關(guān)于推進(jìn)專業(yè)檔案規(guī)范化管理的思考

紀(jì)玉強(qiáng)

摘 要：專業(yè)檔案是機(jī)關(guān)單位在開展專門的業(yè)務(wù)、管理活動(dòng)等工作實(shí)踐中形成的書面文件、電子介質(zhì)、影像資料等原始資料的總稱，這些資料記錄了機(jī)關(guān)單位開展業(yè)務(wù)工作、管理活動(dòng)的過程。根據(jù)新形勢、新任務(wù)和新要求，進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化水平，對推動(dòng)機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化具有重要意義。專業(yè)檔案要進(jìn)一步圍繞機(jī)關(guān)中心工作，不斷提升制度化、規(guī)范化、科學(xué)化水平，使檔案管理工作與業(yè)務(wù)實(shí)踐相結(jié)合，形成與業(yè)務(wù)工作相互輔助的檔案資源體系，不斷提升專業(yè)檔案利用效益。

關(guān)鍵詞：檔案管理;專業(yè)檔案規(guī)范化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.027

專業(yè)檔案作為各部門、各單位主要職能活動(dòng)中形成的珍貴資料，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的真實(shí)記錄和重要憑證，管好、用好這些檔案，對加強(qiáng)檔案資源建設(shè)、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展、建設(shè)和諧社會，具有十分重要的意義。尤其是一些涉及區(qū)域發(fā)展變化和社會民生的專業(yè)檔案，如土地管理檔案、項(xiàng)目審批檔案、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案等，其蘊(yùn)含的價(jià)值更是不言而喻，加強(qiáng)專業(yè)檔案規(guī)范化管理勢在必行。

1 專業(yè)檔案管理存在的問題

專業(yè)檔案具有內(nèi)容單一性、載體多樣性、形式特殊性等特點(diǎn)，筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，由于諸多因素的影響，當(dāng)前專業(yè)檔案管理存在一些亟待解決的問題。

1.1 專業(yè)檔案管理發(fā)展不平衡

據(jù)調(diào)查，嶗山區(qū)70余個(gè)區(qū)直單位，80%都有專業(yè)檔案。但是檔案管理發(fā)展很不平衡，有的將專業(yè)檔案納入了本單位的檔案綜合管理，相對比較規(guī)范;有的單位雖有兼職檔案人員，負(fù)責(zé)收集、保管專業(yè)檔案，但沒有嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，形成的文件材料大多裝入盒子或散存在業(yè)務(wù)科室;還有個(gè)別部門管理比較混亂，給工作帶來被動(dòng)。

1.2 個(gè)別單位領(lǐng)導(dǎo)對專業(yè)檔案重視程度不夠

主要表現(xiàn)為人員及硬件配備不足等問題。一是人員問題。有的單位沒有配備專兼職檔案人員，或者名義上配備了檔案人員，但實(shí)際上單位對專業(yè)檔案缺乏管理，長期處于放任自流狀態(tài)。有的單位專兼職檔案人員調(diào)動(dòng)頻繁，剛剛熟悉業(yè)務(wù)卻調(diào)走，調(diào)動(dòng)時(shí)也沒有辦理檔案交接手續(xù)的意識。二是硬件問題。有的單位對專業(yè)檔案管理投入不足，由于辦公用房限制，多數(shù)單位未設(shè)置獨(dú)立的檔案室，或不主動(dòng)創(chuàng)造條件配備硬件，個(gè)別單位甚至沒有足夠的廚具，使專業(yè)檔案規(guī)范化管理程度不高。

1.3 區(qū)級檔案行政管理部門監(jiān)督力量不足

近年來，國家、省、市檔案工作的著力點(diǎn)，已經(jīng)由主要對機(jī)關(guān)文書檔案的監(jiān)管上，轉(zhuǎn)換到同步加強(qiáng)專業(yè)檔案的管理，但在工作重心轉(zhuǎn)移之前的專業(yè)檔案，已經(jīng)成為各單位檔案工作的薄弱點(diǎn)，尤其是一些專業(yè)檔案形成數(shù)量較多、工作量大的單位。目前，檔案監(jiān)督指導(dǎo)力量不足成為制約專業(yè)檔案規(guī)范化管理的突出問題。以嶗山區(qū)為例，區(qū)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員只有2人，同時(shí)還要兼顧檔案職稱、檔案法制、檔案培訓(xùn)等其他工作，面對上百個(gè)單位，每天僅電話咨詢指導(dǎo)工作就已經(jīng)疲于應(yīng)付，區(qū)級監(jiān)督指導(dǎo)力量薄弱，已經(jīng)成為影響工作全面開展的制約因素。

2 采取扎實(shí)措施，全面推進(jìn)專業(yè)檔案規(guī)范化管理

2.1 提高認(rèn)識，加強(qiáng)規(guī)劃

專業(yè)檔案作為一種重要的信息資源，真實(shí)地記載了單位的業(yè)務(wù)活動(dòng)情況，客觀地反映了歷史和改革的發(fā)展歷程。存史資政、鑒往知來，是一項(xiàng)功在當(dāng)今、利在千秋的基礎(chǔ)工作。做好專業(yè)檔案工作，對于維護(hù)廣大人民群眾合法權(quán)益，推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會全面發(fā)展，具有十分重要的意義。各地檔案管理部門要積極爭取當(dāng)?shù)攸h委政府的支持，把檔案事業(yè)的發(fā)展列入國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展規(guī)劃，明確檔案工作發(fā)展總體目標(biāo)和具體任務(wù)，保障檔案事業(yè)所需經(jīng)費(fèi)。要爭取把專業(yè)檔案管理工作納入對各部門的績效目標(biāo)考核中，營造良好的工作氛圍。要做好調(diào)研，對區(qū)域范圍內(nèi)有哪些門類的專門檔案，都要摸清底數(shù)，對區(qū)域內(nèi)的檔案資源情況有一個(gè)全面翔實(shí)的了解。根據(jù)調(diào)研情況，制定具體的工作方案，有條不紊的開展工作。

2.2 配備人員，加強(qiáng)監(jiān)管

要加強(qiáng)區(qū)級檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)力量，選配業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、計(jì)算機(jī)水平高的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案工作也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，選配的人員計(jì)算機(jī)操作水平應(yīng)達(dá)到一定程度。由于檔案的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，因此建議配備3-5人，分管不同的層面，機(jī)關(guān)、企事業(yè)、學(xué)校、社區(qū)安排不同的人員分管，促使業(yè)務(wù)水平更加精細(xì)專業(yè)。要保持基層檔案隊(duì)伍相對穩(wěn)定?；鶎雨?duì)伍不穩(wěn)定，人員常換常新，制約著檔案管理水平的整體提高，要根據(jù)國家檔案法規(guī)的要求，科學(xué)地設(shè)置檔案人員崗位，選拔高素質(zhì)人才，優(yōu)化檔案干部結(jié)構(gòu)，充實(shí)檔案干部隊(duì)伍。對職能多、檔案任務(wù)繁重的部門，如區(qū)風(fēng)景區(qū)管理局、高科園管委、財(cái)政局、國土資源局、交通運(yùn)輸局等重要檔案管理部門，建議配備專職檔案人員。要切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，各單位要保證有足夠的專業(yè)檔案裝具和良好的保管條件，條件允許的，要將專業(yè)檔案納入單位檔案室綜合管理，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

2.3 依法管理，全面規(guī)范

要加強(qiáng)培訓(xùn)。檔案人員素質(zhì)的高低，直接影響到檔案工作的好壞。針對檔案人員不斷更換的現(xiàn)狀和檔案管理現(xiàn)代化的要求，區(qū)檔案行政管理部門要定期對檔案人員開展培訓(xùn)。由于專業(yè)檔案標(biāo)準(zhǔn)不一，不適合進(jìn)行集中培訓(xùn)，因此要有針對性地采取微培訓(xùn)、召開現(xiàn)場會、座談等形式進(jìn)行專題培訓(xùn)，進(jìn)一步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。要加強(qiáng)考核。近年來，嶗山區(qū)每年對文書檔案進(jìn)行年檢的同時(shí)，對專業(yè)檔案也進(jìn)行年檢打分，效果明顯。下一步，建議將檔案工作納入科學(xué)發(fā)展綜合考核體系，促使檔案規(guī)范化水平進(jìn)一步提升。要加強(qiáng)執(zhí)法檢查。區(qū)檔案行政管理部門可以借助外力，爭取區(qū)人大、區(qū)政府法制辦的支持，每年列出幾個(gè)專項(xiàng)，聯(lián)合對專業(yè)檔案進(jìn)行執(zhí)法檢查，對存在問題的單位，嚴(yán)格按照《檔案法》等有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。要定期進(jìn)館。根據(jù)區(qū)域?qū)I(yè)檔案工作實(shí)際，結(jié)合“十三五”進(jìn)館，在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，列出專業(yè)檔案進(jìn)館計(jì)劃，定期接收進(jìn)館，既可以緩解機(jī)關(guān)室藏檔案室面積不足的壓力，確保專業(yè)檔案的安全保管，又可以豐富檔案館藏，優(yōu)化結(jié)構(gòu)。

總之，專業(yè)檔案是重要的信息資源，也是珍貴的文化寶庫，在政府管理工作中的作用越來越明顯、越來越重要。加強(qiáng)專業(yè)檔案管理是一項(xiàng)長期的任務(wù)，需要常抓不懈。只要認(rèn)真研究各種專業(yè)檔案的形成規(guī)律，制定和完善各種專業(yè)檔案的管理辦法，就一定能夠真正管好用好專業(yè)檔案。