關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索

薛瑞娟

單縣行政審批服務(wù)局 山東單縣 274300

信息技術(shù)的快速發(fā)展推動了檔案事業(yè)的深化變革，檔案信息化建設(shè)需要形成綜合化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與專業(yè)化的管理體系。新時代應(yīng)當(dāng)提高檔案化管理建設(shè)的效率，增加檔案管理設(shè)施設(shè)備的投入，注重以新技術(shù)提高檔案管理的效率。具體來說要形成專業(yè)的檔案管理體系，完善信息化的檔案管理制度，明確各個部門在信息化環(huán)境下的檔案管理職責(zé)分工，形成自己的檔案管理工作監(jiān)督機(jī)制，從而推動檔案管理工作的順利改革[1]。

1 檔案管理信息化建設(shè)的重要性

隨著數(shù)字化、信息化的不斷發(fā)展，檔案管理工作開始廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，這樣的方式能夠不斷推進(jìn)檔案管理工作信息化的進(jìn)程。隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理工作變得越來越重要，并且對檔案管理提出非常高的要求，推進(jìn)了檔案管理工作信息化進(jìn)程。檔案管理的信息化可以確保檔案原文檔的完整真實(shí)性，有利于對檔案資料進(jìn)行開發(fā)利用。檔案的信息化管理可以讓檔案整理以及分類變得更加輕松，也可以規(guī)范檔案管理工作。在現(xiàn)如今的信息化社會中，要緊握有利時機(jī)，加快辦公信息化進(jìn)程，從而做好檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理信息化足以讓工作人員提高處理檔案的效率，從而提高檔案處理速度，節(jié)省辦公費(fèi)用與空間，更便于工作人員的查找。在全新的歷史發(fā)展階段，一定要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)資源，及時實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。

2 檔案信息化建設(shè)中所存在的問題

2.1 數(shù)據(jù)異構(gòu)性

隨著我國進(jìn)入信息化時代，越來越多的機(jī)關(guān)開始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)方便我們的日常工作，許多的資料以及文件也都開始以各種形式在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行存儲。這樣的工作模式以及存儲方式雖然極大的方便了工作人員，但卻對于檔案館管理的工作人員造成一定的影響。例如，在機(jī)關(guān)辦公室中，許多的文件以及資料都以各種各樣的形式存儲在數(shù)據(jù)庫中，在這樣的模式下，雖然方便了辦公室工作人員對于各類檔案文件的提取以及存儲，但是卻對于檔案管理的工作人員造成了一些阻礙。在數(shù)據(jù)庫存儲時，檔案管理的工作人員需要將文件按照不同的屬性以及來源、形式的進(jìn)行分類存儲。而數(shù)據(jù)異構(gòu)性極大的影響了檔案管理人員的工作效率，同時也對于我國檔案信息化建設(shè)的腳步造成了一定的阻礙。

2.2 檔案信息化建設(shè)管理標(biāo)準(zhǔn)要求不明確

雖然國家檔案局也制定了一些檔案信息化建設(shè)管理的標(biāo)準(zhǔn)指南和要求，這些僅僅是業(yè)務(wù)指導(dǎo)層面上的東西，缺乏行政層面上的強(qiáng)制執(zhí)行措施和要求。各單位在具體的檔案管理工作中依然是我行我素，堅(jiān)持自己原來的管理方式，所以檔案信息化建設(shè)管理還必須要求政策制度上的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)才行。

2.3 滯后性

目前檔案管理中對于檔案信息不及時的進(jìn)行歸檔整理，造成了大量檔案信息丟失，所以降低了人們對檔案信息化建設(shè)的興趣。開展檔案信息化建設(shè)可以改進(jìn)原來的檔案管理形式，也可以提高檔案信息的查找速度，檔案的信息化建設(shè)不只具有先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，還要靠完善的檔案管理制度和檔案管理人員的積極性作保障[2]。

3 檔案信息化建設(shè)與檔案管理的對策

3.1 提高檔案管理人員修養(yǎng)

檔案管理人員的專業(yè)水平在很大程度上決定了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。檔案管理人員的素質(zhì)還關(guān)系檔案數(shù)據(jù)信息應(yīng)用價值能否有效實(shí)現(xiàn)。為了更好的發(fā)揮檔案在輔助決策，推動項(xiàng)目與數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)方面的任用，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力。第一步，建立綜合型的檔案管理人員工作體系，確定責(zé)任分工，增強(qiáng)大家的信息化檔案管理意識，注重強(qiáng)調(diào)整體工作的質(zhì)量；第二步，增強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，促進(jìn)專業(yè)技術(shù)人員不斷參與各種信息化檔案管理技術(shù)的培訓(xùn)活動，基于豐富的學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高檔案管理業(yè)務(wù)技能。

3.2 提高檔案信息化建設(shè)力度

信息時代應(yīng)當(dāng)形成互動性的檔案管理機(jī)制，形成綜合性的檔案數(shù)據(jù)運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，這樣才能提高檔案管理的效率，解決檔案管理中的實(shí)際問題。首先，加強(qiáng)檔案管理信息技術(shù)硬件設(shè)施的供給力度，根據(jù)大數(shù)據(jù)時代的特征配置相關(guān)專業(yè)的檔案管理設(shè)備，擴(kuò)大檔案的收儲范圍，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享，有效聯(lián)通，解決檔案傳輸方面的問題。其次，開發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件，提高檔案管理的智能化水平，在直觀的界面中輔助各部門人員實(shí)時傳遞檔案信息，更好的提高效率，降低檔案運(yùn)行過程中的風(fēng)險，進(jìn)而提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案信息共享

如今時代已經(jīng)逐漸的進(jìn)入了大數(shù)據(jù)時代，所以為了方便機(jī)關(guān)的工作我們需要實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。在實(shí)行檔案信息共享中，我們首先需要挖掘一批計(jì)算機(jī)專業(yè)的相關(guān)人才，以保證檔案信息共享可以順利的進(jìn)行。此外，我們在進(jìn)行檔案信息共享的同時，還需要時刻注意檔案信息安全問題。大數(shù)據(jù)時代的到來除了給我們帶來了許多的便利，也給我們帶來了許多的威脅，其中網(wǎng)絡(luò)安全就是之一。所以為了保證我們的檔案信息不被不法分子竊取或是損壞，我們需要時刻對于檔案信息安全提高重視。

3.4 建立網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立可以提高檔案信息化建設(shè)與管理的效率。網(wǎng)絡(luò)檔案建立時要注意以下兩點(diǎn)，一是建立檔案網(wǎng)站，通過內(nèi)部網(wǎng)站及檔案服務(wù)平臺的建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)站及服務(wù)平臺的優(yōu)勢，提高檔案管理的服務(wù)功能。要將網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)成檔案信息服務(wù)平臺，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理應(yīng)用。二是配備必要的檔案信息化管理硬件設(shè)施，通過計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持和檔案管理軟件的支持保證網(wǎng)絡(luò)檔案能進(jìn)行交換互用，提升檔案管理的安全性，以最大限度實(shí)現(xiàn)檔案的價值。

4 結(jié)語

總之，檔案信息化建設(shè)管理是未來檔案管理的發(fā)展方向和主流模式，現(xiàn)在的檔案管理部門一定要提高對開展檔案信息化建設(shè)管理的認(rèn)識，加大檔案信息化建設(shè)力度，加快檔案信息化建設(shè)管理步伐，為快速提升國家檔案管理水平做出自己的努力[3]。