淺析新時期機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的重要性

叢森

摘 要：機(jī)構(gòu)編制資源是重要的政治資源、執(zhí)政資源，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理是推動機(jī)構(gòu)編制規(guī)范化、科學(xué)化、法制化建設(shè)的重要內(nèi)容。本文就如何提高、完善機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，希望對加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制部門的檔案管理發(fā)揮借鑒意義，為檔案事業(yè)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)構(gòu)編制;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.012

習(xí)近平總書記在浙江工作期間就強(qiáng)調(diào)：經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。機(jī)構(gòu)編制工作在加強(qiáng)黨和國家機(jī)構(gòu)職能體系建設(shè)、深化機(jī)構(gòu)改革、優(yōu)化黨的執(zhí)政資源配置方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，對推進(jìn)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化具有重大意義。特別是《中國共產(chǎn)黨機(jī)構(gòu)編制工作條例》的制定和實(shí)施，將機(jī)構(gòu)編制工作納入了法治化軌道，加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案的管理尤為重要。

1 檔案管理存在的不足

筆者在機(jī)關(guān)部門工作近6年，負(fù)責(zé)檔案管理方面工作，但通過對10余個黨委、政府工作部門及所屬事業(yè)單位的了解、調(diào)研，各部門普遍存在對檔案管理重視不夠，檔案保管達(dá)不到新修訂的《中華人民共和國檔案法》要求的標(biāo)準(zhǔn)，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

1）檔案工作意識淡薄，檔案法制觀念不強(qiáng)。近年來，各級檔案部門不斷開展檔案行政執(zhí)法檢查，督促各部門認(rèn)真保管、移交檔案，但部分單位仍沒有對本部門的檔案管理給予足夠的重視，不能及時將上一年度檔案及時移交，有的部門存在跨年度移交現(xiàn)象，給檔案部門的整理、分類帶來困難，甚至影響檔案信息化發(fā)展規(guī)劃。

2）檔案專業(yè)人才缺乏，隊(duì)伍不穩(wěn)定。多數(shù)黨委、政府工作部門及所屬事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理的人員都是兼職，沒有設(shè)置AB角制度，人員變動時，檔案交接不及時、不到位。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理水平不高，導(dǎo)致一些資料收集不齊全、不完整，劃分保管期限混亂，沒有電子檔案管理意識，僅停留在保存紙質(zhì)檔案，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開展。

3）檔案經(jīng)費(fèi)投入少，保管保護(hù)條件差。由于受資金的限制，以及個別領(lǐng)導(dǎo)重視不足，存在檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，特別是基層，檔案室與辦公室混用，沒有單獨(dú)的檔案室，根本不具備檔案管理的要求，檔案保管存在安全隱患，不利于檔案的管理、利用。

2 加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的價值

1）機(jī)構(gòu)編制檔案是重要的執(zhí)政資源，記載了黨政機(jī)關(guān)事業(yè)單位自設(shè)立開始，發(fā)生的機(jī)構(gòu)更名、職責(zé)調(diào)整、編制和領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)核定變化等機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)，是一個部門追根溯源的根本抓手，是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，它的社會價值在于客觀、準(zhǔn)確地反映歷史，可以作為某一地區(qū)體制機(jī)制變革的歷史見證。

2）自十九大以來，各種體制機(jī)制改革任務(wù)不斷推進(jìn)，黨政機(jī)構(gòu)改革、事業(yè)單位改革、“五大領(lǐng)域”綜合行政執(zhí)法改革、推進(jìn)基層審批服務(wù)執(zhí)法力量下沉等多項(xiàng)改革疊加，機(jī)構(gòu)編制部門要對上級政策要求和本級黨委、政府有關(guān)實(shí)施意見按照檔案管理裝訂成冊，便于查閱方面，將涉改單位人員轉(zhuǎn)隸或者分流審批表、機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)調(diào)整、事業(yè)單位改革方案批復(fù)、事業(yè)單位法人證書變更登記手續(xù)等各類改革文件資料進(jìn)行統(tǒng)一歸類、統(tǒng)一整理，可以進(jìn)一步提高機(jī)構(gòu)編制工作效率，確保每份檔案資料都能隨用隨查隨有。

3）電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用用于各個領(lǐng)域，各級機(jī)構(gòu)編制部門都已經(jīng)建立起機(jī)構(gòu)編制網(wǎng)絡(luò)管理平臺或系統(tǒng)，采取機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制的形式對在編、減員人員檔案、編委發(fā)文等進(jìn)行電子管理，實(shí)行機(jī)構(gòu)編制實(shí)名制規(guī)范管理有助于檔案信息的及時更新、對錯誤信息的及時更正，有效減少行政成本，提升行政效能，對控編減編、統(tǒng)籌使用編制具有十分重要的意義。

3 做好機(jī)構(gòu)編制檔案材料歸檔工作的建議

以某縣為例，黨政機(jī)構(gòu)改革和事業(yè)單位改革后，設(shè)置黨委、政府工作部門36個，群團(tuán)機(jī)關(guān)6個，事業(yè)單位259個，在建立機(jī)構(gòu)編制檔案工作中，為全面準(zhǔn)確地掌握全縣機(jī)關(guān)、事業(yè)單位機(jī)構(gòu)編制情況，應(yīng)及時跟進(jìn)各部門的機(jī)構(gòu)編制檔案分類、梳理，作為評估改革成效、總結(jié)改革經(jīng)驗(yàn)的重要手段，準(zhǔn)確記載當(dāng)前各項(xiàng)重點(diǎn)改革任務(wù)，不斷鞏固改革成果。

1）在黨政機(jī)構(gòu)改革中，將涉改單位的基礎(chǔ)信息、機(jī)構(gòu)編制歷史沿革文件等進(jìn)行了系統(tǒng)收集、分類、整理，建立了機(jī)構(gòu)編制檔案，分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種。紙質(zhì)檔案實(shí)行一個單位一卷檔案，主要包括機(jī)構(gòu)編制現(xiàn)狀、調(diào)整變化文件、人員落編減員、人員轉(zhuǎn)隸分流4部分內(nèi)容，以“件”為單位進(jìn)行裝訂，便于文件材料的補(bǔ)充完善;電子檔案主要是對機(jī)構(gòu)編制歷史沿革文件進(jìn)行掃描加工整理，應(yīng)與紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，實(shí)行一個單位一個文檔，建立電子目錄，將已整理好的機(jī)構(gòu)編制紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案，建立機(jī)構(gòu)編制管理電子臺賬，將電子檔案中涉及機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)調(diào)整的文件分別歸集到各部門電子檔案目錄下，便于全面掌握各部門單位的規(guī)范名稱、內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)職數(shù)等數(shù)據(jù)信息及其歷史沿革，提高機(jī)構(gòu)編制信息使用效率。在深化事業(yè)單位改革中，將參改的涉及整合、撤銷的事業(yè)機(jī)構(gòu)在編、編外人員分流情況分別建立人員臺賬，按照機(jī)構(gòu)撤銷單位填寫分流審批表和分流名冊，更名、整合、保留填寫轉(zhuǎn)隸審批表和轉(zhuǎn)隸名冊，便于在以后的工作中查找人員因改革劃轉(zhuǎn)信息，即可供個人查詢檔案，也可作為機(jī)構(gòu)編制部門掌握改革時的歷史人員檔案信息。

2）厘清部門職能賬。重點(diǎn)對黨政機(jī)構(gòu)改革后的新組建的醫(yī)療保障、生態(tài)環(huán)境、退役軍人、保密和機(jī)要、營商環(huán)境等機(jī)構(gòu)，以及由黨委、政府直屬的事業(yè)單位調(diào)整部門所屬的事業(yè)單位有關(guān)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)變動情況重新編排，將涉及機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)調(diào)整的文件分別歸集到各部門單位電子檔案目錄下，實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)編制事項(xiàng)條理清楚、責(zé)任明確、有據(jù)可查。同時，對省級黨委編辦統(tǒng)一使用的機(jī)構(gòu)編制網(wǎng)絡(luò)管理平臺進(jìn)行定期集中維護(hù)、更新，確保機(jī)構(gòu)編制數(shù)據(jù)信息的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性。把相關(guān)人員信息數(shù)據(jù)與財(cái)政、人社等系統(tǒng)的信息進(jìn)行比對，落實(shí)機(jī)構(gòu)編制管理實(shí)名制聯(lián)動機(jī)制，保證財(cái)政供養(yǎng)人員只減不增。

3）按照《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》有關(guān)規(guī)定，借助國家“事業(yè)單位在線”系統(tǒng)，對在事業(yè)單位改革中撤銷、整合、更名等發(fā)生變化的事業(yè)單位登記檔案進(jìn)行重新梳理，將事業(yè)單位設(shè)立登記、變更登記、注銷登記、年度報告的提交與審查、事業(yè)單位法人證書的換領(lǐng)與補(bǔ)領(lǐng)、相關(guān)公告發(fā)布以及對事業(yè)單位的日常監(jiān)督管理過程中直接形成的對國家和社會具有查考利用價值的文件進(jìn)行歸檔。按照“一戶一檔”的要求，依次分為卷、類、件、份歸檔，配置統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，科學(xué)合理設(shè)計(jì)檔案管理目錄和檔案封面，做到檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、查找方便。將非涉密的紙質(zhì)版文檔掃描成電子文件歸檔儲存，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理。

4）加強(qiáng)涉密信息管理。按照保密有關(guān)規(guī)定，不斷完善機(jī)構(gòu)編制檔案涉密信息管理，首先加強(qiáng)機(jī)構(gòu)編制檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)，健全機(jī)構(gòu)編制部門內(nèi)部檔案保密領(lǐng)導(dǎo)組織，專人負(fù)責(zé)保密工作。其次按標(biāo)準(zhǔn)配備涉密計(jì)算機(jī)、光盤、移動硬盤、打印機(jī)等設(shè)備，安裝專業(yè)殺毒軟件和涉密防護(hù)軟件，并不定期更新升級，不斷提升保密防護(hù)水平。再次各級機(jī)構(gòu)編制部門要對檔案保密工作不定期進(jìn)行檢查，邀請保密部門對保密業(yè)務(wù)給與指導(dǎo)，不斷推動檔案保密工作向規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、制度化軌道邁進(jìn)。

5）增強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)。要為檔案管理人員提供良好的薪資待遇，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，提高他們的工作效率和工作質(zhì)量。定期為檔案管理工作人員進(jìn)行與業(yè)務(wù)內(nèi)容有關(guān)的能力培訓(xùn)，開展培訓(xùn)課程，使其綜合素質(zhì)、知識能力符合機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作實(shí)際要求，促進(jìn)機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]曾曉燕.機(jī)構(gòu)編制檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018，295（14）：91，113.