市政工程檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案管理

崔曉源

濟(jì)南市排水服務(wù)中心 山東 濟(jì)南250000

前言

市政工程包含大量檔案，有工程前期準(zhǔn)備的承包合同、偵查文件、測繪文件、立項(xiàng)文件，工程中期施工文件，工程后期監(jiān)理文件，還有工程竣工后的驗(yàn)收文件。傳統(tǒng)文件都是紙質(zhì)的，保存環(huán)境要求高，存儲(chǔ)空間大，查找檔案難度大，浪費(fèi)大量的人力、物力，不僅如此，紙質(zhì)化檔案很容易損毀丟失。而對(duì)檔案進(jìn)行云備份可以永久性保存，不但減免檔案破損丟失的風(fēng)險(xiǎn)，如果后續(xù)有其他城市建設(shè)想要參考市政工程建設(shè)，還能提高檔案使用率，查找方便。市政工程引入數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行檔案管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，大大提高整理檔案的效率。

1 市政工程數(shù)字化建設(shè)檔案的現(xiàn)實(shí)意義

1.1 彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足 完善存儲(chǔ)市政工程檔案，不但可以為城市建設(shè)提供歷史資料，還可以為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)提供參考借鑒依據(jù)，因此引進(jìn)數(shù)字化建設(shè)，改良傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，生成電子檔案很有必要。由于目前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展迅速，改善傳統(tǒng)工作模式的滯后、拖沓，使工作變得簡便高效，濟(jì)南市排水服務(wù)中心抓住此機(jī)遇利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的分支——數(shù)字化建設(shè)這個(gè)“萬金油”，應(yīng)用到市政工程的檔案管理工作中，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，節(jié)省由于紙質(zhì)化檔案保存占用的大量空間，規(guī)避天災(zāi)人禍導(dǎo)致檔案丟失損毀的風(fēng)險(xiǎn)，讓檔案管理不再繁文縟節(jié)，而是變得有序、高效，迸發(fā)出盎然生機(jī)。

1.2 提升工作效率 查閱紙質(zhì)化檔案需要花費(fèi)大量的人力物力，即使最終查找到相關(guān)資料也不一定完備全面，數(shù)字化管理檔案可以彌補(bǔ)這一劣勢，管理人員只需在搜索頁面輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，與該關(guān)鍵詞相關(guān)的所有信息就會(huì)檢索出來，提升了工作效率，節(jié)省了人工、資金成本，有利于檔案共享資源，提高了檔案利用價(jià)值，為城市建設(shè)提供借鑒依據(jù)。

2 市政工程數(shù)字化管理檔案舉措

2.1 重視數(shù)字化建設(shè)，打破傳統(tǒng)檔案管理常規(guī) 整理市政工程檔案是一項(xiàng)跨越多個(gè)行業(yè)，不同部門的宏大工程，所以在前期數(shù)字化建設(shè)中相關(guān)部門一定要打下夯實(shí)基礎(chǔ)，做好準(zhǔn)備。

(1)了解并仔細(xì)閱讀電子檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，全方位分析國家對(duì)于電子文件檔案管理制定的相關(guān)政策。

(2)檔案信息化管理系統(tǒng)的實(shí)施需要大量資金，建設(shè)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件硬件設(shè)施，提前向財(cái)政部門爭取財(cái)政支持。

(3)培訓(xùn)管理人員操作數(shù)字化檔案管理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成為電子檔案格式，提高數(shù)字化技術(shù)的利用率。

城市市政工程檔案管理人員，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，充分重視數(shù)字化建設(shè)，對(duì)檔案存儲(chǔ)和分類認(rèn)真負(fù)責(zé)，增強(qiáng)數(shù)據(jù)化管理能力，提高檔案查找效率。

2.2 數(shù)據(jù)庫技術(shù)革新，提高數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)有效性 組織結(jié)構(gòu)反應(yīng)系統(tǒng)和元素之間的指示關(guān)系。市政工程包括業(yè)主方、施工單位、監(jiān)理單位、設(shè)計(jì)單位及相關(guān)政府行政管理單位等參與方，實(shí)行數(shù)字化建設(shè)就需要明確各單位之間的指示關(guān)系，安排工作任務(wù)，做好提問題、做計(jì)劃、制定決策、嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)督檢查五個(gè)部分的職能分工，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤管理。

市政工程數(shù)字化管理檔案主要工作內(nèi)容就是將紙質(zhì)化文件變成數(shù)字化文件，對(duì)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的應(yīng)用和管理人員具體操作息息相關(guān)，濟(jì)南市排水服務(wù)中心必須重視數(shù)據(jù)庫技術(shù)的開發(fā)與革新，根據(jù)現(xiàn)實(shí)情況籌劃數(shù)據(jù)庫建設(shè)，聘請(qǐng)高級(jí)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才安裝開發(fā)軟件，購買硬件設(shè)備，按部就班，循環(huán)漸進(jìn)的執(zhí)行，提高數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)有效性。

開放數(shù)據(jù)庫檔案管理系統(tǒng)，保證收集檔案素材過程透明化、多樣化，豐富數(shù)據(jù)庫內(nèi)容。開放排水服務(wù)中心檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用，將開發(fā)利用數(shù)據(jù)庫檔案內(nèi)容作為工作重心，更好地服務(wù)各參與方管理項(xiàng)目，促進(jìn)相關(guān)部門對(duì)排水服務(wù)中心的審查監(jiān)督，提升檔案實(shí)用價(jià)值。

2.3 注意規(guī)避數(shù)字化技術(shù)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn) 市政工程將收集到的資料按照類別、地點(diǎn)進(jìn)行編號(hào)、分類、裝訂成目，移交檔案館，由檔案館對(duì)文件資料編制生成數(shù)據(jù)化文件。以上任一管理步驟在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)開放的平臺(tái)上都容易被病毒木馬攻擊，被不法分子刪除盜取，降低檔案的準(zhǔn)確性，存在很多安全風(fēng)險(xiǎn)。所以濟(jì)南市排水服務(wù)中心除了開發(fā)利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，建設(shè)好數(shù)字化管理，還要加強(qiáng)市政工程檔案的安全管理。以下是建議舉措：

(1)工程管理人員專人專機(jī)，進(jìn)入檔案管理軟件時(shí)要設(shè)置身份認(rèn)證、訪問權(quán)限和密碼，防止他人盜取。

(2)購買信息技術(shù)防火墻裝置，下載殺毒軟件識(shí)別木馬，定期安全排查，提高檔案管理安全系數(shù)。

(3)完善檔案管理相關(guān)制度，一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理人員無視并違反制度，直接開除，不再錄用。

(4)確保所有市政工程檔案準(zhǔn)確、可靠，防止出現(xiàn)任何一處紕漏。

(5)檔案室閑人免進(jìn)，時(shí)刻警醒檔案管理人員，提高其危險(xiǎn)判別能力，增強(qiáng)安全意識(shí)。

(6)做好“B”計(jì)劃，將市政工程所有檔案儲(chǔ)存到云端，即使檔案被外部攻擊、惡意修改、刪除丟失，也可以啟用云端存儲(chǔ)檔案進(jìn)行應(yīng)對(duì)。

(7)建立檔案信息修改共享的保密等級(jí)制度，依據(jù)檔案內(nèi)容保密等級(jí)劃分或者根據(jù)管理人員職位等級(jí)劃分控制檔案數(shù)據(jù)訪問權(quán)限。

2.4 定期培訓(xùn)檔案管理人員，提高其專業(yè)素養(yǎng) 雖然市政工程檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的數(shù)字化建設(shè)技術(shù)，但整個(gè)操作過程都是由工作人員配合完成的，只有提高管理員的業(yè)務(wù)水平和信息化技術(shù)操作能力，才能確保檔案行之有效的管理。定期培訓(xùn)班管理人員，給其灌輸現(xiàn)代化數(shù)字管理觀念，讓其學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)和政策，提高其收集資料、整理檔案條目、高效利用檔案的能力，培養(yǎng)其及時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)篩選、保存、更新，保證檔案資料的科學(xué)性、準(zhǔn)確性。

結(jié)語

總而言之，濟(jì)南市排水服務(wù)中心可以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢，重視市政工程數(shù)字化建設(shè)檔案科學(xué)精確管理，勇于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理理念，創(chuàng)新開發(fā)數(shù)據(jù)庫技術(shù)，定期培訓(xùn)檔案管理人員，規(guī)避開放網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)帶來的安全風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理人員工作效率，使城市建設(shè)中的市政工程檔案發(fā)揮持久的活力，提升檔案實(shí)用價(jià)值。