淺談中職衛(wèi)校檔案信息化管理

李柏林

公主嶺衛(wèi)生職工中等專業(yè)學校 吉林公主嶺 136100

1 中等職業(yè)衛(wèi)生學校信息管理現狀

1.1 檔案管理機制不夠完善

根據現狀，大多數中等職業(yè)衛(wèi)生學校尚未建立長效機制文件信息管理和文件管理系統(tǒng)也有一些缺陷，很難保證文件管理的整體效率和質量。在中等職業(yè)衛(wèi)生學校檔案信息管理過程中，重點放在學生檔案和財務檔案上，忽略了其他檔案的管理。同時，整個檔案管理由多個部門分開管理，每個部門和個人的職責不能明確界定。此外，文件存儲過于分散。檔案管理人員的變動極易造成檔案丟失等不良情況，給中等職業(yè)衛(wèi)生學校的檔案管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。

1.2 硬件設施不能滿足需求

盡管大多數中等職業(yè)學校和健康在文件管理積累了豐富的經驗，文件信息管理的重要性不高，和在硬件設施的投入相對有限，因此，文件信息管理的發(fā)展受到影響，嚴重影響中等職業(yè)學校的效率和質量信息管理的文件。一些中等職業(yè)衛(wèi)生學校沒有設立專門的檔案室，或檔案室設置缺乏完善的“六防”設備，以及檔案室潮濕、光線暗淡等，這很容易出現檔案蛀蟲、霉變等不良問題。由于資金短缺在中等職業(yè)衛(wèi)生學校的數量和功能掃描儀，復印機、電器和其他設備所需文件信息管理不能滿足操作要求，它的發(fā)展帶來了一些挑戰(zhàn)文件中的信息管理中等職業(yè)學校和健康[1]。

1.3 信息化程度不夠

許多學校仍然采用純人工的方式管理檔案，檔案箱的信息都是手寫的，導致檔案管理效率低下。而且紙質文件的保存占用了大量的空間，收發(fā)和搜索都非常復雜，而紙質文件由于紙張的老化容易丟失。隨著信息技術的飛速發(fā)展，中等衛(wèi)生學校檔案管理信息化水平還不夠，如攝影技術、多媒體技術有待進一步加強。

2 加強中職衛(wèi)校檔案信息化管理的對策

2.1 完善檔案管理系統(tǒng)

一套完善的系統(tǒng)可以保障檔案信息管理工作的順利開展，使中等職業(yè)學校的檔案信息管理更加科學有效。通過對現有檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化和完善，既可以提高檔案信息管理的效率，又可以降低檔案管理的難度，促進中等職業(yè)衛(wèi)生學校檔案信息管理的可持續(xù)發(fā)展。首先，有必要建立一個特殊的檔案辦公室，明確誰負責檔案的信息管理，并執(zhí)行每個員工的責任，以調動檔案管理人員的積極性和主動性，避免人為錯誤的影響在檔案信息管理的質量。其次，有必要積極加強檔案管理人員的培訓，不斷提高檔案管理人員的知識水平和技能水平，并加強檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，以便更好的完成自己的工作，為的發(fā)展提供更多的支持中等職業(yè)衛(wèi)生學校的信息管理檔案。最后，科學合理的獎勵和懲罰措施應該獎勵那些表現良好，和強化訓練應該給那些表現不佳，這樣檔案工作人員可以及時發(fā)現和彌補自己的不足，參與管理的檔案以更專業(yè)的方式[2]。

2.2 增加硬件設施的投入

為保證中職衛(wèi)校檔案信息化管理的順利開展，應根據中職衛(wèi)校檔案管理的實際情況，合理增加對硬件設施的投入，以確保它符合文件信息管理的需要，因此中等職業(yè)學校文件信息管理水平得到有效提升。首先，需要建立一個完整的文件信息管理系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)功能滿足文件管理的基本要求，根據文件管理設備采購的要求，這些設備包括計算機、掃描儀、打印機、數字存儲設備等。其次，合理劃分檔案室的閱讀區(qū)、辦公區(qū)和數據庫服務器倉庫。全過程要做好檔案室的“六防”工作，特別是滅火器、除濕機和空調的設置，確保室內環(huán)境滿足檔案管理要求，防止檔案損壞等不利條件的發(fā)生。

2.3 做好檔案信息化建設的基礎工作

首先要充分利用現代信息技術，構建完整的檔案數據庫，將傳統(tǒng)紙質檔案轉化為數字檔案。在實際工作中，紙質文件的數字化需要使用數碼相機、掃描儀等設備。整個過程應保證數字文件的清晰、完整和真實性，避免人為錯誤或操作不當造成的文件質量問題。其次，完成檔案數字化轉換后，利用檔案信息管理系統(tǒng)對檔案信息進行整理、分類、存儲和備份。最后，有必要建立一個系統(tǒng)的局域網絡，提高分享率和利用率的文件通過網絡技術資源，并利用文件通過設置權限，以保證文件的安全性信息，以便充分發(fā)揮檔案信息的使用價值。作為中等職業(yè)有更多的文件信息和衛(wèi)生學校，為了確保文件管理的有序的進展，有必要做一個嚴格的工作文件收集和定期安排和文件的文件信息，以保證文件管理的及時性和有效性，以便文件信息管理可以更好地為大多數教師和學生和學校的發(fā)展[3]。

2.4 堅定立場，切實提高檔案管理人員的素質

學校檔案工作人員應認真學習總書記習近平的一系列講話精神，加強“四個自信”和“四個意識”，我們將堅決維護總書記習近平的地位的核心領導和保持高度的團結在黨中央和國家副主席習近平同志的核心。學校檔案管理是一項科學、服務、技術的工作。學校檔案工作人員應熟悉黨和國家的法律、政策，具有一定的專業(yè)知識。學校的檔案管理員也應該有一些管理知識[4]。此外，檔案管理人員還具有健康的心理素質，能承受孤獨。

3 結語

總結，以提高文件信息管理水平在中等職業(yè)衛(wèi)生學校，有必要充分了解文件信息管理的現狀和相關問題在中等職業(yè)衛(wèi)生學校，完善檔案管理制度，增加硬件設施的投入，做好檔案信息化建設的基礎性工作，并從各個方面促進中等職業(yè)衛(wèi)生學校檔案信息管理的發(fā)展，使其更好地服務廣大師生和學校發(fā)展。