網(wǎng)上錄取對(duì)考試檔案管理的影響與應(yīng)對(duì)

尹春玲

一、教育招生考生部門(mén)的職責(zé)

教育招生考生部門(mén)的職責(zé)主要是負(fù)責(zé)該市區(qū)內(nèi)的招生考試工作，同時(shí)對(duì)遠(yuǎn)程網(wǎng)上錄取工作進(jìn)行管理，積極推進(jìn)高?？荚嚳颇扛母锏南嚓P(guān)的政策內(nèi)容。與高校做好對(duì)接工作，保證考生錄取工作的有序開(kāi)展。從本質(zhì)上來(lái)講，教育招生考生部門(mén)建立起了高校與考生之間進(jìn)行溝通的橋梁。

二、傳統(tǒng)錄取方式與考生檔案管理概述

在網(wǎng)上錄取政策實(shí)施之前，招生錄取的工作都是通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)錄取、手工記載的方式開(kāi)展的。在進(jìn)行學(xué)生錄取的現(xiàn)場(chǎng)，學(xué)生的紙質(zhì)檔案具有非常重要的作用，它是教育招生考試中心深入了解學(xué)生的基礎(chǔ)性文件，也是學(xué)校進(jìn)行人才錄取的重要參考依據(jù)。對(duì)此，教育招生考試中心對(duì)考生的紙質(zhì)檔案予以了特別的關(guān)注。傳統(tǒng)的錄取工作完成后，相關(guān)工作人員將學(xué)生紙質(zhì)的檔案資料帶回教育招生考試中心，并且交由專門(mén)的檔案管理部門(mén)進(jìn)行統(tǒng)一管理，這部分檔案會(huì)在學(xué)生進(jìn)入到高校之后與學(xué)生的其他檔案組合形成新的檔案體系。的招生方式來(lái)講是巨大的變革。進(jìn)行網(wǎng)上錄取時(shí)，需要遵守以下程序，首先需要對(duì)考生的電子檔案進(jìn)行制作，再由教育招生考試中心對(duì)提取檔案的信息進(jìn)行公示，省高校進(jìn)行檔案投遞，學(xué)校對(duì)檔案進(jìn)行提取，最終確定好錄取的名單。

在進(jìn)行學(xué)生錄取時(shí)，需要依據(jù)“學(xué)校負(fù)責(zé)、招生辦督查以及 學(xué)校對(duì)遺留問(wèn)題進(jìn)行處理”的原則，促使各省級(jí)的高校能夠明確自身的職責(zé)，承擔(dān)起自己的責(zé)任，做到分工明確。因?yàn)橛行╀浫」ぷ鲿?huì)跨地區(qū)，對(duì)于無(wú)法按照相關(guān)的網(wǎng)上錄取規(guī)則進(jìn)行學(xué)生招錄的學(xué)校，市教育招生考試中心及省級(jí)招生辦需要根據(jù)學(xué)生電子檔案所劃分的分?jǐn)?shù)來(lái)進(jìn)行學(xué)生錄取。

傳統(tǒng)的學(xué)生錄取方式逐漸被網(wǎng)上錄取方式所取代，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也被電子檔案所替代，不管是學(xué)生錄取或者是退檔，各大高校的依據(jù)都是考生所提供的電子檔案。對(duì)于異地的錄取來(lái)講，網(wǎng)絡(luò)提升了錄取工作的便利性，這為教育招生考試中心的招生管理部門(mén)節(jié)約了人力、物力，這是提升錄取考生工作效率的有效方式，提升了錄取工作的公平公正性，電子檔案在考生錄取工作上發(fā)揮了不可替代的作用。

三、網(wǎng)上錄取與電子檔案

借助網(wǎng)上錄取的方式，考生的電子檔案逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，這使得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理，這對(duì)于教育招生考試中心

四、網(wǎng)上錄取工作為高校管理考生檔案工作帶來(lái)的影響

遠(yuǎn)程的網(wǎng)上錄取工作的優(yōu)勢(shì)是非常明顯的，然而，網(wǎng)上錄取工作的程序發(fā)生了動(dòng)態(tài)變化，高校獲取考生原始檔案的方式也逐漸發(fā)生了變化，當(dāng)然也為考生檔案的管理帶來(lái)了一定的問(wèn)題：

（一）考生的檔案遺失

隨著電子檔案這一新式檔案的出現(xiàn)，錄取的方式發(fā)生了變化，這也使得檔案遺失率被提升。由于實(shí)施的是網(wǎng)上錄取的方式，在錄取的過(guò)程中，考生的紙質(zhì)檔案幾乎不會(huì)發(fā)揮出作用，學(xué)生只有進(jìn)入到學(xué)校之后才能得到新的檔案，這也使得部分學(xué)生沒(méi)有紙質(zhì)檔案的現(xiàn)象。

從現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，部分地區(qū)在錄取環(huán)節(jié)結(jié)束之后的一段時(shí)間內(nèi)，由省級(jí)的高校招生部門(mén)以及教育招生考試中心按照高校報(bào)考的新生名單進(jìn)行檔案篩選，再結(jié)合高校的實(shí)際要求進(jìn)行檔案郵寄，當(dāng)然也有的省市將紙質(zhì)的檔案進(jìn)行密封并且加蓋密封章之后再交付給學(xué)生，由學(xué)生將自己的檔案交付給自己所在的高校。從檔案交付的安全性上來(lái)分析，第一種做法的整體安全性最高，檔案出現(xiàn)遺失的概率也是最低的。因此，目前大部分的高校也是采用第一種做法進(jìn)行檔案整理。

（二）考生的紙質(zhì)檔案項(xiàng)目不齊全

所有考生的紙質(zhì)檔案都是在其進(jìn)入高校之前所開(kāi)展活動(dòng)的原始記錄形式，其中涵蓋著工作以及學(xué)習(xí)的狀況、獎(jiǎng)勵(lì)以及懲罰的情況、入黨或者入團(tuán)的資料等等，檔案內(nèi)容的完整性直接關(guān)系到高校能夠深入了解考生在進(jìn)入到高校之前的情況。

然而，就目前考生的紙質(zhì)檔案來(lái)講，我們可以看出，并不是所有參加招生的考生檔案中都涵蓋著這些信息，考生檔案并不完善,存在缺失部分資料的情況。

（三）不利于高校正常工作的開(kāi)展

隨著網(wǎng)上錄取工作的貫徹落實(shí)，考生檔案獲取的實(shí)踐跨度也在逐漸變長(zhǎng)，這使得檔案管理從短期工作轉(zhuǎn)變?yōu)殚L(zhǎng)期工作，這增加了教育招生考試中心管理考生檔案的難度。與此同時(shí)，考生紙質(zhì)檔案依然存在丟失或者是填寫(xiě)項(xiàng)目信息不全的狀況，這對(duì)高校了解考生的歷史狀況形成了阻礙。從某種程度上來(lái)講，這不利于學(xué)生未來(lái)的成長(zhǎng)與發(fā)展，也可能為學(xué)校與考生之間埋下糾紛的隱患，對(duì)于學(xué)生以及學(xué)校的未來(lái)發(fā)展都存在著不利的影響。

五、解決對(duì)策

在開(kāi)展招生錄取工作的過(guò)程中，高校為了從根本上消除遠(yuǎn)程錄取為考生紙質(zhì)檔案造成的負(fù)面影響，進(jìn)行了各種方案探索，具體如下：

（一）報(bào)送完整的資料

教育招生考試中心招生部門(mén)的主要負(fù)責(zé)人在向高校進(jìn)行檔案發(fā)送時(shí)，會(huì)特別關(guān)注學(xué)校新生資料數(shù)據(jù)信息的完整性。當(dāng)然這也離不開(kāi)高校的積極配合，需要及時(shí)對(duì)考生的信息進(jìn)行審核和更新，將最新的數(shù)據(jù)信息傳達(dá)給省級(jí)的招生單位。

（二）多方配合

如果考生的檔案出現(xiàn)了遺失或者是存在項(xiàng)目不全的問(wèn)題，教育招生考試中心首先需要發(fā)動(dòng)招生管理部門(mén)以及考生一同進(jìn)行檔案查找，若是由于特定的原因，考生的檔案出現(xiàn)了丟失的現(xiàn)象，此時(shí)相關(guān)人員可以按照既定的程序進(jìn)行檔案查詢。如果是因?yàn)猷]寄過(guò)程出現(xiàn)紕漏而造成考生的檔案丟失，則需要相關(guān)的郵遞部門(mén)追究責(zé)任；對(duì)于項(xiàng)目資料缺失的考生檔案，需要將檔案重新發(fā)送給考生，對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行完善。

（三）專門(mén)專職

不同的地區(qū)進(jìn)行紙質(zhì)檔案發(fā)送的方式以及時(shí)間都存在不統(tǒng)一的問(wèn)題，這就需要專門(mén)的人員對(duì)這項(xiàng)工作負(fù)責(zé)。教育招生考試中心有必要安排專門(mén)的人員對(duì)所接收到的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，以此來(lái)保證考生檔案的完整性以及長(zhǎng)期有效性。

（四）做好補(bǔ)救方案

盡管以上策略在一定程度上可以對(duì)考生檔案問(wèn)題進(jìn)行解決，但是仍然需要建立起相關(guān)的檔案補(bǔ)救措施機(jī)制。就目前的狀況來(lái)看，在電子檔案信息的指引下，學(xué)生的紙質(zhì)檔案便能夠被制作出來(lái)。在整個(gè)過(guò)程中，考生電子檔案發(fā)揮的作用不言而喻。錄取這一環(huán)節(jié)結(jié)束后，考生的電子檔案所存在的價(jià)值會(huì)被削減，而紙質(zhì)檔案的作用就會(huì)逐漸被凸現(xiàn)出來(lái)。這主要是因?yàn)殡娮訖n案對(duì)于電子設(shè)備有一定的要求，同時(shí)電子檔案存在穩(wěn)定性以及安全性的問(wèn)題，而且電子檔案的合法性還未得到有效的驗(yàn)證。除此之外，紙質(zhì)的檔案對(duì)于考生來(lái)說(shuō)是非常重要的文件資料，在還未完全能夠避免電子檔案造成的不良后果的前提下，各個(gè)地區(qū)的招生部門(mén)不敢完全使用電子檔案而不使用紙質(zhì)檔案，因此，在錄取的工作結(jié)束之后，紙質(zhì)檔案的作用又發(fā)揮出來(lái)。

然而，在網(wǎng)上對(duì)考生進(jìn)行錄取時(shí)，考生的電子檔案都發(fā)揮著巨大的作用。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)狀況良好的前提下，高校并未對(duì)考生檔案信息的真實(shí)有效性存在過(guò)質(zhì)疑，這主要是因?yàn)閺目忌娮訖n案的生成以及到后期的文件傳遞，都是在技術(shù)保障的基礎(chǔ)上完成的。正是由于這個(gè)原因，如果考生出現(xiàn)紙質(zhì)檔案遺失的情況，那么我們完全可以根據(jù)電子檔案的內(nèi)容來(lái)進(jìn)行內(nèi)容復(fù)制。目前，針對(duì)考生紙質(zhì)檔案遺失并且需要補(bǔ)辦的問(wèn)題，得到普遍認(rèn)同的應(yīng)對(duì)措施是高校先整理出紙質(zhì)檔案遺失的學(xué)生名單，在經(jīng)過(guò)高校審核并且相關(guān)的負(fù)責(zé)人簽字蓋章之后交付給省級(jí)的高校招生部門(mén)，再經(jīng)過(guò)招生部門(mén)簽字蓋章之后，高校便可以對(duì)學(xué)生的紙質(zhì)檔案進(jìn)行制作，這有助于保障紙質(zhì)檔案的真實(shí)性。

（五）加速檔案改革

在招生錄取的工作結(jié)束之后，高校的招生管理部門(mén)可以依據(jù)學(xué)生的錄取名單，來(lái)講考生的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)交給學(xué)校的檔案管理部門(mén)，招生部門(mén)與檔案管理部門(mén)需要共同核對(duì)并且確認(rèn)電子檔案的真實(shí)有效性。為了充分保證學(xué)生電子檔案的安全性，高校可以制定出專門(mén)的管理方案對(duì)學(xué)生的電子檔案進(jìn)行管理。在學(xué)生進(jìn)入到高校之后，學(xué)校也可以再次對(duì)學(xué)生的信息進(jìn)行收集和補(bǔ)充，這是實(shí)現(xiàn)智能化辦公的有效推動(dòng)力。

隨著我國(guó)信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)上招生的形式逐漸受到高校招生管理部門(mén)的認(rèn)可，并且得到了廣泛的運(yùn)用。學(xué)生招收錄取必然會(huì)涉及到學(xué)生檔案的收集、轉(zhuǎn)移以及管理，而電子檔案也隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生，網(wǎng)上錄取招生的方式對(duì)學(xué)生的檔案管理工作存在一定的影響，作為教育招生考試中心的檔案管理人員，需要強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，不斷提升檔案管理能力，為保障學(xué)生檔案的真實(shí)有效提供條件。