基于風險控制的合同審核管理分析

毛永海

中國電建集團華東勘測設計研究院有限公司 浙江杭州 311122

1 風險控制概述

風險控制是指風險管理者采取各種措施和方法，消滅或減少風險事件發(fā)生的各種可能性，或風險控制者減少風險事件發(fā)生時造成的損失?？倳行┦虑槭遣荒芸刂频?，風險總是存在的。作為管理者會采取各種措施減小風險事件發(fā)生的可能性，或者把可能的損失控制在一定的范圍內(nèi)，以避免在風險事件發(fā)生時帶來的難以承擔的損失。風險控制的四種基本方法是：風險回避、損失控制、風險轉(zhuǎn)移和風險保留[1]。

2 合同審核的定義和作用

合同審核是介于合同文本起草后和合同雙方簽字蓋章前交易雙方對初步草擬的合同進行檢查、審核、修改、增減的合同管理過程。合同審查的宗旨是確保簽訂的合同對圍繞合同標的開展的一系列條款符合法律法規(guī)要求、符合企業(yè)在交易過程中的正當理由、意識表示清楚不模糊、確定合同內(nèi)容和和格式的正確性等要求，防止合同約定條款不清楚給后續(xù)執(zhí)行過程中帶來侵權(quán)行為、賠償損失等不利條款。合同審核具體包括合同主體審核、合同標的審核、合同數(shù)量審核、合同質(zhì)量標準審核、合同價格審核、合同履約期限審核、違約責任審核、爭議解決辦法、文字規(guī)范性審核、合同簽訂手續(xù)和形式完備性審核、合同生效失效及終止辦法等審核。合同審核始終要把握的原則是法律原則，合法合規(guī)是合同審核的宗旨。合同審核完善，交易雙方可以平等開展交易，達到雙方互利共贏的結(jié)果。

3 基于風險控制的合同審核策略

3.1 做好簽署前的準備

背景調(diào)查。合同約定了雙方的權(quán)利義務，因此對合同文本的審查至關重要，但在實踐過程中，往往忽視了對合同背景進行調(diào)查。在合同簽署以前，組織組成專業(yè)團隊，包括企業(yè)高層經(jīng)營人員、專業(yè)技術人員、法務人員、財務人員，對合作方的主體資格、資信、履約能力等方面進行實地的調(diào)查，做出風險的總體評估。確認對方是否是一個合法的法律主體，具備相關從業(yè)資格、完整的履約能力。在部分情況下，對于重大合同，還建議進行可行性研究。簽署合同前的風險預估判斷工作可對合同履行過程的履約風險進行預判，為是否簽署合同提供決策依據(jù)。爭取合同起草權(quán)和合同審核。①在合同簽訂前，要爭取合同文本的起草權(quán)。②合同文本起草完成后，由合同歸口管理部門提交給企業(yè)法務顧問或?qū)I(yè)律師，對合同草案進行審查后，提出修改意見并反饋給合同管理人員。③合同經(jīng)辦人員應嚴格按照法律意見進行相應的修改。與此同時，公司的財務人員、技術人員及相應的項目管理人員等亦需要根據(jù)其專業(yè)所長對于合同進行審查，從而對合同履行過程中的財務風險、技術風險、項目風險等進行分析繼而采取相應的對應措施，否則一旦合同簽訂，后期的合同管理無法糾正合同文本的關鍵性缺陷和問題[2]。

3.2 建立完善的合同審核制度

首先，建立完善的合同簽訂授權(quán)制度。企業(yè)法人代表作為簽訂合同的唯一主體，不能再簽訂各類大小合同的時候親力親為，應授權(quán)委托代理人，一般授權(quán)給各職能部門的負責人。授權(quán)委托書要明確代理人的姓名、代理權(quán)限、代理事項、代理期限等關鍵要素，授權(quán)書必須有授權(quán)人和被授權(quán)人的簽字確認。授權(quán)制度可以提高工作效率、節(jié)省工作時間；

其次，建立合同審核制度和審核流程，審核制度中明確規(guī)定審核要點和細節(jié)，使得經(jīng)辦人員在進行合同審核的時候有依據(jù)可以參考，也知道如何規(guī)避風險，合同審核流程要符合單位質(zhì)量管理文件的規(guī)定，在執(zhí)行上面才是可靠和合理的。合同審核制度是單位內(nèi)控制度不可缺少的一個環(huán)節(jié)，是單位內(nèi)控制度和合同管理走上正規(guī)化的重要控制點；

第三，在企業(yè)內(nèi)部建立合同文本庫和示范文本。合同文本首先要參照國家合同管理部門制定的標準格式文本，在根據(jù)企業(yè)業(yè)務的具體特色，在標準文本上進行增減修改。同時要對企業(yè)經(jīng)常發(fā)生的常規(guī)性業(yè)務類型準備示范文本，每次簽訂合同時可以直接拿來套用，節(jié)省大量工作時間提高工作效率。

3.3 建立企業(yè)合同審核動態(tài)跟蹤管理系統(tǒng)

合同審核的動態(tài)跟蹤管理信息系統(tǒng)給合同簽訂過程中的各級人員分配審核權(quán)限和審核級別和賬號角色，實行網(wǎng)上在線審核，使得審核不受時間地點限制，提高合同審核效率，信息系統(tǒng)對合同管理流程進行程序化設計，合同審核的關鍵風險點都會彈出提示預警對話框，按照合同審批權(quán)限自動轉(zhuǎn)移進入相應的職能部門和個人。首先，在信息系統(tǒng)中錄入標準化的信息，標準化的合同名稱、合同類型、管理單位、負責人、對方單位名稱、是否進入招投標程序、項目實施情況的表述等。這些構(gòu)成合同基本要素的信息都有如實按要求進行填列，方可流程進入下一環(huán)節(jié)。標準化的規(guī)定有利于員工在辦理業(yè)務時執(zhí)行起來方便有序；其次，實行標準化以后，企業(yè)內(nèi)部審核業(yè)務分工明確責任到人，經(jīng)辦人員按照流程錄入合同基礎文本信息以后，在線點擊提交，可以在系統(tǒng)中看到下一環(huán)節(jié)的審批人已經(jīng)審批狀態(tài)，可以跟蹤合同全過程的流程管理。審核流程過程中，根據(jù)事先設計好的審批權(quán)限，各職能部門審批人員在流程的不同階段逐級審批，每一層次的審批人都有權(quán)限查看自己審批流程之前的情況和本級審批權(quán)限下的各類需要附加的佐證材料。如果在本級流程審核中沒有問題，審批同意后，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)移到下一審批人，如果審批過程中發(fā)現(xiàn)不能通過的問題，可以點擊駁回，需要下級審批人或者是第一層級經(jīng)辦人重新處理正確資料重新上傳[3]。