公路檔案管理的信息化建設(shè)分析

劉蘭云

摘 要：公路檔案管理過(guò)程采取信息化技術(shù)是新時(shí)期檔案發(fā)展的重要趨勢(shì)，為完成這個(gè)目標(biāo)，必須加大公路工程信息化發(fā)展研究，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量，更有助于公路工程服務(wù)水平的提升。由此，文章對(duì)公路檔案保管的信息化發(fā)展進(jìn)行了詳細(xì)探究。

關(guān)鍵詞：公路工程;檔案管理;信息化

公路檔案屬于道路化發(fā)展、維修、監(jiān)督、控制的關(guān)鍵信息憑證。公路檔案既包含公路建設(shè)環(huán)節(jié)的文字及圖表，也包含聲音與影像等相應(yīng)的歷史性信息。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，交通運(yùn)輸產(chǎn)業(yè)日新月異，其檔案需求也在逐步增加，傳統(tǒng)含義上的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展要求。公路檔案要適應(yīng)歷史背景，加強(qiáng)信息化建設(shè)及發(fā)展，信息化公路檔案保管方式更有助于保存檔案資料。

1 公路檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵性

公路檔案數(shù)字化管理主要指創(chuàng)建公路檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)，在很大程度上能夠?qū)崿F(xiàn)公路檔案數(shù)據(jù)資源共享的目的，而且能夠持續(xù)提高員工管理效率，經(jīng)采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)技術(shù)方法和管理方法的來(lái)回轉(zhuǎn)變。公路檔案針對(duì)公路建設(shè)來(lái)說(shuō)，具有提供數(shù)據(jù)服務(wù)的功能，能夠有效促進(jìn)公路工程建設(shè)進(jìn)度，而且公路建設(shè)項(xiàng)目也能夠按照歷史檔案得到有效強(qiáng)化，進(jìn)一步提高公路建設(shè)質(zhì)量。檔案數(shù)字化管理能夠有效實(shí)現(xiàn)公路行業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，操作人員經(jīng)對(duì)檔案采取信息化管理方式，有助于采集、存儲(chǔ)和應(yīng)用檔案信息，依靠計(jì)算機(jī)能夠增加公路資料的存儲(chǔ)量，持續(xù)拓展檔案資料的服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)提高公路建設(shè)質(zhì)量的目標(biāo)。所以，操作人員經(jīng)對(duì)公路檔案采取信息化管理方式，從很大程度上來(lái)講對(duì)提高公路建設(shè)質(zhì)量具有較大影響。

2 公路檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

時(shí)代的迅速進(jìn)步及經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促使辦公的智能化和無(wú)紙化也取得飛速發(fā)展，促使檔案管理模式出現(xiàn)了變化。針對(duì)公路檔案管理而言，可否得到妥善保管是關(guān)乎公路項(xiàng)目竣工后對(duì)公路加以養(yǎng)護(hù)和改建等活動(dòng)非常關(guān)鍵的數(shù)據(jù)依據(jù)，許多的公路資料在實(shí)現(xiàn)信息化記錄與保存后，針對(duì)公路的資料可以做到長(zhǎng)久保存。但是，當(dāng)前的數(shù)字化公路管理中依舊存在許多問(wèn)題，需要采取各種方法找到問(wèn)題所在并加以解決。

1）資料管理不標(biāo)準(zhǔn)，缺少統(tǒng)一的管理規(guī)定。信息化社會(huì)的發(fā)展，使原來(lái)的標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法滿足公路項(xiàng)目服務(wù)需求。由此，公路項(xiàng)目各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，根據(jù)實(shí)際要求建立出公路檔案信息化發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，而且與之相匹配。2）硬件設(shè)備配備不科學(xué)，整體發(fā)展不均衡。為推動(dòng)公路檔案信息化發(fā)展，就需要為其帶來(lái)大量軟硬件設(shè)備迎合其發(fā)展要求，但是當(dāng)前電子設(shè)備更新?lián)Q代迅速，定時(shí)升級(jí)軟件結(jié)構(gòu)等，但是有些單位為了應(yīng)用方便，簡(jiǎn)單的采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，使得公路檔案管理平臺(tái)所要的服務(wù)器無(wú)法匹配等情況的出現(xiàn)，這種后果就是無(wú)法實(shí)現(xiàn)公路檔案數(shù)字化管理目標(biāo)。3）檔案數(shù)字化資源建設(shè)比較薄弱。原來(lái)的檔案部門由于無(wú)須與其他部門展開(kāi)數(shù)據(jù)溝通，并且對(duì)用戶提供服務(wù)，所以檔案部門的業(yè)務(wù)大多處在封閉狀態(tài)，如此引來(lái)管理模式孤立以及思想及管理模式比較循規(guī)守舊，該種現(xiàn)象違背了公路檔案數(shù)字化管理要求，并且在檔案信息化資源創(chuàng)建中，很多單位依舊處在形式化以及表層化狀態(tài)下，其對(duì)檔案數(shù)字化的了解僅僅是簡(jiǎn)單地把項(xiàng)目目錄與各種數(shù)字錄進(jìn)電腦。但事實(shí)上。這種思想是錯(cuò)誤的，檔案數(shù)字化并非僅僅將數(shù)據(jù)從傳統(tǒng)紙質(zhì)變成數(shù)字形態(tài)，保存內(nèi)容，真實(shí)的檔案數(shù)字化發(fā)展是創(chuàng)建一個(gè)完整平臺(tái)的數(shù)字檔案信息環(huán)境，創(chuàng)建一個(gè)具有便捷、省時(shí)省力等諸多優(yōu)點(diǎn)為一體的電子平臺(tái)。4）缺少專門的檔案管理人才。加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理要有具備較強(qiáng)專業(yè)知識(shí)，熟練操控計(jì)算機(jī)，了解檔案業(yè)務(wù)內(nèi)容和提取獲取數(shù)據(jù)、應(yīng)用數(shù)據(jù)的綜合性人員。換言之，保證檔案數(shù)字化管理的核心因素為人為因素。通過(guò)調(diào)查得知，大部分檔案數(shù)據(jù)管理人員都比較清楚傳統(tǒng)的管理辦法及原則，但是對(duì)現(xiàn)代化數(shù)字管理的觀念及方法不清除，這種現(xiàn)象，極大限制著大量數(shù)字化的發(fā)展，限制了檔案數(shù)字化功能的充分發(fā)揮。

3 公路檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用策略

1）科學(xué)規(guī)劃公路檔案數(shù)據(jù)管理。公路檔案數(shù)字化管理主要指采用信息化方式來(lái)提升傳統(tǒng)人工效率，以促進(jìn)現(xiàn)代公路工程管理信息化。這一過(guò)程必須科學(xué)規(guī)劃并嚴(yán)格設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，這些是促進(jìn)公路檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)條件，為提升公路建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量奠定良好的基礎(chǔ)。2）提高公路檔案數(shù)字化管理思想。公路建設(shè)單位與各檔案管理者要改變落后的管理觀念，融入現(xiàn)代化管理思想，提高公路檔案數(shù)字化管理方式，由此檔案管理者要提高對(duì)公路檔案數(shù)字化管理的思想。公路管理機(jī)構(gòu)要采用各種方法，宣傳數(shù)字化檔案管理的關(guān)鍵性和必要性，能夠組織各種會(huì)議，不斷增強(qiáng)檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，提高管理者針對(duì)數(shù)字化檔案管理的高度重視。3）加強(qiáng)公路檔案數(shù)字庫(kù)創(chuàng)建。為提高公務(wù)檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，操作人員需要對(duì)檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化工作引起高度重視。首先，管理者要克服落后的紙質(zhì)檔案記錄模式，采用電子存檔的模式存儲(chǔ)公路工程資料。電子存檔處理了紙張浪費(fèi)現(xiàn)象并查找麻煩的不足，明顯提升了檔案管理者的服務(wù)效率。在采用電子存檔模式的前提下，管理者要全面創(chuàng)建公路檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，迎合檔案數(shù)據(jù)資源的要求，能夠及時(shí)補(bǔ)充和更新檔案數(shù)據(jù)資源，持續(xù)規(guī)范管理者對(duì)公路資料的接收和整理任務(wù)。4）制定公路檔案管理制度。在數(shù)字化的管理發(fā)展過(guò)程，操作人員要提高檔案管理制度的管理效果，及時(shí)優(yōu)化并嚴(yán)格遵循管理制度的規(guī)章體系，持續(xù)提高數(shù)字化管理的穩(wěn)定性和便捷性。公路檔案管理機(jī)構(gòu)能夠在遵守《檔案資料整理規(guī)則》的前提下，持續(xù)完善企業(yè)規(guī)章體系，不斷提高公路檔案管理制度水平。另外，針對(duì)檔案信息的接收、編目和電子文檔的記錄等，均要制定規(guī)范的管理制度，能夠適當(dāng)制定賞罰分明的操作制度，持續(xù)規(guī)范公路檔案管理體系的內(nèi)容。5）提高公路檔案管理者的素養(yǎng)。公路檔案管理者素養(yǎng)的高低，直接影響著公路檔案管理效果。各級(jí)公路單位要對(duì)檔案管理者組織教育及培訓(xùn)活動(dòng)，以提高員工素養(yǎng)為重要目標(biāo)，使其可以熟練把握相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)及業(yè)務(wù)能力，變成優(yōu)質(zhì)的公路檔案保管者。公路檔案管理數(shù)字化發(fā)展，需要讓員工基于以往的檔案管理內(nèi)容，可以對(duì)信息化系統(tǒng)有比較深刻的了解并把握相關(guān)技巧，可以采用新型現(xiàn)代化通信設(shè)施對(duì)公路資料完成錄入、管理和維護(hù)[1]。所以，公路檔案管理中心要注重管理者的素養(yǎng)提升及培養(yǎng)，采用頂?shù)着嘤?xùn)及教育方式，讓檔案管理者可以全面把握數(shù)字化管理公路資料的操作能力及理論基礎(chǔ)內(nèi)容。在培訓(xùn)后應(yīng)組織定時(shí)的技能考核和計(jì)算機(jī)操作能力考查。比如資料的錄入與信息共享的設(shè)置等。而且，制定科學(xué)的獎(jiǎng)罰機(jī)制，進(jìn)一步調(diào)動(dòng)與激發(fā)職工的工作興趣和積極性，使之提高責(zé)任心，進(jìn)一步推動(dòng)公路資料管理信息化發(fā)展。6）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。針對(duì)公路檔案管理業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，其需要從海量檔案數(shù)據(jù)中提煉出結(jié)論性和規(guī)律性的信息，再將之進(jìn)行歸納整理，產(chǎn)生文字精簡(jiǎn)和結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼w，為各部門決策帶來(lái)借鑒依據(jù)。如交通運(yùn)輸系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)部門能夠積極創(chuàng)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使之和檔案管理相統(tǒng)一，在網(wǎng)絡(luò)中集中引入全系統(tǒng)的檔案信息，以便深入開(kāi)發(fā)和整體性使用各種資料，保證檔案管理業(yè)務(wù)的合理化、規(guī)范化以及標(biāo)準(zhǔn)化。另外，能夠加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)化控制，為社會(huì)生產(chǎn)的決策者和司機(jī)等帶來(lái)有效的資料，防止由于路況等原因而導(dǎo)致物力和人力的耗費(fèi)，保證人民的生命財(cái)產(chǎn)穩(wěn)定。7）加強(qiáng)投資力度，實(shí)時(shí)更新軟硬件設(shè)備。公路檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備，需要加強(qiáng)投資力度。在采購(gòu)時(shí)，要基于軟件來(lái)選擇硬件的原則處理。各單位決策人員應(yīng)轉(zhuǎn)變理念，創(chuàng)新思想，對(duì)公路檔案數(shù)字化管理引起高度關(guān)注，將之列進(jìn)一個(gè)專業(yè)的建設(shè)項(xiàng)目展開(kāi)投資活動(dòng)[2]。在建立本單位辦公智能化軟件發(fā)展計(jì)劃時(shí)，下?lián)軐ｉT的資金給予足夠的資金支撐。而且每年的財(cái)政預(yù)算開(kāi)支時(shí)，也要將該項(xiàng)資金的開(kāi)支充分考慮進(jìn)來(lái)，做好計(jì)劃。促使辦公智能化和檔案數(shù)字化相統(tǒng)一，爭(zhēng)取各部門的支撐，集中規(guī)劃，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，由此推動(dòng)公路檔案管理數(shù)字化發(fā)展協(xié)調(diào)可靠發(fā)展。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，公路工程等數(shù)字化是指采集與整理資料形成等許多步驟都采取以計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為中心的高新科技，充分突出信息化傳遞迅速與數(shù)據(jù)資源共享等優(yōu)點(diǎn)，最后實(shí)現(xiàn)量化管理平臺(tái)的自動(dòng)化。若想提升工作檔案管理質(zhì)量，就需要加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，加強(qiáng)投資力度，實(shí)時(shí)更新軟硬件設(shè)備、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)、促使辦公智能化與檔案管理數(shù)字化相統(tǒng)一等。時(shí)代的快速進(jìn)步，若想緊跟時(shí)代腳步，公路檔案數(shù)字化發(fā)展就不得落后，因此，公路建設(shè)工程檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)當(dāng)引起人們的高度關(guān)注。

參考文獻(xiàn)

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