現(xiàn)代信息化技術(shù)手段在辦公室檔案管理中的有效應(yīng)用

文/肖勇軍，秀山土家族苗族自治縣生態(tài)環(huán)境局

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展和普及，辦公室檔案的管理工作也發(fā)生了很大的變化，辦公室里的工作者需要靈活地去獲取信息。現(xiàn)代化信息技術(shù)手段在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中占據(jù)著越來(lái)越重要的地位，過(guò)去陳舊的檔案管理方法缺乏科學(xué)技術(shù)的支持，容易導(dǎo)致管理檔案的成本大、管理內(nèi)容過(guò)于復(fù)雜、管理周期比較長(zhǎng)，不利于工作效率地提高。所以只有將現(xiàn)代化技術(shù)手段替代傳統(tǒng)低質(zhì)量的檔案管理工作，才能更進(jìn)一步地管理好辦公室檔案，提高現(xiàn)代辦公室檔案管理的工作效率。

1 現(xiàn)代化信息技術(shù)下辦公室檔案管理工作的意義

1.1 信息化辦公室檔案管理的意義

在新時(shí)代背景下，辦公室的工作方式也推陳出新，傳統(tǒng)的辦公室管理檔案的記錄方法已轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代信息化的數(shù)字整理，信息化檔案管理就是將新穎的信息技術(shù)手段應(yīng)用到建立、匯總、存檔的管理工作中，同時(shí)還要作為檔案信息工作的其他應(yīng)用。如何在辦公室檔案管理工作中發(fā)揮好信息化技術(shù)的作用，就得靠對(duì)應(yīng)的行政部門(mén)的規(guī)章來(lái)進(jìn)行。

1.2 信息化管理辦公室檔案的特點(diǎn)

正常來(lái)說(shuō)，運(yùn)用信息化管理辦公室檔案基本上有三個(gè)特征?；镜奶攸c(diǎn)就是辦公室工作者必須要依照相關(guān)工作部門(mén)的法律規(guī)章制度去展開(kāi)檔案管理的工作。最突出的特點(diǎn)是信息化管理檔案使整個(gè)工作的管理方法由實(shí)物轉(zhuǎn)化為技術(shù)手段管理。因而用電子制檔替換實(shí)物記檔也變成了各個(gè)部門(mén)應(yīng)用信息化檔案管理的重要途徑。最后，信息化技術(shù)管理檔案是一種創(chuàng)新的工作方法，把它運(yùn)用到工作中實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化和多元化，為管理檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和創(chuàng)新實(shí)施打下了牢固的基礎(chǔ)。

2 現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 辦公室檔案管理存在一定的安全隱患

當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)是互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，伴隨著電腦技術(shù)的提高，各路高手層出不窮，所以黑客攻擊公司或者單位網(wǎng)站的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這些惡意地攻擊行為使辦公室檔案信息有容易泄露的風(fēng)險(xiǎn)，辦公室檔案管理處是各個(gè)公司單位存儲(chǔ)重要文件的部門(mén)，尤其是一些機(jī)密文件一旦泄露就會(huì)給公司單位造成無(wú)法挽回的損失。由于現(xiàn)在很多辦公室檔案管理者沒(méi)有很強(qiáng)烈的信息防護(hù)知識(shí)，加上檔案管理的工作內(nèi)容錯(cuò)綜復(fù)雜，所以特別容易造成信息泄露。

2.2 辦公室檔案管理機(jī)構(gòu)不完善

根據(jù)調(diào)查研究，很多事業(yè)單位和公司的辦公室檔案管理處沒(méi)有建立一支有一定獨(dú)立性的管理團(tuán)隊(duì)，而是讓行政部門(mén)去統(tǒng)一管理檔案工作，又加上工作沒(méi)有實(shí)施問(wèn)責(zé)制，檔案管理體系不完善，繼而容易造成工作缺失。其次，在從事檔案管理工作時(shí)，單位或者公司沒(méi)有嚴(yán)格遵照相關(guān)的保密協(xié)議去實(shí)行，這就易造成信息流失，給檔案的應(yīng)用管理質(zhì)量造成了嚴(yán)重影響。

2.3 辦公室基礎(chǔ)設(shè)施不配套

由于管理檔案的工作量巨大、內(nèi)容復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)，加上信息更新快，這就需要長(zhǎng)時(shí)間系統(tǒng)化地去整理信息和探索式地開(kāi)展工作，同時(shí)還需要配備相應(yīng)地辦公設(shè)施去同步進(jìn)行。可是，目前很多的辦公室由于沒(méi)有經(jīng)濟(jì)上的投入支持，檔案管理工作條件變得非常有限，沒(méi)有設(shè)施地輔助，最后就容易造成檔案文件丟失、信息泄露等現(xiàn)象地發(fā)生，嚴(yán)重影響了工作的高效進(jìn)行。

3 現(xiàn)代化辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新方法

3.1 提升檔案管理工作的安全防患意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的安全應(yīng)用

辦公室檔案管理工作者要嚴(yán)格要求自己，正確樹(shù)立安全管理的知識(shí)理念，重視自己的工作內(nèi)容?，F(xiàn)如今，在數(shù)字化大數(shù)據(jù)充斥社會(huì)工作的背景之下，管理者要制定完善的安全措施來(lái)確定檔案信息的保密性和安全性。管理者要正面分析信息化檔案的安全隱患問(wèn)題，仔細(xì)判斷信息安全的要求，同時(shí)要加強(qiáng)檔案信息的管理，然后制定出科學(xué)的安全保障制度，大大地提升信息管理的保密性。再者，辦公室檔案管理者一定要有防患于未然的意識(shí)，提前想好應(yīng)對(duì)措施，以便于安全快速地應(yīng)對(duì)可能會(huì)出現(xiàn)的信息外泄的危險(xiǎn)，避免造成信息的泄露。

3.2 構(gòu)建完整的辦公室檔案管理體制并成立監(jiān)管體系

建立完整地管理體制是一個(gè)企業(yè)或者單位進(jìn)行管理工作的重中之重，因而更是辦公室檔案管理工作中不可缺少的部分。所以，一定要加強(qiáng)構(gòu)建有關(guān)方面地管理體系和規(guī)章制度，促使管理工作成績(jī)的優(yōu)秀實(shí)現(xiàn)。在構(gòu)建管理體系的過(guò)程當(dāng)中，制定相關(guān)的規(guī)章和管理制度是相當(dāng)重要的，一定要把它放到檔案管理工作的新體系里去實(shí)踐，防止它成為了表面形式。為了保證檔案管理工作可以嚴(yán)格按照管理體制去展開(kāi)，作為上層管理者，必須成立強(qiáng)而有力地監(jiān)管體系，可以去約束下層檔案管理工作者的工作行為，從而保證工作有效安全地開(kāi)展。

3.3 加大辦公室的經(jīng)濟(jì)投入，完善檔案管理地工作設(shè)施

在當(dāng)下，根據(jù)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用要求，必然要加大對(duì)辦公室的資金投入，完善現(xiàn)代化信息技術(shù)建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，更新和增加工作設(shè)備，幫助工作者有效地進(jìn)行檔案管理工作，大大地提高了工作效率。其次，應(yīng)該加大對(duì)人才地培養(yǎng)和引進(jìn)，成立一批專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作者，加強(qiáng)管理系統(tǒng)，使檔案管理的專(zhuān)業(yè)化數(shù)字化，形成優(yōu)秀的組織文化，不斷地提高工作質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)代的推進(jìn)下，辦公室檔案管理工作越來(lái)越受人們的重視，而信息化技術(shù)手段成為了辦公室檔案管理工作中必不可少的部分，只有提高工作者的安全防患意識(shí)，加強(qiáng)信息技術(shù)的安全應(yīng)用，構(gòu)建完整地管理體系，并且加大對(duì)辦公室檔案管理工作的經(jīng)濟(jì)投入，完善工作設(shè)施，才能高效地提高工作者的工作效率，全面提高建設(shè)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。