新形勢下做好基層人行國庫事后監(jiān)督、檔案工作的探析

吳莉萍

摘 要：國庫是國家金庫的簡稱，人民銀行國庫科是負(fù)責(zé)辦理政府預(yù)算資金的收納、撥付、退庫以及國庫統(tǒng)計分析、國債發(fā)行、兌付管理等工作，而人民銀行會計國庫檔案就是記錄和反映各項業(yè)務(wù)活動的歷史資料，也是記錄和反映地方經(jīng)濟發(fā)展的重要依據(jù)和憑證。及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)分析和動態(tài)報告，對于基層人行現(xiàn)代會計業(yè)務(wù)的全面健康發(fā)展，有著極為重要的現(xiàn)實和深遠(yuǎn)的歷史意義。

關(guān)鍵詞：國庫監(jiān)督;會計業(yè)務(wù)

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.052

在當(dāng)下國庫會計檔案管理的實際工作中，存在著檔案管理年限不統(tǒng)一、移交不及時、管理欠規(guī)范、科技含量低等問題，既影響了檔案管理的質(zhì)量，也給后續(xù)監(jiān)督、檢查工作造成較大壓力，應(yīng)予以關(guān)注。

1 國庫會計檔案管理存在的主要問題

1.1 國庫會計檔案保管內(nèi)容重復(fù)，管理年限不統(tǒng)一

目前，基層人民銀行國庫會計檔案除按照《中國人民銀行國庫會計標(biāo)準(zhǔn)化》，將國庫會計憑證、會計賬簿、會計賬表、各類登記簿和其他國庫會計資料納入檔案管理外，還將部分重復(fù)會計憑證、附件也裝訂在會計檔案內(nèi)。例：一筆退土地增值稅的業(yè)務(wù)，資料齊全，符合退稅要求，但資料重復(fù)，如有整套完稅證，又有整套完稅清單，還有某地方稅務(wù)事務(wù)所的報告書等，資料過于重復(fù)，使附件過多，一筆退稅業(yè)務(wù)，附件達(dá)到150多頁，增加存檔難度。

國庫會計檔案管理年限2015年一直沿用事后監(jiān)督會計檔案管理辦法，2016年根據(jù)中國人民銀行辦公廳關(guān)于印發(fā)《中國人民銀行會計檔案管理辦法》的通知，按照其具體內(nèi)容收集整理會計國庫檔案，2018年后又按照《中國人民銀行武漢分行會計檔案保管期限》的要求，收集整理國庫會計檔案，后定為按照《國庫會計業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化指引》中“國庫會計檔案管理標(biāo)準(zhǔn)”來整理、管理國庫會計檔案，所以存在存檔年限不統(tǒng)一。如2015年“預(yù)算收入日報”、“日計表”保管期限5年，“國庫憑證”、“總賬”保管期限15年;2017年“預(yù)算收入日報”保管期限10年，總賬保管期限30年;2018年國庫憑證保管期限30年。國庫檔案保管年限要求，跟會計檔案保管年限也有差別，如2018年“余額表”國庫保管期限30年，而會計要求保管期限是10年。這與參照省分行關(guān)于檔案管理的文件有差異。存在國庫檔案保管期限不準(zhǔn)確，不具體。

1.2 國庫檔案移交不及時，管理欠規(guī)范

為確保國庫檔案信息資源安全保管，合理運用，國庫會計檔案根據(jù)規(guī)定，應(yīng)在整理立卷保管一年后向檔案室移交?，F(xiàn)基層人民銀行檔案室因歷年來檔案過多、庫容不足等因素，已停止接受移交的檔案，所以國庫會計檔案已四年未向檔案室移交國庫會計檔案了?；鶎尤嗣胥y行國庫科沒有設(shè)立專用的整理、存放的檔案室，現(xiàn)保管的各類國庫檔案跟國庫倉庫雜物（如各類紙箱、各類淘汰電腦、視頻屏幕，各類不用辦公座椅辦公桌等）共處一室，并因臨時加放檔案柜，造成國庫會計檔案無法按年限、月份順序存放，存放隨意，存在西曬、室內(nèi)有易燃電器等隱患，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到防盜、防水、防火、防潮、防鼠、防蟲、防高溫，防強光、防泄密等“十防”檔案保管、存放要求。

1.3 電子化程度較低

基層人民銀行的國庫會計檔案管理手段比較傳統(tǒng)，形式仍以紙質(zhì)為主，現(xiàn)代化水平不高，存在不少人力、物力上的浪費。一是成本較低，現(xiàn)支行國庫除外來憑證，每天的打印量是250頁到350頁之間。加上油墨和耗損修理費，每年費用至少6萬元。二是效率較低，國庫會計檔案從前臺處理、打印、整理、提交資料到事后監(jiān)督清單接收、整理裝訂、登記調(diào)閱、造冊移交，各環(huán)節(jié)基本處于手工紙質(zhì)管理水平，這不僅與中央銀行會計何時日益電子化、網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展態(tài)勢很不相稱，也與已基本實現(xiàn)會計檔案電子化管理的商業(yè)銀行形成強烈反差，在實際工作中耗費人力較多，工作量較大。

2 改進建議

形成上述問題的根本原因是檔案管理技術(shù)要求未能貫徹于業(yè)務(wù)管理的全過程。筆者建議上級人民銀行根據(jù)基層行國庫會計檔案管理要求，及時修訂國庫會計檔案管理的相關(guān)規(guī)定，建立專業(yè)的檔案室管理，提高檔案電子化管理水平。

2.1 完善國庫會計檔案管理相關(guān)規(guī)定，合理核查業(yè)務(wù)資料

1）建議建立健全國庫會計檔案制度，在《國庫會計管理基本規(guī)定》中明確國庫會計檔案歸檔范圍和國庫會計檔案歸檔年限，特別是操作實施細(xì)則，要有科學(xué)性、規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)化，讓國庫會計檔案存檔有章可循。

2）嚴(yán)格制度流程，提升業(yè)務(wù)規(guī)范性。前臺接收、審查核算業(yè)務(wù)，應(yīng)嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)要求審核，取完整符合條件的，清理多余的、重復(fù)的資料。根據(jù)實際資料名稱逐一列出明細(xì)，明確哪些是必須作為檔案保管，哪些是作為備查資料無須歸檔保管，以及是作為憑證還是賬簿或其他資料保管，同時，對電子數(shù)據(jù)應(yīng)根據(jù)實際需要，確定是否打印歸檔。以利于基層國庫會計檔案管理部門進行規(guī)范性操作。

2.2 做好檔案移交、銷毀工作，盡快設(shè)立單獨的國庫檔案室

根據(jù)檔案法，檔案實行統(tǒng)一管理的要求，國庫會計檔案應(yīng)按照規(guī)定，編制好移交清單或清冊，及時移交給檔案室統(tǒng)一、規(guī)范管理。

1）檔案室應(yīng)加強檔案銷毀工作力度。到期后的檔案如果沒有及時銷毀，不但占用檔案室有限空間，對應(yīng)接收的檔案因庫容不足入不了庫，還給日常檔案服務(wù)增加難度與影響服務(wù)質(zhì)量，而且大大增加了經(jīng)費投入，所以應(yīng)依據(jù)《檔案法》和《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，進行銷毀到期、確無保存價值的會計檔案，可釋放基層人民銀行檔案室存儲空間，以便接收新的檔案。

2）建立健全會計檔案鑒定銷毀制度，掌控好鑒定過程中“當(dāng)留則留，當(dāng)剔則銷”基本原則，會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案人員和業(yè)務(wù)會計部門共同鑒定，嚴(yán)格審查銷毀檔案前，應(yīng)按照會計檔案銷毀清冊里的項目，逐一核查核對。做到銷毀有據(jù)，保存合法，依法辦事，科學(xué)管理。

3）設(shè)立單獨規(guī)范的國庫檔案室。國庫會計檔案作為人民銀行業(yè)務(wù)檔案之一，數(shù)量較為龐大，是人民銀行檔案管理的重點，科學(xué)、規(guī)范的管理國庫會計檔案極為重要，檔案保管應(yīng)達(dá)到“四不”要求，即不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案相互混亂）不丟（檔案不丟失，不泄密）不壞（不是檔案遭到破壞），國庫會計檔案庫房應(yīng)參照檔案房要求，達(dá)到“十防“等專業(yè)要求，配備必要的設(shè)備，滿足保管檔案的要求。進一步提高會計檔案管理水平，提高綜合性檔案工作。

2.3 提升檔案管理電子化水平，探索國庫檔案無紙化

1）提升國庫會計檔案管理電子化水平。完善基層人民銀行國庫憑證影像系統(tǒng)功能。借鑒商業(yè)銀行在會計檔案電子化管理方面的成功經(jīng)驗，進一步完善影像系統(tǒng)相關(guān)檔案管理功能，逐步將國庫會計資料進行掃描數(shù)字化，使國庫檔案在延續(xù)保留紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，逐步從紙介質(zhì)向電子檔案過渡，提高管理水平，減少庫存。

2）建立國庫檔案電子化管理。建立朔封紙質(zhì)憑證保存、調(diào)閱辦法，明確紙質(zhì)原始會計憑證封包保存的地點，避免信息重復(fù)化，減少紙質(zhì)形式保存。國庫會計檔案入庫實現(xiàn)智能化，國庫會計檔案最初入庫時要掃描條碼信息，并登記檔案的存放位置，并將此信息與條碼建立聯(lián)系，構(gòu)建無紙化的電子會計檔案管理體系。

3 結(jié)束語

國庫監(jiān)督是國庫管理工作的重要部分，也是人民銀行國庫的重要職責(zé)。在當(dāng)前新形勢下，人民銀行國庫應(yīng)當(dāng)不斷提升自身的監(jiān)督水平，更好地適應(yīng)復(fù)雜化的財務(wù)關(guān)系，并積極探索新的監(jiān)管模式，加強信息化技術(shù)的運用，使得監(jiān)管職能得以更好發(fā)揮。

參考文獻

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