疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理探討

陳慧

摘 要：本文旨在闡述疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的收集、管理和利用在質(zhì)量控制、設(shè)備管理中的重要性，強(qiáng)調(diào)如何發(fā)揮儀器設(shè)備檔案在疾病的預(yù)防、控制及科研中的作用。

關(guān)鍵詞：疾病預(yù)防控制;儀器設(shè)備;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.017

隨著我國對外開放和經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深化，借鑒外國對檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)管理的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，制定了對檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)考核的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施計(jì)量認(rèn)證考核。而儀器設(shè)備是實(shí)驗(yàn)室正常開展檢驗(yàn)工作，保證檢測/校準(zhǔn)工作質(zhì)量，獲取可靠測量數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，也是取得準(zhǔn)確可靠測量數(shù)據(jù)的重要資源之一。所以儀器設(shè)備檔案管理的好壞，直接影響著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證考核的成敗。同時(shí)儀器設(shè)備檔案也反映著疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)對疾病預(yù)防和控制的整體水平及發(fā)展?jié)摿Γ菃挝恢匾呢?cái)產(chǎn)。因此，做好儀器設(shè)備檔案的收集、管理和開發(fā)利用，對促進(jìn)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生服務(wù)水平、實(shí)驗(yàn)室能力建設(shè)和科研工作卓有成效的開展具有十分重要的作用。

1 做好儀器設(shè)備檔案管理的意義

1.1 儀器設(shè)備管理的重要性

隨著疾控機(jī)構(gòu)能力建設(shè)的提升和進(jìn)程的加快，日常監(jiān)測和檢測活動(dòng)對大型精密儀器設(shè)備的依賴度日益增大，儀器設(shè)備的需求和使用呈多元化、高級化和復(fù)雜化，完整的儀器設(shè)備檔案承載著購前可行性論證、申購批復(fù)、政府采購、安裝、驗(yàn)收、使用、維保直至報(bào)廢等全過程，能客觀、完整、連續(xù)地反應(yīng)大型儀器設(shè)備的運(yùn)行狀況，保證檢測結(jié)果的準(zhǔn)確性和可溯源性[1][2]。

1.2 儀器設(shè)備檔案是提高保養(yǎng)和維修效率的必備條件

實(shí)踐中，儀器設(shè)備在投入使用一定的周期后，容易出現(xiàn)零配件磨損、腐蝕松動(dòng)和線路老化等故障，對儀器設(shè)備的使用性能和檢測精度有直接影響，必須及時(shí)進(jìn)行維護(hù)和檢修，縮短停機(jī)時(shí)間;此外還要主動(dòng)、及時(shí)地對儀器設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢修，確保儀器設(shè)備處于良好的檢測和運(yùn)行狀態(tài)，以降低使用成本、減少故障的發(fā)生率和延長儀器設(shè)備的使用壽命。這些維保工作均需儀器設(shè)備檔案的基礎(chǔ)資料，方可及時(shí)聯(lián)系儀器設(shè)備的廠家或供應(yīng)商等協(xié)助維護(hù)和檢修[3]。

1.3 儀器設(shè)備檔案可為疾控機(jī)構(gòu)設(shè)備采購提供參考依據(jù)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異，疾控機(jī)構(gòu)日常工作需采購大量的高尖端儀器設(shè)備，完整規(guī)范的儀器設(shè)備檔案，可為日常申購?fù)愋偷膬x器設(shè)備提供參考，使采購計(jì)劃和經(jīng)費(fèi)預(yù)算更加的科學(xué)精準(zhǔn)，為單位領(lǐng)導(dǎo)決策提供更加科學(xué)的依據(jù)。

2 實(shí)踐中，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的經(jīng)驗(yàn)做法：

2.1 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案材料分類。

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案材料可分為六類。第一類：儀器設(shè)備前期采購相關(guān)材料;第二類：儀器設(shè)備驗(yàn)收材料;第三類：儀器設(shè)備出廠材料;第四類：儀器設(shè)備的維修等材料;第五類：設(shè)備使用過程中產(chǎn)生的各類記錄材料。第六類：設(shè)備使用過程中的檢定材料。

1）儀器設(shè)備前期采購相關(guān)材料，主要包括購買設(shè)備申請報(bào)告;批準(zhǔn)采購設(shè)備的辦公會(huì)議紀(jì)要，如果是上級配送的設(shè)備應(yīng)有上級撥款或配送設(shè)備的文件;大型設(shè)備可行性報(bào)告;采購計(jì)劃、采購合同、政府采購申報(bào)表、醫(yī)療設(shè)備申購審查表等。

2）儀器設(shè)備驗(yàn)收材料，是指設(shè)備接收/啟用日期記錄;對設(shè)備符合規(guī)范的核查驗(yàn)收記錄;固定財(cái)產(chǎn)登記卡等。

3）儀器設(shè)備出廠材料，主要包括裝箱單、合格證、生產(chǎn)許可證明、服務(wù)承諾、保修卡、使用說明書等。

4）儀器設(shè)備的維修等材料，是指設(shè)備的任何損壞、故障、改裝或修理的歷史記錄。

5）設(shè)備使用過程中產(chǎn)生的各類記錄材料，主要是指設(shè)備的使用記錄和維護(hù)記錄。

6）設(shè)備使用過程中的檢定材料，主要包括檢定證書、校準(zhǔn)證書、測試報(bào)告、測試證書等。

2.2 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的收集

做好儀器設(shè)備檔案的收集工作，應(yīng)該明確責(zé)任，把儀器設(shè)備檔案的收集工作編寫進(jìn)單位計(jì)量認(rèn)證的程序文件、單位管理制度和年終目標(biāo)考核方案中。另外，可以將儀器設(shè)備檔案的收集工作納入科室的績效考核范圍，與績效獎(jiǎng)金掛鉤，增加各室科人員的檔案收集意識(shí)，為收集儀器設(shè)備檔案營造良好的氣氛。實(shí)踐證明，這一舉措大大提高了儀器設(shè)備檔案資料收集的完整性和及時(shí)性。儀器設(shè)備檔案的收集可以從以下兩個(gè)方面開展：

1）定期收集。儀器設(shè)備的前期采購、維修、使用和維護(hù)記錄、檢定材料等可以由各具體使用科室負(fù)責(zé)收集，到年末統(tǒng)一移交單位檔案室。

2）動(dòng)態(tài)收集。在實(shí)踐工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，許多具體使用儀器設(shè)備的科室比較喜歡在設(shè)備開箱時(shí)把說明書等重要資料拿走，為的是方便自己使用，從而造成資料的流失。所以儀器設(shè)備采購或調(diào)撥到位后，可以由計(jì)量員、使用科室、檔案管理員、采購員等按照說明書、裝箱單進(jìn)行開箱清點(diǎn)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格的儀器設(shè)備由單位檔案管理員對開箱材料進(jìn)行登記和建檔，開箱的設(shè)備資料原件由單位檔案室負(fù)責(zé)存檔后再復(fù)印給具體使用的科室。這樣檔案管理員不僅可以了解儀器設(shè)備的來龍去脈，還能了如指掌的掌握儀器設(shè)備的出廠資料，有利于及時(shí)收集的同時(shí)又便于今后有的放矢的對儀器設(shè)備檔案進(jìn)行管理。

2.3 疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案的管理

1）建立儀器設(shè)備檔案應(yīng)當(dāng)符合計(jì)量認(rèn)證評審準(zhǔn)則的要求，可以按科室分類，對儀器設(shè)備以一臺(tái)一檔的方式建立檔案。同類的多只小型計(jì)量器具，如微型振動(dòng)器、移液器、照度計(jì)等則可建立在同一個(gè)案卷里，集中存放相關(guān)材料。

2）可以利用現(xiàn)代科技手段，通過財(cái)產(chǎn)管理軟件將儀器設(shè)備錄入計(jì)算機(jī)，建立固定財(cái)產(chǎn)登記卡，并且給每臺(tái)儀器設(shè)備編寫一個(gè)唯一的設(shè)備代碼，并把設(shè)備代碼用標(biāo)簽紙粘貼在檔案盒的上方，有利于檢索和查找。

3）按照計(jì)量認(rèn)證要求，所有的儀器設(shè)備均有明顯的標(biāo)識(shí)來表明其狀態(tài)。儀器設(shè)備的狀態(tài)標(biāo)識(shí)分為“合格”、“準(zhǔn)用”和“停用”三種，通常以“綠”、“黃”、“紅”三種顏色表示。在檔案盒的下方可以對應(yīng)其要求，用綠、黃、紅不同顏色的標(biāo)簽紙標(biāo)識(shí)該儀器設(shè)備的狀態(tài)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)停用的儀器設(shè)備，有利于儀器設(shè)備檔案的日常分類管理。

4）計(jì)量認(rèn)證評審準(zhǔn)則中特別強(qiáng)調(diào)建立儀器設(shè)備檔案的重點(diǎn)是對檢測/校準(zhǔn)有重要影響的儀器設(shè)備和主要的大型儀器設(shè)備。筆者在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，在評審中往往重點(diǎn)檢查的就是這些檔案，因此，我們在檔案管理中，可以有針對性的收集和補(bǔ)充這些儀器設(shè)備的材料，可以有效的提高計(jì)量認(rèn)證評審的通過率。

2.4 開發(fā)利用疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案信息資源

1）儀器設(shè)備檔案的管理為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)通過各類認(rèn)證提供了支持。儀器設(shè)備檔案不僅可以服務(wù)于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的計(jì)量認(rèn)證評審，還可以為食品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定、實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可、職業(yè)健康檢查機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)證等各類認(rèn)證的通過發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2）儀器設(shè)備檔案可以為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)設(shè)備的購置提供參考。近年來，隨著人感染H7N9禽流感等的傳播和流行，國家進(jìn)一步加大了對疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備的投入，儀器設(shè)備檔案可以使領(lǐng)導(dǎo)全面了解設(shè)備的技術(shù)指標(biāo)、功能及參數(shù)，通過同類設(shè)備之間的對比，更好的為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，有利于設(shè)備的更新?lián)Q代，避免重復(fù)購置。

3）儀器設(shè)備檔案可以為儀器設(shè)備保駕護(hù)航。儀器設(shè)備檔案，如同對人們實(shí)行定期體格檢查，生病時(shí)醫(yī)生診治建立“病歷”一樣，況且儀器不像人能主動(dòng)的反映病情[4]，當(dāng)儀器發(fā)生故障時(shí)，儀器設(shè)備檔案可以及時(shí)找到病因所在，維修時(shí)可以節(jié)省時(shí)間和精力。

3 當(dāng)前儀器設(shè)備檔案管理工作中主要存在問題。

3.1 信息化管理程度不高

大部分單位，特別像疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)這種技術(shù)部門，管理者更注意的是相關(guān)的業(yè)務(wù)科室的信息化水平，對行政部門的信息化管理不夠重視。許多單位只是簡單的投入電腦、打印機(jī)等設(shè)備，很少會(huì)采用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，就算是有相關(guān)的辦公系統(tǒng)，由于系統(tǒng)的功能有限，只能進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)錄入，不能準(zhǔn)確的反映每一臺(tái)儀器設(shè)備的現(xiàn)狀，難以使儀器設(shè)備的管理清晰化，條理化。

3.3 資產(chǎn)管理不到位，人員不穩(wěn)定

管理存在比較突出的問題是各科室的管理人員更換頻繁，而且以兼職為主，資產(chǎn)管理的意識(shí)和專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不夠，尤其是實(shí)驗(yàn)室這些儀器設(shè)備多的科室，會(huì)出現(xiàn)儀器設(shè)備與儀器設(shè)備編號不匹配的混亂現(xiàn)象，稍有不慎，儀器設(shè)備很容易丟失和混亂，造成資產(chǎn)流失。

4 儀器設(shè)備檔案管理的建議和對策

4.1 加大投入，不斷完善儀器設(shè)備信息系統(tǒng)

信息化的檔案管理模式是伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的逐漸普及而發(fā)展起來的一種科學(xué)、高效、便捷的管理模式，在大型儀器的檔案管理中有著越來越廣泛的應(yīng)用[5]。加大對儀器設(shè)備信息系統(tǒng)的投入，使得儀器設(shè)備的自動(dòng)采集、分布、動(dòng)行狀態(tài)等情況可以隨時(shí)隨地的查詢，能在一定程度上促進(jìn)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)儀器設(shè)備檔案管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化。

4.2 定期進(jìn)行資產(chǎn)核查

建議每三到五年進(jìn)行一次資產(chǎn)核查，通過資產(chǎn)核查，進(jìn)一步完善完整的資產(chǎn)臺(tái)賬，使資產(chǎn)狀態(tài)清楚、管理到位。為儀器設(shè)備檔案收集管理工作創(chuàng)造有利的工作條件。

5 結(jié)語

儀器設(shè)備檔案的收集、管理和利用在疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)服務(wù)能力和技術(shù)水平的提高中起著重要的作用，在日常工作中系統(tǒng)化、規(guī)范化的做好儀器設(shè)備檔案可以更好的為疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)服務(wù)。

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