談YK集團(tuán)應(yīng)收賬款管理

梁愛華

（益海（廣州）糧油工業(yè)有限公司，廣東 廣州 510730）

應(yīng)收賬款實(shí)際是企業(yè)為擴(kuò)大市場(chǎng)份額，給予其合作的客戶在一定期限內(nèi)、一定額度內(nèi)的賒銷信用額度。但實(shí)際銷售經(jīng)營(yíng)過程中，可以對(duì)哪些客戶進(jìn)行賒銷，賒銷形成的應(yīng)收賬款具體信用額度控制在多少，具體的期限又是如何確定等等問題，稍有決策不慎，都將給企業(yè)帶來風(fēng)險(xiǎn)。為了控制應(yīng)收賬款帶來的風(fēng)險(xiǎn)，健全風(fēng)險(xiǎn)防范體系，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立事前防范、事中監(jiān)督、事后處置、全程控制的機(jī)制，對(duì)應(yīng)收賬款管理工作進(jìn)行全方位部署。

一、YK集團(tuán)應(yīng)收賬款管理存在的問題

（一）企業(yè)賒銷占比較高，客戶信用程度難以把握

首先，隨著國(guó)內(nèi)糧油制造業(yè)的發(fā)展，行業(yè)產(chǎn)能日益過剩，在當(dāng)前激烈的市場(chǎng)環(huán)境下，為了擴(kuò)大銷售，搶占市場(chǎng)份額，除了通過提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品、培育優(yōu)秀的品牌、良好的服務(wù)和性價(jià)比優(yōu)勢(shì)等手段外，賒銷也是擴(kuò)大銷售的手段之一，銷售收入中的賒銷占比日益提高。其次，糧油是民生產(chǎn)品，行業(yè)內(nèi)客戶復(fù)雜，超市、賣場(chǎng)、經(jīng)銷商、食品廠等等，經(jīng)營(yíng)規(guī)模大小各異，渠道眾多，對(duì)市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)的抵抗能力強(qiáng)弱不一，信用背景調(diào)查和評(píng)估可能不充分，企業(yè)對(duì)資信程度難以及時(shí)準(zhǔn)確把握，增加了資信考察難度。

（二）信用管理政策制度及審批策略需完善

一是對(duì)賒銷管理的部門職責(zé)劃分不明確，可能導(dǎo)致都在管又都沒管的局面。二是信用政策中對(duì)賒銷額度和賬期測(cè)算口徑不明晰，加上銷售計(jì)劃預(yù)測(cè)準(zhǔn)確率較低，致使賒銷額度和賬期過大過長(zhǎng)。三是審批策略及考核措施不當(dāng)。企業(yè)在制定審批策略及考核指標(biāo)時(shí)，僅考核銷量增長(zhǎng)因素，對(duì)賒銷客戶的收款率未納入考核。

（三）合同條款不完善，隱形的應(yīng)收款導(dǎo)致?lián)p失

在市場(chǎng)價(jià)格下行較大期間，合同約定的定金難以覆蓋價(jià)格下降帶來的差價(jià)，合同未約定價(jià)格下降時(shí)需追加的履約保證金的比例或者比例不足。另外合同條款對(duì)賬期的界定不清楚，導(dǎo)致應(yīng)收賬款的回收期拉長(zhǎng)。

（四）應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)管控效率低下

應(yīng)收賬款需要在制作訂單/提單環(huán)節(jié)、發(fā)貨環(huán)節(jié)、過磅環(huán)節(jié)加以控制，因信息系統(tǒng)管理不能完全覆蓋，人工控制容易出錯(cuò)，時(shí)常出現(xiàn)超額度發(fā)貨等現(xiàn)象，無形中增加了客戶應(yīng)收款額度。應(yīng)收賬款的后期跟蹤管理，靠手工報(bào)表，各個(gè)環(huán)節(jié)的信息傳輸有時(shí)間差，報(bào)表數(shù)據(jù)不及時(shí)和不準(zhǔn)確，導(dǎo)致財(cái)務(wù)對(duì)后續(xù)應(yīng)賬款的分析、跟蹤、管理不到位，不利于應(yīng)收款的管理。

二、YK集團(tuán)加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理應(yīng)采取的對(duì)策措施

（一）調(diào)整銷售策略，減少賒銷金額，建立完善的客戶評(píng)價(jià)體系

首先，調(diào)整銷售策略，使用現(xiàn)金折扣政策，提高現(xiàn)銷收入，降低賒銷比例，加強(qiáng)對(duì)賒銷客戶的跟蹤管理，收縮應(yīng)收賬款賬期，減少應(yīng)收賬款的占用。其次，完善客戶評(píng)價(jià)體系，對(duì)信用賒銷客戶進(jìn)行分類管理，加強(qiáng)對(duì)客戶的現(xiàn)場(chǎng)考察。根據(jù)集團(tuán)不同業(yè)務(wù)線對(duì)客戶的評(píng)估，按全國(guó)重點(diǎn)、區(qū)域重點(diǎn)、公司重點(diǎn)將客戶分類，從客戶的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情財(cái)務(wù)指標(biāo)、與公司的合作年限、前期合作情況等方面，制定嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格控制針對(duì)經(jīng)銷商的賒銷，對(duì)于確需要賒銷的，需提供不動(dòng)產(chǎn)抵押，且申請(qǐng)單賒銷額度不超過抵押物評(píng)估價(jià)的70%。對(duì)合作過程中產(chǎn)生過不良行為的客戶，取消享受賒銷資格。業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)提供賒銷客戶的資信材料，實(shí)地考察客戶生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況。財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)對(duì)客戶資料進(jìn)行審查，實(shí)時(shí)通過社會(huì)公用資信查詢系統(tǒng)，核查相關(guān)資料及客戶經(jīng)營(yíng)過程中有無法務(wù)糾紛，并隨機(jī)抽查部分客戶的現(xiàn)場(chǎng)。

（二）建立完善的信用政策和審批策略，事前防范

1.明確各部門在信用政策執(zhí)行中的管理職責(zé)

業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)選擇銷售客戶及提出賒銷金額，同時(shí)負(fù)有安全回款和開拓市場(chǎng)責(zé)任。財(cái)務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)提供的客戶資料初審，嚴(yán)格管理賒銷額度，并妥善保存資料，負(fù)有保證公司財(cái)產(chǎn)安全及業(yè)務(wù)行為規(guī)范合法的責(zé)任。公司管理層審核賒銷額度及賬期是否與客戶實(shí)際業(yè)務(wù)匹配，審核賒銷額度的合理性。集團(tuán)的業(yè)務(wù)線領(lǐng)導(dǎo)和管理層，從全局性審察客戶是否發(fā)生過不合規(guī)行為。

2.完善信用政策，準(zhǔn)確測(cè)算客戶賒銷賬期類型和賒銷額度的授信標(biāo)準(zhǔn)

第一，明確賬期類型計(jì)算標(biāo)準(zhǔn)，不同類型的賬期包括不同的時(shí)間段。計(jì)算賬期的類型包括貨出、貨到、票到、月結(jié)。時(shí)間段包括合同賬期、在途時(shí)間、客戶收貨處理時(shí)間、開票和寄票時(shí)間、客戶收到發(fā)票的時(shí)間。第二，賒銷額度合理測(cè)算。根據(jù)賒銷賬期、預(yù)計(jì)銷量以過去12個(gè)月平均提貨量測(cè)算、當(dāng)期價(jià)格以集團(tuán)統(tǒng)一制定的指導(dǎo)銷價(jià)計(jì)算，測(cè)算出可給予的賒銷額度。第三，申請(qǐng)流程歸類管理，審批節(jié)點(diǎn)根據(jù)實(shí)際管理者配置。額度的申請(qǐng)流程，按時(shí)間分類為首次申請(qǐng)額度流程、增加額度流程、減少額度流程，按使用范圍分類為共享額度申請(qǐng)流程、跨企業(yè)借調(diào)額度申請(qǐng)流程、集團(tuán)客戶額度申請(qǐng)流程，按使用期限分類為臨時(shí)額度申請(qǐng)流程、年度額度申請(qǐng)流程、超期欠款再發(fā)貨申請(qǐng)流程。審批節(jié)點(diǎn)根據(jù)各業(yè)務(wù)線實(shí)際管理情況分別制定，歸口管理，避免人不對(duì)事的情況發(fā)生。

3.完善賒銷審批策略和考核體系

第一，審批策略包含多層審核節(jié)點(diǎn)，根據(jù)不同業(yè)務(wù)線的管理需求，按照賒銷金額和賬期，設(shè)定公司層和集團(tuán)層相應(yīng)的審批權(quán)限。從一線業(yè)務(wù)員到公司管理層，從集團(tuán)相應(yīng)業(yè)務(wù)線到集團(tuán)財(cái)務(wù)，再到集團(tuán)管理層，多途徑了解客戶信息，審核賒銷賬期和賒銷額度的合理性，層層把控風(fēng)險(xiǎn)。第二，考核體系：改變業(yè)務(wù)員考核辦法，考核業(yè)務(wù)量增長(zhǎng)量的同時(shí)，回款率和壞賬率也成為最重要的考核指標(biāo)，與個(gè)人業(yè)績(jī)考核掛鉤，提高銷售人員對(duì)應(yīng)收賬款的重視度。

（三）制定集團(tuán)格式合同，規(guī)范賒銷合同的條款描述

第一，合同賬期與公司信用政策相符，充分考慮所有客戶的賬期計(jì)算的一致性問題。對(duì)賬期的描述清晰無歧義，如對(duì)提貨/發(fā)貨/開具發(fā)票/收到發(fā)票/驗(yàn)收/尾款等環(huán)節(jié)的具體時(shí)間點(diǎn)界定，客觀可控，并與客戶溝通達(dá)成一致意見。第二，增加和完善定金或者履約保證金追加條款，一是避免行情波動(dòng)太大客戶不履約，二是追加比例需足以彌補(bǔ)價(jià)格下跌幅度。

（四）運(yùn)用信息化系統(tǒng)，建立完善的全程跟蹤管理機(jī)制

1.運(yùn)用信息化系統(tǒng)，對(duì)應(yīng)收賬款的管理進(jìn)行全流程管控

運(yùn)用多個(gè)信息系統(tǒng)從額度申請(qǐng)、提單環(huán)節(jié)和發(fā)貨環(huán)節(jié)的額度管控、數(shù)據(jù)傳遞、超期預(yù)警、報(bào)表制作及發(fā)送等環(huán)節(jié)進(jìn)行全流程控制，各應(yīng)用系統(tǒng)之間均有數(shù)據(jù)傳輸接口，提高了數(shù)據(jù)及時(shí)性和準(zhǔn)確性，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控能力。申請(qǐng)環(huán)節(jié)運(yùn)用K系統(tǒng)，完成賒銷額度的審批流程，包括賒銷額度的測(cè)算、賒銷申請(qǐng)的提交、客戶所有資信資料。額度管控環(huán)節(jié)運(yùn)用SAP系統(tǒng)，K系統(tǒng)中審批完成賒銷額度自動(dòng)傳輸至SAP信貸控制系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)過程管控，在提單環(huán)節(jié)既控額度又控賬期，由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，一旦客戶的超額度或者超賬期，將無法打印出該客戶的提單，待客戶將超期款支付且財(cái)務(wù)清賬完成后，才可以進(jìn)行正常開提單。提貨超信貸時(shí)運(yùn)用一卡通系統(tǒng)，客戶提貨后過磅環(huán)節(jié)，若提貨金額超信貸系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示且無法過磅，需經(jīng)重新審批或者卸下多裝貨物才能放行。應(yīng)收賬款的監(jiān)管環(huán)節(jié)運(yùn)用OUTLOOK，從SAP信貸控制系統(tǒng)中抓取客戶信息和應(yīng)收賬款變化情況，每周自動(dòng)發(fā)送超期賬款提醒，提醒對(duì)象是負(fù)責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)同事，且需業(yè)務(wù)同事回復(fù)超期原因及預(yù)計(jì)回款時(shí)間。賒銷報(bào)表自動(dòng)觸發(fā)運(yùn)用EPM系統(tǒng)，每周/每月定期自動(dòng)取數(shù)、自動(dòng)發(fā)送賒銷報(bào)表，包含應(yīng)收賬款總金額以及客戶明細(xì)，提醒報(bào)表使用人采取相應(yīng)措施管理應(yīng)收賬款。

2.超期應(yīng)收賬款實(shí)行級(jí)次管理

超期應(yīng)收款分為五個(gè)級(jí)次管理，級(jí)次越高，賒銷超期程度越嚴(yán)重，實(shí)施的管理措施也就越嚴(yán)厲。一級(jí)，賒銷超期天數(shù)在1-15天內(nèi)，為黃色超期，財(cái)務(wù)發(fā)出警示，貿(mào)易積極組織催收。二級(jí)，賒銷超期天數(shù)在16-30天內(nèi)，為灰色超期，財(cái)務(wù)每天反饋超期信息，貿(mào)易派專人催收。三級(jí)，賒銷超期天數(shù)在31-60天內(nèi)，為藍(lán)色超期，財(cái)務(wù)向指定人員發(fā)送超期信息，貿(mào)易需取得客戶承諾限期回款函，并跟蹤調(diào)查客戶生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況。四級(jí)，賒銷超期天數(shù)在61-90天內(nèi)，為紅色超期，貿(mào)易再次向客戶發(fā)送催款函，警告將從法律層面主張權(quán)利。公司同時(shí)研討方案，準(zhǔn)備法律程序資料。五級(jí)，賒銷超期天數(shù)在90天以上，為黑色超期，法務(wù)部門介入，視情況付諸實(shí)施法律行動(dòng)。

3.對(duì)應(yīng)收賬款全面分析，對(duì)需重點(diǎn)關(guān)注和有重大事項(xiàng)的客戶和事件及時(shí)通報(bào)

首先，對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行全方位分析，一是按業(yè)務(wù)線分析應(yīng)收賬款的變化情況，賒銷額度申請(qǐng)狀況，以及賒銷額度的使用率，避免賒銷額度過大，對(duì)不合理的賒銷額度實(shí)時(shí)調(diào)整。二是對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行環(huán)比和同比，根據(jù)業(yè)務(wù)開展情況，分析應(yīng)收賬款增加金額的合理性。三是分析銷售業(yè)務(wù)中現(xiàn)銷和賒銷占比情況，以便管理層及時(shí)調(diào)整銷售策略。四是分析應(yīng)收賬款占用天數(shù)的合理性，梳理業(yè)務(wù)流程，提升周轉(zhuǎn)效率。五是超期欠款的原因進(jìn)行分析，分為已開票超期和未開票超期，及時(shí)了解客戶的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，也解決未開票超期業(yè)務(wù)中存在的管理問題。

其次，超期嚴(yán)重，風(fēng)險(xiǎn)大，回款困難的業(yè)務(wù)和客戶特別提示業(yè)務(wù)關(guān)注，并督促制定回款措施。對(duì)應(yīng)收賬款管理中發(fā)生的重大事項(xiàng)，定期通報(bào)，除了在賬面計(jì)提減值以外，督促業(yè)務(wù)部門繼續(xù)跟進(jìn)解決方案，直至事務(wù)處理完畢。

三、結(jié)語

綜上所述，通過對(duì)YK集團(tuán)應(yīng)收賬款的管理解析，應(yīng)收賬款的管理水平是企業(yè)管理水平的重要體現(xiàn)。為了降低應(yīng)收賬款帶來的風(fēng)險(xiǎn)，糧油企業(yè)應(yīng)該規(guī)范賒銷行為，加強(qiáng)銷售控制，加快資金流轉(zhuǎn)，明確各部門的職責(zé)，運(yùn)用更多的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)技術(shù)，采取切實(shí)可行的措施，從而把賒銷風(fēng)險(xiǎn)控制到最低，確保公司資產(chǎn)安全的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化，實(shí)現(xiàn)企業(yè)健康可持續(xù)的發(fā)展。