大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新研究

劉金龍

摘 要：大數(shù)據(jù)時代的到來為人類帶來了便利的同時帶來了許多挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務(wù)模式需要進(jìn)行創(chuàng)新以適應(yīng)時代的發(fā)展，采取全新的方式方法將高科技技術(shù)為人民所用。本文探討一下大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;事業(yè)單位檔案;創(chuàng)新服務(wù)模式

對于事業(yè)單位而言，檔案的作用是不言而喻的。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，科技的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響空前絕后。合理地利用高新技術(shù)，創(chuàng)新服務(wù)模式，讓事業(yè)單位檔案服務(wù)模式適應(yīng)于時代發(fā)展。

1 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案的概念

21世紀(jì)是信息的世紀(jì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)工業(yè)的發(fā)展，人們已經(jīng)進(jìn)入信息化時代，而數(shù)據(jù)在信息化時代是一項非常重要的資源。在人類活動的過程中，無時無刻都會生產(chǎn)出大量的數(shù)據(jù)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行收集和整理，從這些龐大的數(shù)據(jù)中挖掘出有效資源，尋找到數(shù)據(jù)中所蘊(yùn)含的巨大價值，這是大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)的意義所在。目前，對于大數(shù)據(jù)的關(guān)注越來越緊密，而大數(shù)據(jù)的概念不少人難以理解，大數(shù)據(jù)可以簡單理解為在大量的不同類別的數(shù)據(jù)中，采取一些正當(dāng)?shù)氖侄芜M(jìn)行信息的提取，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)獲得到自身需要的信息。大數(shù)據(jù)給人民帶來了享受方便、快捷的信息服務(wù)的機(jī)會，這才是數(shù)據(jù)資源對于人類社會真正的作用。

人事檔案管理是在事業(yè)單位中用來記錄人員基本信息的檔案[1]。管理人員通過人事檔案管理了解員工的詳細(xì)資料，了解員工的工作變動情況，了解員工的生活情況，從而可以對員工的實際情況有一定了解，可以做到合理優(yōu)化資源配置。檔案為調(diào)動分配、人事決策等工作給了數(shù)據(jù)支撐，成為相關(guān)管理人員的決策依據(jù)。

2 大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作的影響

大數(shù)據(jù)時代提供了技術(shù)支持，方便了檔案管理工作的開展。計算機(jī)技術(shù)的普及應(yīng)用，促進(jìn)人事檔案管理工作的創(chuàng)新。利用信息技術(shù)對信息資源實行管理，對于事業(yè)單位的檔案工作的內(nèi)容和管理進(jìn)行了優(yōu)化。有了計算機(jī)技術(shù)的技術(shù)支持，在大數(shù)據(jù)背景下進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理，帶給了事業(yè)單位的工作人員的一體化式的全新服務(wù)體驗。

而大數(shù)據(jù)時代對行業(yè)的技術(shù)要求也隨之提高，讓檔案管理更加的科學(xué)化。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理對于數(shù)據(jù)的處理更加的現(xiàn)代化，符合提高事業(yè)單位社會服務(wù)質(zhì)量的必然要求，符合時代發(fā)展的根本趨勢。對于檔案管理而言，其技術(shù)要求顯著提高包括影響人力資源管理環(huán)節(jié)的人事檔案創(chuàng)新管理工作。對檔案管理全新的全程式、一體化的要求使事業(yè)單位需要建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫管理體系來進(jìn)行檔案管理。同時，事業(yè)單位要，規(guī)范制度要求事業(yè)單位的人事檔案管理時，工作人員做到權(quán)限分明、機(jī)密程度高、流程符合檔案管理制度的工作原則，讓工作內(nèi)容得到最優(yōu)化。事業(yè)單位的人事檔案管理的全新管理要求檔案管理工作是實時、動態(tài)的，對于頻繁地檔案變動具有一定意識和反應(yīng)。在信息技術(shù)日益創(chuàng)新的大環(huán)境下，檔案管理不能落后于時代，必須進(jìn)行科學(xué)操作的，從而讓事業(yè)單位人事檔案管理人員的素質(zhì)和工作水平得到顯著提高。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展新趨勢

3.1 由網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)為數(shù)字化

檔案網(wǎng)格化是指檔案管理主要局限于檔案所屬部門、行業(yè)的范圍限制，采取定人、定崗、定責(zé)的檔案管理工作機(jī)制[2]。這導(dǎo)致檔案管理的集成度不高而且工作效率低下、運(yùn)行成本偏高，造成一定程度上的資源浪費(fèi)。而大數(shù)據(jù)時代帶來的大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用改變了檔案管理的現(xiàn)狀，讓檔案管理呈現(xiàn)出數(shù)字化特點。而檔案信息資源也可以實現(xiàn)在各個公司，各個部門進(jìn)行流動，可以采取移動式的收集方式進(jìn)行信息的收集，從而讓檔案管理實體生成、信息管理、數(shù)字利用一體化，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

3.2 靜態(tài)向動態(tài)

傳統(tǒng)檔案管理中，業(yè)務(wù)部門使用紙質(zhì)、音頻、視頻或?qū)嵨镔Y料至檔案管理部門，再由檔案管理部門將其錄入各個專題數(shù)據(jù)庫。這大大的影響了檔案部門工作的效率。而由于檔案信息資源主要為其生成機(jī)構(gòu)內(nèi)部服務(wù)，導(dǎo)致信息資源無法進(jìn)行整合、共享，檔案信息資源處于靜止?fàn)顟B(tài)，不利用檔案服務(wù)工作的開展。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，突破了時空限制，從而讓檔案數(shù)據(jù)信息交換、整合和分析，變得自由化。檔案信息得到有效集合、可以實現(xiàn)優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，提高工作效率，從而讓不同數(shù)據(jù)庫、不同機(jī)構(gòu)間的檔案信息由靜態(tài)向動態(tài)轉(zhuǎn)變。

4 大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的實行措施

4.1 健全和完善檔案管理信息系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時代，高新科技的應(yīng)用為人事檔案創(chuàng)新管理提供了技術(shù)，提供了全新的體驗。在此背景下，健全和完善檔案管理信息系統(tǒng)是檔案管理工作進(jìn)行的重點。利用信息技術(shù)進(jìn)行針對檔案管理的管理創(chuàng)新機(jī)制可以采取如下措施。

4.2.1 無紙化操作管理

傳統(tǒng)的檔案管理使用紙張記錄檔案信息，而大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新管理則更換掉紙張，利用電子掃描技術(shù)，實現(xiàn)無紙化管理。將所有人事檔案利用掃描錄用到數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了檔案無紙化。

4.2.2 信息網(wǎng)絡(luò)化和自動化

大數(shù)據(jù)技術(shù)支持使事人事檔案被錄用到數(shù)據(jù)庫之中，傳統(tǒng)的檔案借閱和檢索等功能通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)，同時優(yōu)化功能，加強(qiáng)智能化和自動化，提高工作實效性。

4.2 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施推動人事檔案的創(chuàng)新管理。事業(yè)單位必須緊跟時事，把握時代脈搏，針對應(yīng)用需求加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。保證計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的更新?lián)Q代，讓人事檔案管理工作與大數(shù)據(jù)技術(shù)的結(jié)合有完備的設(shè)備可以有序開展。與此同時，也應(yīng)該做好配套設(shè)施的建設(shè)工作，如滅火設(shè)施或者通風(fēng)換氣設(shè)備等，讓信息化的設(shè)備如計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等可以平穩(wěn)運(yùn)行。除此之外，人事檔案管理部門對防火、防潮以及防盜工作加以重視，保護(hù)事檔案以及基礎(chǔ)設(shè)施的安全。

4.3 健全管理機(jī)制

大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用需求需要以健全的管理機(jī)制為前提。首先，推動人事檔案的電子化，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為人事檔案管理工作的開展奠定基礎(chǔ)。其次，事業(yè)單位必須結(jié)實事求是地建立和完善人事檔案管理機(jī)制。為檔案管理創(chuàng)新提供可靠的制度保障，讓人事檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展少出現(xiàn)錯誤，可以沿著正確道路一路前進(jìn)。在工作時，管理人員對于管理制度的條例應(yīng)嚴(yán)格對待。在進(jìn)行檔案管理工作時，管控檔案資料的收集、整理、歸檔以及調(diào)檔等各個環(huán)節(jié)的工作，確保萬無一失，避免出現(xiàn)人事檔案問題。避免出現(xiàn)檔案不全、丟失或者泄露的情況。讓人事檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及真實性得到有效保證。值得大家注意的是，管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資料進(jìn)行整合，分類，再進(jìn)行管理，讓人事檔案的利用效率可以得到顯著提高。

5 總結(jié)

人事檔案管理是事業(yè)單位進(jìn)行人力資源管理的重要參考依據(jù)，是進(jìn)行人力資源配置管理的重要環(huán)節(jié)。利用大數(shù)據(jù)時代的特點和技術(shù)，讓人力資源管理做到推陳出新，提高檔案管理效率，提高服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王晴.多元化需求背景下大數(shù)據(jù)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（07）：96-97.

[2]王士嬌.利用大數(shù)據(jù)創(chuàng)新檔案管理模式和提升服務(wù)能力[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2019（10）：30-31.