rèn)為是一定時間內(nèi)對一個檢測平臺內(nèi)的所有海量信息進(jìn)行捕捉處理分析的數(shù)據(jù)綜合，它不僅是新時期對于社會發(fā)展，企業(yè)生產(chǎn)，人員管理等各個方面能夠做出指導(dǎo)意見的重要手段，大數(shù)據(jù)不僅僅是數(shù)據(jù)分析的產(chǎn)物，更是新時代對于信息處理的新階段。

2）特征。大數(shù)據(jù)的第一個特征是大容量，只有存儲分析的參考量足夠龐大明才能夠?qū)τ谮厔萦幸粋€準(zhǔn)確的判斷。最終大量的數(shù)據(jù)如同萬流奔海匯聚在一起成為真正的大數(shù)據(jù)海洋。大數(shù)據(jù)的第二個特征是多樣性，由于數(shù)據(jù)量巨大，所以各種類型的數(shù)據(jù)都匯聚于此，信息形式也是各有不同。大數(shù)據(jù)的第三個特征是速度快，由于信息的傳遞瞬息萬變，使得處理信息的速度必須能夠跟上信息傳遞的速度，這也就要求大數(shù)據(jù)的信息處理速度非?？?。

大數(shù)據(jù)的第四個特征是真實性，在信息傳遞處理之后依舊能夠保證信息的正確性，虛假或者錯誤的信息對于信息處理沒有任何意義。

2 機關(guān)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1）觀念陳舊。機關(guān)單位對于檔案管理的要求依舊處于舊的歷史時期，松垮含糊的低要求使得檔案管理工作出現(xiàn)嚴(yán)重的滯后性[1]。部分機關(guān)單位過分強調(diào)檔案涉密，使得資料信息傳遞過度緩慢，尤其是行政處理時，造成大量工作時間的消耗。

2）技術(shù)滯后。當(dāng)前的檔案館工作存在一個嚴(yán)重明顯的問題，就是過分依賴人工的低效率工作方式，這導(dǎo)致實際的檔案信息不能夠物盡其用。低下的信息利用率也反過來制約了機關(guān)單位的整體的辦公行政效率，反復(fù)作用下，惡性循環(huán)使得整個系統(tǒng)運轉(zhuǎn)顯得艱難閉塞。

3）服務(wù)人員缺乏。由于大多數(shù)的機關(guān)單位的檔案管理人員配備較少，甚至出現(xiàn)兼職的情況，導(dǎo)致處理響應(yīng)信息檢索的時候，顯得格外緩慢。為了應(yīng)付海量的信息過濾，檔案管理人員不免出現(xiàn)人為因素的失誤和遺漏，這進(jìn)一步影響了整體檔案管理工作的效率。

4）容易泄密。內(nèi)容寫這里，傳統(tǒng)的檔案管理需要經(jīng)常打掃衛(wèi)生保持檔案清潔，過多的人員進(jìn)出使得涉密檔案的安全性受到嚴(yán)重威脅，另外對于意外失火漏水等非自然情況造成資料的泄露和損壞也是傳統(tǒng)檔案管理工作中令人頭疼的一部分。最后就是關(guān)于涉密檔案管理人員的培養(yǎng)和選拔費時費力，有時涉密人員的無意舉動也容易造成資料泄密，產(chǎn)生無法估量的損失。

3 大數(shù)據(jù)背景下關(guān)于檔案管理的創(chuàng)新分析

1）順應(yīng)時代，更新管理創(chuàng)新觀念

機關(guān)單位需要進(jìn)行檔案管理的重新認(rèn)識和再學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)過程中對于大數(shù)據(jù)的重新認(rèn)識來轉(zhuǎn)變陳舊觀念。從基層的崗位入手制定完善科學(xué)的崗位人員指導(dǎo)手冊和檔案管理制度[2]。利用制度的力量規(guī)范人員工作方式，約束工作人員以前陳舊落后的工作習(xí)慣和思維慣性。對于數(shù)據(jù)的存儲和傳遞，利用電子信息的新型技術(shù)手段，并且記錄和監(jiān)管也在線上一并完成，形成電子信息處理資料，完成工作的線上閉環(huán)，徹底解放原有工作之中的紙筆工作。在這樣的工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變之中，能夠幫助在崗人員提升自身效率，構(gòu)建健康快捷的信息使用平臺，從機關(guān)單位的實際需求出發(fā)，完成復(fù)核單位發(fā)展運行要求的新型信息處理響應(yīng)部門職能。

2）與時俱進(jìn)，提升價值創(chuàng)新技術(shù)。要解決機關(guān)單位關(guān)于檔案管理工作中關(guān)于檔案信息利用效率低下的最根本原因，就必須花費重大資源對現(xiàn)有的管理信息技術(shù)進(jìn)行徹底的升級和改造。通過建立云存儲，將機關(guān)單位的海量信息集合以各單位為單位存儲起來，通過專有網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和傳遞過程最終實現(xiàn)各個部門的信息共享。由于信息是在云端進(jìn)行傳遞和上下載，使得工作效率較以前得到了大幅提高。檔案管理人員也不用再通過人工尋找和傳遞信息，浪費大量的工作時間。通過云計算，能夠?qū)⒉煌瑣徫徊煌胤讲煌瑔挝坏暮Ａ啃畔⑦M(jìn)行統(tǒng)一處理，甚至對于不同行業(yè)的信息還能進(jìn)行比對和關(guān)聯(lián)處理。這種龐大的計算能力大大的解放了檔案管理人員的工作內(nèi)容，讓管理人員將工作的重點轉(zhuǎn)移到真正的信息管理上來。計算索引的強大功能也能夠滿足更多的使用者同時在線使用，這也從另一維度大大提升了整個機關(guān)部門行政的工作效率。

3）自我提升，培養(yǎng)人才創(chuàng)新服務(wù)。隨著大數(shù)據(jù)發(fā)展背景下信息發(fā)展的新時代，機關(guān)單位對于檔案管理工作人員的要求也步入了歷史新時期，這需要機關(guān)單位對于相關(guān)崗位的管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)再培訓(xùn)，另外也需要單位對于相關(guān)崗位相關(guān)技術(shù)的人才加大力度得以引進(jìn)。只有做到以新帶新的引進(jìn)轉(zhuǎn)化再提高的培訓(xùn)形式，才能夠在最短的時間完成對于檔案管理人員的電子信息化轉(zhuǎn)型[3]。另外，對于人員的服務(wù)精神和專業(yè)態(tài)度也需要機關(guān)單位進(jìn)行必要的系統(tǒng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)考察。讓在崗的管理人員能夠接受更多符合新時代發(fā)展下的觀念轉(zhuǎn)變，鼓勵檔案管理人員能夠多于其他部門其他崗位的工作人員進(jìn)行深入溝通和了解，從側(cè)面間接了解檔案信息傳遞的上下端，從而更能完成自己的本職工作。

4）查漏補缺，嚴(yán)格保密創(chuàng)新安全。對于傳統(tǒng)機關(guān)單位的涉密檔案處理，一直都是檔案管理人員耗時耗力的重要工作之一。在新時期大數(shù)據(jù)發(fā)展的影響下，如果本身的資料安全就存在嚴(yán)重問題，那么信息時代的加速作用只會讓原有問題更快更明顯的暴露出來。所以在原有對于涉密管理人員的制度管理之外，應(yīng)該探索研究適合機關(guān)單位自身發(fā)展需求的網(wǎng)絡(luò)信息安全規(guī)章制度以及人員規(guī)范指導(dǎo)手冊[4]。跟原有泄密隱患完全不同的網(wǎng)絡(luò)隱患需要在崗人員不定時檢查提升計算機的狀態(tài)，必要時需要配合相關(guān)技術(shù)部門進(jìn)行計算機的安全防護等級提升。配套專門的防火墻和安全防護配件，有關(guān)人員需要定時定期進(jìn)行安全監(jiān)測和隱患查找，避免出現(xiàn)安全漏洞。必要時候機關(guān)單位需要引進(jìn)專門的網(wǎng)絡(luò)信息安全專業(yè)的人才進(jìn)行在崗監(jiān)測，這樣也便于在問題出現(xiàn)的時候能夠第一時間進(jìn)行相應(yīng)的補救，將信息泄露的損失降到最低。

4 結(jié)語

結(jié)束語內(nèi)容，在當(dāng)前的信息高速發(fā)展時代中，無論是機關(guān)單位內(nèi)部的新需求，還是社會外部整個行業(yè)技術(shù)升級的新階段，都對檔案管理人員提出更為全面的時代要求。為了打造一個更能符合國家時代要求的新型機關(guān)職能單位，能夠更好更快更科學(xué)的完成國家交予的任務(wù)和使命，就需要在科學(xué)加持的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)之上，結(jié)合現(xiàn)有信息管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行蛻變和升級，從觀念，技術(shù)，人員和安全等角度全方位為我國的新信息存儲傳遞體系建成打下基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]寧慧敏，大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)科研單位人事檔案管理的創(chuàng)新探究[J].人才資源開發(fā)，2016，（2）.

[2]王玲玲，新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].企業(yè)改革管理，2015（18）.

[3]夏楓，新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新于服務(wù)模式的改革研究，[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（12）.

[4]劉欣欣，試析大數(shù)據(jù)時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬）.2017（3）.

作者簡介

王素玲（1966-），女，內(nèi)蒙古赤峰克什克騰旗人，館員，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理。