基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合探究

鄭洪洋

平泉市政府辦公室 河北平泉 067500

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合概述

1.1 內(nèi)涵

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的集成是指收集、整合和重組的分散檔案實(shí)體，信息、設(shè)備、人員和其他資源的文件管理系統(tǒng)下“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持，依靠法律、法規(guī)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理的組織結(jié)構(gòu)，優(yōu)化信息配置，完成管理功能，服務(wù)保障到位，實(shí)現(xiàn)社會(huì)共享目標(biāo)[1]。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源整合主要包括檔案信息與數(shù)據(jù)、信息技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)與運(yùn)行、人才與服務(wù)等方面。

1.2 原則

（1）系統(tǒng)性原則：利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，將檔案信息資源系統(tǒng)地輸入到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，并對(duì)紙質(zhì)和電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)的收集和整理。根據(jù)不同用戶的信息需求，將檔案信息資源整合為一系列“產(chǎn)品”，提升檔案信息資源的整體價(jià)值；（2）安全性原則：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合面臨著諸多非傳統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)。使用加密軟件、殺毒軟件、網(wǎng)絡(luò)跟蹤監(jiān)控、防火墻等安全技術(shù)，防止檔案信息被篡改、泄露，確保檔案信息資源安全；（3）共享性與協(xié)調(diào)性兼顧原則：在傳統(tǒng)的檔案信息資源管理中，每個(gè)單位采用的方法和標(biāo)準(zhǔn)不同，因此后期檔案資源的整合也存在差異。在此基礎(chǔ)上，為確保檔案資源管理工作統(tǒng)一進(jìn)行，達(dá)到實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目的，工作人員需要加強(qiáng)落實(shí)共享協(xié)調(diào)原則，確保各單位采用統(tǒng)一信息集成標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)方法，從而促進(jìn)了信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完善，促進(jìn)了實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的要求。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化建設(shè)的重要作用

2.1 改善檔案管理工作

檔案信息化的實(shí)現(xiàn)可以為檔案的利用提供更為便利的條件，收集，管理和提供檔案的功能將發(fā)生巨大變化，從而加速檔案的發(fā)展。此外，電子檔案的出現(xiàn)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用效率和其他先進(jìn)技術(shù)有效地改善。檔案查詢和利用的操作更簡單，這大大降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，并為合理配置和良好的條件的文件信息規(guī)范化管理。

2.2 檔案信息資源內(nèi)容多樣化

網(wǎng)絡(luò)的普及使得檔案信息資源來源多樣化，內(nèi)容也越來越豐富，涵蓋了各個(gè)學(xué)科，不僅語言多樣，形式也多種多樣。有大量的網(wǎng)絡(luò)信息，但保留時(shí)間短，更新速度快，非文本信息(如圖像、音頻、數(shù)據(jù)庫等)以多種形式并存，表現(xiàn)出多種類型和非標(biāo)準(zhǔn)的跨語言特征。網(wǎng)絡(luò)信息資源的多樣化已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織模式，可以以不同的方式表現(xiàn)出來[2]。

2.3 檔案信息源擴(kuò)大化

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷推廣和應(yīng)用，檔案和文件在中國的傳播范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，檔案信息資源的豐富性不斷提高。在這種情況下，我國的檔案信息主要分為真實(shí)館藏和虛擬館藏兩大類，傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體也被用作檔案文獻(xiàn)的載體，發(fā)展為紙質(zhì)、磁性、光電子載體。簡而言之，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和應(yīng)用，在最大程度上為檔案信息服務(wù)提供了豐富的物質(zhì)基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息源的擴(kuò)展。在此基礎(chǔ)上，如何整合網(wǎng)絡(luò)信息和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已成為檔案部門的緊迫任務(wù)。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合策略的探究

3.1 創(chuàng)新管理機(jī)制

在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的總體體系下，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合應(yīng)打破“細(xì)分”的制度壁壘，創(chuàng)新檔案信息資源的整合與管理機(jī)制。檔案行政部門應(yīng)當(dāng)帶頭建立本行政區(qū)域內(nèi)、本系統(tǒng)內(nèi)檔案資源整合的專門領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)；另一方面，要積極促進(jìn)綜合檔案館與檔案管理部門的良性互動(dòng)，建立咨詢機(jī)制，促進(jìn)檔案信息資源跨地區(qū)、跨系統(tǒng)、跨類型、跨載體的信息檢索與利用。

3.2 選擇合理的整合技術(shù)

在選擇整合技術(shù)時(shí)，應(yīng)充分考慮多種觀點(diǎn)，不僅要切合實(shí)際，還要考慮經(jīng)濟(jì)效益，以盡可能避免浪費(fèi)資源和時(shí)間。只有建立了整合標(biāo)準(zhǔn)，才能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的技術(shù)選擇，而標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一使原本比較復(fù)雜的技術(shù)選擇更加簡單。所選技術(shù)應(yīng)確保符合整合標(biāo)準(zhǔn)，并在最大程度上發(fā)揮集成作用。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要想有效地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合的意義，實(shí)現(xiàn)造福社會(huì)的目標(biāo)，就必須更加重視資源共享功能的發(fā)展，通過網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)合作。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境孤立，將大大降低檔案資源管理的安全性，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的合作將有效地運(yùn)行檔案資源管理的整合功能，有利于整合技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步。實(shí)際上，確定整合標(biāo)準(zhǔn)和選擇合理的整合技術(shù)以及加快網(wǎng)絡(luò)集成過程，都可以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案資源管理的功能優(yōu)勢(shì)，從而降低能耗，并盡可能浪費(fèi)時(shí)間在歸檔資源整合工作中[3]。

3.3 構(gòu)建檔案信息的組織模式

隨著現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)模共享，檔案信息的組織模式必須建立在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，和檔案信息應(yīng)通過分布式信息系統(tǒng)管理和收集。在網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理、檔案信息的組織模式主要存在于數(shù)字檔案的形式。因此，要實(shí)現(xiàn)發(fā)送和接收電子文件的自動(dòng)化，我們必須注意的在線文件管理現(xiàn)代化和數(shù)字文件的發(fā)展趨勢(shì)。在信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化的最高形式，就必須在促進(jìn)資源共享的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息組織模式的標(biāo)準(zhǔn)化和創(chuàng)新。

3.4 協(xié)調(diào)發(fā)展，面面俱到

在檔案整合過程中，應(yīng)綜合考慮，采取點(diǎn)面協(xié)調(diào)發(fā)展的方法。在一些地區(qū)，檔案信息化通過網(wǎng)絡(luò)整合和發(fā)展較快，可以給予有力的支持，重視培訓(xùn)，加強(qiáng)建設(shè)，給予一定的人力和財(cái)力支持，以及技術(shù)人員的支持。我們可以將其作為重點(diǎn)研究對(duì)象，為其提供支持，取得成果，取得成果。對(duì)此探索科學(xué)高效的信息化建設(shè)途徑和檔案資源整合的發(fā)展方向。以發(fā)展緩慢的地區(qū)為參照，各地區(qū)將逐步發(fā)展為檔案信息資源與網(wǎng)絡(luò)的整合，逐步縮小部分地區(qū)發(fā)展不平衡的差距，解決檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)整合與普及問題。

4 結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，信息時(shí)代正在迅速占領(lǐng)我們的生活。因此在當(dāng)前形勢(shì)下，信息資源的整合已逐漸成為人類面臨的一個(gè)新的挑戰(zhàn)。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)的普及，為人們提供了越來越多的便利和舒適，并且在信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，科學(xué)技術(shù)發(fā)展的問題得到解決。因此在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境普及的時(shí)代，對(duì)檔案信息資源的開發(fā)與整合顯得尤為重要。