商業(yè)貿(mào)易企業(yè)內(nèi)部控制常見問題及對(duì)策

謝靜

（龍巖交發(fā)睿通商貿(mào)有限公司，福建 龍巖 364000）

一、商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制管理常見問題分析

（一）內(nèi)控環(huán)境弱化

商貿(mào)企業(yè)內(nèi)控環(huán)境弱化主要體現(xiàn)在組織架構(gòu)、內(nèi)控意識(shí)等方面。其中，組織架構(gòu)方面，層級(jí)劃分不合理，權(quán)責(zé)分配不明確，沒有遵循不相容崗位相互分離的原則進(jìn)行崗位授權(quán)，崗位之間沒有形成相互協(xié)調(diào)，相互監(jiān)督的制衡機(jī)制；同時(shí)，崗位設(shè)置不合理，職責(zé)不明確，導(dǎo)致職能混淆或交叉，一些重要崗位缺乏有效控制，容易出現(xiàn)控制失效風(fēng)險(xiǎn)。內(nèi)控意識(shí)方面，主要表現(xiàn)在商貿(mào)企業(yè)基層員工對(duì)內(nèi)控制度了解不足，企業(yè)缺乏對(duì)內(nèi)控建設(shè)的宣傳和引導(dǎo)，沒有將內(nèi)控目標(biāo)與員工崗位目標(biāo)相聯(lián)系，員工參與度不高。

（二）風(fēng)險(xiǎn)管控滯后

商貿(mào)企業(yè)對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管控相對(duì)滯后，往往是事后處理多于事前防范。風(fēng)險(xiǎn)管控機(jī)制不完善是造成企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控滯后的主要原因，商貿(mào)企業(yè)未建立獨(dú)立的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估部門，各部門對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)控制的參與度、配合度、重視度不高；企業(yè)缺乏完善的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，即沒有建立風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別分析模型，對(duì)企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)識(shí)別不準(zhǔn)確，導(dǎo)致不能及時(shí)針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的防范策略。另外，當(dāng)前部分商貿(mào)企業(yè)雖然建立了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，但是僅將重點(diǎn)放在供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)勢(shì)及經(jīng)銷商的資信評(píng)估方面，沒有全面、系統(tǒng)的對(duì)所有業(yè)財(cái)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，如對(duì)業(yè)務(wù)流程、資產(chǎn)安全、財(cái)務(wù)報(bào)告等風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估不足，導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)管控效果不佳。

（三）內(nèi)控活動(dòng)不規(guī)范

在采購方面，部分商貿(mào)企業(yè)缺乏完善的預(yù)算體系，采購前未結(jié)合經(jīng)銷商需求等要素編制全面、準(zhǔn)確的采購預(yù)算，導(dǎo)致采購資金無法合理最優(yōu)化配置，或資金不足無法完成采購業(yè)務(wù)或資金過剩造成浪費(fèi)。缺乏完善的授權(quán)審批流程，尤其是采購及銷售業(yè)務(wù)，由于缺乏規(guī)范的審批程序，審批權(quán)限界定不明，導(dǎo)致常常出現(xiàn)越權(quán)審批的情況，無法發(fā)揮內(nèi)控的監(jiān)督約束作用。采購驗(yàn)收缺位，由于商貿(mào)企業(yè)的特性，其本身不參與生產(chǎn)環(huán)節(jié)，也不設(shè)倉庫，是一個(gè)直接批發(fā)貨物的過程，這使得采購驗(yàn)收缺位，不僅無法對(duì)供應(yīng)商提供貨物的規(guī)格、質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行考核，同時(shí)也無法知悉貨物是否遵循合同要求，一旦采購貨物質(zhì)量存在問題，不僅會(huì)造成巨大經(jīng)濟(jì)損失，還會(huì)影響商貿(mào)企業(yè)聲譽(yù)。此外，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，部分企業(yè)為了快速擴(kuò)大市場(chǎng)規(guī)模，增加利潤(rùn)，選擇通過信用賒銷的方式來開展銷售業(yè)務(wù)，在增加銷售量的同時(shí)也增加了企業(yè)的應(yīng)收賬款規(guī)模，由于缺乏對(duì)經(jīng)銷商的綜合全面評(píng)估，導(dǎo)致企業(yè)大量應(yīng)收賬款無法及時(shí)收回，不僅給企業(yè)帶來壞賬風(fēng)險(xiǎn)，還易導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)資金鏈斷裂。

二、提升商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部控制的有效對(duì)策

（一）營造良好的內(nèi)控環(huán)境

首先，商貿(mào)企業(yè)要明確戰(zhàn)略定位，在分析和預(yù)測(cè)企業(yè)經(jīng)營現(xiàn)狀和未來發(fā)展方向的基礎(chǔ)上，制定戰(zhàn)略目標(biāo)，戰(zhàn)略目標(biāo)是企業(yè)內(nèi)部控制執(zhí)行的方向。其次，明確權(quán)責(zé)，細(xì)化崗位分工，對(duì)不相容崗位進(jìn)行分離，有效的內(nèi)控機(jī)制必須以完善的崗位約束機(jī)制為基礎(chǔ)；應(yīng)進(jìn)一步明確總經(jīng)理、業(yè)務(wù)副總、財(cái)務(wù)副總的職權(quán)，如總經(jīng)理負(fù)責(zé)制定和調(diào)整企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、審批年度工作計(jì)劃、經(jīng)營預(yù)算、業(yè)務(wù)合同等；業(yè)務(wù)副總負(fù)責(zé)組織經(jīng)銷商資信調(diào)查、開拓市場(chǎng)、購銷談判、制定信用等級(jí)評(píng)價(jià)制度、審核購銷合同等；行政副總審批信用等級(jí)評(píng)價(jià)制度，審核產(chǎn)品報(bào)價(jià)、賒銷額度、預(yù)算額度等。明確細(xì)化管理層權(quán)限，可以實(shí)現(xiàn)職能間既相互協(xié)調(diào)又相互監(jiān)督[1]。最后，在具體崗位設(shè)置方面，要實(shí)現(xiàn)采購崗和銷售崗的分離，同時(shí)要定期輪崗；對(duì)于采購業(yè)務(wù)應(yīng)由兩名以上業(yè)務(wù)人員負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)采購預(yù)算、詢比價(jià)與請(qǐng)購審批、供應(yīng)商選擇、合同簽署等職責(zé)的分離。此外，商貿(mào)企業(yè)應(yīng)重視提升全員內(nèi)控意識(shí)，定期針對(duì)關(guān)鍵崗位組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，使員工認(rèn)識(shí)到實(shí)施內(nèi)部控制的必要性和重要性，明確內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與自身利益目標(biāo)息息相關(guān)，以此調(diào)動(dòng)員工積極配合內(nèi)控工作的開展。

（二）健全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

風(fēng)險(xiǎn)控制是商貿(mào)企業(yè)加強(qiáng)內(nèi)部控制必須重視的問題，面對(duì)復(fù)雜多樣的市場(chǎng)環(huán)境，商貿(mào)企業(yè)重視風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，可以有效回規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。第一，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，商貿(mào)企業(yè)可以通過建立共性風(fēng)險(xiǎn)目錄，召開風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估會(huì)議等方式定位企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，明確風(fēng)險(xiǎn)類型，主要有以下四種：1．財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)缺乏預(yù)算管理體系導(dǎo)致資金使用盲目及資源浪費(fèi)；資金周轉(zhuǎn)不暢；財(cái)務(wù)信息失真；經(jīng)銷商資信評(píng)估不準(zhǔn)確，導(dǎo)致應(yīng)收賬款無法及時(shí)回收，引發(fā)壞賬損失；2．運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)，采購計(jì)劃制定時(shí)對(duì)市場(chǎng)價(jià)格和需求評(píng)估不準(zhǔn)確導(dǎo)致采購成本增加；采購驗(yàn)收不規(guī)范造成資產(chǎn)損失；3．市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，壓縮企業(yè)市場(chǎng)份額；行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)變化，行業(yè)壁壘等；4．法律風(fēng)險(xiǎn)，匯率變化對(duì)進(jìn)出口業(yè)務(wù)產(chǎn)生影響；合同漏洞、不合理引發(fā)糾紛；經(jīng)營糾紛、財(cái)務(wù)糾紛。第二，風(fēng)險(xiǎn)分析，商貿(mào)企業(yè)在明確風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)類型后，可以通過建立風(fēng)險(xiǎn)分析模型評(píng)估各類風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率，并根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)危害情況劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，在此基礎(chǔ)上通過矩陣表羅列出各風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)發(fā)生概率、危害程度及風(fēng)險(xiǎn)概率，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率高、危害值高的風(fēng)險(xiǎn)重點(diǎn)關(guān)注，并提前做好防范措施。另外，可以結(jié)合矩陣表分析企業(yè)內(nèi)部控制的薄弱環(huán)節(jié)，并針對(duì)性地制定調(diào)整方案。

（三）優(yōu)化設(shè)計(jì)內(nèi)控活動(dòng)

1．供應(yīng)商管理

在供應(yīng)商管控過程中，應(yīng)以國家相關(guān)部門聯(lián)合發(fā)布的《內(nèi)部控制配套指引》為依據(jù)，可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況針對(duì)供應(yīng)商制定規(guī)范的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，選擇出合格的供應(yīng)商，編制供應(yīng)商清單，優(yōu)先與資信狀況良好、供貨及時(shí)、質(zhì)量合格的廠家建立長(zhǎng)期合作關(guān)系。商貿(mào)企業(yè)應(yīng)完善OA系統(tǒng)，在系統(tǒng)中增加供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫模塊，對(duì)各個(gè)供應(yīng)商單獨(dú)建檔，通過多種渠道完善供應(yīng)商檔案信息，具體要包括供應(yīng)商名稱、類型、地址、聯(lián)系方式、產(chǎn)品質(zhì)量、經(jīng)營狀況、行業(yè)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、供貨能力、工藝水平等相關(guān)信息，可以借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對(duì)市場(chǎng)產(chǎn)品價(jià)格進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)更新價(jià)格庫[2]。在評(píng)定供應(yīng)商是否具備準(zhǔn)入資格時(shí)，應(yīng)由業(yè)財(cái)部門共同制定評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，為了供應(yīng)商考評(píng)的客觀、公正，可以由編程人員設(shè)計(jì)一套完整的評(píng)定程序，由系統(tǒng)根據(jù)相關(guān)信息自動(dòng)劃分供應(yīng)商等級(jí)，具體如下：業(yè)務(wù)人員通過網(wǎng)絡(luò)、電話等方式了解產(chǎn)品市場(chǎng)，并獲取產(chǎn)品報(bào)價(jià)，在發(fā)現(xiàn)新的產(chǎn)品供應(yīng)商后提出考察申請(qǐng)，分別由業(yè)務(wù)副總、財(cái)務(wù)經(jīng)理、總經(jīng)理審批通過后，由業(yè)務(wù)員實(shí)地考察供應(yīng)商，并將獲取的供應(yīng)商信息錄入OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，由系統(tǒng)結(jié)合相關(guān)信息自動(dòng)完成劃級(jí)評(píng)分，經(jīng)再次審批通過后形成供應(yīng)商清單，在采購時(shí)綜合評(píng)級(jí)信息和經(jīng)銷商需求選擇最佳供應(yīng)商，對(duì)供應(yīng)市場(chǎng)和供應(yīng)商履約情況進(jìn)行實(shí)時(shí)關(guān)注，并及時(shí)更新相關(guān)信息，在每年末對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，及時(shí)淘汰不合理供應(yīng)商。

2．質(zhì)量驗(yàn)收管理

產(chǎn)品質(zhì)量直接影響企業(yè)商業(yè)信譽(yù)，對(duì)于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展至關(guān)重要，因此商貿(mào)企業(yè)應(yīng)重視強(qiáng)化質(zhì)量驗(yàn)收管控，把好產(chǎn)品質(zhì)量關(guān)。商貿(mào)企業(yè)具有一定特殊性，屬于貿(mào)易中介，內(nèi)部未設(shè)立驗(yàn)收入庫程序，因此應(yīng)通過銷售合同對(duì)貨物驗(yàn)收工作明確約定，即在經(jīng)銷商接收貨物后，將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和大幅收據(jù)及時(shí)遞回商貿(mào)企業(yè)，由商貿(mào)企業(yè)行政部門根據(jù)單據(jù)進(jìn)行核查，如果發(fā)現(xiàn)與采購貨物的數(shù)據(jù)、質(zhì)量、規(guī)格等不符，則應(yīng)及時(shí)指派專員進(jìn)行實(shí)地查驗(yàn)，如檢驗(yàn)后確定存在產(chǎn)品問題，可以由業(yè)務(wù)部門與供應(yīng)商協(xié)調(diào)通過換貨或者補(bǔ)貨的方式處理，如供應(yīng)商拒絕配合，則商貿(mào)企業(yè)應(yīng)由業(yè)務(wù)部門及時(shí)啟動(dòng)緊急采購計(jì)劃，通過二次采購為經(jīng)銷商補(bǔ)發(fā)存在問題的產(chǎn)品。

3．應(yīng)收賬款管理

針對(duì)信用賒銷下產(chǎn)生的應(yīng)收賬款，企業(yè)應(yīng)對(duì)經(jīng)銷商的經(jīng)營狀況、企業(yè)規(guī)模、資信狀況等進(jìn)行評(píng)估，重視應(yīng)收賬款的管理[3]。商貿(mào)企業(yè)應(yīng)合理授信，可以制定規(guī)范的信用管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)經(jīng)銷商信用進(jìn)行考評(píng)，以明確信用限額，如可以由業(yè)務(wù)員對(duì)經(jīng)銷商資信情況進(jìn)行全面考察，將經(jīng)銷商經(jīng)營實(shí)力、資金狀況、行業(yè)信譽(yù)等信息納入OA系統(tǒng)經(jīng)銷商信用檔案庫，由系統(tǒng)依據(jù)信用管理標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)對(duì)經(jīng)銷商進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，并生成賒銷額度及時(shí)限，經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)人員可以在授信額度范圍內(nèi)向經(jīng)銷商銷售產(chǎn)品，若賒銷額度超過系統(tǒng)限定，仍需繼續(xù)賒銷，則必須由業(yè)務(wù)員再次申請(qǐng)，并簽訂清收責(zé)任書。對(duì)于超限賒銷經(jīng)銷商，業(yè)務(wù)員在開展銷售業(yè)務(wù)過程中應(yīng)作為重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象，具體關(guān)注經(jīng)銷商資信、賬齡、結(jié)算方式、退貨頻次等內(nèi)容，以免影響支付，同時(shí)對(duì)于OA系統(tǒng)中的經(jīng)銷商信息也要同步更新。商貿(mào)企業(yè)應(yīng)以年度為周期，開展對(duì)經(jīng)銷商的綜合評(píng)估，以確保銷售質(zhì)量。此外，商業(yè)貿(mào)易企業(yè)多利用票據(jù)貼現(xiàn)的方式來保障資金流，但是由于票據(jù)貼現(xiàn)的不規(guī)范性，常常誘發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，給企業(yè)帶來損失，因此在辦理票據(jù)貼現(xiàn)時(shí)要注意防范風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)應(yīng)對(duì)貿(mào)易的真實(shí)性進(jìn)行審查，可以到實(shí)地對(duì)申請(qǐng)經(jīng)銷商進(jìn)行調(diào)查，查驗(yàn)貼現(xiàn)企業(yè)提供的購銷合同、增值稅發(fā)票的原件，并在上面加蓋“已與原件核對(duì)一致章”，信貸人員不能因?yàn)殚L(zhǎng)期經(jīng)銷商，忽視對(duì)經(jīng)銷商購銷合同及增值稅發(fā)票原件的核對(duì)，只要求經(jīng)銷商提供復(fù)印件。

三、結(jié)束語

內(nèi)部控制水平是衡量企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)，對(duì)于商貿(mào)企業(yè)建立現(xiàn)代化管理體系至關(guān)重要。就商貿(mào)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，由于今年突發(fā)狀況的影響，對(duì)于我國商貿(mào)企業(yè)，尤其是進(jìn)出口業(yè)務(wù)產(chǎn)生了較大影響，出現(xiàn)明顯下滑，據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，2019年我國貨物貿(mào)易進(jìn)出口總值為21.54萬億元，而2020年1-2月，貨物貿(mào)易進(jìn)出口總值只有4.12萬億元，同比下降9.6%，商貿(mào)企業(yè)發(fā)展面臨較大挑戰(zhàn)。作為商貿(mào)企業(yè)，要提升經(jīng)營效率，應(yīng)重視發(fā)揮管理先導(dǎo)作用，以管理驅(qū)動(dòng)效益，通過完善的內(nèi)控機(jī)制強(qiáng)化對(duì)業(yè)財(cái)活動(dòng)的約束、控制，保障資產(chǎn)資源的科學(xué)配置，實(shí)現(xiàn)效益最大化目標(biāo)。