新時期如何實現(xiàn)城建檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化

王春艷

摘 要：本文重點分析的是新時期實現(xiàn)城建檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化目標(biāo)的重要途徑，結(jié)合著當(dāng)前的實際情況加以分析，制定出科學(xué)的策略，確保城建檔案管理工作有條不紊的開展，收獲相對圓滿的成果。

關(guān)鍵詞：新時期;城建檔案管理;科學(xué)化;現(xiàn)代化;規(guī)范化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.069

在國家經(jīng)濟(jì)穩(wěn)步發(fā)展的進(jìn)程中，城建檔案管理工作受到了廣泛的關(guān)注，其對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展做出了重要的貢獻(xiàn)，應(yīng)該結(jié)合新時期的發(fā)展軌跡，合理的優(yōu)化相關(guān)的管理方案，保證城建檔案管理趨向科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化[1]。城建檔案管理工作人員需正視新時期對于檔案管理工作提出的嚴(yán)格要求，結(jié)合信息化的趨勢，合理的運用信息化的手段，確保城建檔案管理工作實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的目的，為城市建設(shè)提供可靠的檔案信息資源。

1 城建檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1）缺乏足夠的重視。城建檔案管理工作人員和相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)并未認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，甚至反映出一定的認(rèn)知偏差，其認(rèn)為檔案管理工作僅僅是將檔案資料加以整理和保存的日常事務(wù)，對于相關(guān)單位的發(fā)展影響不大，僅需要保證檔案資料的完整和安全即可。依照上述提及到的相關(guān)認(rèn)識，發(fā)現(xiàn)相關(guān)管理人員對于檔案管理工作的認(rèn)識存在著明顯的不足，缺乏實質(zhì)性的分析和了解，忽視了城建檔案管理對于城市建設(shè)的重要意義，使得信息化改革停滯不前[2]。

2）檔案交接手續(xù)問題。因多數(shù)的城建檔案管理人員并未接受專業(yè)的培訓(xùn)與指導(dǎo)，使得相關(guān)工作在具體交接的時候，反映出交接手續(xù)不合理的問題，檔案中涉及需要清理的內(nèi)容，未能及時的將其進(jìn)行清理，加之部分該保存的內(nèi)容缺乏保存意識，使得檔案的基本數(shù)量和質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。還存在著部分工作人員在進(jìn)行檔案交接的時候，缺乏基本的交接意識，所運用到的交接手續(xù)過于簡易，導(dǎo)致檔案管理工作的交接前后差異巨大。

3）管理水平較為低下。很多的檔案管理人員在上崗之前未能接受完整的崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致其對于部分工作細(xì)節(jié)未能具備正確的認(rèn)識，加之部分資料的整理和存放不合理，使得檔案管理成效受到嚴(yán)重的影響[3]。某些企業(yè)在相關(guān)條件的限制之下，使得檔案管理人員身兼數(shù)職，無法對檔案管理工作表現(xiàn)出十足的熱情，甚至反映出精力不足的情況。檔案資料在具體收集的過程中，難以將真實的情況充分的反映到位，存檔的過程中也無法進(jìn)行有效的補(bǔ)充和改正，導(dǎo)致檔案本身的管理水平相對低下。

4）檔案管理宣傳不到位。檔案管理工作人員反映出身兼數(shù)職的情況，受到多種條件的限制影響，阻礙了他們對于新興技術(shù)和知識的學(xué)習(xí)，即便是相應(yīng)的培訓(xùn)，也難以緊隨時代的軌跡合理的落實到位。檔案管理人員未能對檔案管理工作的重要性進(jìn)行適當(dāng)?shù)男麄?，對于相關(guān)工作重要性的認(rèn)識缺乏合理的理解。

5）檔案管理的措施陳舊。城建檔案管理工作中，并未合理的運用相關(guān)的技術(shù)和軟件進(jìn)行資料的整理與管理，即便是檔案信息的存檔和取檔，仍然沿用了傳統(tǒng)的手工查詢手段，導(dǎo)致基本的效率低下。檔案信息存儲階段，未能適當(dāng)?shù)睦矛F(xiàn)代化的數(shù)據(jù)庫，沿用了古老鐵皮柜存檔方案，導(dǎo)致相關(guān)資源的運用面臨著巨大的阻礙[4]。

2 新時期實現(xiàn)城建檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化的路徑

檔案本身就是城市建設(shè)中至關(guān)重要的組成部分，其記載了城市建設(shè)的整個歷程，屬于城市化發(fā)展進(jìn)程中重要的財富。針對上述提及到的相關(guān)問題，應(yīng)該制定出合理的路徑，確保城建檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的目標(biāo)。

1）規(guī)范基本的交接程序。檔案資料的交接意義重大，體現(xiàn)出嚴(yán)謹(jǐn)性和復(fù)雜性等特征，在進(jìn)行交接的時候，應(yīng)該重視細(xì)節(jié)性的問題。首先，需要清楚地規(guī)劃全部的檔案資源，記錄下具體的數(shù)據(jù)信息;其次，針對外借檔案的借據(jù)，應(yīng)該妥善的保管，進(jìn)行統(tǒng)一的整理，在借據(jù)上清楚標(biāo)記借用的具體原因;再者，對于未整理完的檔案資料，需要展開分類保存處理，還需按照具體的交接程序，適當(dāng)?shù)耐七M(jìn)基本的工作，認(rèn)真的填寫相關(guān)的交接內(nèi)容，交由交接人員及時的簽字。

2）完善城建檔案管理制度。對于城建檔案管理工作，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該樹立起積極的認(rèn)識，提升對于檔案管理重要性的關(guān)注度，逐步的優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)條件設(shè)施。根據(jù)實際的工作需要，應(yīng)該結(jié)合新時期的發(fā)展軌跡做出合理的判斷，合理的引入計算機(jī)和檔案管理軟件，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資源的科學(xué)化管

理[5]。檔案管理和員工們之間存在著密切的聯(lián)系，需要強(qiáng)化員工們的認(rèn)識和理解，使其在逐步提升專業(yè)素養(yǎng)和工作積極性的同時，真正的落實好檔案管理工作。在制定檔案管理制度的時候，應(yīng)該清楚地認(rèn)識到制度本身的約束作用，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)需要承擔(dān)起具體的職責(zé)，制定出科學(xué)的規(guī)章制度加以規(guī)范。

3）重視對檔案管理的宣傳。通過適當(dāng)?shù)膹?qiáng)化檔案管理工作的宣傳力度，應(yīng)該對實際收集到的資料信息加以整理，通過仔細(xì)的核對和判斷，將其完整的歸納至具體的檔案庫中。在檔案鑒別中，管理人員應(yīng)該保持著謹(jǐn)慎的態(tài)度，促使檔案相對完整。除了對城建檔案資料給予高度的重視之外，還應(yīng)該對檔案管理的模式和方法加以創(chuàng)新，結(jié)合新時期背景，運用現(xiàn)代化的手段，實現(xiàn)對檔案資料的信息化整合，確保檔案管理工作的效率明顯提升。

4）提升城建檔案管理的認(rèn)識。應(yīng)該適當(dāng)?shù)奶嵘ぷ魅藛T的認(rèn)識，使其真正的理解城建檔案管理的重要意義。具體的工作中，需要強(qiáng)化檔案管理重要性的宣傳力度，確保工作人員可以正確的看待基本任務(wù)，借助于專題講座和張貼海報等多種多樣的形式，使得員工們意識到檔案管理的作用，規(guī)范自身的行為。此外，還需積極的落實檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化目標(biāo)，在對檔案資料進(jìn)行收集的時候，需要重視完整性和合規(guī)性，優(yōu)化每一個細(xì)節(jié)和流程。

5）適當(dāng)?shù)娜谌胄畔⒒氖侄巍Ｔ谛碌臅r期，應(yīng)該積極的認(rèn)識到信息化技術(shù)的利用價值，使其為城建檔案管理工作做出積極的貢獻(xiàn)。在計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的進(jìn)程中，技術(shù)優(yōu)勢在多種領(lǐng)域體現(xiàn)出來，采取何種方式將計算機(jī)技術(shù)完美的融入至城建檔案管理工作中，成為當(dāng)前一項至關(guān)重要的課題。相關(guān)的部門應(yīng)該建立起對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，為實現(xiàn)信息化管理的目的創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)[6]。在基本權(quán)限得以規(guī)范的前提下，數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息應(yīng)該實現(xiàn)合理的共享，對于檔案管理體系實現(xiàn)有效的公開。整個過程中，能夠讓員工的檔案意識得以強(qiáng)化，提升了檔案管理工作的合理性，使得城市建設(shè)進(jìn)程中獲取更為專業(yè)的資源支持，為基本效率和質(zhì)量的優(yōu)化打下堅實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

為確保城建檔案管理工作逐步的實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的目的，應(yīng)該結(jié)合新時期的背景，運用合理的手段推進(jìn)相關(guān)的工作，讓城建檔案管理工作成效更加的明顯，達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)

[1]譚永紅.加強(qiáng)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)項目資料與工程文件管理——評《城建檔案管理員專業(yè)管理實務(wù)》[J].林產(chǎn)工業(yè)，2020，57（06）：123.

[2]周武玖.基層城建檔案管理部門開展聲像檔案工作存在的問題及對策[J].城建檔案，2019（09）：33-35.

[3]叢紀(jì)偉.山東省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳執(zhí)法檢查組赴煙臺檢查指導(dǎo)建設(shè)工程檔案管理工作[J].城建檔案，2019（01）：8.

[4]黃曉紅.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的城建檔案工作——“云”上的城建檔案管理模式[J].城建檔案，2019（01）：10-12.

[5]郭重慶.強(qiáng)基固本砥礪奮進(jìn)譜寫創(chuàng)新發(fā)展新篇章——常熟市城建檔案管理處（館）工作綜述[J].檔案與建設(shè)，2019（01）：63-64+38.

[6]李篤臣.以城建檔案專項執(zhí)法檢查為契機(jī)強(qiáng)化信息化管理提供超前服務(wù)[J].城建檔案，2017（06）：11.